Access 2007 快速入門

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以開始使用的幾種方法與Microsoft Office Access 2007,取決於您使用 Access 的第一次,將資料從另一個資料庫或試算表程式移入存取權,或從舊版 Access 的升級。本文涵蓋可能會在各種情況下會發生的問題。

您想要做什麼?

開始使用 Access 的第一次

從試算表或其他程式匯入資料

在 Access 的多個版本使用舊版資料庫

開始使用 Access 的第一次

Office Access 2007的幾項改善功能的功能,請建立資料庫比以前更容易的程序。先在 Access 中建立資料庫的使用者會喜歡這些新功能及改良功能如何加速建立程序。

當您啟動Office Access 2007,第一個畫面中顯示的是Microsoft Office Access 快速入門] 頁面 (除非您開始在此情況下按兩下特定的 Access 資料庫檔案,請改為資料庫會開啟的存取權)。Microsoft Office Access 快速入門頁面是您可以建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫,或檢視的 Microsoft Office Online 的主要的內容的起點。

使用範本建立資料庫

從 Microsoft Office Online 下載範本

從頭開始建立資料庫

建立空白的資料庫

新增表格

從其他來源的資料貼到 Access 資料表

從其他來源匯入資料

開啟現有的 Access 資料庫

Access 2010 有功能強大的工具,可讓您更容易追蹤報表及共用您的資料。

使用範本建立資料庫

Access 提供大量的各式範本,可用以加速建立資料庫的過程。範本是已經可以使用的資料庫,其包含執行特定工作時所需的所有資料表、查詢、表單及報表。例如,有些範本可用以追蹤問題、管理連絡人或記錄費用。某些範本會包含數筆記錄範例,有助於示範其使用方法。您可以直接使用範本資料庫,或加以自訂以使其更符合您的需求。

  1. 啟動 Access,如果沒有執行。

    如果已開啟資料庫時,請執行下列動作來顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面:

    • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [關閉資料庫按鈕影像

      Microsoft Office Access 快速入門頁面

  2. 數個範本在Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,會顯示在 [主要線上範本和更多可用如果您按一下其中一個類別範本類別] 下的左側Access 視窗。您可以從 Microsoft Office 網站下載仍有更多 (請參閱下一節,下載 Microsoft Office Online 中的範本,如需詳細資料)。

  3. 按一下想要使用的範本。

  4. 在 Access 視窗的右側窗格中,Access 會建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱。您可以編輯的檔案名稱,並指定不同的資料夾。(選擇性) 您可以建立您的資料庫,並將其連結至Windows SharePoint Services 3.0網站。

  5. 按一下 [建立] (或按一下 [Office Online 範本的 [下載])。

    Access 會建立並開啟資料庫。顯示表單,在其中您可以開始輸入資料。

    如果您的範本包含範例資料,您可以刪除每一筆記錄,如下所示:

    • 按一下您想要刪除之記錄的列標題。(列標題是記錄的方塊或列左邊)。

    • 在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [刪除按鈕影像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後再開始輸入。後面輸入幾個記錄,您可以使用 [功能窗格,看看是否有其他的表單或報表,您可能會想要使用。

從 Microsoft Office Online 下載範本

如果您找不到適合您的需求,在Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的範本,您可以瀏覽 Office Online 網站的更多選項。

  1. 啟動 Access,如果沒有執行。

    如果已開啟資料庫時,請執行下列動作來顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面:

    • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [關閉資料庫按鈕影像

  2. 按一下 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面的 [更多 Office Online 上,在底部附近的 [範本]。

    Office Online 網站會出現在新的瀏覽器視窗中。

  3. 使用 Office Online 網站上的搜尋工具],尋找並下載您所要的範本。

  4. 下載範本之後,新的資料庫儲存在下列資料夾:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My 文件

      您想要使用的資料庫,下一次使用 Access 或 Windows 檔案總管開啟它從該位置。

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從頭開始建立資料庫

如果的範本都不符合您的需求,或如果您想要匯入到 Access 中的另一個程式中的資料,您可能會決定最好從頭開始建立資料庫。大部分的應用程式,這通常涉及下列一或多項動作:

