SharePoint Designer 2010 中的工作流程動作:快速參考指南

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用工作流程動作提供Microsoft SharePoint Designer 2010快速瞭解此參考指南。

本主題內容

在 SharePoint Designer 2010 中的工作流程動作

一般動作

當您的 SharePoint 網站正在執行 Microsoft SharePoint Server 2010 時可用的動作

工作動作中可用的動作

輸入工作流程將文件內容相關時可用的動作

模擬步驟內可用的動作

網站工作流程中的動作

SharePoint Designer 2010 中的工作流程動作

有兩種方式, SharePoint Designer 2010中檢視工作流程動作清單。編輯工作流程時︰

  • [工作流程] 索引標籤上,按一下 [插入] 群組中的 [條件] 開啟工作流程動作的清單。

  • 或者,您可以按一下工作流程步驟,在搜尋方塊中,會出現在您想要的例如新增,然後按enter 鍵的條件的類型文字內。動作及條件包含輸入的文字顯示在 [文字] 方塊下方。

將關鍵字輸入工作流程步驟,並按 Enter 鍵查看相關動作清單

在工作流程建立可用的動作而定工作流程的內容。例如,根據Microsoft SharePoint Foundation 2010網站無法 [開始核准程序,以及開始意見反應程序] 動作。清單中的某些動作提供只模擬步驟內,而其他人在您的工作流程會與文件內容類型相關聯時,才會出現。使用目前的項目,例如設定內容核准狀態] 和 [在目前項目中設定欄位的清單動作無法用於網站工作流程。

動作會根據工作流程中的應用區域分組成類別。例如,影響項目行為的動作會列在 [清單動作] 下;與文件組相關的動作會列在 [文件組動作] 下;而自訂工作流程動作則列在 [自訂動作] 下。動作的類別如下:

  • 核心動作

  • 文件組動作,只有在工作流程與文件庫或文件內容類型相關聯時才會出現。

  • 清單動作

  • 關聯動作,會出現只有您的 SharePoint 網站在執行時SharePoint Server 2010。

  • 工作動作,只有在您的 SharePoint 網站執行SharePoint Server 2010時,才會出現。

  • 工作行為動作,只有在您自訂預先建立之工作流程動作中的工作 (如 [開始核准程序][開始意見反應程序]) 時才會出現。

  • 公用程式動作

頁面頂端

一般動作

一般動作是顯示在與工作流程內容無關之動作清單中的動作。

動作

描述

核心動作

列出工作流程中最常用的動作。

新增註解

這個動作一開始顯示在工作流程步驟,為註解︰ 註解文字。若要指定具資訊意義的註解參照進行工作流程設計工具中使用此動作。其他使用者共同撰寫 [工作流程時,這是特別有用。例如,如果目前的工作流程中的變數不方便使用的名稱,您使用此動作新增註解,表示變數會在工作流程。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

註解:此變數提供工作流程啟動者的部門。

附註: 編輯Microsoft Visio 2010的工作流程的任何人也能夠檢視的註解。

新增時間至日期

新增至日期 (輸出變數︰ 日期) 0 分,這個動作一開始會顯示在工作流程步驟。此動作可用於加入特定時間的分鐘、 小時、 天、 月數或年日期,而儲存輸出中的值為變數。目前的日期、 特定的日期或查閱,可以是日期。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

新增7目前項目︰ 修改(輸出︰變數︰ 修改一週)

執行計算

這個動作一開始顯示在工作流程步驟,為計算值加上值 (輸出變數︰ 計算)。使用此動作可用於執行計算,例如新增、 減、 乘或除兩個值,並將輸出值儲存在變數。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

  • 計算36除以9 (輸出變數︰ 數字的小工具

計算 [fx :: 課程*, 售票座位] 加 1 (輸出至變數:新售票座位)

記錄至歷程清單

此動作可用以將工作流程訊息記錄至其歷程清單。訊息可以是工作流程事件的摘要,或工作流程的任何重要資訊。工作流程歷程記錄清單對於疑難排解工作流程問題可能十分有用。

記錄到工作流程歷程記錄清單這則訊息,這個動作一開始會顯示在工作流程步驟。若要錄製工作流程所執行在其生命週期中的特定執行個體中使用此動作。例如,您也可以記錄複製到清單 A傳送電子郵件給檢閱者的訊息。當工作流程順利完成時,您可以移至 [工作流程的工作流程歷程記錄清單,並查看在 [描述] 欄中顯示的訊息。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

