InfoPath Forms Services 簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

總覽    InfoPath Forms Services 是一種伺服器技術,可讓人員可以在網頁瀏覽器中填寫表單。管理中央位置中的表單,您可以簡化商務程序,並改善與客戶、 合作夥伴和供應商的關聯。

概觀 InfoPath Forms Services

連絡客戶、 合作夥伴和供應商],以方便使用的表單

簡化的表單導向型商務程序

管理表單與表單範本中中央位置

InfoPath Forms Services 概觀

使用者不需 infopath 填寫瀏覽器使用的表單範本,在電腦上安裝也它們,才能從網站下載額外的任何項目。所有需要是在瀏覽器,例如 Windows Internet Explorer、 Apple Safari 或 Mozilla Firefox 存取。InfoPath Forms Services也可讓您儲存和管理表單與表單範本中集中的位置。InfoPath Forms Services內建在並且需要Windows SharePoint Services 3.0,這可讓您組織時,將您設計的表單範本發佈至常用位置。此外,使用者可以送出表單至 SharePoint 文件庫,也就是資料夾,儲存檔案的集合的位置和檔案經常使用相同的範本。您也可將整合文件管理和生命週期工作,例如工作流程和權限管理的表單。

InfoPath Forms Services技術有Microsoft Office SharePoint Server 2007企業 CAL 也,分別Microsoft Office Forms Server 2007中。

設計經驗

可以在瀏覽器中填寫的表單範本稱為「供瀏覽器使用的表單範本」。若要建立這個類型的表單範本,您要在 InfoPath 中設計瀏覽器相容的表單範本,將其發佈至執行 InfoPath Forms Services 的伺服器,然後啟用範本以供在網路上使用。

在某些情況下,您可以在 InfoPath [發佈精靈] 中選取 [啟用此表單供使用瀏覽器進行填寫] 核取方塊,讓表單範本可供在網路上使用。在其他情況下,您必須將表單範本發佈至公司網路上的共用位置,然後連絡伺服器陣列管理員協助以啟用表單範本,並讓其能夠在伺服器上使用。

在下列情況下,需要管理員核准:

  • 表單範本包含 Managed 程式碼。

  • 表單範本需要完全信任安全性層級,這可以讓產生的表單擁有使用者電腦上之系統資源的完全存取權,例如檔案和設定值。

  • 表單範本使用管理員所管理的資料連線。

  • 表單範本可以在行動裝置上顯示。

如果需要管理員核准,[發佈精靈] 會引導您執行準備表單範本以遞交給管理員的步驟。

瀏覽器相容表單範本可供瀏覽器使用之後,使用者就能使用其瀏覽器來填寫以該表單範本為基礎的表單。

使用者經驗

在瀏覽器中填寫表單的使用者經驗和在 InfoPath 中填寫表單的經驗幾乎相同。例如,在這兩種環境中,重複區段等控制項,以及公式和設定格式化的條件等功能運作都相同。

雖然在瀏覽器中填寫表單就像在 InfoPath 中填寫表單一樣,不過兩者有一個主要的差異。在網頁瀏覽器中,InfoPath 功能表和工具列是由表單頂端的工具列取代,此工具列會顯示儲存、關閉、列印及更新表單的選項。此工具列也會出現在表單的底端,以便使用者在填寫長表單時,不必捲回頂端就能完成表單。

如果您啟用表單範本的送出選項,使用者也會在工具列上看到 [送出] 按鈕。使用者按下這個按鈕後,表單資料就會直接送出至您設計表單範本時所指定的資料來源,例如 Web 服務或 SharePoint 清單。如果您的表單範本有多個檢視,使用者也會在工具列上看到 [檢視] 清單。