  • 建立新的資料表,然後輸入、 貼上,或將這些表格資料匯入]。

  • 從其他來源匯入資料],這會建立新的資料表程序。

若要瞭解更多有關規劃及設計資料庫,或建立關聯性、 表單、 報表或查詢,請遵循本文的 [請參閱] 區段中的連結。

建立空白資料庫

  1. 啟動 Access。

  2. 在 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,按一下 [空白資料庫]。

    [空白資料庫] 按鈕

  3. 在 [空白資料庫] 窗格中,輸入檔案名稱] 方塊中的檔案名稱。如果您沒有副檔名,Access 會為您將它加入。預設檔案位置是下列其中一項:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My 文件

      若要變更檔案的位置,按一下 [瀏覽 按鈕影像 檔案名稱] 方塊旁,瀏覽至並選取新的位置,,然後按一下[確定]

  4. 按一下 [建立]

    Access 會先建立資料庫,然後在資料工作表檢視中開啟空白資料表 (名為 Table1)。

  5. Access 會將游標放在 [新增欄位] 欄中的第一個空白儲存格。

    新資料庫中的新空白資料表

    若要新增資料,開始輸入,或您可以貼上資料從其他來源],[] 區段中 [貼上從其他來源至 Access 資料表的資料,請在本文稍後所述。

    附註: 

    • 根據設計,在 [資料工作表檢視] 中輸入資料,和在 Excel 工作表中輸入資料非常相似。主要限制是前者必須從資料工作表的左上角開始,並在連續的列及欄中輸入資料。您不應該像在 Excel 工作表中一樣,嘗試併入空白的列或欄來設定資料格式,這樣做會浪費資料表的空間。資料表應該只包含您的資料。該資料的所有視覺呈現方式都會在稍後設計的表單及報表中設定。

    • 輸入資料時,會建立的表格結構。每當您將新的資料行加入至資料表中,定義新的欄位。Access 會將資料類型根據您輸入的資料類型的欄位。比方說,如果您有您在其中輸入只是日期值的資料行,Access 會設該欄位的資料類型日期/時間。如果您稍後再嘗試在該欄位中輸入非日期值 (例如名稱或電話號碼),Access 會顯示訊息通知您的值不相符的資料行資料類型。可能的話,您應該規劃表格,讓每個資料行包含相同類型的資料,無論您是文字、 日期、 數字或其他類型。如此可讓您更容易建置查詢、 表單及報表,其中選取所要的資料。

    • 如需有關使用 [資料工作表的詳細資訊,請參閱開啟空白資料工作表

如果您不是感興趣的這一次輸入資料,請按一下 [關閉 按鈕圖像 ]。

新增資料表

Access 功能區圖像

按一下 [在資料工作表檢視中建立空白資料表的資料表。您可以使用 [資料工作表檢視開始立即輸入資料,並為您建立的表格結構,當您移,或您可以使用設計檢視 ,請先建立的表格結構,然後再切換回 [資料工作表檢視],輸入您的資料的存取權。無論您在中啟動的檢視,您可以隨時切換至其他檢視使用 Access 視窗的狀態列上的 [檢視] 按鈕。

插入表格,在 [資料工作表檢視中啟動   在資料工作表檢視中,您可以輸入資料,並讓 Access 建立的表格結構,在幕後。欄位名稱指定數字 (Field1,Field2,以及等等),並存取設定欄位資料類型,根據您輸入的資料類型。

  1. 在 [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [表格按鈕影像

  2. Access 會建立資料表,然後將游標放在 [新增欄位] 欄中的第一個空白儲存格。

    附註: 如果您沒有看到稱為新增欄位的資料行,您可能會在 [設計] 檢視,而不是資料工作表檢視中。若要切換至 [資料工作表] 檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。Access 會提示您輸入新的資料表的名稱,然後切換至 [資料工作表] 檢視。

