Excel 中的連結記錄

Excel 中有一種稱為連結記錄的新資料類型。連結記錄不只是文字或數字而已。它是一種包含線上來源連線的特殊資料類型。該連結可讓您傳回豐富有趣的資訊,以供您在 Excel 中使用和重新整理。在以下範例中,我們使用連結記錄來根據地理位置傳回資訊。不過,您也可以使用記錄傳回股票價格的相關資訊。

欄 A:法國、西班牙、瑞典、挪威 (每個都有地圖圖示);欄 B:人口數;欄 C:城市人口數;欄 D:天然氣價格;欄 E:貨幣代碼

在以上範例中,欄 A 中含有國家名稱的儲存格包含連結記錄。您會知道它們是連結記錄,因為它們的儲存格內有小圖示 ( [地理位置] 的連結記錄圖示 )。此外,欄 B、C、D 和 E 會顯示與記錄關聯的資訊。也就是從欄 A 的連結記錄中擷取的人口、城市人口、天然氣價格和貨幣代碼。

附註: 這項功能會在數日或數週內,透過漸進式的方式提供給客戶使用。它最先會提供給 Office 測試人員參與者使用,隨後提供給 Office 365 訂閱者使用。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

1. 建立表格

[插入] 索引標籤,[表格] 按鈕

雖然這不是必要的步驟,但仍建議您先建立一個 Excel 表格。這會讓從記錄中擷取資訊變得更加簡單。按一下資料中的某個儲存格,然後按一下 [插入] > [表格]。如果您的資料有欄,請選取 [我的表格有標題] 核取方塊。

2. 選取儲存格

已選取四個儲存格,每個都有國家名稱

現在請選取一些包含文字的儲存格。Excel 在我們撰寫本文之際有這兩種連結記錄:股票和地理位置。在此範例中,我們需要地理位置資料,因此我們將選取含有國家名稱的儲存格。不過,您也可以選取含有省名、領土名稱、州名等資訊的儲存格。如果您需要股票的連結記錄,您可以選取含有公司名稱、基金名稱、股票看板代號等資訊的儲存格。

3. 按一下 [股票] 或 [地理位置]

[資料] 索引標籤,[股票] 和 [地理位置] 按鈕

在 [資料] 索引標籤上,按一下 [股票] 或 [地理位置]。

4. 顯示連結記錄

四個儲存格,每個都有地圖圖示和國家名稱

如果 Excel 在儲存格中的文字與線上來源之間找到相符項目,它會將文字轉換為連結記錄。如果它們在地理位置顯示此圖示: [地理位置] 的連結記錄圖示 ,在股票顯示此圖示: [股票] 的連結記錄圖示 ,您就會知道它們是連結記錄。

附註: 如果您看到 問號圖示 而不是圖示,表示 Excel 無法順利比對文字與線上來源中的記錄。請更正任何拼字錯誤,我們會在您按下 Enter 時盡力尋找相符的記錄。或者,按一下 問號圖示 ,[記錄選取器] 窗格將隨即顯示。使用一、兩個關鍵字搜尋記錄,然後按一下 [選取]。

您還可以執行許多工作

含有 [法國] 連結記錄的儲存格;按一下圖示的游標;已顯示卡片

將文字轉換為連結記錄後,儲存格中將會顯示圖示。按一下圖示以查看卡片。卡片會顯示欄位清單和對應的。視記錄而定,可能會有許多您可查看和使用的欄位/值組。

例如,在此圖片中,會顯示連結記錄 [法國] 的卡片。[首都] 是記錄的其中一個可用欄位。而 [組] 是該欄位的值。[負責人] 是另一個欄位,而負責人姓名是該欄位的值。

若要查看其他欄位/值組,請在卡片內向下捲動。如果您想了解欄位和值來自何處,請捲動到卡片的最底部,然後按一下來源連結。

如果您的資料起初是 Excel 表格,您可以根據連結記錄新增欄,以從連結記錄中擷取更多資訊。

1. 選取表格中的儲存格

表格中選取的連結記錄儲存格

請先確認記錄在 Excel 表格內。接著,選取表格中的儲存格。

2. 按一下 [新增欄] 按鈕

按一下 [新增欄] 按鈕的游標

按一下顯示在表格右上角的 [新增欄] 按鈕。

3. 從功能表中選取欄位

已選取功能表中的人口欄位

將會顯示功能表和這些記錄的可用欄位清單。選取您感興趣的欄位。

4. 隨即建立新欄

已新增新欄 (來自連結記錄的值)