在瀏覽器中開啟的表單

1. 使用者按一下工具列上的 [送出] 按鈕,即可將資料送出至外部資料來源。

2. 使用者按一下工具列上 [檢視] 清單中的項目,即可在檢視間切換。

您設計自己的表單範本時,可以在 [表單選項] 對話方塊中自訂工具列設定。例如,您可以移除一個或多個按鈕,或者隱藏使用者表單底端的工具列。

在下列幾節中,您將了解到使用 InfoPath Forms Services 的好處。

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利用易於使用的表單接觸客戶、協力廠商及供應商

您將表單範本發佈至執行 InfoPath Forms Services 的伺服器時,不只能夠在您公司內部網路上散佈,還可以在外部網站上散佈,例如外部網路網站或公司網站。這可以讓您從客戶、協力廠商、供應商及對您的事業成功很重要的其他人收集資料。例如,大型保險公司可以使用供瀏覽器使用的單一表單範本,來收集和處理保險理賠。保險客戶可以使用瀏覽器在公司的網站上填寫理賠表單。或者,如果客戶打電話給保險公司報告理賠,則保險經紀人可以使用 InfoPath 在內部網路網站上填寫同一份理賠表單。同樣地,政府機構可以在網站上張貼供瀏覽器使用的表單範本,來收集民眾的資料。

使用者經由導覽至文件庫或在瀏覽器中輸入表單的 URL 存取表單時,可能會發生下列兩件事之一:

  • 表單在瀏覽器中開啟    如果使用者的電腦上沒有安裝 InfoPath,表單就會在瀏覽器中開啟,使用者可以像填寫網頁式表單一樣,在此填寫表單。

  • 表單在 InfoPath 中開啟    如果使用者的電腦上安裝了 InfoPath,表單就會在 InfoPath 中開啟,使用者可以像填寫其他 InfoPath 表單一樣,在此填寫表單。因為是在 InfoPath 中填寫表單,所以使用者將享有其他好處,能夠使用 InfoPath 的全部功能填寫表單,其中有些功能是在瀏覽器表單中無法使用的。

    附註: 如果您喜歡,可以自訂表單範本的設定,使其一律在瀏覽器中開啟,即使使用者的電腦上安裝了 InfoPath 也一樣。如果您希望每個人填寫表單的經驗都相同,或者不希望表單在 InfoPath 中開啟,因為您想防止使用者在設計模式中開啟或修改基礎表單範本,這就很有用。

如果使用者會在行動裝置 (例如個人數位助理 (PDA) 或智慧型電話) 上填寫表單,您可以設計供瀏覽器使用的表單範本,使其能夠藉由使用行動裝置瀏覽器來開啟及填寫。使用者使用行動裝置存取表單時,會以簡化格式在其螢幕上開啟。

簡化表單驅動的商務流程

表單是許多商務流程的中心。藉由在執行 InfoPath Forms Services 的伺服器上裝載供瀏覽器使用的表單範本,即可將表單資料與現有的商務流程或應用程式整合。例如,您可以:

  • 送出資料至現有的企業系統   當您設計瀏覽器相容表單範本時,您可以建立至 Web 服務或其他外部資料來源的資料連線。這個選項可讓您送出資料至現有的商務系統、 企業應用程式或公司的資料庫。例如,銷售部門可以設計可以送出到現有的客戶關係管理 (CRM) 系統銷售的潛在客戶及客戶資訊的表單。

  • 從現有的商務系統查詢資料    也可以在現有的商務系統、企業應用程式或公司資料庫中查詢資料。例如,使用者開啟以您的表單範本為基礎的表單時,您可能希望外部資料來源的資料在表單的名稱與地址欄位中顯示。這可以讓您運用現有的組織資料,簡化填寫表單的流程。

  • 新增工作流程至表單    您可以將工作流程新增至儲存在文件庫中的表單範本。這可以讓您一致地管理一般商務流程。例如,身為經理,您可以使用核准工作流程,將費用報表表單傳遍核准者清單。核准者可以核准或拒絕費用報表表單、重新指派核准工作,或者要求變更表單。在 InfoPath 中,使用者按一下 [檔案] 功能表上的命令即可參與工作流程。在伺服器上,使用者可以指向文件庫中的表單名稱並按一下出現的箭號,然後按一下 [工作流程] 以參與工作流程。