  3. [資料工作表] 索引標籤中的欄位與欄] 群組中,按一下 [新增欄位按鈕影像

    Access 會顯示 [欄位範本窗格中,其中包含常用的欄位類型的清單。如果您將這些欄位拖曳到您的資料工作表時,Access 會該名稱以新增欄位,並將其屬性設定為適當的值的欄位類型。您可以在稍後變更內容。您必須將欄位拖曳到包含資料的資料工作表的區域。垂直插入列會出現,並顯示都位於欄位。

  4. 若要新增資料,可以在第一個空白儲存格中開始輸入,也可以依照本文稍後所述,從其他來源貼上資料。

    • 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,,然後輸入新名稱。讓您得知自己包含什麼當您看到 [欄位清單] 窗格中是好的做法,每個欄位中,提供有意義的名稱。

    • 若要移動欄,按一下欄位標題以選取,然後將它拖曳至想要的位置,也可以選取數個連續的欄,然後將它們一併拖曳至新的位置。

插入表格,在 [設計] 檢視中啟動   在 [設計檢視中,您先建立新的資料表結構。然後您可以切換至 [資料工作表檢視],輸入資料,或您使用的其他方法,例如貼上或附加輸入您的資料。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]。 按鈕影像

  2. 您可以在 [描述] 資料行中輸入每個欄位的其他資訊。當插入點位於欄位時,輸入的描述會顯示在狀態列中,並會用為您從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單或報表所建立之任何控制項,以及透過 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為該欄位所建立之任何控制項的狀態列文字。

    附註: 如果您沒有看到 [欄位名稱資料類型] 欄,您可能會在資料工作表檢視,而不是在 [設計檢視中。若要切換至 [設計] 檢視,請按一下 [Access 視窗的狀態列中的 [設計檢視] 按鈕。Access 會提示您輸入新的資料表的名稱,然後切換至 [設計] 檢視。

  3. 如果您想,您可以在 [描述] 欄中輸入每個欄位的描述。您輸入的描述會顯示在狀態列中,插入點在該欄位中,而且您建立從 [欄位清單] 窗格中拖曳欄位至表單或報表的任何控制項作為狀態列文字以及該欄位的 [表單精靈] 或 [報表精靈來建立任何控制項。

  4. 加入所有欄位之後,請儲存資料表:

    • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 然後按一下 [儲存] 或按 CTRL + S。

  5. 您隨時都可以使用下列方法在資料表中開始輸入資料:切換至 [資料工作表檢視],按一下第一個空白儲存格,然後輸入資料。您也可以依照下一節所述,從其他來源貼上資料。

如果輸入後一些資料,您想要將一或多個欄位新增至您的表格,您可能可以開始在資料工作表檢視] 中的 [新增欄位] 欄中輸入文字,或您可以使用上的 [欄位與欄] 群組中的命令來新增新的欄位資料工作表] 索引標籤。

建立資料表,包括使用表格範本的詳細資訊,請參閱建立資料庫資料表中的文件。

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資料目前若是儲存在其他程式 (例如 Excel) 中,可以將這些資料複製並貼入 Access 資料表。一般而言,此方法對於已將資料分散到多欄 (例如 Excel 工作表中的資料) 的效果最佳。若是文書處理程式中的資料,應先使用定位點分隔各資料行,或在複製資料之前,先於文書處理程式中將資料轉換成表格。您的資料如需任何編輯或處理 (例如將全名分隔成名字及姓氏),而您又不熟悉 Access 時,可以在複製之前先執行此動作。

如果資料目前儲存在其他程式 (例如 Office Excel 2007),可以將這些資料複製並貼到 Access 資料表中。一般而言,這種方法最適用於已經分散在多個資料行的資料,例如 Excel 工作表中的資料。如果是文書處理程式中的資料,最好使用定位點分隔資料行,或是在複製資料之前,先在文書處理程式中將資料轉換成表格。如果資料需要任何編輯或處理 (例如,將全名分成名字和姓氏),尤其是如果您又不熟悉 Access,可以在複製之前先編輯或處理資料。

