Access 2010 使用者介面指南

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Access 2010 的特色是現在的使用者介面與先前的版本差異極大,尤其是 Access 2007 以前的版本。 使用者介面的兩大主要元件 (功能區與 [功能窗格]) 是在 Access 2007 推出。 功能區隨後經歷了多項變更,而第三個使用者介面元件 (Microsoft Office Backstage 檢視) 是 Access 2010 的新元素。

本文將說明 Access 2010 使用者介面元素,並提供連結讓您進一步瞭解這些元素,以及自訂體驗的方式。

本文內容

概觀

Backstage 檢視

功能區

功能窗格

索引標籤式文件

狀態列

迷你工具列

取得說明

概觀

Access 2010 使用者介面的三大元件是:

  • 功能區    是橫跨在程式視窗頂端的索引標籤長條區域,包含命令群組。

  • Backstage 檢視    是您在功能區 [檔案] 索引標籤上所看到的命令集合。

  • 功能窗格    是 Access 程式視窗左側的窗格,可讓您使用資料庫物件。 [功能窗格] 取代了 Access 2007 中的 [資料庫視窗]。

這三個元素共同提供您建立及使用資料庫的環境。

功能區

功能區主要取代了 Access 2007 之前版本中的功能表和工具列。 它主要是由含有按鈕群組的索引標籤組成。

功能區包含以下項目:將相關常用命令分類成組的主要索引標籤、只在您能夠使用時才會出現的關聯式索引標籤,以及快速存取工具列 (可讓您以最愛的命令來自訂的小工具列)。

在功能區索引標籤上,有的按鈕可提供您許多選項,有的按鈕可以啟動命令。

Backstage 檢視

Backstage 檢視是 Access 2010 的新元素。 這其中含有適用於整個資料庫的命令和資訊 (例如 [壓縮及修復]),以及舊版 [檔案] 功能表上的命令 (例如 [列印])。

功能窗格

[功能窗格] 可協助您組織資料庫物件,是開啟或變更資料庫物件設計的主要途徑。 [功能窗格] 取代的是 Access 2007 之前版本中的 [資料庫視窗]。

[功能窗格] 是依類別和群組組織。 您可以從各種不同的組織選項中選擇,也可以在 [功能窗格] 中建立自己的自訂組織配置。 根據預設,新的資料庫會使用 [物件類型] 類別,其中包含對應於各種資料庫物件的群組。 [物件類型] 類別組織資料庫物件的方式,類似於舊版的預設 [資料庫視窗] 顯示。

您可以最小化或隱藏 [功能窗格],但不能透過開啟其前面的資料庫物件來遮住它。

Backstage 檢視

Backstage 檢視位於功能區上的 [檔案] 索引標籤中,包含舊版 Access [檔案] 功能表上的許多命令。 Backstage 檢視中也包含適用於整個資料庫檔案的其他命令。 當您開啟 Access 但不開啟資料庫時,例如從 Windows 的 [開始] 功能表開啟 Access,就會看到 Backstage 檢視。

Backstage 檢視中的 [新增] 索引標籤

在 Backstage 檢視中,您可以建立新的資料庫、開啟現有資料庫、透過 SharePoint Server 將資料庫發佈到網頁,以及執行許多檔案及資料庫維護工作。

建立新的空白資料庫

  1. 從 [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

    隨即出現 Backstage 檢視。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 建立新的 Web 資料庫

      1. 在 [可用範本] 下,按一下 [空白 Web 資料庫]。

      2. 在右側 [空白 Web 資料庫] 下的 [檔案名稱] 方塊中,為資料庫檔案輸入名稱,或者沿用程式提供的名稱。

      3. 按一下 [建立]。

        新的資料庫隨即建立,而且在 [資料工作表檢視] 中開啟一個新的資料表。

    • 建立新的桌面資料庫

      1. 在 [可用範本] 下,按一下 [空白資料庫]。

      2. 在右側 [空白資料庫] 下的 [檔案名稱] 方塊中,為資料庫檔案輸入名稱,或者沿用程式提供的名稱。

      3. 按一下 [建立]。

        新的資料庫隨即建立,而且在 [資料工作表檢視] 中開啟一個新的資料表。

Access 2010 產品會提供一些範本,您也可以從 Office.com 下載更多範本。Access 範本是預先設計好的資料庫,具有一整套經過專業設計的表格、表單及報表。這些範本能在您建立新資料庫時奠定良好的基礎。

