SharePoint Server 2016 中的就地保留的概觀

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滿足商務法規或規範要求,您可以在網站上的位置內容按住一段時間,例如特定的天數、 月數或年數。例如,您可能需要保留七幾年的銷售部門網站中的所有文件。

您可以選擇是否期間開始建立文件的時間] 或 [最後一次從其他人變更。保留可以包含搜尋查詢來縮小保留的內容,例如,如果您想要保存只特定的用戶端相關的文件,您可以使用客戶名稱搜尋查詢中的關鍵字的保留。

當您將內容放置在保留時,人員可以繼續編輯文件不會變更,因為內容會保留在 [位置],並在其原始位置。保留可確保內容的複本會保留,同時仍可讓使用者使用其內容。

以時間為基礎的就地保留的運作方式的相同 eDiscovery 就地保留,但使用以時間為基礎的就地保留中,您可以指定時間範圍 (eDiscovery 按住的持續時間,直到您移除它),而且不需要建立 eDiscovery 案例網站或eDiscovery 集。

您可以建立並使用就地保留原則中心管理保留。

就地保留原則中心

就地保留運作的方式

當您將網站保留時,該網站中的內容會保持在其原始位置。人員可以繼續使用是當您啟動時保留會保留文件,但內容的複本。除了現有的內容,如果刪除內容,將會保留已建立或新增至網站後,已保留的任何新內容。使用就地保留,人員不甚至需要知道其內容會保留。

就地保留會套用在網站層級。當您將網站保留時,會建立保留保留文件庫,如果沒有的話。大部分的使用者無法檢視保留保留文件庫,因為它是只有網站集合擁有人可以看到。

如果某人嘗試變更或刪除的網站上保留的內容,第一次的保留原則檢查是否內容已經變更套用保留。如果這是第一次變更,因為套用保留,保留原則將內容複製到保留保留文件庫,並允許此人變更或刪除原始的內容。請注意,複製到保留保留文件庫的網站中的任何內容即使內容不符合查詢使用的保留的篩選。

然後計時器工作,會保留保留文件庫。計時器工作定期執行,並比較保留按住文件庫的網站上保留所使用的篩選器中的所有內容。內容符合至少一個篩選,除非計時器工作會刪除保留保留文件庫的內容。例如,如果單一保留會套用至網站,請按住的七年數的建立日期的保留內容,超過七個年的任何內容會刪除從保留保留文件庫。此外,以上按住可套用至網站 – 例如,文件可能的 eDiscovery 法律保留和 7 年以時間為基礎保留以符合產業法規的一部分。根據最長期間的保留保留內容。

在文件是建立或上次修改的日期,並不會保留建立的時間,以時間為基礎的保留期間開始。

時間週期] 選項

就地保留可讓您有效使用儲存空間,尤其是如果您有大量的文件和人員會變更幾個,因為並不會變更的內容不會複製到保留保留文件庫。

您可以保留的個案的網站內容

以時間為基礎的就地保留包含此內容:

以時間為基礎的就地保留不包含此內容:

  • 文件組資料夾 (本身的資料夾)

  • 主版頁面與版面配置

  • OneNote 筆記本

  • 工作流程的項目

如何就地保留版本設定的運作的方式

以時間為基礎的保留不會自動保留所有版本的文件。若要保留所有版本的網站中的文件,必須先開啟網站中的文件庫的版本設定。如需詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

如果文件會一併刪除的網站上保留文件版本設定已開啟,則會保留已刪除的文件中所有的版本。

如果文件版本設定未開啟,項目會放在按住多次,會保留的版本會為每個保留放時最新的項目。例如,如果 27 某個項目的版本是最新的網站放在時按住第一次,而且版本 51 最新的網站放在時按住第二次,會保留 27 及 51 版本。

如先前所述,如果網站會保留,建立或新增至網站後,已保留的任何新內容將會保留如果遭到刪除。

篩選就地保留

當您建立就地保留,您也可以指定下您想要保留的內容篩選的查詢。例如,您可以選擇保留僅包含特定關鍵字的內容。如需詳細資訊,請參閱搜尋和使用關鍵字的 eDiscovery --本主題也適用於就地保留。

篩選器方塊

停用以時間為基礎的保留

您可以釋放以時間為基礎的保留在任何時間,包括保留所指定的時間期間結束之前。若要這麼做,只要停用保留。

停用就地保留] 選項

請注意,保留仍在使用中時,您無法刪除以時間為基礎的保留原則。若要刪除的保留原則,第一次停用保留,並刪除保留原則。

您停用的保留,按住保留保留文件庫中的所需的所有項目會有資格申請標準清理程序之前所述。請注意,這表示的發行從保留的項目不會立即從刪除保留保留文件庫。不過,它們都那里直到計時器工作清除文件庫。

就地保留原則使用文件刪除原則的方式

以時間為基礎的就地保留可確保時文件刪除原則可確保所有的內容會刪除特定的一段時間後,會在特定期間的時間,保留所有內容。

如果您需要保留固定的一段時間的文件,您可以使用就地保留原則搭配刪除原則。比方說,您可能會保留文件七幾年之後的修改,然後設定刪除原則,若要將其刪除七年後依上次修改的。

如果文件刪除原則刪除保留的內容,將仍會保留保留文件庫中保留內容。例如,如果以時間為基礎的保留兩年,保留內容,但文件刪除原則會在一年後的內容,仍會保留已在保留刪除任何內容。

如需詳細資訊,請參閱SharePoint Server 2016 中的文件刪除原則的概觀

權限

會使用就地保留原則中心規範小組成員需要兩個原則中心及網站集合將會套用原則的權限。我們建議您:

  1. 建立包含就地保留原則中心的所有使用者的安全性群組,很可能是您的規範小組。

  2. 在就地保留原則 Center 中,加入網站集合擁有人] 群組中的 [安全性] 群組。

  3. 在您要指派就地每個網站集合保留原則,新增 [安全性] 群組至網站集合擁有人群組。

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