Access 會根據其在貼上之資料的第一列中所找到的內容,命名欄位。若貼上之資料的第一列之類型與後續列的資料列類似,Access 會認定第一列屬於資料的一部分,而為這些欄位指定通用名稱 (Field1、Field2 等)。若貼上之資料的第一列與後續列的資料列類型不同,Access 會使用第一列做為欄位名稱,並將第一列排除在實際資料之外。

Access 會以貼上資料的第一列來命名各欄位。如果貼上資料的第一列與後面資料列的類型非常類似,Access 會將第一列當做資料部分,而將欄位以一般名稱來命名 (例如 F1、F2 等等)。如果貼上資料的第一列與後面各資料列不同,則 Access 會使用第一列當做欄位名稱,而不做為資料的一部分。

如果 Access 以一般名稱命名欄位,您應該盡快重新命名這些欄位,以避免混淆。

  1. 儲存資料表。

    • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 然後按一下 [儲存] 或按 CTRL + S。

  2. 在 [資料工作表檢視] 中按兩下每個欄位標題,然後輸入各個資料行之有效的欄位名稱。雖然看起來您像是在輸入資料,但是欄位標題列包含的是欄位名稱,而不是資料。

  3. 再次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到 [設計檢視],並在此檢視中編輯欄位名稱,以重新命名欄位。若要切換到 [設計檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,再按一下 [設計檢視]。若要切換回 [資料工作表檢視],請按兩下 [功能窗格] 中的資料表。

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從其他來源匯入資料

您可能需要您已在另一個程式中已收集並想要匯入 Access 的資料。或您可能會使用其資料儲存在其他程式的人員,您可能會想要使用 [在 Access 中的資料。兩種方式,Access 輕鬆從其他程式匯入資料。您可以在 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格、 從 SharePoint 清單,或從任何種類的其他來源匯入資料。根據您的來源,微程序,但這些指示可帶您入門:

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的匯入群組中,按一下命令用的從匯入的檔案類型。

    Access 功能區圖像

    例如,如果要從 Excel 工作表匯入資料,請按一下 [Excel]。如果看不到正確的程式類型,請按一下 [其他]

    附註: 如果您找不到正確的格式類型匯入] 群組中,您可能需要啟動您原本建立的資料,程式,然後使用該程式一般檔案中儲存的資料格式 (例如分隔符號文字檔),您可以匯入的資料之前若要存取。

  2. [指定您要在目前資料庫儲存資料的方式與位置] 底下按一下所需要的選項。您可以使用匯入的資料建立新資料表,或建立連結資料表,維護資料來源的連結。

  3. 在 [指定方式及位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料,按一下您要的選項。您可以使用 [匯入的資料來建立新的資料表,將資料新增至現有的資料表,或建立連結的資料表來維護資料來源的連結。

  4. 按一下 [確定]。

    Access 隨即啟動匯入精靈。

  5. 遵循匯入精靈中的指示進行。您所追蹤的實際程序取決於您所選擇的 [匯入或連結] 選項。

  6. 若選擇匯入,Access 會詢問您是否要儲存剛完成之匯入作業的詳細資料。

    Access 會詢問您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。

    • 然後,只要在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [儲存的匯入],然後按一下匯入規格,再按一下 [執行],即可輕鬆地重新執行匯入作業。

      若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

    • Access 會將資料匯入至新的資料表,然後在 [功能窗格] 中的 [資料表] 底下顯示該資料表。

若要了解如何將資料匯入 Access 的詳細資訊,請遵循本文<請參閱>一節的連結。

若要了解如何將資料匯入 Access 的詳細資訊,請遵循本文<請參閱>一節的連結。

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開啟現有的 Access 資料庫

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 按一下 [開啟] 對話方塊中的捷徑,或者在 [查詢] 方塊中,按一下包含所要資料庫的磁碟機或資料夾。

  3. 在資料夾清單中,按兩下資料夾,直至開啟包含資料庫的資料夾。

  4. 找到資料庫後,執行下列其中一項:

    • 若要在預設開啟模式中開啟資料庫,按兩下該資料庫。

    • 若要在多使用者環境中開啟資料庫以供共用存取,讓您及其他使用者都可以同時閱讀及寫入資料庫,請按一下 [開啟]

