Outlook 2016 快速入門

在 PC、Mac 或行動裝置上安裝 Outlook,就可以:

  • 整理電子郵件,讓您能專注於最重要的郵件。

  • 管理您的行事曆以輕鬆排程會議和約會。

  • 共用雲端檔案,確保每位收件者使用的是最新版本檔案。

  • 無論身在何處都能保持連繫和生產力。

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

新增電子郵件帳戶

  1. 開啟 Outlook。如果您之前未啟動過 Outlook,您會看到歡迎畫面。否則,請選擇 [檔案] > [新增帳戶]。

  2. 輸入您的電子郵件地址,然後選取 [連線]。或者,如果您的畫面看起來不一樣,請輸入您的名稱、電子郵件地址和密碼,然後選取 [下一步]。

  3. 如果出現提示,請輸入您的密碼,然後選取 [確定]。

  4. 就是這麼簡單!選取 [完成] 來開始使用 Outlook 2016。

附註: 如果您無法順利設定您的電子郵件或需要手動設定步驟,請參閱 Outlook 電子郵件設定疑難排解

歡迎使用 Outlook

建立與傳送電子郵件

  1. 選擇 [新增​​電子郵件],開始建立一封新郵件。

  2. 在 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 欄位中輸入姓名或電子郵件地址。

    提示: 如果您看不到 [密件副本],請參閱顯示、隱藏及檢視密件副本方塊

  3. 在 [主旨] 欄位中,輸入電子郵件的主旨。

  4. 將游標放在電子郵件訊息的內文中,然後開始輸入內容。

  5. 郵件輸入完畢後,請選擇 [傳送]。

建立與傳送電子郵件

使用 @提及獲得某個人員的注意

  1. 您可以在電子郵件訊息的內文或行事曆邀請中輸入 @ 符號,並輸入該連絡人姓氏或名字的前幾個字母。

  2. 當 Outlook 自動提供一或多個建議時,請選擇您要提及的連絡人。

    根據預設,系統會列出全名。您可以刪除部分提及的姓名,例如只保留連絡人的名字,但刪除其他部分。

  3. 系統會將提及的連絡人新增到郵件或會議邀請的 [收件者] 列。

在 Outlook 中的 @提及功能

焦點收件匣

焦點收件匣可協助您專注於最重要的電子郵件。它會將您的收件匣分為兩個索引標籤:[焦點] 及 [其他]。

如果郵件並未按照您想要的方式整理,您可以移動郵件,並指定該寄件者以後傳來的所有郵件要放到哪個位置。

  1. 從您的收件匣中,選擇 [焦點] 或 [其他] 索引標籤,然後再以滑鼠右鍵按一下您想要移動的郵件。

  2. 如果要從 [焦點] 移至 [其他],而且只想移動選定的郵件,請選擇 [移至其他]。如果您希望該寄件者以後傳來的所有郵件一律移至 [其他] 索引標籤,則請選擇 [永遠移至其他]。

    如果要從 [其他] 移至 [焦點],而且只想移動選定的郵件,請選擇 [移至焦點]。如果您希望該寄件者以後傳來的所有郵件一律移至 [焦點] 索引標籤,則請選擇 [永遠移至焦點]。

Outlook 中的焦點收件匣

排定約會

  1. 在 [行事曆] 中,選擇 [新增約會]。

  2. 在 [主旨] 方塊輸入說明。

  3. 在 [地點] 方塊中輸入地點。

  4. 輸入開始及結束時間。

  5. 選擇 [邀請與會者] 將約會轉換成會議。

  6. 選擇 [儲存並關閉] 以結束;如果是會議的話,則選擇 [傳送]。

在 Outlook 中排程約會

使用排程小幫手

[排程小幫手] 工具會在您建立會議時顯示,協助您分析收件者和會議資源 (例如會議室) 的空閒時間,並為您安排最佳會議時間。

  • 在新會議邀請中,選擇 [排程小幫手]。

  • 由垂直線包圍的陰影區域代表該會議的目前排程時間。您可以拖曳線條來調整會議時間。 

  • 格線表示出席者空閒的時間。在會議邀請的右側,Outlook 會顯示建議的會議時間,以及時間有衝突的出席者數量。

排程小幫手工具

新增連絡人

  1. 選擇 [連絡人]。

  2. 選擇 [常用] > [新增連絡人],或按 Ctrl+N。

  3. 輸入名稱及您要包含關於該連絡人的任何其他資訊。

  4. 如果您想建立其他連絡人,請選擇 [儲存並新增];如果已完成,則選擇 [儲存並關閉]。

在 Outlook 中新增連絡人

在附件共用檔案以進行共同作業

  1. 建立訊息或 [回覆]、[全部回覆] 或 [轉寄] 現有的郵件。

  2. 選擇 [附加檔案]。

  3. 從您最近處理過的檔案清單中選擇檔案。

  4. 如果檔案顯示小型雲端圖示,代表該檔案已在線上儲存,且您可與其他人共用檔案。

    如果檔案未顯示雲端,請選擇小型箭號,然後選擇 [上傳至 OneDrive]。

    附註: 若要變更共用檔案的權限,請參閱管理附加到電子郵件的項目

以附件方式共用檔案

使用 Skype 和 OneNote 更聰明地進行會議

Outlook 可協助您安排與其他人的會議,但您也可以建立線上會議,並在傳送會議邀請之前就設定好會議記錄的共用空間。

一旦您將出席者新增至會議後,請選取功能區上的 [Skype 會議​​] 按鈕。系統會自動建立線上會議,並在會議邀請中插入連結。

如需共用筆記,請選取 [會議記錄] 按鈕。您可以建立新的 OneNote 筆記本或選取現有的筆記本。筆記本連結會隨即出現在會議邀請中。

使用 Skype 和 OneNote 共同作業

隨時隨地保持連繫

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