從範例範本建立新的資料庫

  1. 從 [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

    隨即出現 Backstage 檢視。

  2. 按一下 [範例範本],然後瀏覽可用的範本。

  3. 當您找到要使用的範本時,按一下該範本。

  4. 在右側的 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱,或者沿用程式提供的名稱。

  5. 按一下 [建立]

    Access 會從範本建立新的資料庫,然後再開啟該資料庫。

您也可以直接在 Backstage 檢視中,從 office.com 下載其他 Access 範本。

從 Office.com 範本建立新的資料庫

  1. 從 [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

    隨即出現 Backstage 檢視。

  2. 在 [Office.com 範本] 窗格下,按一下類別,然後在該類別的範本出現時,再按一下範本。

    附註: 您也可以在程式提供的搜尋方塊中搜尋範本。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱,或者沿用程式提供的名稱。

  4. 按一下 [下載]。

    Access 會自動下載範本,並以該範本為基礎建立新的資料庫,然後將其儲存於文件資料夾 (例如,[我的文件] 資料夾),再開啟這個資料庫。

當您開啟 (或建立並開啟) 資料庫時,Access 會將該資料庫的檔案名稱及位置,新增到顯示最近使用文件的內部清單。這份清單會顯示在 Backstage 檢視的 [最近] 索引標籤,方便您輕鬆就能開啟最近使用的資料庫。

開啟最近使用的資料庫

  1. 啟動 Access。

  2. 在 Backstage 檢視中,按一下 [最近],然後按一下您要開啟的資料庫。

    Access 隨即開啟該資料庫。

從 Backstage 檢視開啟資料庫

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [開啟舊檔]。 當 [開啟舊檔] 對話方塊出現時,請瀏覽並選取檔案,然後按一下 [開啟]。

    資料庫隨即開啟。

頁面頂端

功能區

功能區主要是取代功能表及工具列,在 Access 2010 中提供主要命令介面。功能區的其中一個主要優點是,它將工作或進入點整合在單一位置上,而那些在以往則需要功能表、工具列、工作窗格及其他使用者介面元件來顯示。如此一來,您就不必再四處尋找命令,只要把目光鎖定在一個地方即可。

開啟資料庫時,功能區會出現在 Access 主視窗的頂端,而命令則顯示在作用中的命令索引標籤內。

Access 功能區

功能區包含一系列命令索引標籤,而索引標籤中包含命令。在 Access 2010 中,主要的命令索引標籤有 [檔案]、[常用]、[建立]、[外部資料] 及 [資料庫工具]。每個索引標籤都包含幾組相關聯的命令,這些群組會凸顯出其他新的使用者介面元素,例如圖庫 (這是以視覺化方式呈現選項的新型控制項)。

功能區上提供的命令也會反映目前作用中的物件。 舉個例說,如果您在 [資料工作表檢視] 中開啟一個表格,並在 [建立] 索引標籤上按一下 [表單] 群組中的 [表單],Access 便會根據使用中的表格建立表單。 也就是說,使用中表格的名稱會輸入新表單的 RecordSource 屬性中。 此外,某些功能區索引標籤只會在特定的情境中出現。 例如,[設計] 索引標籤只有在您於 [設計檢視] 中開啟物件時才會出現。

您可以將鍵盤快速鍵與功能區搭配使用。舊版 Access 中所有的鍵盤快速鍵都可繼續沿用,但舊版 Access 中的功能表快速鍵已由鍵盤存取系統取代。這套系統採用小型的指示器,當您按 ALT 鍵時,會以單個英文字母或一組英文字母的形式顯示在功能區上。這些指示器會顯示哪些鍵盤快速鍵會啟動其下的控制項。