    • 若要開啟資料庫以供唯讀存取,讓您可以檢視但是不能編輯它,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀檔案]。

    • 若要開啟資料庫以供獨佔式存取,讓其他使用者在您開啟資料庫時無法開啟它,請按一下 [開啟] 旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟]。

    • 若要開啟資料庫以進行唯讀存取,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式唯讀開啟]。其他使用者仍然可以開啟資料庫,但是他們只有唯讀權限。

如果找不到想要開啟的資料庫   

  1. 按一下 [開啟] 對話方塊中的 [我的電腦] 捷徑,或者按一下 [查詢] 方塊中的 [我的電腦]。

  2. 在磁碟機清單中,以滑鼠右鍵按一下您認為可能包含資料庫的磁碟機,然後按一下 [搜尋]。

  3. 輸入搜尋準則,然後按 ENTER 鍵,搜尋資料庫。

  4. 如果找到資料庫,按兩下 [搜尋結果] 對話方塊中的資料庫即可開啟。

  5. 因為是從 [開啟] 對話方塊開始搜尋的,所以必須先按一下該對話方塊中的 [取消],才能開啟資料庫。

附註: 您可以直接開啟外部檔案格式的資料檔案,例如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange 或 Excel,也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 會自動在資料檔案所在的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並加入外部資料庫中每個資料表的連結。

提示

  • 若要開啟一個您已開啟,按一下 [檔案名稱,在Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [開啟最近使用的資料庫] 清單中的最後一個數種資料庫。Access 開啟資料庫時,套用相同的選項設定的資料庫前次您開啟該檔案。如果未顯示最近使用的檔案清單,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [ Access 選項。[ Access 選項] 對話方塊隨即出現。按一下 [進階] 類別,然後選取 [顯示] 區段中下的 [最近使用的檔案清單] 核取方塊。(您也可以指定您想要顯示在清單中,最多可有九個最近使用的檔案數)。

  • 如果您要開啟資料庫,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 並使用 [開啟] 命令,您可以檢視您即可我最近的文件先前開啟的資料庫快速鍵的清單開啟] 對話方塊。

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若已是熟悉其他資料庫或試算表程式,可能已了解這些應用程式的基本運作方式,以及資料庫的用途。Access 與許多其他資料庫應用程式不同,其可讓您建立

如果您熟悉其他資料庫或試算表程式,您可能會知道這些應用程式的運作方式與使用的哪些資料庫的基本概念。可以讓您建立關聯式資料庫,access 會從其他資料庫應用程式。Access 也會提供許多選項使用其他資料庫程式,例如 SQL Server。

本節內容

將 Access 匯入 Excel 工作表

匯入 Excel 工作表,為新的 Office Access 2007 資料庫中的表格

使用 [資料表分析精靈組織您的資料

使用其他程式中的資料

許多人都是先在 Excel 中建立清單,然後才開始嘗試使用 Access。Excel 十分適合用來建立清單,但是隨著清單愈來愈多,組織及更新就會更加困難。通常,下一步就是將清單移至 Access。

許多人都是先在 Excel 中建立清單,然後才開始嘗試使用 Access。Excel 十分適合用來建立清單,但是隨著清單愈來愈多,組織及更新就會更加困難。通常,下一步就是將清單移至 Access。

因為資料庫資料表與工作表中的資料都儲存在資料列及資料欄中,所以兩者在結構上非常相似。因此,通常可以很輕鬆地將工作表匯入資料庫資料表中。在工作表中與在資料庫中儲存資料的主要差異在於組織資料的方式。如果只是將整張工作表匯入成資料庫中的新資料表,將無法解決與組織及更新資料相關的問題,尤其是在工作表包含重複資料的時候。若要解決上述的問題,必須將試算表資料分割成個別的資料表,而且每個資料表都包含相關資料。如需如何在資料表中排列資料的詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

Access 具有 [資料表分析精靈],它可以協助您完成此程序。將資料匯入資料表之後,精靈會協助您將資料表分割成個別的資料表,而且每個資料表中的資料都不會和其他資料表重複。該精靈還會建立資料表之間的必要關聯性。

