Project Web Access 的專案經理角色指南

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

專案經理要負責每日的專案管理任務,例如建立、維護和更新時程,以及與其他專案經理、資源管理員和小組成員溝通協調。

本文描述專案經理或專案小組小組負責人在使用 Microsoft Office Project Web Access 時可進行的活動,並從專案經理或專案小組負責人的角度,提供 Project Web Access 的概觀。

依據系統管理員指派給您的安全性群組而定,您可以利用 Project Web Access、Microsoft Office Project 專業版 2007 或兩者來使用 Project Web Access 功能。

具有專案經理權限可以執行什麼作業?

從 Project Web Access 首頁開始工作

使用任務與時程表

使用資源

在專案中心中工作

分析資料及建立報表

和組織中的其他人共同作業

使用 Project Professional

取得部署建議、部落格,以及其他線上資訊

從 Project Web Access 首頁開始工作

使用者若要使用儲存至 Microsoft Office Project Server 2007 資料庫中的資料,Project Web Access 首頁是主要的進入點。當您登入 Project Web Access 後,就會看到可能需要處理的擱置項目 (例如必須核准的任務更新) 以及上次登入後已經變更的項目。您可以從首頁存取 Project Web Access 功能,包括 [任務]、[專案中心]、[資源中心]、[更新]、[狀態報表]、[文件]、[議題] 以及 [風險] 頁面。

附註: Project Web Access 首頁上所顯示的內容不盡相同,主要是取決於下列因素:伺服器上可用的功能、使用者的角色、指派給使用者的權限、使用者所屬的安全性類別 (包括指定給該安全性類別的專案與檢視),以及首頁所設定的任何自訂設定。

Project Web Access 首頁活動

頁面頂端​

使用任務與時程表

管理任務

管理任務更新

管理時程表

和 Outlook 整合在一起

系統管理員必須先設定時程表、任務狀態或兩者,小組成員才可以記錄時程表時間或他們的工作狀態。時程表可記錄用於任務、專案與其他項目的實際時數。如果要追蹤使用情況、計費時間以及其他以時間為基礎的評量值,時程表是很重要的。小組成員可以使用 [我的任務] 頁面來輸入任務狀態,方便系統管理員準確追蹤專案任務的狀態或完成進度。

如果您的組織對您在 Office Project 專業版 2007 中建立的專案進行進度追蹤,您需要追蹤任務狀態。

小組負責人要負責監控指派給一或多個專案小組成員的許多任務。此外,小組負責人也可能獲得專案任務指派,因此可能必須在時程表中報告專案任務的實際工作、維護並回覆專案經理的狀態報表,以及與組織中的其他人共同作業。在某些組織中,會將專案任務指派給小組負責人,再由小組負責人將任務委派給適當的小組成員。

頁面頂端​

管理任務

如果專案經理使用 Project Professional 2007,小組成員就可以使用 Project Web Access 中的 [我的任務] 頁面來檢視、編輯、委派及更新指派給自己或所屬小組的任務與工作時間。若要存取 [我的任務] 頁面,請按一下快速啟動上的 [我的任務]

任務管理活動

頁面頂端​

管理任務更新

在 [Project Web Access 中 [任務更新] 頁面中,您可以檢閱變更工作與小組成員提交從我的工作頁面的工作時間。您也可以使用最新的資訊更新專案的任務更新頁面。

您可以使用兩種方法從 [任務更新] 頁面來更新專案資訊:

  • 手動方式     您可以按一下 [任務更新] 頁面上的 [接受] 來接受每一項任務變更。如果您在接受某任務變更要求之前回覆此要求,該變更要求就會從 [任務更新] 頁面的清單中移除,直到小組成員回覆為止。您可以同時更新及回覆新增任務和任務委派要求。

  • 自動 (藉由使用規則)    您可以建立並執行規則以自動更新專案,不需要核准之前檢閱所做的變更。您可以建立規則的特定位置中的 [資源分解結構 (RBS) 貴組織的執行特定專案、 適用於所有專案、 特定資源,或資源的群組。

任務更新管理活動

頁面頂端​

管理時程表

時程表錄製花在任務、 專案及其他項目的實際時數,重要事項如果您追蹤使用量、 計費時間,以及其他以時間為基礎的指標。

您應該於下列狀況建立時程表:

  • 組織想要追蹤計費時數和不計費時數。

  • 基於薪資或帳單目的,您必須整合會計系統。

  • 管理階層想要查看有關資源耗用時數以及時數耗用方式的詳細資訊 (加班計費工時與標準計費工時與不計費工時)。

時程表管理活動

頁面頂端​

和 Outlook 整合在一起

Project Web Access 可和 Microsoft Outlook 整合,讓小組成員使用 Office Outlook 2007、2003 或 XP 來更新任務。若要使用任何 Outlook 整合功能,小組成員必須:

  • 具有 Project Web Access 的有效使用者帳戶,以便存取已設定 Outlook 整合功能的頁面。

  • 使用 Office Outlook 2007、2003 或 XP。

  • 下載並安裝 Outlook 的 Microsoft Office Project 增益集。

Outlook 活動

頁面頂端​

使用資源

管理資源資訊

專案工作人員

技能排程

管理假期以及其他非工作時間

專案經理和資源管理員可以使用 Project Web Access 中的 [資源中心],針對發佈至 Project Server 資料庫的專案任務所指派的一或多個資源,來檢視、修改及分析資訊。[資源中心] 會顯示企業資源資料庫的資源清單;[資源中心] 項目的檢視權限是由 Project Server 系統管理員所授予。

