Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一個 Web 程式,如果您沒有 Microsoft Outlook 或在非 Windows 的作業系統上,您就可以用它來建立 Lync 會議。利用 Web Scheduler 可以建立新會議、變更現有的會議,並利用您最喜愛的電子郵件程式傳送邀請。

貴公司的支援小組會提供您 Web Scheduler 入口網站的連結,以及可用來登入的使用者名稱和密碼。當您在頁面上時,按一下索引標籤可存取不同的選項,或使用鍵盤上的 [Tab] 鍵前往想要的選項。

建立 Lync 會議

  1. 移至您公司的支援小組向您提供的 Web Scheduler 頁面。

  2. 請用您的使用者名稱和密碼登入。

  3. 按一下 [建立新會議]

建立新會議的螢幕擷取畫面

  1. 輸入您的會議 [主旨]

  2. 您可以將會議位置保留為 [Lync 會議],或是如果您有當面參加的出席者,也可以新增會議室等位置。

  3. [訊息] 方塊中鍵入簡短的訊息或會議議程 (選擇性)。

  4. 選取會議的 [時區][開始][結束] 日期/時間。

  5. 根據預設,每個人 (包括公司外部人員) 都可以略過大廳 (讓您准許或拒絕人員存取的虛擬等候區)。如需如何變更選項的相關資訊,請參閱存取和簡報者

  6. 根據預設,組織全體人員都具有簡報者權限。如需如何變更選項的相關資訊,請參閱存取和簡報者

  7. [參與者及音訊] 之下,新增受邀者的名稱或電子郵件地址,並以分號 (;) 區隔。

  8. 按一下 [檢查名稱] 確認是正確的名稱。

參與者及音訊對話方塊的螢幕擷取畫面

如果是公司外部的受邀者,請鍵入完整的電子郵件地址,例如 contoso@contoso.com

附註:  我們建議您輸入受邀者完整的電子郵件地址。 Web Scheduler 只能解析您公司員工的名稱,但這些名稱必須都是唯一,而且沒有任兩個人共用相同的名稱。

  1. 如果您的帳戶有設定音訊會議提供者,會議邀請就會包括免付費電話號碼、付費電話號碼和參與者代碼。 會議參與者可以使用電腦音訊或是撥入會議。

  2. 按一下 [儲存]

頁首

傳送邀請給會議參與者

若要傳送會議邀請,請選取下列其中一種方法:

  1. 使用您的電子郵件程式傳送邀請

使用此方法,您可從 Web Scheduler 複製會議資訊,並貼至使用您最喜愛的電子郵件程式所建立的會議邀請。

  1. 完成建立會議時,按一下 [儲存]

  2. 隨即會開啟含有會議資訊的視窗。

會議詳細資料視窗的螢幕擷取畫面

  1. 醒目提示會議資訊,包括會議 URL、音訊會議號碼,以及會議 ID。

  2. 以滑鼠右鍵按一下文字,然後按一下 [複製]

  3. 開啟任何電子郵件程式,並建立一般會議邀請。

  4. 在邀請中貼上 Lync 會議的詳細資料 (在步驟 4 中複製的內容)。

  5. 新增參與者、確認會議日期/時間、鍵入會議議程,然後傳送邀請。

  6. 使用 iCalendar 傳送邀請

iCalendar 可讓不同電子郵件系統的使用者交換行事曆資訊。 iCalendar 邀請的收件者必須有受支援的軟體,才能開啟及回應會議邀請。

  1. [我的會議] 區段中,依會議主旨選擇會議,然後按一下 [匯出為 iCalendar]

包含匯出為 iCalendar 選項會議方塊的螢幕擷取畫面

  1. 您的電子郵件程式出現提示時,請按一下 [開啟]

  2. 行事曆項目開啟時,將它轉寄給您在排定會議時新增為參與者的人員。

  3. 受邀者即可以使用其慣用的電子郵件程式 (例如 Outlook、Notes、iCal 等) 開啟及儲存 iCalendar 檔案。

頁首

存取和簡報者

預設的會議選項最適用於一般的小組會議。 您可以自訂會議選項,使其更適合您的需求、會議類型和參與者。

建立新會議時,請在 [存取權和簡報者] 下選取可以略過大廳的人員,以及可以擔任簡報者的人員。

存取和簡報者對話方塊的螢幕擷取畫面

略過大廳的人員

存取選項

發生什麼事

建議使用時機...