匯入 Excel 工作表,為新資料庫中的Office Access 2007表格

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [新增]。

  2. 新的資料庫會隨即開啟,且 Access 會建立新的空白資料表 Table1。

  3. 當詢問您是否要儲存 Table1 的設計變更時,按一下 [否]。

    [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [Excel]

  4. 在 [外部資料] 索引標籤的匯入群組中,按一下 [ Excel]。 按鈕影像

  5. 使用 [開啟舊檔] 對話方塊尋找檔案。

  6. 選取檔案,然後按一下 [開啟舊檔]

  7. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,確定已選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表] 選項。

  8. 按一下 [確定]

  9. [匯入試算表精靈] 隨即啟動,並詢問您有關資料的一些問題。

    遵循指示,按一下 [下一步] 或 [上一步] 瀏覽頁面。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

  10. 遵循指示,按一下 [下一步] 或 [上一步] 瀏覽頁面。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    附註: Access 會詢問您是否要儲存剛剛完成之匯入作業的詳細資料。若認為將來會再次執行這個相同的匯入作業,請按一下 [是],然後輸入詳細資料。接下來,在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [儲存的匯入],即可在將來輕鬆地重新執行該作業。若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]

Access 會將資料匯入至新的資料表,然後在 [功能窗格] 中的 [所有資料表] 底下顯示該資料表。

使用資料表分析精靈組織資料

將資料匯入 Access 資料表之後,您可以使用 [資料表分析精靈來快速找出重複的資料。然後,精靈會提供一個簡單的方法,將重複的資料組織成不同的表格,使其位於會儲存在最有效方法。存取保留為備份,原始表格,,然後建立新的資料表,您可以用您的資料庫應用程式使用做為基礎的。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。

  2. [資料表分析精靈] 隨即啟動。

    [資料表分析精靈] 隨即啟動。

    在精靈中的兩個簡介頁面以防您不熟悉標準化的概念,包含的簡短教學課程-完整的按鈕,您可以按一下 [若要查看範例。如果您沒有看到簡介的頁面,但改為查看核取方塊顯示簡介頁?,選取核取方塊,然後再按一下 [上一步兩次,請參閱簡介。如果您不想再次讀取簡介後,請參閱簡介網頁,您可以清除核取方塊。

  3. 在第一句是句子的頁面上在多筆記錄中重複的值的欄位,哪些資料表包含?,選取您要分析的資料表,然後按一下 [下一步

  4. 您可以讓精靈決定要將哪些欄位置於哪些資料表中,也可以自行決定。如果要遵循精靈的建議,也可以在精靈的下一頁變更資料表的版面配置。

    附註: 如果讓精靈決定要將哪些欄位放置到哪些資料表中,選擇結果可能並不一定適合您的資料,尤其是如果沒有太多的資料要處理時。您應該仔細檢查精靈的結果。而另一方面,精靈建議的組織方式可能會比您所想出的方式更為有效,因此,最好至少嘗試讓精靈決定一次。如果不喜歡精靈的建議,還可以手動重新排列欄位,而且可以隨時按一下 [上一步],自行排列所有的欄位。

  5. 您可以將欄位從資料表拖曳至頁面的空白區域,從而建立包含這些欄位的新資料表。Access 會提示您輸入資料表的名稱。

    • 若認為在其他資料表中儲存欄位會更有效,則可以將它們從一個資料表拖曳至其他資料表。

    • 大多數資料表都具有 [識別碼] 或 [產生唯一編號] 欄位。若要了解 [識別碼] 欄位的詳細資訊,按一下精靈右上角的 [秘訣]。

    • 若要復原變更,按一下 [復原] 按鈕。

    • 若要重新命名資料表,按兩下其標題列,並輸入新名稱,然後按一下 [確定]。

    • 按照希望的方式排列好欄位之後,按一下 [下一步]。

  6. 如果精靈找到具有相似值的記錄,就會將那些值視為可能的印刷錯誤,還會顯示一個畫面,讓您確認如何處理它們。捲動清單以找出在 [校正] 欄中包含值的所有記錄,然後在下拉式清單中按一下適當的項目。選取 [(保留原狀)],阻止精靈對值進行任何變更。完成後,按一下 [下一步]。