已建立新的表格欄,顯示該欄位的值。

5. 再次執行

已新增第二個資料欄

重複該程序以取得更多資料。

6. 另一個新欄

已新增到表格的另一個新欄

已新增另一個新欄,顯示您選擇之欄位的值。

提示: 當您的資料在 Excel 表格中時,您不必使用 [新增欄] 按鈕。相反地,只要開始輸入新的欄名稱就可以了。例如,如果您已在表格中輸入 [人口],Excel 會自動擷取記錄的 [人口] 欄位。這同樣適用於列:輸入新的一列,而如果有在線上找到的連結記錄,Excel 會連結到該記錄,然後傳回該記錄的任何欄位。

儲存格 A2 包含「法國」;儲存格 B2 包含 =A2.,且公式自動完成功能表顯示連結記錄中的欄位

您也可以撰寫使用記錄欄位中的值的公式。您可以使用點運算子 (.),告訴 Excel 要使用記錄的欄位做為參數。在此範例中,我們已輸入 =A2.,然後 Excel 的 [自動完成] 功能表隨即出現,顯示連結記錄「法國」的可用欄位。如需詳細資訊,請參閱 FIELDVALUE 函數

祕訣和訣竅

按 Ctrl+Shift+F2。

連結記錄會參照線上的資料。插入連結記錄之後,活頁簿中會建立外部資料連線。這樣一來,如果資料在線上變更,您可以在 Excel 重新整理資料以更新資料。若要重新整理連結記錄和其關聯資料,請以滑鼠右鍵按一下記錄,然後按一下 [重新整理]。這會重新整理您選取的連結記錄,再加上任何相鄰項目。

若要重新整理所有連結記錄和可能存在於活頁簿中的所有外部資料連線 (包括查詢、其他資料連線和樞紐分析表),請按一下 [資料] > [全部重新整理] 或按 Ctrl+Alt+F5。

您可以切換移出或變更另一個記錄的記錄。只要以滑鼠右鍵按一下含有記錄的儲存格,然後按一下 [記錄] > [變更記錄] 就可以了。右側將會顯示窗格。搜尋您想要的記錄,然後按一下 [選取] 以讓該記錄取代原本的記錄。

如果您不再需要儲存格中的連結記錄,只要以滑鼠右鍵按一下儲存格,然後按一下 [記錄] > [轉換成文字] 就可以了。記錄隨即移除、不再有線上連線,而且儲存格中的值已轉換成文字。

您可以使用欄標題上的篩選按鈕,隨時排序和篩選 Excel 中的資料 (按一下 [資料] > [篩選] 以開啟篩選按鈕)。不過,有一個連結記錄的祕訣:按一下連結記錄上方的篩選按鈕。接著,決定您想要的排序或篩選方式。若要使用記錄的顯示名稱來執行此操作,請保持選取 [選取欄位] 底下的 [顯示值]。若要使用另一個欄位 (在 Excel 中顯示或未顯示) 來執行排序或篩選,請在 [選取欄位] 底下選取另一個欄位。

常見問題集

目前只有 [股票] 和 [地理位置] 的連結記錄。隨著此功能持續改善,我們希望未來能提供更多種記錄類型。

是,但對方必須是 Office 365 訂閱者,並且已安裝最新版 Office 365 的 Excel。

附註: 這項功能會在數日或數週內,透過漸進式的方式提供給客戶使用。它最先會提供給 Office 測試人員參與者使用,隨後提供給 Office 365 訂閱者使用。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

目前只有適用於 Office 365 訂閱者的 Excel 2016 支援連結記錄。隨著 Excel 的持續改善,其他的 Excel 版本最終可能會支援連結記錄。如果您在「不」支援連結記錄的 Excel 版本中開啟含有連結記錄的檔案,#VALUE! 將會出現以取代連結記錄,而 #NAME? 將會出現以取代參照連結記錄的任何公式。

否,目前您無法選取含有連結記錄的儲存格並向下拖曳填滿控點來建立新記錄。[複製格式] 亦是如此。隨著此功能持續改善,我們希望新增其他功能的支援。

連結記錄是剛推出的新功能,有一些傳統的 Excel 功能可能無法與此功能搭配運作。例如,如果您嘗試根據含有連結記錄的表格建立樞紐分析表,則會發生 #VALUE! 錯誤。此外,在樞紐分析表、Power Query 或甚至一些圖表中使用連結記錄時,可能無法如預期般運作。隨著連結記錄持續改善,我們希望一併改善其他這些功能,讓它們能夠完善地搭配運作。

目前只有設為 [英文] 的作業系統語言才會提供連結記錄功能。隨著此功能持續改善,我們希望未來能推出更多語言。

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