Access 2007 使用者介面指南

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文介紹新的 Microsoft Office Access 2007 使用者介面 (UI)。這一全新的使用者介面在推出之前,業已經過長期且廣泛的研究以及實用性測試,精心的設計概念讓您能更輕易找到所需的命令。

您會瞭解新使用者介面的各個元素,包括這些元素的名稱及使用方法。此外,本文還會教您如何啟用資料庫中的索引標籤式文件,以及如何瀏覽新的介面物件。

本文內容

概觀

Microsoft Office Access 快速入門

功能區

功能窗格

索引標籤式文件

狀態列

迷你工具列

取得說明

概觀

Office Access 2007 的新使用者介面由許多元素組成,這些元素定義了您與產品的互動方式。我們採用這些新元素,希望能幫助您掌控 Access 並能更快地找到所需的命令。新設計還簡化了尋找功能的方法,不必再像以往得瀏覽一層層工具列及功能表才能找到隱藏在其中的這些功能。此外,新的 [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面還可以讓使用者坐享全新的快速入門方法,並且提供一套經過專業設計的範本,能幫助您更快地熟悉並運用 Access。

在這些新介面元素中,功能區是最重要的元素。功能區屬於 Microsoft Office Fluent 使用者介面 的一部分,是橫跨程式視窗頂端的長條,其中包含了多個命令群組。Office Fluent 功能區是在單一位置中提供各種命令,主要用於取代功能表及工具列,功能區上包含以有意義方式結合的多個索引標籤。在 Office Access 2007 中主要的功能區索引標籤有 [常用][建立][外部資料][資料庫工具]。每個索引標籤都包含相關聯的命令群組,這些群組凸顯出其他新增的使用者介面元素,例如圖庫,這是一種以視覺化方式呈現選項的新型控制項。

Office Access 2007 中主要的新介面元素有:

  • Microsoft Office Access 快速入門    這是從 Windows [開始] 按鈕或桌面捷徑啟動 Access 時,所顯示的頁面。

  • Office Fluent 功能區    程式視窗頂端的區域,您可以在其中選擇命令。

    • 命令索引標籤    根據特定涵義組合在一起的命令。

    • 關聯式命令索引標籤    會根據內容 (即正在處理的物件或正在執行的工作) 而顯示的命令索引標籤。 

    • 圖庫    以視覺化方式呈現選定之選項的控制項,讓您看見將得到的結果。

    • 快速存取工具列    出現在功能區中的單一標準工具列,讓您只需按一下工具列,就能存取最需要的命令,例如,[儲存][復原]

  • 功能窗格    視窗左側的區域,會顯示資料庫物件。[功能窗格] 取代了舊版 Access 中的 [資料庫] 視窗。

  • 索引標籤式文件    資料表、查詢、表單、報表、頁面和巨集都可以顯示為索引標籤式文件。

  • 狀態列    程式視窗底部的橫條,會顯示狀態資訊並包含可以變更檢視的按鈕。

  • 浮動工具列    以透明方式顯示於選定文字上方的於物件元素,您可以使用該元素輕鬆地套用文字格式。

    提示: 在 Access 2010 中,具有已修改新的使用者介面,並將其做更易於自訂中。

頁面頂端​

Microsoft Office Access 快速入門

以按一下 Windows [開始] 按鈕或桌面捷徑 (而不是按一下資料庫) 的方式啟動 Office Access 2007 時,會出現 [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。該頁面會為您提供 Office Access 2007 的入門指示。

Microsoft Office Access 快速入門頁面

例如,您可以建立新的空白資料庫、 從範本,建立資料庫或開啟最近使用的資料庫 (如果您已開啟之前的一些資料庫)。您也可以前往直接 Microsoft Office Online 若要進一步瞭解2007 Microsoft Office system和Office Access 2007,或者您可以按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,並使用功能表來開啟現有的資料庫。

開啟新的空白資料庫

  1. [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

    [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面隨即出現。

  2. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,按一下 [新增空白資料庫] 底下的 [空白資料庫]

  3. 在 [空白資料庫] 窗格中的 [檔案名稱] 方塊內輸入檔案名稱,或使用程式所提供的名稱。

  4. 按一下 [建立]。

    新的資料庫隨即建立,而且在 [資料工作表檢視] 中開啟一個新的資料表。

Office Access 2007 產品隨附了一些範本,不過您也可以從 Microsoft Office Online 上下載更多的範本。那麼何謂範本呢?對於 Office Access 2007 來說,範本是一個預先設計好的資料庫,具有一整套經過專業設計的資料表、表單及報表。這些範本能為新資料庫的建立奠定良好的基礎。

從代表性範本建立新的資料庫

  1. [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

    [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面隨即出現。

  2. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,按一下 [代表性線上範本] 底下的範本。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱,或使用程式所提供的名稱。

  4. 如果您要連結到 Windows SharePoint Services 網站,可以視情況核取 [建立並連結您的資料庫至 Windows SharePoint Services 網站]

  5. 按一下 [建立]
    -或-
    按一下 [下載]