  7. 精靈會詢問您是否要建立類似原始資料表的查詢。如果已經建立以原始資料表為基礎的表單或報表,最好再建立這樣的查詢。如果選擇 [是,我要建立查詢],精靈會將 "_OLD" 附加至資料表名稱來重新命名原始資料表,然後使用原始資料表名稱命名新的查詢。以資料表為基礎的表單及報表現在就可以對它們的資料使用查詢,並且繼續依照以前的方式運作。

  8. 按一下 [完成]。

  9. 精靈會建立指定的新資料表,然後開啟它們。完成檢查結果後再關閉它們。

    精靈會建立指定的新資料表,然後開啟它們。完成檢查結果後再關閉它們。

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Access 2010 提供可以讓您使用儲存在其他程式內之資料的功能。

Office Access 2007提供功能使用的儲存在其他程式中的資料。

  • 建立新的 Access 資料庫,連結到其他檔案格式的資料    您可以使用 Access 開啟其他檔案格式的檔案,例如文字、dBASE 或試算表。Access 會自動建立 Access 資料庫並連結檔案。

    1. 啟動 Access。

    2. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    3. 如有必要,瀏覽至包含要開啟檔案的資料夾。找到檔案後,按兩下即可開啟。

    4. 遵循精靈中的指示。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    5. 遵循精靈中的指示。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

  • 將資料匯入或連結到現有的 Access 資料庫    您可以將其他來源及程式的資料匯入 Access 資料表,讓資料內含在 Access 檔案中,也可以從 Access 連結至資料,讓資料保留在原始檔案中 (Access 檔案外部)。

    匯入或連結資料

    1. 按一下 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中的 [儲存資料的格式。

      您可以匯入或連結資料從下列格式:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • 文字檔案

      • XML 檔案

      • ODBC 資料庫

      • HTML 文件

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        遵循對話方塊中的指示。

    2. Access 會將資料匯入或連結至資料庫。對於大多數格式,您必須指定資料的位置,然後選擇要將資料儲存在資料庫中的方式。

      Access 會將資料匯入或連結至資料庫。對於大多數格式,您必須指定資料的位置,然後選擇要將資料儲存在資料庫中的方式。

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您的 Access 資料庫或 Access 專案若是以 Access 2000 (含) 之後的版本所建立,則即使檔案已啟用安全性,仍可在建立資料庫或專案的 Access 版本或其他任何新版中,使用該資料庫或專案。例如,Access 2000 檔案可用於 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 及 Access 2010 中。

如果您的 Access 資料庫或 Access 專案建立在 Access 2000 或更新版本,您可以在其中建立或任何版本的 Access 版本中使用資料庫或專案,即使檔案已啟用安全性功能。例如 [在 Access 2000 Office Access 2007,透過使用 Access 2000 檔案,和在 Access 2002-2003年中透過Office Access 2007使用 Access 2002-2003年檔案。

您可能會遇到想要保留舊版 Access 資料的狀況,而且擁有較新版本 Access 的使用者想要連結至該資料,但是仍然要利用較新版本中的部分功能。解決方法是在較新版本中建立新的「前端」資料庫 (含有表單、報表、查詢、巨集,但不包括資料表),然後將該資料庫連結至舊版檔案中的資料表。請根據資料庫是包含在一個檔案中,或已分割成前端或後端資料庫應用程式而定,使用下列其中一個程序。

Access 的多個版本中使用一個檔案的 Access 資料庫

Access 的多個版本中使用的前端/後端應用程式

Access 的多個版本中使用一個檔案的 Access 資料庫

如果在一個.mdb 檔案,包含所有資料表、 表單及其他物件的 Access 資料庫,您想要使用的資料庫,Access 的多個版本中,您可以在更新版本中建立新的前端資料庫,並將其連結至原始的檔案。有舊版的存取權的使用者仍可使用原始的資料庫。有新版本的使用者可以使用新的前端資料庫連結至相同的資料。