記錄到工作流程歷程記錄清單的 [一週從修改變數設定

附註: 若想要的動作是停止工作流程後將訊息記錄至歷程記錄清單,則請改用 [停止工作流程] 動作。

暫停期間

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [暫停 0 天、0 小時、5 分鐘]。此動作可用以將工作流程暫停特定期間 (天、小時或分鐘)。

附註:  延遲時間受計時器工作間隔 (預設值為 5 分鐘) 的影響。

在日期之前暫停

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [在這個時間之前暫停]。此動作可用以在特定日期之前暫停工作流程。您可以新增目前的日期、特定日期或查閱的日期。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

  • 暫停直到1/1/2010年 12:00:00 AM

暫停直到變數︰ 修改一週

傳送電子郵件

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [電子郵件這些使用者]。此動作可用以將電子郵件傳送給使用者或群組。其通常會用以將確認電子郵件傳送給工作流程參與者。電子郵件收件者可以是網站集合內的使用者或群組,或是組織內的任何人。您現在可以在主旨中輕易地指定動態值 (如查閱或字串)。

重要: 在 SharePoint 管理中心時,必須先設定外寄電子郵件。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

電子郵件變數︰ 核准者

設定日期/時間欄位的時間部分

這個動作一開始會顯示在工作流程步驟 00:00 日期時間設定為 (輸出變數︰ 日期)。若要建立時間戳記和輸出值的儲存在變數中使用此動作。您可以設定以小時和分鐘的時間,並新增目前的日期、 特定的日期或查閱。例如,假設您想要新增至任何新的客戶訂單的訂單清單加入的時間戳記。而不是使用目前時間的時間戳記中收到的順序,您要新增的特定時間,讓您可以讓您的工作流程執行任何動作至相同的時間戳記,例如倉庫路由訂單的所有新項目。另一個範例中,假設您有特定的日期,9 上午簡報,而且想要的電子郵件提醒。新增時間至日期暫停工作流程至簡報前一天,則有工作流程傳送提醒給您,您可以使用此動作。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

將時間設定成00:00目前項目︰修改]設定為午夜修改日期時間變數輸出)

設定工作流程狀態

若要取消設定工作流程狀態為,這個動作一開始會顯示在工作流程步驟。此動作可用於設定工作流程的狀態。預設選項包括 [已取消、 已核准],以及已拒絕。

您可以在下拉式清單中的動作中輸入新的狀態值。輸入狀態值之後, 的項目會自動新增至下拉式清單。例如,您可以輸入會更方便使用且清楚於已完成] 或 [已取消,例如費用報表核准狀態。

附註: 

  • 狀態值在建立之後即無法重新命名或刪除。但是,您不需要使用它。

  • 自訂狀態只適用於目前的工作流程,而且無法用於其他工作流程。

  • 若動作用於模擬步驟內,則工作流程無法使用您在動作中所定義的自訂狀態值。

如果 [設定工作流程狀態] 動作是也使用自訂值之工作流程中的最後一個步驟,則您可以在工作流程暫停或完成時,於清單的 [狀態] 欄中看到自訂值。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

將工作流程狀態設定為Specification狀態︰ 準備好進行設計檢閱

設定工作流程變數

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將工作流程變數設定為值]。此動作可用以將工作流程變數設定為一個值。當您想要工作流程將資料指派給變數時,請使用此動作。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

設定變數︰ 費用報表總目前合計項目︰

停止工作流程

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [停止工作流程並記錄此訊息]。此動作可用以停止目前的工作流程執行個體,並將訊息記錄至 [工作流程歷程記錄] 清單。在工作流程完成時,在動作中指定的訊息會出現在工作流程歷程記錄的 [描述] 欄中。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

停止工作流程和記錄工作流程超過最大的持續時間

清單動作

此類別的動作會針對清單項目執行作業。

附註: 此類別中的某些動作會出現在特定的工作流程的內容。例如,某些清單動作只會出現在按一下時模擬步驟內,您的工作流程,而有些出現只有當您的工作流程附加至文件內容類型。如需詳細資訊,請參閱用於模擬步驟內的 [動作],[工作流程在文件內容類型相關時可用的動作

