Windows 版 Outlook 2016 中的封存功能

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

有數種方式可封存 Outlook 2016 中的郵件。您可以使用的方法,取決於您是否使用 Outlook 2016 與 Office 365 企業版帳戶、 Exchange 帳戶,或其他類型的帳戶,例如 Outlook.com、 Gmail、 POP] 或 IMAP 帳戶。

在 Outlook 2016 中的所有帳戶都有權存取封存] 資料夾。[封存] 資料夾是其中一個 Outlook 的預設資料夾,例如收件匣、 寄件備份和 [刪除的郵件] 資料夾。您無法刪除 [封存] 資料夾。如果您使用 Outlook 和 Exchange Online 帳戶時,例如保留原則的資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。

若要將郵件移到 [封存] 資料夾中使用 [封存] 按鈕,不會減少信箱大小。如果您需要以減少信箱大小,您可以在 Office 365 中使用線上封存為企業版或自動封存功能

在 Outlook 2016 中的單一動作封存郵件

您可以使用功能區上的 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕,將一或多個郵件移至[封存] 資料夾中,但不刪除。有數種優點使用封存。

  • 封存的項目會保留您輕鬆找到的 [搜尋] 方塊,或瀏覽至[封存] 資料夾。當您在 [搜尋] 方塊中鍵入字詞預設時,Outlook 2016 會搜尋您的信箱中的所有資料夾。

  • 項目是仍可在您的手機或其他裝置,透過 [封存] 資料夾

在 Outlook 2016 中封存項目

  1. 選取一或多封郵件中的收件匣或其他資料夾封存。

  2. 在 [刪除] 群組中,選擇 [封存]。您也可以使用退格鍵立即封存一或多個選取的郵件。

    按一下即可封存

    附註: [封存] 資料夾已存在,即使您未曾使用過之前的功能。您可以在 Outlook 資料夾清單中找到它。如果您沒有看到資料夾,您使用的 Outlook 2016,移至 [檔案 > Office 帳戶] > 更新選項] > [立即更新。

  3. 您的郵件會移至 [封存] 資料夾。如果您誤封存郵件,請移至 [封存] 資料夾,然後再次將郵件移至 [收件匣。

附註: [封存] 按鈕只會顯示在 Outlook 2016 中。較舊版本的 Outlook 沒有功能區上的 [封存] 按鈕。

使用鍵盤的封存郵件

您可以按一下退格鍵封存一或多個選取的郵件。如果您按一下Delete鍵時,郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。您無法變更退格鍵的行為。

我要如何找到 [封存] 資料夾?

在資料夾清單,是[封存] 資料夾。若要顯示資料夾清單中,選取 [檢視] >資料夾窗格。然後選擇 [標準模式]。

在 [資料夾窗格] 功能表上選取 [標準]。

我要如何搜尋 [封存] 資料夾?

根據預設,當您搜尋的 Outlook 項目按一下頂端的 [資料夾清單中,使用 [目前信箱] 搜尋功能 Outlook 會搜尋整個信箱。

搜尋您 mailbox_C3_2017912153435

如果您想要設定封存資料夾只搜尋範圍,先在資料夾清單中選取 [封存] 資料夾。您的搜尋方塊會立即搜尋封存資料夾。

搜尋封存 folder_C3_2017912153827

如何這是不同的線上封存?

線上封存是Office 365企業的客戶 uncommonly 大型信箱的功能。這些客戶可以使用線上封存不要刪除舊的郵件。使用者的線上封存就像是Outlook使用自己的資料夾結構中的第二個帳戶。如此一來,它不包含在收件匣中執行搜尋。

如果線上封存已啟用,系統管理員和使用者可以設定他們的信箱會自動將舊的郵件移至 [線上封存使用封存原則。

何時應該使用封存與線上封存?

我們建議使用封存功能,讓您已回答或進行您的收件匣 clearof 郵件。將 [封存檔案資料夾等。您可以儲存封存資料夾中的項目,並仍輕鬆地存取。您也可以刪除的郵件,或將其移至特定的資料夾,如果這是更多樣式。

針對Office 365 企業版組織中的大型信箱的使用者,建議您系統管理員設定將項目移至線上封存後一年之內如果使用者與他們的信箱配額更快速地封存原則。如此一來,可確保使用者不需刪除舊郵件的新郵件的空間。可以從 [收件匣] 資料夾和本機的封存資料夾移指定的時間比舊的郵件。

封存的常見問題集

[否]。[封存] 資料夾是其中一個 Outlook 的預設系統資料夾和無法重新命名、 移動或刪除。

封存是非常清楚的功能已提供Outlook Mobile與Outlook Web App,及Outlook.com,甚至 Gmail 等其他電子郵件提供者。由於這是既有的名稱,而且線上封存是現有的功能,我們會決定要保留兩個相同。

自動封存是較舊的Outlook功能,可讓自動移動舊郵件至.pst 檔案。這表示郵件從伺服器移除,是很難透過搜尋找到。如果硬碟包含 AutoArchive.pst 變成無法使用時,這些郵件都會遺失。線上封存是企業級取代為 [自動封存]。

如果您沒有線上封存中,而且您的 IT 部門不會停用此功能,仍可以使用自動封存。在 [ Outlook 2016自動封存的相關資訊,請參閱封存較舊版本的 Windows 版 Outlook 中手動項目。

在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 線上版 以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。您無法使用群組原則停用封存功能。

需要其他說明嗎?

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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