僅限召集人 (鎖定)

您是唯一可以直接加入會議的人。 其他人都必須等候,直到准許參加為止。

您有高度安全性會議與機密資訊。

公司內我邀請的人員

只有受邀請的人可以直接加入會議。 其他人都必須等候直到准許參加為止。

您要討論機密資訊,而且只想要允許特定的人員加入。

我公司內的人員

您公司的任何人都可以直接加入會議,不論是否受邀。

您沒有外部參與者,而且沒有要討論機密資訊。

每個人,包括我公司外部的人員

可以存取會議連結的任何人都能直接加入會議。

您邀請外部參與者,而且您不討論機密資訊。

重要:  即使已啟用會議大廳,撥入會議的參與者也會自動略過會議大廳。

誰是簡報者

簡報者選項

誰是簡報者

建議使用時機...

僅限召集人

您將是唯一的簡報者。

參與者不需要與會議內容互動的簡報。 您可以在會議期間指定其他簡報者。

我公司內的人員

您公司內的任何人都會擔任簡報者。

適合與您的小組成員所召開的非正式會議,其中所有參與者都可以共用及變更內容。

每個人,包括我公司外部的人員 (沒有任何限制)

您邀請的每個人都會擔任簡報者。

當您有外部參與者並想要這些人員進行簡報時使用。

我選擇的人員

您和您所選擇的人員。

當您要讓特定人員擔任簡報者時,請挑選此選項。

附註:  當您選取 [我選擇的人員] 時,請按一下 [選擇簡報者],並將參與者從 [出席者] 移至 [簡報者] 端。 無法利用此選項將外部受邀者和通訊群組清單新增為簡報者, 但您可在會議中將簡報者權限提供給個人。

頁首

加入 Lync 會議

按一下會議邀請中的會議連結來登入。

會議邀請中會議連結的螢幕擷取畫面

或者您可以使用 Web Scheduler 中的 [加入會議] 索引標籤:

  1. [我的會議] 之下,選取您要加入的會議。

  2. 按一下頁面右側的 [加入會議]

  3. 相關的 Lync 用戶端隨即開啟並將您登入會議。

如需詳細資訊,請參閱加入 Lync 會議

檢視或編輯現有的會議

您可以在 Web Scheduler 的 [我的會議] 下看到您召集的所有會議。請記住,Web Scheduler 只會列出您已召集的會議,不會列出您受邀的會議。

  1. 移至 [我的會議],按一下會議主旨,開啟詳細資料頁面。

[我的會議] 索引標籤的螢幕擷取畫面

  1. 按一下 [編輯會議]

  2. 進行必要的變更,然後按一下 [儲存]

  3. 在成功通知中按一下 [確定],並確認已變更的資訊。

重要:  更新會議時,您必須手動傳送更新的資訊給受邀者。 Web Scheduler 不會自動更新您的行事曆。

  • 如果您是使用 iCalendar 傳送邀請,再按一次 [匯出為 iCalendar] 開啟邀請,然後傳送更新。

  • 如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料,請開啟邀請,更新為新的會議詳細資料,然後重新傳送給參與者。

頁首

刪除或取消會議

您的會議會在排定結束時間的 14 天後過期,但如果要清除 Web Scheduler 或刪除會議,則可刪除會議。

  1. [我的會議] 索引標籤下,按一下您要刪除的會議。

  2. 在會議詳細資料頁面上,按一下 [刪除會議] 索引標籤。

  3. 按一下確認方塊中的 [是]

    重要:  您需要傳送取消通知給參與者,因為 Web Scheduler 不會自動更新您的行事曆。

  4. 如果您是使用 iCalendar 傳送會議邀請,請開啟邀請並按一下 [取消]。 這樣就會傳送取消記事給收件者。

  5. 如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料,請開啟邀請,然後按一下 [取消],將取消記事傳送給受邀者。

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