存回項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [使用註解存回這個清單的項目: 註解]。請存回已取出的項目。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

存回註解與費用報表中的項目︰核准的費用報表

附註: 您只能存回文件庫中的項目。

取出項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [取出這個清單的項目]。此動作可用以取出項目。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

取出目前項目中的項目

附註: 工作流程會確認在取出文件之前是否已存回該項目

  • 您只能取出網站中文件庫的項目

複製清單項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將這個清單的項目複製至這個清單]。此動作可用以將清單項目複製至其他清單。若清單項目中有文件,則工作流程也會將該文件複製到目的地清單。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

目前項目中的項目複製到封存邀請

重要: 在來源與目的地清單中,至少必須要有一個類似欄

建立清單項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [建立項目於清單 (輸出至變數: 建立)]。此動作可用以在所指定的清單中,建立新的清單項目。您可以在新的項目中提供欄位與值。

只要您想要建立具有特定資訊的新項目,即可使用此動作。例如,只要核准重要的公司相關文件 (如合約) 或是封存文件時,就建立公告。

輸出變數是在清單中所建立之項目的識別碼。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

建立項目中訂單(輸出變數︰ 新增訂單識別碼)

刪除項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [刪除這個清單的項目]。此動作可用以刪除項目。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

刪除文件中的項目

捨棄取出項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [捨棄這個清單的取出項目]。如果取出項目、變更該項目,而且想要捨棄變更並重新存回該項目,請使用此動作。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

放棄取出的文件中的項目

設定內容核准狀態

這個動作一開始會顯示在工作流程步驟,如下圖設定內容核准狀態,此狀態註解如果您在清單中,啟用內容核准使用此動作可設定內容核准狀態] 欄位,例如已核准]、 [拒絕],或 [擱置] 的值。您可以在動作中輸入自訂的狀態。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

設定為 [已核准看起來不錯的內容核准狀態

附註: [設定內容核准狀態] 動作適用於工作流程所作用之目前項目,因此網站工作流程中無法使用該動作。

  • 需要在清單中啟用內容核准,才可使用此動作。

在目前項目中設定欄位

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [設定欄位的值]。此動作可用以將目前項目中的欄位設定為一個值。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

設定內容類型識別碼規格

附註: 當您使用網站工作流程時,無法使用 [在目前項目中設定欄位] 動作。

  • 若想要在變更欄位值之前暫停工作流程,請改用 [等待目前項目中的欄位變更] 動作。

更新清單項目

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [更新清單的項目]。此動作可用以更新清單項目。您可以指定欄位以及那些欄位中的新值。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

更新文件中的項目

等待目前項目中的欄位變更

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [等待欄位等於值]。此動作會在目前項目中的欄位變更為新值之前,暫停工作流程。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

等待核准狀態到等於1;#Rejected

附註: 若希望工作流程變更欄位值,而不是讓工作流程等待欄位變更,請改用 [在目前項目中設定欄位] 動作。

工作動作

此類別的動作與工作項目有關。

指定表單至群組

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [指定自訂表單給這些使用者]。它可讓您建立具有自訂欄位的自訂工作表單。

您可以使用此動作,將工作指定給一位或多位參與者或群組,提示他們執行其工作。參與者會提供他們對自訂工作表單中之欄位的回應,且在工作完成這些欄位時,按一下表單上的 [完成工作]

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

指定資產報告行銷

沒有傳回可識別工作資料的值。

指定待辦事項

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [指定待辦事項給這些使用者]。此動作可用以將工作指定給每位參與者,提示他們執行其工作,然後在工作完成時,按一下其工作表單上的 [完成工作] 按鈕。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

指定行銷提交費用報表

從使用者收集資料

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [從此使用者收集資料 (輸出至變數: 收集)]。此動作可用以將工作指定給參與者,提示他們在自訂工作表單中提供必要資訊,然後按一下工作表單上的 [完成工作] 按鈕。

這個動作具有輸出子句,也就是說,工作流程會儲存對應的變數中的動作所傳回的資訊。從動作完成的工作項目的清單項目識別碼會儲存於收集的變數。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

行銷收集費用報表(輸出至變數︰ 行銷費用報表)

公用程式動作

此類別中大部分的動作都可用以擷取文字字串中的資訊。

您可以剪下文字字串,並將其用於工作流程中的多個不同案例。假設您的公司想要以特定的名稱格式 (如 date_department),將所有傳入文件加上戳記 (例如 07142009_sales.docx),而且您想要執行根據該檔案中的日期將工作指定給檢閱者的工作流程。您可以使用公用程式動作,取得文件名稱的前 8 個字元 (07142009),並使用查閱強制型轉將其轉換為日期,讓您可以指定具有該到期日的工作。

For more information on lookup coercions, see the See Also section.

