Office 365 非作用中信箱概觀

貴組織可能需要保留離職員工的電子郵件。視貴組織的保留規定而定,您可能需要在員工離職後,將信箱內容保留數月或數年,或是無限期保留信箱內容。無論您要將電子郵件保留多長時間,您可以透過非作用中信箱,在不必支付信箱每月訂閱費用的情況下,於 Office 365 中封存離職員工的信箱。

內容

非作用中信箱是什麼?

非作用中信箱和 Office 365 保留原則

非作用中信箱和 Exchange MRM 保留原則

非作用中信箱和電子文件探索案例保留

非作用中信箱和 Office 365 標籤

建立非作用中信箱

管理非作用中信箱

非作用中信箱是什麼?

當員工離職 (或是請長假) 時,您可以移除他們的 Office 365 帳戶。員工帳戶移除後,信箱資料仍會保留 30 天。在這段期間,您還是可以取消刪除帳戶來復原使用者資料。30 天之後,資料就會永久移除。

但若貴組織需要保留離職員工的信箱內容,您可以為信箱設定訴訟資料暫留,或是在 Office 365 安全性與合規性中心中將 Office 365 保留原則套用至信箱,然後移除對應的 Office 365 帳戶,藉此將信箱轉換為非作用中信箱。在訴訟資料暫留持續時間,或是套用 Office 365 保留原則的保留期限之間,非作用中信箱的內容仍會予以保留,直到信箱遭到刪除為止。在 30 天期限之前,您還是可以復原對應的使用者帳戶。不過,30 天過後,非作用中信箱的內容會保留在 Office 365 中,直到移除保留狀態或原則為止。

重要: 我們延後了建立新的就地保留來將信箱設為非作用中的期限 (2017 年 7 月 1 日)。但在今年下半年或是明年初,您就無法於 Exchange Online 中建立新的就地保留。屆時,只有訴訟保留和 Office 365 保留原則可用來建立非作用中的信箱。不過,就地保留的現有非作用中的信箱仍會受到支援,且您可以繼續管理就地保留的非作用中信箱。這包括變更就地保留的時間長度,以及透過移除就地保留的方式,來永久刪除非作用中的信箱。

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非作用中信箱和 Office 365 保留原則

除了訴訟資料暫留之外,在安全性與合規性中心中使用新 Office 365 保留原則功能,則是將信箱設為非作用中狀態的另一種方式。若要使用保留原則來將信箱設為非作用中狀態:

  • 原則必須套用至 Exchange 信箱或商務用 Skype 位置 (因為 Skype 相關內容已儲存在使用者信箱中)。

  • 原則須設為保留內容,或是先保留內容後刪除。若保留原則設為只刪除內容,套用原則的信箱在刪除後,就無法進入非作用中狀態。

  • 原則能以查詢為基礎,因此只保留與搜尋查詢相符的項目。

如需設定 Office 365 保留原則的詳細資訊,請參閱 Office 365 中的保留原則概觀

若您使用 Office 365 保留原則將信箱設為非作用中狀態,Office 365 會在非作用中信箱上繼續處理保留原則。這表示,若保留原則設為先保留內容後刪除,系統就會在保留持續時間到期時,將項目移至 [可復原的項目] 資料夾,最後再將這些項目從非作用中信箱清除。若 Office 365 保留原則未設為刪除項目,則使用者未永久刪除的項目 (在信箱設為非作用中狀態之前) 就不會移至 [可復原的項目] 資料夾,並會在信箱進入非作用中狀態後無限期保留。

建議您考慮專為非作用中信箱建立 Office 365 保留原則。以下是建議原因與注意事項。

  • 您可以設定保留原則,根據貴組織對於離職員工資料規定保留必要內容。

  • 這是識別非作用中信箱的簡易方法,因為保留原則只會套用至非作用中信箱。

  • 您可以輕易地識別已指派給貴組織中非作用中信箱的保留原則,以便您視需求輕鬆變更保留 (或刪除) 設定。這也會使得永久刪除非作用中信箱的程序變得更加簡單,因為您只要使用安全性與合規性中心將信箱從原則中移除即可。否則,您就必須使用 Exchange Online PowerShell,將訴訟資料暫留從非作用中信箱移除,或是使用 安全性與合規性中心 PowerShell 將非作用中信箱從整個組織的 Office 365 保留原則中移除。

  • 若您專為非作用中信箱建立 Office 365 保留原則,您至多可以新增 1,000 個信箱至該原則。若貴組織規模龐大,您可能需要建立一個以上的 Office 365 保留原則,以用於非作用中信箱。

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非作用中信箱和 Exchange MRM 保留原則

若 Exchange 保留原則 (即 Exchange Online 中的通訊記錄管理,又稱 MRM) 已套用至非作用中信箱,任何刪除原則 (即設定了 Delete 保留動作的保留標記) 將會繼續在非作用中信箱上進行處理。這表示標記了刪除原則的項目會在保留期限到期時移至 [可復原的項目] 資料夾。當保留持續時間到期時,這些項目就會從非作用中信箱清除。若非作用中信箱未指定保留持續時間,[復原項目] 資料夾中的項目就會無限期保留。

相反地,在非作用中信箱指派的保留原則所含的封存原則 (設定 MoveToArchive 保留動作的保留標記) 則會被忽略。這表示即使保留期限到期,在非作用中信箱中已標記封存原則的項目仍會存放在主要信箱中,不會被移到封存信箱或當中的 [可復原的項目] 資料夾。系統會無限期保留這些項目。