如果選取命令索引標籤,便可以瀏覽該索引標籤中可用的命令。

選取命令索引標籤

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下想要的索引標籤。

-或-

  1. 啟動 Access。

  2. 按下然後放開 ALT 鍵。

    鍵盤提示隨即出現。

  3. 按下鍵盤提示 (即所需之命令索引標籤上的鍵盤提示,或最接近該索引標籤的鍵盤提示) 中顯示的按鍵。

執行命令的方法有很多種,其中最快、最直接的方法就是使用與命令相關聯的鍵盤快速鍵。如果您知道舊版 Access 中使用的鍵盤快速鍵,則同樣可以在 Access 2010 中使用這些鍵盤快速鍵。

如需進一步瞭解鍵盤快速鍵,請參閱 Access 的鍵盤快速鍵

執行命令

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下適當的命令索引標籤。下表顯示具有代表性的索引標籤及每個索引標籤上可用的命令。可用的索引標籤及命令會隨您執行動作的不同而異。

命令索引標籤

可以執行的一般工作

常用

選取不同的檢視。

複製並從剪貼簿貼上。

設定目前的字型特徵。

設定目前的 [文字對齊]。

套用 RTF 格式到備忘欄位。

處理記錄 (重新整理、新增、儲存、刪除、合計、拼字檢查、其他)。

排序及篩選記錄。

尋找記錄。

建立

建立新的空白資料表。

使用資料表範本建立新的資料表。

在 SharePoint 網站上建立清單,並在連結到新建清單的現用資料庫中建立資料表。

在 [設計檢視] 中建立新的空白資料表。

根據使用中的資料表或查詢,建立新的表單。

建立新的樞紐分析表或圖表。

根據使用中的資料表或查詢,建立新的報表。

建立新的查詢、巨集、模組或類別模組。

外部資料

匯入或連結到外部資料。

匯出資料。

透過電子郵件收集和更新資料。

建立儲存的匯入和儲存的匯出。

執行 [連結資料表管理員]。

資料庫工具

將資料庫的部分或全部移到新的或現有的 SharePoint 網站。

啟動 Visual Basic 編輯器或執行巨集。

建立和檢視資料表關聯。

顯示/隱藏物件相依性。

執行 [資料庫文件產生器] 或分析執行效能。

將資料移到 Microsoft SQL Server 或 Access (僅限資料表) 資料庫。

管理 Access 增益集。

建立或編輯 Visual Basic for Applications (VBA) 模組。

  1. 按一下代表命令的控制項。或者,如果您知道舊版 Access 中該命令的快速鍵,也可以使用鍵盤輸入快速鍵。

    -或-

    按下然後放開 ALT 鍵。

    便捷鍵隨即顯示。

    按下與所需命令相關聯之鍵盤提示中顯示的按鍵。

關聯式命令索引標籤

除了標準的命令索引標籤之外,Access 2010 還提供關聯式命令索引標籤。根據內容 (即正在處理的物件或正在執行的工作) 的不同,標準命令索引標籤旁邊可能會顯示一或多個關聯式命令索引標籤。

關聯式索引標籤

啟用關聯式命令索引標籤

  • 按一下關聯式命令索引標籤。

-或-

  1. 按下然後放開 ALT 鍵。

    便捷鍵隨即顯示。

  2. 按下便捷鍵 (即顯示在關聯式命令索引標籤上的便捷鍵,或最接近該索引標籤的便捷鍵) 中顯示的按鍵。

關聯式命令索引標籤包含了您在特定內容中工作時所需要的命令及功能,例如,在 [設計檢視] 中開啟資料表時,關聯式索引標籤所包含的命令僅適用於在該檢視中處理資料表。另外再舉例來說,當您在 [設計檢視] 中開啟資料表時,[進階工具] 索引標籤的旁邊會出現名為 [設計] 的關聯式命令索引標籤,按一下這個 [設計] 索引標籤,功能區便會顯示只有在 [設計檢視] 中開啟物件時才能使用的命令。

