Lync 會議的最佳作法

設定、加入和展示 Lync 會議時,您有不同的選項可以使用。這些最佳作法可協助您善用這些功能,讓您的工作更加輕鬆,並提供宜人的會議體驗。

附註: 如需一般簡報者工作的互動式指南,請參閱排程和準備 Lync 會議管理您的 Lync 會議

設定 Lync 會議

使用 Outlook 或 Web 排程器排程 Lync 會議,並且遵循這些最佳做法。

排程會議

  • 對於公司內部人員參加的小型與非正式會議,請使用會議預設選項,而不變更設定。請記住,預設選項會使每個人都成為簡報者,並直接加入會議。

  • 如果您有特定的會議需求,例如對象人數眾多、需保護資料、有外部客戶等等,請務必更改會議選項以符合需求。如需詳細資訊,請參閱變更 Lync 會議的參與者設定

附註: 會議參與者的數目上限為 250 個。

  • 如果您同時有親自參加及線上的出席者,而且您是使用 Outlook,您可以在會議室中執行 Lync 會議。在 Outlook 會議邀請中按一下 [會議室尋找工具],在所要的大樓內尋找和新增會議室。或是個別預訂會議室,然後在會議邀請的 [位置] 方塊中新增會議室資訊。

指定備用簡報者

選擇一位備用簡報者,以免您無法加入或遲到。備用簡報者也可以開始錄製、協助並管理線上參與者或監視會議中提交的問題,如此一來,您就可以將焦點放在簡報上。如果您有大型會議或活動時,這就特別重要。

在會議邀請中提供訓練文件或連結

如果您邀請了不熟悉 Lync 的參與者,請在會議邀請中提供使用方法訓練文件或 Lync 訓練的連結,協助他們在加入會議之前先瞭解會議功能。

在會議邀請新增筆記

排程會議時,若您使用 OneNote,就能新增私人筆記或共用筆記。受邀者若具備適當權限,就能在會議開始之前查看和編輯共用筆記。只要按一下邀請功能區的 [會議筆記],並新增會議邀請的共用筆記或您自己的筆記 (他人無法看到) 即可。詳情請參閱在 Lync 會議中使用共用記事與私人記事

加入 Lync 會議

如需有關如何加入 Lync 會議的詳細資料,請參閱加入 Lync 會議。然後,遵循這些最佳做法來加入:

  • 提前 10 到 15 分鐘登入會議進行相關設定,萬一遇到狀況,您才有時間進行疑難排解。

  • 開會前,請決定會議音訊要使用電腦音訊 (Lync 整合式音訊及視訊) 或電話 (如果會議邀請中提供撥入的詳細資料)。

  • 若您使用電腦音訊,請設定音訊與視訊裝置,並檢查品質。您可以使用電腦的麥克風和喇叭,或是插入耳機。詳情請參閱設定及測試 Lync 音訊設定及疑難排解 Lync 視訊

  • 如果使用電話加入會議音訊,而且您能使用電話撥入式會議功能 (如需詳細資料,請連絡您工作地點的技術支援),請利用 Lync 的 [撥號給我] 功能。在 [加入會議音訊] 視窗中選取 [請用下列電話號碼連絡我],並輸入您希望他人連絡您時撥打的電話號碼。這項功能不需要輸入會議 ID 或 PIN。

  • 可能的話,請使用耳機,而不使用電腦麥克風和喇叭,以提高音訊品質。

  • 音訊品質大多取決於網路的條件。使用有線網路連線,並確定在電腦上關閉無線功能。

  • 加入會議後,若不說話請將麥克風設為靜音。

瞭解您的 PIN

當您使用電話撥入會議時,大部分時間都不需要使用個人識別碼 (PIN)。您會直接連線,且您的電話號碼會顯示在參與者清單中。但若要以主席或經驗證之來電者的身分撥入,系統將提示您出示 PIN 及/或公司電話或分機號碼。

附註: 以經驗證之來電者的身分撥入,僅意味會議受到保護,而且您必須先經過身分驗證,才能加入會議。

建議您備妥 PIN 以防不時之需。如果不記得您的 PIN,請在會議邀請中,按一下 [忘記您的撥入 PIN 嗎?] ,然後按照頁面上的指示重新設定。

重要: 唯有帳戶啟用撥入會議功能的使用者所設定的會議,才會有撥入的詳細資料。詳情請詢問您工作地點的技術支援。

在 Lync 會議中進行簡報

若要瞭解如何設定共用工作階段,請參閱共用桌面或程式。共用時,建議您執行下列動作:

  • 讓同事與您一起登入會議,以確認會議音訊與視訊品質。

  • 檢查會議中選項,確保您已選取想要的觀眾功能,如出席者權限、檢視內容或註釋權限。

  • 預留足夠的時間供人發問,並讓觀眾知道他們可在會議的立即訊息 (IM) 區段輸入他們的問題或註解。

  • 不說話時請將自己設為靜音,並確認您知道如何在需要時使用 Lync 與電話按鍵命令 (若您使用電話的話;按電話撥號鍵台上的 *1 可聆聽命令) 將參與者設為靜音或取消靜音。

  • 在會議開始時,提醒參與者如何將自己設為靜音或取消靜音。

若您使用 PowerPoint:

  • 讓投影片組保持在 15 張投影片以內、使用較大字型 (30 點以上),並使用簡單的背景以避免分心。

  • 預先上傳您的簡報,並練習移動投影片或註解的控制項。例如,您可使用雷射筆或戳記來叫出重點。

  • 使用簡報者記事幫您記住談話重點。詳情請參閱在 Lync 會議中展示 PowerPoint 投影片

如果要共用桌面或程式:

  • 請記住,共用程式時,出席者只會看到您共用的程式或檔案。若您瀏覽至其他程式,他們無法在會議中看到。

  • 若您必須在程式間切換,請使用桌面共用。

  • 按一下會議的 [預覽] 視窗,可查看共用桌面或程式時出席者所看到的畫面。

  • 讓觀眾知道他們可切換為全螢幕模式來擴大檢視區域。詳情請參閱共用桌面或程式

在會議室舉行會議

建議您在會議開始之前,先預留時間準備會議室,確保 Lync 已經備妥,可搭配會議室的音訊與視訊裝置使用。

  • 如有需要,請將您的筆記型電腦連接到投影機和會議室電話。

  • 若有回音,請將您電腦的麥克風與喇叭設為靜音。要求會議室中的其他人在登入 Lync 時,同樣將其麥克風與喇叭設為靜音。

  • 您可將會議室電話連接到您的電腦,或使用電話撥入會議音訊 (如果會議邀請中包含撥入詳細資料)。

  • 若您要使用會議室投影機,請將連接線連接到您的電腦並選取適當的顯示器。在鍵盤按下 Windows 標誌鍵 + P,以顯示畫面,然後再按一下:[重複],同時在您的電腦螢幕以及會議室投影機上顯示您的桌面;[延伸],從您的電腦螢幕以及會議室投影機延伸您的桌面;或是 [僅有投影機],只在會議室投影機上顯示您的桌面。

提示: 建議您選取 [重複],在螢幕及會議室顯示器上才能同時看到會議。

頁首

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×