從字串結尾擷取子字串

這個動作一開始顯示在工作流程步驟,為0 字元複製然後結尾的字串 (輸出變數︰ 子字串)。此動作可用於複製n 個字元的字串的結束,並將輸出值儲存在變數。您必須定義的工作流程具有要複製之字串的字元數。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

複製目前然後結束15個字元項目︰ 名稱(輸出變數︰ Copy15CharFromEndOfName)

從字串索引擷取子字串

這個動作會一開始顯示在工作流程步驟,為複本從字串,開始,0 (輸出子字串)。複製所有字元字串中字元n從開始,並將輸出變數中使用此動作。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

目前的複製項目︰ 名稱開頭4 (輸出變數︰ CopyStringFromChar4)

從字串開頭擷取子字串

這個動作一開始顯示在工作流程步驟,為複製 0 字元的字串開頭 (輸出變數︰ 子字串)。使用此動作可複製字串的開頭的n 個字元,並將輸出儲存在變數中。您必須定義工作流程具有要複製之字串的字元的數。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

複製15字元,然後開始的目前項目︰ 名稱(輸出變數︰ Copy15CharFromStartOfName)

依長度從索引擷取字串的子字串

此動作最初顯示在 [工作流程步驟,為複製開始,0,0 的字元在字串 (輸出變數︰ 子字串)。使用此動作可複製n 個字元從字串中的特定字元開始,並將輸出儲存在變數中。您必須定義工作流程具有要複製之字串的字元的數。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

目前的複製項目︰ 名稱開頭為15個字元的4 (輸出變數︰ Copyfrom Char4for15CharOfName)

尋找日期之間的間隔

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [在日期和日期之間尋找分鐘 (輸出至變數: 時間)]。此動作可用以計算兩個日期之間的時間差異 (分鐘、小時或天),並將輸出儲存至變數中。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

尋找之間的分鐘CurrentItem:修改日期今天(輸出至變數︰ 最近修改的分鐘)

頁面頂端

當您的 SharePoint 網站正在執行Microsoft SharePoint Server 2010時可用的動作

只有在您的 SharePoint 網站執行SharePoint Server 2010時,可使用動作,例如開始核准程序宣告記錄,以及查閱使用者的管理員

動作

描述

文件組動作

此類別中的動作與文件組相關。文件組是儲存多份文件的資料夾。在工作流程中,文件組會視為單一項目。

附註: 若要使用文件設定文件庫中,您必須在 SharePoint 網站文件庫設定] 頁面中新增的文件組內容類型。

開始文件組核准程序

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [由此欄指定的使用者開始此文件組內容的核准程序]。它會開始特定使用者之文件組的核准動作。

當您使用此動作時,文件組以及包含文件組的文件之狀態將會變更 (如已核准或已拒絕)。若您在文件組上使用 [開始核准程序] 動作,則只會變更文件組的狀態。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

使用指定的使用者所啟動的文件組內容的帳單的材料的核准程序變數︰B不良的教材核准者

擷取文件組的一個版本

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [擷取此文件組的一個版本,其中包含內容的類型版本,並附有「註解:註解」]。它會鎖定文件組的版本,其中包含動作中所指定之文件的版本 (主要或次要)。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

擷取的內容與註解的最後一個主要版本包含此文件組版本︰ B 的最後一個主要版本不良的教材

將文件組傳送到存放庫

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [依此說明以此動作送出文件組到此目的地內容組合管理 (輸出至變數: 送出檔案結果)]。它可讓您將文件組移動或複製至文件存放庫。文件存放庫可以是 SharePoint 網站中的文件庫,或根據所定義規則,將記錄傳送至特定目的地之專屬網站 (如文件中心)。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

送出設定複製DocumentRepository:GUID使用複製到儲存機制材料的最終的帳單的文件 (輸出至變數︰ 複製文件組到儲存機制)

附註: To be able to define rules and route documents, you have to first enable the Content Organizer site feature in your SharePoint site. For more information, see the Configure the content organizer to route records topic in the See Also section.