頁面頂端​

管理資源資訊

在 [資源中心] 中,您可以編輯有關資源的資訊,例如電子郵件地址、帳戶資訊,以及所屬的群組。您也可以檢視資源的工作分派與可用性資訊。

附註: 某些資源屬性 (例如行事曆設定) 只能使用 Project Professional 2007 進行變更。

資源資訊管理活動

頁面頂端​

配置專案人員

專案經理可以建立根據許多不同的參數,包括資源技術及資源可用性的專案小組。您可以使用 Project Web Access 中建立小組] 功能來建立專案小組。

使用「建立小組」功能時,請考慮下列事項:

  • 經理人員可能無法看到所有資源,或者無法將所有資源指派給專案。

  • 若要尋找具有必要的技能的資源設定,您的組織必須套用資源分解結構 (RBS) 和其他用來定義在組織中的各種技巧與資源關聯的企業資源大綱代碼 。

  • 您可以將任務指派給資源小組;然後個別小組成員就可以選取他們希望指派給自己的任務。

  • 管理員可以使用這兩種建議及已確認預約類型的資源。藉由指派給專案的資源,而不認可,管理員可以追蹤建議的新專案的潛在資源分派。服務的企業組織,例如經常使用建議的預約,好讓他們可以比較不同的工作分派案例和管理建議和核准工作分派。資源管理員使用資源資料庫集中的的組織中和人員執行其本身的人員使用的專案經理建議來追蹤及管理人員要求預約。

小組負責人可以協助配置專案,而且通常要負責監控指派給一或多個專案小組成員的許多任務。此外,小組負責人也可能獲得專案任務指派,因此可能必須在時程表中報告專案任務的實際工作、維護並回覆專案經理的狀態報表,以及與組織中的其他人共同作業。在某些組織中,會將專案任務指派給小組負責人,再由小組負責人將任務委派給適當的小組成員。

附註: 某些資源屬性和設定 (例如行事曆設定與替代資源) 只能使用 Project Professional 2007 進行變更。

專案人員配置活動

頁面頂端​

技能排程

若要找出適用於工作的最佳資源,請使用 Project Web Access 和 Project Professional 2007 (是組織之 Enterprise Project Management (EPM) Solution 的一部分) 所提供的技能排程功能。使用 Project Professional 2007 中的資源替換精靈,可以用實際資源取代一般資源。使用 Project Web Access 中的「建立小組」功能,可以為工作建立和尋找具有正確技能的資源。

附註: 某些資源屬性 (例如行事曆設定和資源替換精靈) 只能使用 Project Professional 2007 進行變更。

技能排程活動

頁面頂端​

使用假期以及其他非工作時間 (管理時間)

Project Web Access 可讓您追蹤非工作時間 (管理時間),例如假期、小組會議、教育訓練、內部專案,以及其他非專案時間。小組成員要在 [我的時程表] 頁面上輸入管理時間。

組織應該在下列情況下追蹤管理時間:

  • 要和需要例外狀況資料的會計系統整合時。

  • 管理小組想要查看例外狀況報表時。

  • 專案經理或資源管理員要小組成員輸入不在辦公室的時間,讓這些時間顯示為無法供專案工作分派使用的時間。

管理時間的管理活動

頁面頂端​

在專案中心中工作

[專案中心方便您的專案經理、 小組成員和其他專案關係人可檢視個別專案和專案提案的詳細的資訊,並檢視整個組織間的專案相關的摘要資訊。在 Project Web Access 或 Project Professional 2007 中的 [專案中心的存取權限的任何使用者可以使用 [專案中心使用指派給任何專案。在 [專案中心可發佈至Project Server 2007資料庫的專案。

專案中心活動

頁面頂端​

分析資料及建立報表

管理狀態報表

使用 OLAP 報表

Project Web Access 提供許多報表選項,協助小組以最有效率的方式共同作業。資源可以建立狀態報表,以報告任務的進度為何。此外,專案經理還可以建立詳細的線上分析處理 (OLAP) 報表。

附註: 請記住,某些工作只能由 Project Web Access 系統管理員群組成員來執行。如果您在 Project Web Access 的快速啟動中沒有看見 [伺服器設定] 連結,那表示您不屬於系統管理員群組,無法執行像是自訂檢視、設定報表、設定時程表或刪除專案等動作。

頁面頂端​

管理狀態報表

狀態報表會說明所指派任務的進度。專案經理可以將要求及接收狀態資訊的程序自動化;他們可以將狀態報表要求傳送給小組成員,然後小組成員可以提供所要求的資訊來回覆他們。小組成員也可以主動提交狀態報表。專案經理可以設定狀態報表,以接收個別提交的報表,以及將回覆合併在一起的合併報表。

狀態報表管理活動

頁面頂端​

使用 OLAP 報表

各個層級的管理員可以使用各種不同的報表,來分析專案和資源效能,在專案中或多個專案。如果您想要互動的方式使用報表和變更某些結構這些欄位,您可以使用樞紐分析表和樞紐分析圖檢視。所有這些報表可協助您瞭解專案和資源效能龐大貴組織的狀況。

附註: 某些報表 (例如視覺報表) 只能使用 Project Professional 2007 來建立及檢視。

OLAP 報表管理活動

頁面頂端​

和組織中的其他人共同作業

Project Web Access 具有許多功能,可協助組織資源在專案任務、議題、風險以及會影響專案是否成功的其他方面上共同作業。

共同作業活動

頁面頂端​

使用 Project Professional

您可以使用 Project Professional 2007 來完成許多專案管理工作,做為組織之 Enterprise Project Management (EPM) Solution 的一部分。

附註: 您必須具有 Project Server 2007 權限,才能使用 Project Professional 完成各種企業專案管理工作。

Project Professional 活動

頁面頂端​

取得部署建議、部落格,以及其他線上資訊

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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