圖庫   

功能區還會使用一種稱為圖庫的控制項。圖庫控制項hapi 設計旨在讓您能夠專注在取得所要的結果。圖庫控制項不僅能顯示命令,還能顯示使用命令後的結果。此一設計能讓您以視覺化的方式,瀏覽並看到 Access 2010 的工作成果,並讓您專注於結果,而不是只專注於命令本身。

邊界圖庫

圖庫的形狀和大小各不相同。有方格配置模式,有類似功能表的下拉式呈現模式,甚至還有內嵌於功能區模式 (也就是,將圖庫本身的內容放在功能區上)。

隱藏功能區

有時候,您可能需要更多空間來使用工作區。因此,功能區可以摺疊,僅保留含命令索引標籤的列。若要隱藏功能區,請按兩下作用中的命令索引標籤。若要再次顯示功能區,請再按兩下作用中的命令索引標籤。

隱藏和還原功能區

  1. 按兩下作用中的命令索引標籤 (作用中的索引標籤即是醒目提示的索引標籤)。

  2. 再按兩下作用中的命令索引標籤可還原功能區。

快速存取工具列 (QAT)

快速存取工具列是與功能區相鄰的工具列,您只要按一下該工具列,就能迅速存取命令。預設命令集包含 [儲存]、[復原] 及 [取消復原],您還可以自訂快速存取工具列,加入自己常用的命令。另外,您可以修改工具列的位置,並將預設的小型工具列放大。小型工具列會顯示在功能區的命令索引標籤旁。如果切換成大型工具列,則會顯示在功能區下方,而且完全展開。

快速存取工具列

自訂快速存取工具列

  1. 按一下工具列最右邊的下拉式箭頭。

  2. 在 [自訂快速存取工具列] 下,按一下您要新增的命令,就大功告成了。

    如果該命令沒有列出,請按一下 [其他命令],繼續進行此程序的下一個步驟。

  3. [Access 選項] 對話方塊中,選取要加入的一個或多個命令,然後按一下 [新增]

  4. 若要移除命令,請先在清單的右側標示命令,然後按一下 [移除],或者,也可以在此清單中按兩下該命令。

  5. 完成後,按一下 [確定]。

頁面頂端

功能窗格

開啟資料庫或建立新的資料庫時,資料庫物件的名稱便會出現在 [功能窗格] 中。這些資料庫物件包括表格、表單、報表、頁面、巨集以及模組。[功能窗格] 取代了舊版 Access 所使用的 [資料庫視窗],如果您在舊版中使用 [資料庫] 視窗執行某項工作,那麼現在就要使用 [功能窗格] 執行。舉個例說,如果您要以 [資料工作表檢視] 在表格中加入一列,現在就要從 [功能窗格] 開啟該表格。

附註: 網頁瀏覽器不支援 [功能窗格]。若要以 [功能窗格] 使用 Web 資料庫,必須先使用 Access 開啟資料庫。

功能窗格北風 2007

若要開啟資料庫物件或將命令套用至資料庫物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,然後從內容功能表中選取功能表項目。快顯功能表上的命令會因為物件類型的不同而有所不同。

開啟資料庫物件,例如資料表、表單或報表

  • 按兩下 [功能窗格] 中的物件。

    -或-

    選取 [功能窗格] 中的物件,然後按 ENTER 鍵。

    -或-

  • 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下物件,然後按一下 [開啟]。

請注意,您可以設定一個選項,以便在 [瀏覽選項] 對話方塊中按一下即可開啟物件。

[功能窗格] 會將資料庫物件划分成多個類別,這些類別又包含群組。有些類別是預先定義好的,不過您也可以建立自訂群組。

根據預設,[功能窗格] 會在您開啟資料庫 (包括在舊版 Access 建立的資料庫) 時顯示。您也可以設定程式選項,讓 [功能窗格] 在預設情況下不顯示。以下是每個動作的執行步驟。

顯示或隱藏功能窗格   

  • 按一下 [功能窗格] 右上角的按鈕 ( Access 中 [功能窗格] 的 [快門列開啟/關閉按鈕] ),或按下 F11。

在預設情況下不顯示功能窗格

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]