設定文件組的內容核准狀態

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將此文件組內容的內容核准狀態設為此狀態,並附有註解]。此動作可用以將文件組的內容核准設為 [已核准][已拒絕][擱置中]

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

核准設定內容核准狀態為 [已核准此文件組內容與材料的帳單

附註: 需要在清單中啟用內容核准,才可使用此動作。

工作動作

下列動作可用於核准案例。此類別有兩種預先建立的工作流程動作 ([開始核准程序][開始意見反應程序])。預先建立的動作像是子工作流程,這表示工作流程邏輯已定義於動作中;您只需要提供適當的資訊即可。

在全域可重複使用工作流程核准 – SharePoint 2010 ,以及「 收集意見反應 SharePoint 2010隨附SharePoint Server 2010會使用這些動作。使用這些工作流程和使用動作的相關資訊,請參閱時,您應該使用本文的 「 核准 」 動作] 區段。

同時還有 [開始自訂工作處理程序]。它具有內建邏輯,但與前兩個動作不同,其不會包含工作流程應該在每個階段執行的預先建立之動作。

附註: 類別目錄的一部分工作行為動作的動作會出現在 [動作] 清單中只有當您自訂的 「 核准 」 動作,例如指派的項目以供核准指派的意見反應的項目行為。如需工作行為動作的詳細資訊,請參閱本文的 「 核准 」 動作] 區段中可用的動作。

開始核准程序

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [針對目前項目開始核准程序,由這些使用者負責]。其會傳送文件以進行核准。核准者可以核准或拒絕文件、重新指派核准工作,或是要求變更。

[開始核准程序] 動作的行為就像是預先建立的工作流程 (邏輯已定義於動作中)。此動作內建多個不同階段,定義工作行為、工作程序行為、記錄歷程記錄、電子郵件通知以及完成條件。雖然動作含有預先建立的邏輯,但是它還是需要您提供的資訊 (如使用者 (檢閱者)、將工作傳送給參與者的順序 (序列或平行,預設為序列),以及工作完成的到期日)。

您可以在此動作中將工作指定給內部及外部參與者。外部參與者可以是組織中非網站集合使用者的員工,或是組織外部的任何人員。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

目前項目與開始規格意見反應程序變數︰ 檢閱者

開始意見反應程序

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [針對目前項目開始意見反應程序,由這些使用者負責]。此動作可用以依特定順序 (序列或平行),將意見反應的工作項目指定給使用者。預設值為平行順序。使用者或工作參與者也可以將工作重新指定給其他使用者。使用者完成時可以按一下 [送出意見反應] 按鈕,表示工作已完成。

[開始意見反應程序] 動作的行為就像預先建立的工作流程 (邏輯已定義於動作中) 一般。此動作內建多個不同階段,定義工作行為、工作程序行為、記錄歷程記錄、電子郵件通知以及完成條件。雖然核准動作含有預先建立的邏輯,但是它還是需要您提供的資訊 (如使用者 (檢閱者)、將工作傳送給參與者的順序 (序列或平行),以及工作完成的到期日)。

您可以在此動作中將工作指定給內部及外部參與者。外部參與者可以是組織中非網站集合使用者的員工,或是組織外部的任何人員。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

針對目前項目開始規格核准程序,由「變數:核准者」負責

開始自訂工作處理程序

此動作最初顯示在 [工作流程步驟,為與這些使用者的目前項目上啟動工作程序。[開始自訂工作程序] 動作是核准程序範本,您可以使用如果上述核准動作不符合您的需求。開始自訂工作程序也可讓邏輯建置內,但,它不會跟其他兩個核准動作不了預先建立的工作流程應該會在做什麼的每個階段。您可以指定您自己的動作及條件中工作的行為或完成條件。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