非作用中信箱和電子文件探索案例保留

若信箱設定了與安全性與合規性中心中電子文件探索案例相關的保留,而信箱本身或使用者的 Office 365 帳戶在遭到刪除後,就會成為非作用中信箱。不過,我們不建議使用電子文件探索案例保留將信箱設為非作用中狀態。這是因為電子文件探索案例通常用於與法律問題相關、具時限的特定案例。到了某個時間點,法律案例結束時,與案例相關的保留也會遭到移除,而電子文件探索案例也將關閉。事實上,若非作用信箱上設定的保留與電子文件探索案例有關,則當保留狀態遭到取消或電子文件探索案例結束 (或遭到刪除) 時,非作用中信箱即會永久刪除。此外,您無法建立以時間為基礎的電子文件探索保留。這表示非作用中信箱的內容將會永遠保留,或直到保留狀態遭到移除、且非作用信箱遭到刪除為止。因此,我們建議為非作用中信箱使用訴訟資料暫留或 Office 365 保留原則。

如需電子文件探索案例和保留的詳細資訊,請參閱 在 Office 365 安全規範中心中管理電子文件探索案例

非作用中信箱和 Office 365 標籤

您可以運用 Office 365 中的標籤,將貴組織的電子郵件資料分類以利控管,並根據分類強化保留規則。標籤可由使用者手動或系統管理員自動套用至電子郵件項目,每個電子郵件項目只能指派單一標籤。若使用者信箱中的單一電子郵件項目已指派標籤,且信箱或使用者的 Office 365 帳戶遭到刪除,信箱就會成為非作用中信箱。與電子文件探索案例保留一樣,我們不建議使用標籤將信箱設為非作用中狀態。反之,我們建議您使用訴訟資料暫留,或是 Office 365 保留原則。請注意,若是使用標籤,您可能會在不知道某個郵件項目已套用標籤的情況下,將使用者帳戶刪除,因此不慎將信箱設為非作用中狀態。

如需標籤的詳細資訊,請參閱 Office 365 中的標籤概觀

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建立非作用中信箱

若要將信箱設為非作用中狀態,必須為其指派一個 Exchange Online (方案 2) 授權,如此便可以在信箱遭到刪除之前,將訴訟資料暫留或 Office 365 保留原則套用至該信箱。刪除信箱後,與其相關的授權即可用來指派給新的使用者。非作用中信箱不需要使用中的授權。

附註: 如果信箱已設定訴訟資料暫留,或套用 Office 365 保留原則,則您只需要刪除對應的 Office 365 使用者帳戶,即可建立非作用中信箱。

下表針對不同保留情境摘要列出非作用中信箱的建立程序。如需詳細資訊,請參閱管理 Office 365 中的非作用中信箱

若要…

執行此動作...

結果

員工離職後無期限保留信箱內容

  • 將信箱設為訴訟資料暫留或套用 Office 365 保留原則。

  • 請勿為訴訟資料暫留指定保留持續時間,也請勿設定 Office 365 保留原則來刪除項目;反之,您可以使用保留原則來永遠保留項目。

  • 移除使用者的 Office 365 帳戶。

非作用中信箱的全部內容,包括在 [可復原的項目] 資料夾中的項目,都會無限期予以保留。

在員工離職後將信箱內容保留一段特定時間,之後再刪除

  • 為信箱設定訴訟資料暫留或套用 Office 365 保留原則。

  • 指定訴訟資料暫留的保留持續時間;套用先保留項目後刪除的保留原則。

  • 移除使用者的 Office 365 帳戶。

在信箱項目的保留持續時間到期時,將項目移至 [可復原的項目] 資料夾,當已刪除的項目保留期限到期時,再從非作用中信箱中永久刪除 (清除)。此保留持續時間會從收到或建立信箱項目的原始日期開始計算。非作用中信箱中的所有其他內容仍會予以保留。

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管理非作用中信箱

在您將信箱設為停用後,可以對非作用中信箱執行多種管理工作。

  • 變更非作用中信箱的保留持續時間   :在信箱設為非作用中狀態後,您可以變更訴訟資料暫留的保留持續時間,或是套用至非作用中信箱的 Office 365 保留原則。如需逐步程序,請參閱在 Office 365 中變更非作用中信箱的保留持續時間

  • 復原非作用中的信箱   :如果離職員工 (或員工休假後) 又回到貴組織,或組織雇用了新進員工接手離職員工的工作職責,您可以復原非作用中信箱的內容。當您復原非作用中的信箱時,該信箱會轉換成新的信箱、非作用中信箱的內容和資料夾結構會被保留,且該信箱會連結至新的使用者帳戶。 非作用中的信箱在復原之後就不會存在。如需復原非作用中信箱的逐步程序及詳細資訊,請參閱復原 Office 365 中的非作用中信箱

  • 還原非作用中信箱   :如果另一位員工接手離職員工的工作職責,或另一位使用者需要存取非作用中信箱的內容,您可以將非作用中信箱的內容還原 (或「合併」) 至現有的信箱。當您還原非作用中的信箱時,其內容就會複製到另一個信箱。非作用中的信箱仍會被保留,並持續處於非作用中狀態。 您仍然可以使用電子文件探索工具搜尋非作用中信箱、將內容還原到另一個信箱,日後再復原或刪除該信箱。如需逐步程序,請參閱在 Office 365 中還原非作用中信箱

  • 刪除非作用中的信箱   :您不再需要保留非作用中信箱的內容時,可以移除所有保留狀態或套用至非作用中信箱 Office 365 的保留原則,藉此永久刪除信箱。若信箱設為非作用中狀態已超過 30 天,在您移除保留狀態後,系統會將其標示為待永久刪除。如果信箱是在過去 30 天內設為非作用中狀態,則您在移除保留狀態或保留原則之後,仍然可以再次啟用該信箱。如需逐步程序,請參閱在 Office 365 中刪除非作用中信箱

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