    快顯功能表上的工作流程命令

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在集中的位置管理表單與表單範本

您可以將表單範本及其關聯的表單,儲存在執行 InfoPath Forms Services 之伺服器上的集中存放庫。這樣做可以很容易尋找、共用及管理表單與表單範本。

主要好處包括能夠:

  • 將表單與表單範本儲存在集中的位置    您可以將表單範本與文件庫產生關聯。文件庫是 SharePoint 網站上的一個位置,您可以和組織中的其他人在此建立、收集、更新及管理檔案。使用者填寫以該文件庫中之表單範本為基礎的表單時,完成的表單和表單本身的主要資訊會在文件庫中顯示。依據 SharePoint 文件庫的設計方式,使用者可以填寫以您的表單範本為基礎的表單、從完成的表單將資料匯出至 Microsoft Office Excel,或者將許多個表單的資料合併到一個表單。下列範例顯示儲存在文件庫中的費用報表。

    儲存在文件庫中的費用報表

  • 使用內容類型管理表單範本    您可以使用 InfoPath [發佈精靈],將表單範本發佈為網站內容類型。內容類型會定義表單範本、一組欄及伺服器上的文件管理設定,例如工作流程或原則設定。

    藉由建立內容類型,您可以在整個網站集合重複使用表單範本和設定。以往如果要在多個 SharePoint 文件庫中使用表單範本,必須發佈表單範本的兩個不同複本,每個文件庫一個複本。如果要更新表單範本,則兩處的表單範本都必須變更。不過,現在可以將表單範本發佈為網站內容類型。您更新內容類型時,變更會自動套用至使用該內容類型的所有位置。

    您可以將單一內容類型指派至整個網站集合的多個文件庫,或者將多個內容類型指派至單一文件庫。例如,您可以將狀態報表表單的內容類型新增您公司中銷售部門所使用的所有文件庫,讓每個銷售小組收集和向主管報告的資訊類型都相同。或者,假設您部門的差旅申請單、行程報表及費用報表表單使用不同的表單範本。您可以將這三個表單範本發佈為網站內容類型,並將其新增至用於儲存小組差旅相關資訊的單一文件庫。人員從文件庫建立新的表單時,可以選取要使用哪一種表單範本。

  • 管理表單與表單範本    伺服器陣列管理員可以控制使用者如何存取表單範本,以及如何在整個組織部署。例如,管理員可以控制能夠在整個網站發佈表單範本的人,或者決定如何在最不影響表單使用者的情形下,將伺服器上的表單範本升級。

  • 在一個中央位置管理資料連線   如果多個表單範本會使用相同的資料連線,您可以在資料連線庫資料連線檔案儲存的資料連線的設定。當使用者開啟的表單,連線到資料連線檔案時,則 InfoPath 會使用該檔案中的設定連線至外部資料來源。如此一來,因此不需要手動建立的每個表單範本的相同資料連線多個表單範本時,可以使用相同的資料連線檔案。此外,如果外部資料來源的位置或連線設定變更,您不需要更新使用的資料連線的每個表單範本。不過,您只要更新資料連線檔案一次,,所有的表單範本繼續如預期般運作。

附註: 您可以從 InfoPath 發佈表單範本至非執行 InfoPath Forms Services 的伺服器。例如,您可以將表單範本發佈至執行 Windows SharePoint Services 的伺服器。在此情況下,可以運用前面清單中提到的某些功能,例如將表單範本發佈至文件庫的功能。但是,如果您要建立供瀏覽器使用的表單範本,或者要使用資料連線庫等功能,則必須將表單範本發佈至執行 InfoPath Forms Services 的伺服器。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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