目前項目與啟動視訊教學單元核准程序變數︰ 核准者

清單動作

此類別的動作會針對清單項目執行作業。

宣告記錄

此動作在工作流程步驟中會顯示為 [宣告項目為記錄]。此動作可用以將文件識別為記錄,並套用您在 SharePoint 網站的 [記錄宣告設定] 頁面中所定義之記錄限制設定。

您可以定義網站集合之頂層網站的記錄宣告設定。記錄宣告設定控管記錄的處理方式,例如是否可加以編輯或刪除、將哪些中繼資料套用至記錄,以及記錄的保留原則為何。記錄宣告設定會指定應該在將項目宣告為記錄之後套用的限制、允許宣告記錄的使用者角色,以及是否所有網站使用者都可以使用記錄宣告。

取消宣告記錄

此動作在工作流程步驟中會顯示為 [宣告取消項目為記錄]。此動作可用以復原任何套用至記錄的記錄宣告設定。

您可以定義網站集合之頂層網站的記錄宣告設定。記錄宣告設定控管記錄的處理方式,例如是否可加以編輯或刪除、套用哪些中繼資料至記錄,以及記錄的保留原則為何。記錄宣告設定指定應該在將項目宣告為記錄之後套用的限制、允許宣告記錄的使用者角色,以及是否所有網站使用者都可以使用記錄宣告。

關聯動作

此類別中的動作可讓您使用使用者與使用者主管之間的關聯。

使用者的查閱主管

此動作最初顯示在 [工作流程步驟,為尋找使用者的管理員 (輸出變數︰ 管理員)。此動作可用於查閱使用者的管理員。輸出值會儲存在變數中。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

尋找之管理員的工作流程的內容︰ 啟動器(輸出至變數︰ 管理員)

頁面頂端

工作動作內可用的動作

在工作流程中可使用 [開始核准程序][開始意見反應程序] 這類動作,指定清單項目進行核准或意見反應。這些是預先建立的動作,表示大部分的工作流程邏輯都已定義於動作中;您需要提供適當的資訊 (如核准者或檢閱者)。

附註: 如果上述動作不符合您的需求,您可以在瀏覽器、 SharePoint Designer 2010,以及相容於 SharePoint,例如 Visual Studio 開發環境自訂它們。您也可以自訂的相同工具的 [開始自訂工作程序] 動作。此動作是您可以定義自己的程序,為您的組織使用的範本。

當您在動作 (如 [開始核准程序][開始意見反應程序]) 內自訂工作行為時,可以使用標題為 [工作行為動作] 的新動作類別。

附註: 在類別中可用的動作您在工作流程中的內容而有所不同。

動作

描述

結束工作處理程序

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [結束工作處理程序],其會結束工作程序。然後,主要工作流程會繼續下一個動作。

設定內容核准狀態 (設為作者)

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將執行工作處理程序的項目之內容核准設為此狀態 (以工作流程作者的身分執行)]。它可讓您使用工作流程作者的權限,而非工作流程啟動者的權限,將清單項目的核准狀態設定為 [已核准][已拒絕][擱置中]。這常用於開始核准工作流程的人員可能沒有核准文件的權限時。

清單項目是目前執行該動作的項目。這可能是在其上執行工作流程的項目。

附註: 您需要在與工作流程相關聯的清單中啟用內容核准。

等候工作處理程序項目變更

此動作在工作流程步驟中會顯示為 [等候正在執行工作處理程序的項目變更]。此動作可用以在目前執行該核准程序之項目的值變更之前,讓工作流程暫停工作程序。

等候工作處理程序項目刪除

此動作在工作流程步驟中會顯示為 [等候刪除正在執行工作處理程序的項目]。此動作可用以在刪除目前執行核准程序之工作項目的值變更之前,讓工作流程暫停工作程序。

只有在您自訂 [開始核准程序] 動作時按一下 [變更單一工作的行為],然後按一下 [在指派工作之前] 步驟,才會出現下列動作。

設定工作欄位

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [設定工作欄位為值]。此動作可用以將目前工作項目中的欄位設定為一個值。其可用於尚未建立的工作。

只有在您自訂 [開始核准程序] 動作時按一下 [變更單一工作的行為],然後按一下 [工作擱置時][工作到期時],才會出現下列動作。

撤銷工作

此動作在工作流程步驟中會顯示為 [撤銷此工作]。其會完成工作,但不會產生結果。

附加工作

這個動作會顯示在工作流程步驟,然後新增新工作,以及指派給此使用者。新的工作會指派給指定動作,結尾的 「 核准 」 動作中目前的階段中的使用者。如果目前的階段已黃雅; Diane; 七十,然後將 Diane 工作會使其黃雅; Diane; 七十; Diane。

