Teams 與電子郵件和諧共處

Teams 會變更您與電子郵件的關係。 當您的整個團隊在 Teams 中作業時,表示您會收到較少的電子郵件。 而因為您將更常使用 Teams 來進行交談,使得您在收件匣中花費的時間會減少。

但您還是會就一些事項收到 (甚至是需要) 電子郵件。 這當中的平衡將取決於您與未使用 Teams 的人員的互動頻率以及您自己的偏好。 (我們有一些人員一天只檢查一次電子郵件,而其他人則會隨著 Teams 一整天檢查。) 大部分人都同時需要 Teams 和電子郵件來執行其工作。

以下是我們要執行的一些事項:

1.在 Teams 中使用聊天和頻道,與您往來密切的同事進行日常工作。

每天要往返好幾次的流程最適合在 Teams 中進行。 聊天和頻道適合用於討論事件後端事務、衡量新功能的優缺點,以及傳送我們進度的更新。

利用這類現成可用的訊息,我們真正變更了電子郵件活動的數量和類型 (如需詳細資訊,請參閱以下小節)。

名為「視訊指令碼檢閱」的群組聊天已釘選

若要持續追蹤進行中的交談,請為您的群組聊天命名並釘選。

2.決定您要回覆會議邀請的位置。

我們當中有些人喜歡在 Outlook 中檢閱我們的會議邀請佇列樣式。 其他人則想要從 Teams 中的 [會議] 區域執行此動作。 兩者都很好,請選擇適合您的一個。

您還是會就一些事項收到 (甚至是需要) 電子郵件。 這當中的平衡將取決於您與未使用 Teams 的人員的互動頻率以及您自己的偏好。

3.觀看電子郵件來取得廣泛的公告及電子報。

我們傾向於透過電子郵件查看正式、全公司的公告,像是部門變更、年度捐贈行銷活動開始、來自 Satya 的郵件、來自客戶支援的電子報之類。 這些內容通常需要注意格式,並且目標是要寄給非常多的人員。 我們會注意這類內容的電子郵件。 有時候人員會將這類的電子郵件轉寄到我們的其中一個頻道,以確保即使很少檢查電子郵件的人員也會看到它。

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觀看此影片可了解如何將重要的電子郵件轉寄至頻道。

4.選擇要在 Teams 中新增為來賓的外部人員。

如果我們有要與 Microsoft 外部人員合作的專案,我們會為此專案建立特定的 Teams 團隊,然後邀請這些外部人員成為來賓。 這可讓我們以偏好的方式在 Teams 中進行專案通訊,並直接在 Teams 中保留專案相關的通知。 因為這也是我們追蹤所有其他專案的位置,我們將更可能在適當的時候看到重要的聊天與檔案。

至於偶爾才會與其合作的外部人員,透過電子郵件即已足夠。

對於如何新增來賓感到好奇? 請查看將來賓新增到團隊

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