SharePoint 文件庫 II:組織和設定文件庫

概觀

資料夾圖示 透過資料夾和欄來組織 SharePoint 文件庫。同時了解如何設定 SharePoint 版本歷程記錄,以及如何授與使用者 SharePoint 網站的權限。

完成本課程後,您將具備以下能力:

  • 建立資料夾以便在 SharePoint 文件庫中組織檔案。

  • 建立欄以便在 SharePoint 文件庫中追蹤、排序和篩選檔案。

  • 設定 SharePoint 版本歷程記錄,查看之前的版本,以及還原舊版本。

  • 授與權限給需要存取 SharePoint 文件庫的使用者。

本課程包括:

  • 一堂自訂進度的課程。

  • 課程最後有可列印的快速參考卡。

您應該已經知道如何在文件庫中檢視、新增、編輯和刪除檔案。如需有關基本操作的課程,請參閱 SharePoint 文件庫 I:簡介

請在 Microsoft Office 訓練中心查看其他課程。

簡介

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如何使用資料夾

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如何使用欄

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秘訣:搭配使用資料夾和欄

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如何使用版本歷程記錄

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如何授與權限

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意見反應

快速參考卡

請參閱

建立資料夾

[新增資料夾] 命令預設會顯示在文件庫中。文件庫擁有者或具有文件庫設計權限的使用者可以變更進階清單設定,決定是否要顯示 [新增資料夾] 命令。

  1. 瀏覽至含有您想要新增資料夾之文件庫或清單的網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的文件庫名稱,或按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下適當文件庫區段中的文件庫名稱。

  3. 按一下功能區上 [文件庫工具] 區段中的 [文件] 索引標籤,然後按一下 [新增] 群組中的 [新增資料夾]。

  4. 在 [新增資料夾] 對話方塊中的 [名稱] 方塊內輸入資料夾名稱,再按一下 [確定]。

    注意:若要稍後變更資料夾名稱,請選取該資料夾,然後在功能區內的 [文件庫工具] 區段下,於 [文件] 索引標籤的 [管理] 群組上,按一下 [編輯屬性],然後在 [名稱] 方塊中變更資料夾名稱。

新增網站欄到文件庫

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。若清單或文件庫名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

  2. 在功能區中,按一下 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。索引標籤名稱會隨清單或文件庫的類型而異。例如,若清單是行事曆,則索引標籤的名稱就是 [行事曆]。

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [清單設定] 或 [文件庫設定]。

    清單設定

  4. 按一下 [清單設定] 或 [文件庫設定] 頁面上 [欄] 區段中的 [從現有的網站欄新增]。

  5. 在從網站欄新增欄的頁面上,於 [選取欄] 區段中,選取 [可用的網站欄],然後按一下 [新增]。

    當您選取 [可用的網站欄] 中的欄時,欄所在之群組及描述 (若有的話) 會隨即顯示。

    新增網站欄

  6. 若要將欄新增至預設檢視,讓瀏覽您網站的人員在第一次開啟清單或文件庫時自動看到新增的欄,請務必選取 [新增至預設檢視]。

    根據清單或文件庫的類型而定,[選項] 區段內可能會有更多設定。請選取所需的其他選項。

  7. 按一下 [確定]。

設定版本歷程記錄

  1. 瀏覽至您打算使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,請按一下 [所有網站內容],然後選取文件庫名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定] SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕

  4. 在 [文件庫設定] 頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]。隨即會開啟 [版本設定] 對話方塊。

  5. 在 [文件版本歷程記錄] 區段中,選取下列其中一個選項:

    • [建立主要版本],如果您選取此項目,則可以將限制設為主要版本的數目。

    • [建立主要和次要 (草稿) 版本],若選取此項目,可以同時限制主要版本的數目,以及要保留草稿版本的數目。

  6. 選用:限制想要保留的版本數目。

    • 如果您想要限制文件庫中保留的版本數目,請選取 [保留下列主要版本的數目] 核取方塊。否則,請不要選取它。在此核取方塊下方緊接的方塊中,輸入想要保留的版本數目。

    • 如果您想要限制保留的草稿數目,請選取 [保留下列主要版本數目的草稿] 核取方塊。此選項只有在選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項時可用。在此核取方塊下方緊接的方塊中,輸入想要保留草稿的版本數目。

  7. 選用:決定應該允許哪些使用者看到文件庫中的草稿項目。在 [草稿項目安全性] 區段中,選取下列其中一項。

    • [任何可以讀取項目的使用者], 選取此選項,允許任何具有網站之讀取權限的使用者存取。此選項只有在 [文件版本歷程記錄] 區段中已選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 時可用。

    • [只有可以編輯項目的使用者], 選取此選項,限制具有編輯權限之使用者才能檢視草稿。此選項只有在 [文件版本歷程記錄] 區段中已選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 時可用。

    • [只有可以核准項目的使用者 (與項目的作者)], 選取此選項,將檢視限制為只限項目的原始作者以及有權核准文件庫中項目的使用者。此選項只有在 [核准內容] 區段設為 [是] 時可用。

  8. 選用:決定是否需要在此文件庫中取出。預設是不需要進行。如果您想要變更預設值,請選取 [要求取出] 區段中的 [是]。

  9. 按一下 [確定] 關閉對話方塊,並返回 [文件庫設定] 頁面。

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