Mac 版 Outlook 中建立會議或約會

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在 Outlook 中,會議是含括其他人員也可包含資源 (例如會議室) 的一種事件。若想在 Outlook 中安排會議時程,您可以建立會議邀請再傳送給人員,而有關會議邀請的回覆會出現在 [收件匣] 中。

Outlook 中的約會是一個事件,不涉及邀請其他人或預約資源。

建立會議

  1. 在功能窗格底部按一下 [行事曆]

    按一下 [行事曆]

  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [會議]

    [常用] 索引標籤上會醒目提示 [會議] 選項。

    提示: 您也可以在日、週或月檢視中按兩下某個時段。 您選取的日期與時間便會自動輸入新的約會視窗中。 然後,在 [約會] 索引標籤上,按一下 [邀請],將約會轉換成會議。

  3. 若您要從非預設帳戶傳送邀請,請在 [收件者] 方塊上方的 [寄件者] 快顯功能表中按一下帳戶。

  4. [收件者] 方塊中,輸入會議要含括的人員或資源名稱。

  5. 在 [主旨] 方塊中,輸入會議描述。

  6. 如果您知道會議室資訊,請在 [位置] 方塊中進行輸入;否則,請按一下功能區的 [會議室尋找工具] 按鈕(如需會議室尋找工具的詳細資訊,請參閱尋找會議室)。

    醒目提示 [會議室尋找工具] 按鈕的 Outlook 功能區

  7. 輸入事件的詳細資料,然後執行下列任何一項:

    若要

    執行此動作

    顯示事件的 [時區] 功能表

    在 [召集人會議] 索引標籤上,按一下 [時區]。

    [召集人會議] 索引標籤醒目提示 [時區] 選項。

    在會議中加入附件

    [會議] 功能表上按一下 [附件],然後按一下 [新增]

    將會議設為週期性事件

    在 [召集人會議] 索引標籤上,按一下 [週期],然後選取週期模式。

    [召集人會議] 索引標籤上醒目提示 [週期性] 選項。

    查看受邀者是否有空 (僅限 Exchange 帳戶)

    在 [召集人會議] 索引標籤上,按一下 [排程]。

    [排程] 圖示會顯示在 [召集人會議] 索引標籤上。

    按一下 [排程] 按鈕會在邀請的底部顯示 [排程小幫手] 窗格。如果您在 [排程小幫手] 窗格中沒看到空閒/忙碌資訊,請務必在邀請頂端的 [寄件者] 快顯功能表中,選取您的 Exchange 帳戶。

  8. 完成邀請時,請在 [召集人會議] 索引標籤上,按一下 [傳送]。

    [傳送] 群組

    附註: 

    • 根據預設,新會議會開啟 [要求回覆] 功能。 如果您具備 Microsoft Exchange 帳戶,則當您從行事曆開啟會議並檢視 [排程小幫手] 資訊時,便會處理與會者的回覆。

    • 如果您擁有 Microsoft Exchange 帳戶,對於其他檢視您行事曆的人來說,您選取的事件狀態會影響事件在行事曆中的顯示方式。如果您沒有變更狀態,Outlook 會在事件期間顯示您的狀態為「忙碌」。若要選取「空閒」或是「不在辦公室」等狀態,請在 [召集人會議] 索引標籤上,按一下 [顯示為] 功能表。

建立約會

  1. 在功能窗格底部按一下 [行事曆]

    按一下 [行事曆]

  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [約會]

    [常用] 索引標籤上醒目提示 [約會] 選項。

    提示: 您也可以在日、週或月檢視中按兩下某個時段,以便在行事曆中建立約會。 您選取的日期與時間便會自動輸入新的事件視窗中。

  3. 輸入 [主旨] 和 [位置],並執行下列任一操作:

    若要

    執行此動作

    顯示事件的 [時區] 功能表

    在 [約會] 索引標籤上,按一下 [時區]。

    [召集人會議] 索引標籤醒目提示 [時區] 選項。

    將約會設為週期性

    [約會] 索引標籤上,按一下 [週期],然後選取週期模式。

    [召集人會議] 索引標籤上醒目提示 [週期性] 選項。

    邀請其他人即可將約會變更為會議

    [約會] 索引標籤上,按一下 [邀請]

