Windows 版 Outlook 中的封存功能

Windows 版 Outlook 中的封存功能

有數種在 Outlook 中封存郵件的方法。 您可以根據您在 Outlook 中設定的電子郵件帳戶類型決定使用方法。

所有帳戶都有權存取 [封存] 資料夾。 對 Office 365、Outlook.com 和 Exchange 帳戶而言,[封存] 資料夾是其中一個 Outlook 預設資料夾 (如 [收件匣]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件] 資料夾)。 此資料夾無法刪除。 如果您搭配使用 Outlook 和 Exchange 或 Exchange Online 帳戶,保留原則等資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。

針對 POP 和 IMAP 帳戶,您可以建立 [封存] 資料夾,或將現有的資料夾,指定做為 [封存] 資料夾。 您無法變更 Office 365 或 Exchange 帳戶的封存資料夾位置。

使用 [封存] 按鈕將郵件移動到 [封存] 資料夾不會降低信箱的大小。 如果必須降低信箱大小,您可以使用 Office 365 企業版中的線上封存功能,也可以手動封存項目

透過使用 [封存] 按鈕封存郵件

您可以使用功能區上 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕,將一個或多個郵件移動到 [封存] 資料夾,而不用將它們刪除。 使用封存有數個優點。

  • 從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目。 根據預設,當您在搜尋方塊中輸入字詞時,Outlook 會搜尋您信箱中的所有資料夾。

  • 在手機或其他裝置上仍可透過 [封存] 資料夾取得這些項目

封存 Outlook 中的項目

  1. 在您的 [收件匣] 或其他資料夾中,選取一個或多個要封存的郵件。

  2. [刪除] 群組中,選取 [封存]。 您也可以使用 Backspace 鍵立即封存一或多個選取的郵件。

    按一下即可封存

    附註: Office 365、 Exchange、 Exchange Online 和 Outlook.com 帳戶中,都已存在您的 [封存] 資料夾已存在,即使您從未該功能。 您會在您的 Outlook 資料夾清單中找到它。 如果使用的是 Outlook 2016 或 Office 365 版的 Outlook 但未看到該資料夾,請移至 [檔案] > [Office 帳戶] > [更新選項] > [立即更新​​]

  3. 您的郵件將會移至 [封存] 資料夾。 如果錯誤封存郵件,請前往 [封存] 資料夾將該郵件移回您的收件匣。

注意:只有 Outlook 2016、 Outlook 2019,以及 Office 365 版的 Outlook 中才會顯示 [封存] 按鈕。 舊版 Outlook 功能區上沒有 [封存] 按鈕。

透過使用鍵盤封存郵件

您可以按一下 Backspace 鍵來封存一或多個選取的郵件。 如果您按一下 Delete 鍵,郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。 您無法變更 Backspace 鍵的行為。 

注意: 如果您的郵件是在自己獨立的視窗中開啟,而不是在 [讀取窗格] 中,您將無法使用 Backspace 鍵封存郵件。 您必須關閉郵件並在 [讀取窗格] 中檢視,才能使用 Backspace 鍵封存郵件。 郵件在新視窗中開啟時,封存郵件的唯一方法就是使用功能區上的 [封存] 按鈕。

如何停用 Office 365 的 Outlook Backspace 鍵封存?

若要避免 Backspace 鍵將項目移至 [封存] 資料夾,您可以新增下列登錄項目,以停用此功能。
 

重要
請仔細按照本節中的步驟進行。 如果未能正確修改登錄,可能會發生嚴重的問題。 在您開始修改之前,請先備份還原用的登錄,以便在發生問題時派上用場。


群組原則登錄路徑:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
名稱:DisableOneClickArchive
類型:DWORD
值:1

Office 自訂工具 (OCT) 登錄路徑:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
名稱:DisableOneClickArchive
類型:DWORD
值:1

注意: 此修正程式不適用於 Outlook 永久版。

如何找到 [封存] 資料夾?

您的 [封存] 資料夾會在資料夾清單中。 若要顯示資料夾清單,請選取 [檢視] > [資料夾窗格] > [標準]

在 [資料夾窗格] 功能表上選取 [標準]。

如何搜尋 [封存] 資料夾?

根據預設,當您使用頂端的 [搜尋目前信箱] 功能搜尋 Outlook 項目時,Outlook 會搜尋整個信箱。

搜尋您的信箱

如果您要將搜尋範圍設定成只包含 [封存] 資料夾,請先選取資料夾清單中的 [封存] 資料夾。 現在您的搜尋方塊就只會搜尋 [封存] 資料夾。

搜尋封存資料夾

這和線上封存有什麼不同?

線上封存是專為信箱極為龐大的 Office 365 企業客戶所提供的功能。 這些客戶可以使用線上封存來避免刪除舊郵件。 使用者的線上封存有點像是 Outlook 中的第二個帳戶,有其自己的資料夾結構。 因此,從 [收件匣] 中執行搜尋時,它並不會包含在內。

如果啟用線上封存,系統管理員和使用者可以設定信箱,讓它自動使用封存原則將舊郵件移至線上封存。

什麼時候該使用封存,而什麼時候該使用線上封存?

我們建議您使用封存功能,讓已經回覆或處理的郵件不再顯示於 [收件匣] 中。 將 [封存] 當做一個檔案資料夾。 您可以將項目儲存在 [封存] 資料夾中,而且輕鬆就能存取。 您也可以依照個人偏好的處理方式,將郵件刪除或移至特定的資料夾。

對於 Office 365 企業版組織中擁有大型信箱的使用者,我們建議系統管理員設定封存原則,將項目於一年後移至線上封存,如果使用者很快就會到達信箱配額,也可設定更短的時間。 這樣可確保使用者不必為了容納新郵件而刪除舊郵件。 [收件匣] 資料夾和本機 [封存] 資料夾中早於特定時間的郵件都可以移至線上封存。

封存的常見問題集

如果使用的是 Office 365、 Exchange、 Exchange Online 或 Outlook.com 帳戶,您便無法變更封存項目的目的地位置。 [封存] 資料夾是 Outlook 的預設系統資料夾,您無法將它重新命名、移動或刪除。 如果使用的是 POP 或 IMAP 帳戶,例如 Gmail、 Yahoo 或 iCloud,可以透過選取 [檔案] > [信箱設定] > [工具] > [設定封存資料夾],變更 [封存] 資料夾的位置。

封存是 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 中大家所熟知的功能,就連像是 Gmail 的其他電子郵件提供者,也有這項功能。 由於這個名稱眾所皆知,且線上封存是一項現有的功能,因此我們決定讓它們維持相同。

自動封存是較舊的 Outlook 功能,可自動將舊的郵件移動到 .pst 檔案。 這表示郵件會從伺服器移除,且較難透過搜尋來尋找。 如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟變得無法使用,這些郵件就會遺失。 線上封存是自動封存的企業級替代方案。

如果您沒有線上封存,且若 IT 部門並未停用自動封存,您便可以繼續使用這項功能。 如需 Outlook 2016 中自動封存的詳細資訊,請參閱在 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目

在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 網頁版 以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。 您無法使用群組原則停用封存功能。

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