委派工作

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將此工作委派給此使用者]。指定給目前使用者的工作將會撤銷,然後將工作指定給新的使用者,而不論它是單一使用者或是群組。

呈報工作

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將此工作呈報目前被指定者的主管]。未針對此動作設定任何變數。工作會指定給目前已指定此工作之使用者的主管。

轉派工作

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [將此工作轉派給此使用者]。指定給目前使用者的工作將會撤銷,然後將工作指定給新的使用者。若新的使用者是群組而非單一使用者,則會為該群組中的每位成員都建立一個工作。這與 [委派工作] 動作不同,此動作在即使使用者是群組的情況下也會建立一個工作。

插入工作

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [插入指派給此使用者的工作]。其會在核准程序中目前階段之後插入新的階段;而在其中,動作中所指定的使用者是唯一的參與者。

重新指派工作

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [重新指派此工作給此使用者]。工作會重新指派給其他使用者。

要求變更

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [要求變更此使用者]。此動作可用以要求使用者的變更,並在變更完成時將新工作傳回目前的使用者。

傳送工作電子郵件

這些使用者透過電子郵件傳送,這個動作一開始會顯示在工作流程步驟。使用此動作會傳送給特定使用者的電子郵件中包含 [編輯工作] 按鈕。

附註: 當您按一下 [工作完成時] 時,也會出現此動作。

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應使用核准和意見反應動作的時機

在Microsoft Office SharePoint Designer 2007中,,您可以使用 「 工作動作核准案例中。使用預先建立可重複使用SharePoint Server 2010,例如「 核准 」工作流程-SharePoint 2010「 收集意見反應– SharePoint 2010,您可能會想知道差異的 「 工作動作開始核准程序開始意見反應程序。雖然預先建立的工作流程與工作動作可用於收集意見反應 」 和 「 核准 」 分析藍本,預先建立的工作流程會提供更複雜且完整的解決方案。

如果預先建立的可重複使用工作流程不符合您的需求,您使用來自訂這些SharePoint Designer 2010。如果自訂預先建立的工作流程,以符合您需求的內容會有更多建立新的工作流程,您可以利用您的工作流程中的 [開始核准程序,以及開始意見反應程序] 動作。如果您想要的結構,這些動作提供,但不是的功能,您可以使用 [開始自訂工作程序] 動作。

工作動作可用於不一定需要依循較大規模核准程序的情況。例如,傳送填寫時程表的提醒給員工。

如需工作與核准動作之間的比較資訊,請參閱下表:

功能

工作動作

P 重新建立 可重複使用 W 越過

程序中的使用者數目

一個工作動作一使用者或群組

多位使用者可以參與多重指派階段。指派階段可讓您指定兩個事項:應該依序列或是平行執行工作程序,以及要指定工作的使用者或工作參與者。

預先載入的工作流程邏輯

工作動作沒有內建邏輯。您必須使用其他動作及條件,建立核准或意見反應機制。

這些是內建邏輯所具有的工作流程,提供開始到完成核准或意見反應體驗。您可以使用預設邏輯,或自訂邏輯以符合您的需求。

在其中工作路由傳送給使用者的順序

群組的平行順序,且沒有單一使用者適用的順序。

工作流程內的工作可設定成依序列或平行方式進行。

資料繫結針對任務資訊

工作動作不具有可以使用的查閱。

收集資料從使用者是輸出子句的動作,在工作流程執行階段產生的資料儲存在輸出子句中的變數。您必須然後數種不同的動作的工作流程中使用此變數來建立您自己的核准或意見反應案例。