    [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

  2. 按一下左邊窗格中的 [目前資料庫]

  3. 清除 [導覽] 底下的 [顯示功能窗格] 核取方塊,然後按一下 [確定]

如需進一步瞭解 [功能窗格],請參閱在 [功能窗格] 中使用與組織資料庫物件一文。

頁面頂端

索引標籤式文件

開始使用 Office Access 2007 時,建議您以索引標籤式文件顯示資料庫物件,而不要使用重疊視窗。就日常互動使用而言,索引標籤式文件介面可能更適用。您可以設定 [Access 選項] 以啟用或停用索引標籤式文件 (請參閱本文稍後的顯示或隱藏文件索引標籤)。但是,如果要變更索引標籤式文件的設定,您必須先關閉資料庫然後重新開啟,才能使新的設定生效。

Access 中的索引標籤式文件

顯示或隱藏文件索引標籤

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]

    [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

  2. 按一下左邊窗格中的 [目前資料庫]

  3. 在 [應用程式選項] 區段中,選取 [文件視窗選項] 下方的 [索引標籤式文件]。

  4. 選取或清除 [顯示文件索引標籤] 核取方塊。清除這個核取方塊就會關閉文件索引標籤。

  5. 按一下 [確定]。

    附註: 

    • [顯示文件索引標籤] 設定是針對單個資料庫的設定。因此,您必須分別對每個資料庫進行此設定。

    • 變更 [顯示文件索引標籤] 設定之後,必須先關閉該資料庫然後重新開啟,才能看到變更的效果。

    • 使用 Access 2007 或 Access 2010 建立的新資料庫,預設會顯示文件索引標籤。

    • 使用舊版 Access 所建立的資料庫依預設會使用重疊視窗。

頁面頂端

狀態列

在 Access 2010 和在舊版 Access 一樣,也可以將狀態列顯示在視窗的底部。這一標準的使用者介面元素仍為您提供狀態訊息、屬性提示、進度指標等。不過,Access 2010 中的狀態列還多了兩個標準功能 (在其他 Office 2010 程式的狀態列中也能看到):[檢視/視窗切換] 及 [縮放]。

您可以使用狀態列上提供的控制項,再將使用中的視窗快速切換到其中一個可用的檢視。如果檢視的物件支援可變縮放,還可以使用狀態列上的縮放滑桿來調整 (縮小或放大) 縮放比例。

您可以在 [Access 選項] 對話方塊中啟用或停用狀態列。

顯示或隱藏狀態列

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]

    [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

  2. 按一下左邊窗格中的 [目前資料庫]

  3. 選取或清除 [應用程式選項] 下方的 [顯示狀態列] 核取方塊。清除該核取方塊就會關閉狀態列。

  4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

迷你工具列

在 Access 2007 之前的 Access 版本中,若要設定文字格式,通常需要使用功能表或顯示 [格式設定] 工具列。而在 Access 2010 中,您可以使用迷你工具列,更方便地設定文字格式。當您選取您要設定格式的文字之後,迷你工具列便會自動出現在所選文字的上方。如果將滑鼠指標移近迷你工具列,迷你工具列便會漸漸顯示,您可以使用它來套用粗體、斜體、字型大小及色彩等。如果將滑鼠指標從迷你工具列移開,工具列又會漸漸淡出。如果不想使用迷你工具列為所選文字套用文字格式,只要將滑鼠指標移開幾個像素遠,迷你工具列就會消失。

迷你工具列

使用浮動工具列格式化文字

  1. 選取要格式化的文字。

    浮動工具列會以透明狀顯示在文字的上方。

  2. 使用浮動工具列套用格式。

頁面頂端

取得說明

若有任何問題,可以按下 F1 或功能區右側的問號圖示,來取得說明。

[說明] 進入點

您也可以在 Backstage 檢視中找到 [說明]:

  • 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [說明]

    隨後 Backstage 檢視便會列出 [說明] 資源的清單。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×