  1. 使用下列程序,將資料庫轉換為三種最新格式之一: Access 2000、 Access 2002-2003 中或Access 2007。這個命令會保留原始格式,原始的資料庫,並在您指定的格式建立一份複本。

    • 啟動 Access 2010。

    • 啟動 Access 2007。

    • 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    • 瀏覽至要轉換檔案的位置,然後按兩下以開啟它。

      如果出現 [資料庫加強效果] 對話方塊,詢問您是否要加強資料庫的效果,請按一下 [否]

    • 如果啟動資料庫時表單隨即開啟,請關閉表單。

    • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,指向 [另存新檔],然後底下儲存另一種格式的資料庫,請按一下您要轉換的檔案格式。

    • 按一下 [儲存]

      附註: 除非您要儲存新的資料庫在不同的位置,其名稱,必須是資料庫的不同的原始。一種情況,最好通常會使用不同的名稱,以便您可以輕鬆地區分前端資料庫與後端資料庫。不過,如果您正在轉換為Access 2007格式,檔案副檔名從變更.mdb.accdb,因此您可以使用相同的檔案名稱。

    • 按一下 [儲存]。

  2. 分割成前端/後端應用程式的轉換的資料庫,使用下列程序:

    • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [移動資料] 群組中,按一下 [Access 資料庫]。 按鈕影像

    • 按一下 [資料庫分割] 對話方塊中的 [分割資料庫]

    • 輸入後端資料庫的名稱,然後按一下 [分割]

  3. 刪除 [資料庫分割] 工具建立的後端資料庫。請注意不要刪除原始資料庫。

  4. 連結至原始的資料庫資料表中的 [新的前端資料庫: 按一下 [資料庫工具] 索引標籤的 [資料庫工具] 群組中的 [連結資料表管理員]按鈕圖像

  5. 按一下 [確定],瀏覽至舊版的資料庫,然後按兩下該資料庫。

  6. 如果順利進行,Access 會顯示一則訊息,指出已經順利重新整理所有選取的連結資料表。

    您現在可以強化新的前端資料庫,使之能夠支援新功能,供使用新版 Access 的使用者使用。擁有舊版的使用者仍可繼續使用舊版的資料庫。

    您現在可以增強新的前端資料庫的使用者已升級至 Access 2000、 Access 2002-2003 中或Access 2007支援的新功能。舊版的使用者可以繼續使用舊版資料庫。

    如果您想,您也可以將新的前端資料庫轉換成另一個版本。例如,如果原始資料庫是以 Access 2000 格式,您可以建立 Access 2002-2003年前端使用者的該版本,請與Access 2007前端具備該版本的使用者。兩個前端版本會連結至 Access 2000 檔案中的資料。

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您的 Access 資料庫若已是

如果您的 Access 資料庫是前端或後端資料庫應用程式,您只需要將前端轉換為 Access 2000、 Access 2002-2003 中或Access 2007的檔案格式。不不需要的後端資料庫的任何變更。

下列程序會顯示如何使用 [將資料庫儲存為] 命令,將前端資料庫轉換為三種最新格式之一: Access 2000、 Access 2002-2003 中或Access 2007。這個命令會保留原始原始格式的資料庫,並在您指定的格式建立一份複本。

  1. 關閉前端資料庫。如果檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多位使用者的 Access 資料庫,請確定沒有任何人有開啟它。

  2. 啟動 Access 2007。

  3. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  4. 瀏覽至前端資料庫的位置,然後按兩下開啟。

    如果出現 [資料庫加強效果] 對話方塊,詢問您是否要加強資料庫的效果,請按一下 [否]

  5. 如果開啟資料庫後表單隨即出現,請關閉表單。

  6. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,指向 [另存新檔],然後底下儲存另一種格式的資料庫,請按一下您要轉換的檔案格式。

  7. 按一下 [儲存]

  8. 您現在可以強化新的前端資料庫,使之能夠支援新功能。

您現在可以增強新的前端資料庫的使用者已升級至 Access 2000、 Access 2002-2003 中或Access 2007支援的新功能。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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