這些工作流程利用資料來源,簡化自訂工作流程以符合您需求的過程。資料來源包括目前項目、預先定義的工作流程變數與參數、目前工作流程的內容以及工作結果之類的選項。

例如,到目前的工作指派給該人員的電子郵件,您使用 [傳送電子郵件的指令並設定電子郵件動作目前的工作︰ 指派給

特殊功能 針對工作參與者

工作動作沒有工作參與者的任何特殊功能 (如工作重新指派或變更要求)。

核准動作可以允許工作參與者將工作重新指派給其他使用者,或只按一下以要求工作程序擁有者的變更。

工作完成

使用者必須按一下 [完成的工作] 按鈕,表示工作完成。

您可以新增更有意義的按鈕,例如 [核准拒絕,指出工作完成表單中的工作結果。

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將工作流程與文件內容類型相關聯時所提供的動作

只有在工作流程與文件庫相關聯時,才可使用某些工作流程動作 (如 [共享文件][文件] 內容類型)。

動作

描述

核心動作

傳送文件至存放庫

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [以此動作的方式送出檔案到目的路由器,說明為此說明 (輸出至變數: 送出檔案結果)]。其可讓您將與清單項目相關聯的文件,移動或複製至文件存放庫。文件存放庫可以是 SharePoint 網站中的文件庫,或根據所定義規則,將記錄傳送至特定目的地之專屬網站 (如文件中心)。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

送出檔案移動封存︰ DocumentID檔案可供保存(輸出至變數︰ 提交檔案保存)

附註: 若要定義規則,並傳送文件,您必須先啟用 [內容組合管理網站功能,在您的 SharePoint 網站。

文件組動作

此類別中的動作與文件組相關。文件組是儲存多份文件的資料夾。在工作流程中,文件組會視為單一項目。

附註: 

  • 若要使用文件設定文件庫中,您必須在 SharePoint 網站文件庫設定] 頁面中新增的文件組內容類型。

  • 文件組是SharePoint Server 2010的功能

找出在可用動作中設定為文件的詳細資訊,當您的 SharePoint 網站執行本文Microsoft SharePoint Server 2010一節。

清單動作

此類別的動作會針對清單項目執行作業。

刪除草稿

這個動作會顯示在工作流程步驟,為刪除所有 [草稿] (次要版本) 的項目。如果有任何,刪除草稿] 或目前的項目] 的次要版本。無法為此動作的變數。

附註: 您必須在 SharePoint 清單上啟用具有次要版本的版本設定。

刪除先前版本

這個動作會顯示在工作流程步驟,為刪除所有舊版本,此項目。如果有的話,它就會刪除所有舊版本的目前的項目。無法為此動作的變數。

附註: 版本設定必須啟用 [SharePoint 清單。

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模擬步驟內所提供的動作

只有在按一下工作流程的模擬步驟時,才可使用某些清單動作。使用模擬步驟可以讓工作流程能以模擬工作流程作者 (而非工作流程啟動者) 的方式執行動作。模擬步驟適用於核准及發佈等情況,在這些情況下,送出內容進行核准的人員以及核准內容的人員,具有不同的權限。模擬步驟也適用於自動化網站管理員工作 (如將權限自動指定給使用者的工作流程)。

附註: 

  • 工作流程作者是上次發佈工作流程的人員。

  • 無法巢狀模擬步驟

動作

描述

新增清單項目權限

此動作一開始在工作流程步驟中會顯示為 [新增這些權限至清單中的項目]。其會為特定使用者,授與項目之特定權限等級的權限。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

新增「 參與 」、 讀取圖像中的項目

繼承清單項目父權限

為此清單中的項目繼承上層權限,這個動作一開始會顯示在工作流程步驟。如果您的項目具有專屬權限,您可以使用此動作讓該項目繼承清單的父權限。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

圖像中的項目會繼承上層權限

移除清單項目權限

這個動作一開始顯示於工作流程步驟,從清單中的項目中移除這些權限。它會移除特定使用者的項目權限。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

「 參與 」移除圖像中的項目

取代清單項目權限

此動作最初顯示在 [工作流程步驟,為取代這些權限的清單中項目。它會將項目目前的權限取代動作中所指定的新權限。

下列範例是此動作在工作流程步驟中可能的外觀:

取代已讀取圖像中的項目

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網站工作流程內所提供的動作

網站工作流程在網站層級運作,並且未附加至物件,例如將項目或內容類型。當您使用網站工作流程時,將無法使用您目前項目,例如設定內容核准狀態] 和 [在目前項目中設定欄位中,使用的動作。如需有關這些條件的詳細資訊,請參閱本文的 [一般的動作] 區段。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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