IT 系統管理員應該知道關於自動儲存

「 儲存提早儲存通常 」 是過去式。 現在是自動儲存功能,這會將儲存每隔幾秒,讓使用者不需要。

檔案儲存在OneDrive、 商務用 OneDrive或SharePoint Online上時,會啟用自動儲存。 它時自動儲存您的使用者變更至雲端他們正在處理的部分。 然後,如果其他人正在處理同一個檔案,自動允許共用對象的秒數中的變更。 不自動啟用,同時在同一份文件上共同作業的使用者無法看到彼此即時及改為他們將可繼續時其他人進行變更,則請參閱可用的更新

但是,自動儲存] 功能也會導致一些變更使用者的運作方式與Office,因此在這篇文章我們說明一些的案例更具挑戰性,以及如何設定自動儲存。 我們建議您的通訊給您的使用者這些變更會影響其在 Office 中的運作方式。 

附註: 自動儲存功能,就不會影響對系統效能。 不過,會有較高的網路使用量為它們而不是同時全部送出當時,對使用者進行變更,這可能會影響頻寬有限的或高成本數據使用量,例如為行動熱點上傳的變更。

變更工作流程

自動儲存是在大部分情況下,很有幫助,但那里幾個使用者可能需要變更其正常運作方式的情況下,我們希望您會以協助他們做好萬全的準備。 每個案例,我們有大綱案例的功能、 項目可能會發生的問題和建議的方式來解決問題。

  • 從現有的檔案進行編輯,然後執行 [儲存複本至新的檔案開始-開始前一個檔案 (例如最後一季收益報表),從任何人編輯,然後進行儲存複本] 以啟動報表會導致這一季收益如果自動儲存已開啟,在這兩個檔案中儲存變更。 我們建議每個人都執行儲存複本],再開始進行任何變更,並已甚至新增提醒產品中發生這種情況。 如果使用者會讓意外的變更,它們應該使用的版本歷程記錄功能來還原原始文件。 

  • 執行 「 假設 a 」 或 「 模擬 」 變更為檔案的任何人開啟檔案,並想来關閉而不儲存檔案的功能 (例如預測符合預算的市場變更的影響) 一些假設性分析有不慎儲存至檔案時自動儲存已開啟的所有變更。 我們建議您同時執行假設分析與然後打開使用者準備好可以一次儲存後關閉自動儲存。

  • 儀表板和排序/篩選,在 Excel 中檢視檔案的排序或篩選時自動儲存已開啟的儀表板的人會影響檔案的其他人可以檢視。 如果檔案是在儀表板或排序與篩選多人使用,我們建議您設定上使用檔案 > 資訊 > 保護活頁簿 > 永遠開啟唯讀,所以儀表板檢視器不會儲存該檔案的 [建議唯讀] 屬性所做的變更除非它們明確選擇要編輯的檔案。

  • Finalized 或發佈檔案的任何人不小心編輯上的 [自動儲存功能的完成、 發佈檔案會將所做的變更儲存至檔案。 完成檔案已,我們建議您設定 [建議唯讀] 屬性或 [標示為完稿屬性在檔案中,讓意外編輯者和檔案的讀者就不會儲存起來。

在 Office 中設定自動儲存 」 設定

您可以透過下列方式設定自動儲存:

  • 檔案的擁有者,可以將它永遠開啟唯讀,以協助防止意外編輯。 這可以藉由設定檔案以開啟唯讀建議(檔案>資訊>保護文件/活頁簿/在唯讀模式開啟簡報>) 或共用檔案允許其他人編輯 (檔案>共用>與連結的人可以編輯並取消選取 [允許編輯] 方塊)。

    永遠開啟唯讀已選取 [保護簡報] 功能表
  • 使用者可以關閉 [自動儲存的檔案開啟時,按一下自動儲存切換開關。 這會自動停用該使用者的目前文件。 在相同的使用者開啟文件中,下一次自動儲存會關閉。 如果他們開啟其他文件時,自動儲存會不會影響其自選其他文件中。

    在 Excel 中的自動儲存切換
  • 使用者可以在該裝置上設定的所有檔案 (Word、 Excel、 PowerPoint) 該特定應用程式中開啟預設是關閉的自動儲存。 

    預設的自動儲存在 Word 中開啟

    附註: 使用者仍能設定自動儲存在個別的檔案必須使用上述的 [自動儲存] 切換開關。

  • 系統管理員,可以設定自動儲存要關閉所有開啟的檔案 (Word、 Excel、 PowerPoint) 該特定應用程式中的預設使用群組原則。

附註: 使用者仍能設定自動儲存在預設應用程式,或個別檔案時,必須使用上述的設定。

自動儲存功能的群組原則設定

我們會取代 「 Excel沒有自動儲存檔案 /PowerPoint/Word」 以新的群組原則設定 「 自動儲存功能關閉預設Excel/PowerPoint/Word」 群組原則設定。

如果您組織中使用群組原則,您可以使用原則設定,若要關閉 [依預設的 [自動儲存。 有Excel、 PowerPoint及Word個別的原則設定。

例如 [原則] 設定的Word名為 「 開啟自動儲存在 Word 中的預設關閉 」 可以在 「 Microsoft Office 2016\AutoSave 」 底下找到原則路徑。

若要使用這些原則設定,請確定您已下載最新的系統管理範本檔案 (ADMX/ADML) 從 Microsoft 下載中心。

使用 [本機檔案

使用本機的檔案時,無法使用自動儲存。 舊的自動回復行為仍會定期儲存已變更的檔案,以協助減少若是非預期的案例,例如當機的資料遺失的複本。

不過,我們建議以鼓勵使用者將他們的檔案儲存到OneDrive、 商務用 OneDrive或SharePoint Online以啟用 [自動儲存並避免資料遺失的 IT 系統管理員。 您可以鼓勵採用OneDrive, 商務用 OneDrive,或透過使用者教育SharePoint Online和也部署已知資料夾移動,這會自動同步處理重要資料夾至雲端。 這可讓他們隨處存取的檔案,而不必擔心會遺失重要資料。

另請參閱

什麼是自動儲存?

協助防止變更檔案的最終版本

檢視舊版 Office 檔案

保護與自動回復在當機時的檔案

上次更新日期為 2019 年 6 月 4日日

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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