    [邀請] 圖示會在 [召集人會議] 索引標籤上顯示。

  4. [約會] 索引標籤上,按一下 [儲存並關閉]

建立會議

  1. 在瀏覽窗格底端按一下 [行事曆] 行事曆檢視按鈕

  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [會議]

    行事曆 [常用] 索引標籤、群組 1

    提示: 您也可以在日、週或月檢視中按兩下某個時段。 您選取的日期與時間便會自動輸入新的約會視窗中。 然後,在 [約會] 索引標籤上,按一下 [邀請],將約會轉換成會議。

  3. 若您要從非預設帳戶傳送邀請,請按一下 [寄件者] 快顯功能表上的帳戶。

  4. [收件者] 方塊中,輸入會議要含括的人員或資源名稱。

    若要搜尋其他連絡人,請在 [寄件者] 方塊中右側按一下 開啟 [連絡人搜尋]

  5. [位置] 方塊中輸入位置說明。

    提示: 

    • 若要從最近使用的會議室清單中選擇,請按一下 [位置] 方塊中右側的 最近使用的會議室

    • 如果您要使用 Microsoft Exchange 帳戶 在組織目錄中搜尋聊天室,請按一下 [位置] 方塊右側的 開啟 [連絡人搜尋]

  6. 輸入事件的詳細資料,然後執行下列任何一項:

若要

執行此動作

顯示事件的 [時區] 功能表

[會議] 索引標籤上,按一下 [時區]

[郵件] 索引標籤、[附加]

在會議中加入附件

[會議] 功能表上按一下 [附件],然後按一下 [新增]

將會議設為週期性事件

[會議] 索引標籤上,按一下 [週期],然後選取週期模式。

[郵件] 索引標籤、[附加]

查看受邀者是否有空 (僅限 Exchange 帳戶)

[會議] 索引標籤上,按一下 [排程]

[會議] 索引標籤、[排程]

[排程] 按鈕會在邀請底部顯示 [排程小幫手] 窗格。 如果您在 [排程小幫手] 窗格中沒影看到空閒/忙碌資訊,請確定已在邀請頂端的 [寄件者] 快顯功能表中選取您的 Exchange 帳戶。

  1. 當您完成邀請時,請在 [會議] 索引標籤上按一下 [傳送]

    [傳送] 群組

    附註: 

    • 根據預設,新會議會開啟 [要求回覆] 功能。 如果您具備 Microsoft Exchange 帳戶,則當您從行事曆開啟會議並檢視 [排程小幫手] 資訊時,便會處理與會者的回覆。

    • 如果您具備 Microsoft Exchange 帳戶,則您針對事件選取的狀態,會影響其他人檢視您的行事曆時所看到的事件顯示方式。 如果您並未變更狀態,Outlook 會在活動期間將您的狀態顯示為「忙碌」。 若要選取「空閒」或「不在辦公室」等狀態,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [狀態] 快顯功能表。

建立約會

  1. 在 瀏覽窗格 底端按一下 [行事曆] 行事曆檢視按鈕

  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [約會]

    行事曆 [常用] 索引標籤、群組 1

    提示: 您也可以在日、週或月檢視中按兩下某個時段,以便在行事曆中建立約會。 您選取的日期與時間便會自動輸入新的事件視窗中。

  3. 輸入事件的詳細資料,然後執行下列任何一項:

若要

執行此動作

顯示事件的 [時區] 功能表

[約會] 索引標籤上,按一下 [時區]

[約會] 索引標籤、群組 4

將約會設為週期性

[約會] 索引標籤上,按一下 [週期],然後選取週期模式。

[約會] 索引標籤、群組 4

邀請其他人即可將約會變更為會議

[約會] 索引標籤上,按一下 [邀請]

[約會] 索引標籤、[邀請]

  1. [約會] 索引標籤上,按一下 [儲存並關閉]

    [約會] 索引標籤、[儲存後關閉]

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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