    Access 會從範本建立新的資料庫,然後再開啟該資料庫。

您也可以直接透過 Office Access 2007 使用者介面,從 Office Online 下載其他範本。

利用 Microsoft Office Online 範本建立新的資料庫

  1. [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

    [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面隨即出現。

  2. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,按一下 [範本類別] 窗格中的類別,然後在出現該類別的範本後,按一下其中的某個範本。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱,或使用程式所提供的名稱。

  4. 按一下 [下載]。

    Access 會自動下載範本,並以該範本為基礎建立新的資料庫,然後將其儲存於文件資料夾 (例如,[我的文件] 資料夾),再開啟這個資料庫。

開啟 (或先建立然後開啟) 資料庫時,Access 會將該資料庫的檔案名稱及位置加入到顯示最近使用文件的內部清單。此清單顯示在 [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,便於您開啟最近使用的資料庫。

開啟最近使用的資料庫

  1. 啟動 Access。

  2. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,按一下 [開啟上次使用的資料庫] 底下想要開啟的資料庫。

    Access 隨即開啟該資料庫。

使用 Microsoft Office Access 按鈕開啟資料庫

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,如果您想開啟的資料庫出現在功能表的右側窗格中,請按一下該資料庫,
    -或-
    按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [開啟舊檔]。當出現 [開啟舊檔] 對話方塊時,輸入檔案名稱,然後按一下 [開啟]

    資料庫隨即開啟。

頁面頂端

功能區

Office Fluent 功能區是功能表及工具列的主要替代項目,提供您 Office Access 2007 中主要的命令介面。功能區的其中一個主要優點在於:能將許多工作或進入點整合在單一位置上,而在以往則需要以功能表、工具列、工作窗格及其他使用者介面元件來顯示。如此一來,使用者就不必再四處尋找命令,只要把目光鎖定在一個地方即可。

開啟資料庫時,功能區會出現在 Office Access 2007 主視窗的頂端,而命令則顯示在該功能區的使用中命令索引標籤內。

Access 功能區

功能區由包含命令的一系列命令索引標籤組成。Office Access 2007 中主要的命令索引標籤有 [常用][建立][外部資料][資料庫工具]。每個索引標籤都包含相關聯的命令群組,這些群組凸顯出其他新增的使用者介面元素,例如圖庫,這是一種以視覺化方式呈現選項的新型控制項。

功能區中的命令還會考慮到目前使用中的物件。例如,如果您在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表,然後按一下 [建立] 索引標籤上 [表單] 群組中的 [表單] ,Office Access 2007 就會以使用中的資料表為基礎建立表單;也就是說,會將使用中資料表的名稱輸入表單的 [記錄來源] 屬性中。

您可以將快速鍵與功能區搭配使用。舊版 Access 中的所有快速鍵都可繼續沿用,但舊版 Access 中的功能表快速鍵已由 [鍵盤存取系統] 所取代。這套系統採用小型的指示器,以單個英文字母或一組英文字母的形式顯示在功能區中,指出哪些快速鍵可啟用下方的控制項。

如果選取命令索引標籤,便可以瀏覽該索引標籤中可用的命令。

選取命令索引標籤

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下想要的索引標籤。

-或-

  1. 啟動 Access。

  2. 按下然後放開 ALT 鍵。

    鍵盤提示隨即出現。

  3. 按下鍵盤提示 (即所需之命令索引標籤上的鍵盤提示,或最接近該索引標籤的鍵盤提示) 中顯示的按鍵。

執行命令的方法有很多種,其中最快、最直接的方法就是使用與命令相關聯的快速鍵。如果您知道舊版 Access 中使用的快速鍵,則同樣可以在 Office Access 2007 中使用這些快速鍵。

如需進一步瞭解鍵盤快速鍵,請參閱 Access 的鍵盤快速鍵

執行命令

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下適當的命令索引標籤。下表顯示具有代表性的索引標籤及每個索引標籤上可用的命令。可用的索引標籤及命令會隨您執行動作的不同而異。

命令索引標籤

可以執行的一般工作

常用

選取不同的檢視。

複製並從剪貼簿貼上。

設定目前的字型特徵。

設定目前的 [文字對齊]。

套用 RTF 格式到備忘欄位。

處理記錄 (重新整理、新增、儲存、刪除、合計、拼字檢查、其他)。

排序及篩選記錄。

尋找記錄。

建立

建立新的空白資料表。

使用資料表範本建立新的資料表。

在 SharePoint 網站上建立清單,並在連結到新建清單的現用資料庫中建立資料表。

在 [設計檢視] 中建立新的空白資料表。

根據使用中的資料表或查詢,建立新的表單。

建立新的樞紐分析表或圖表。

根據使用中的資料表或查詢,建立新的報表。

建立新的查詢、巨集、模組或類別模組。

外部資料

匯入或連結到外部資料。

匯出資料。

透過電子郵件收集和更新資料。

處理離線 SharePoint 清單。

建立儲存的匯入和儲存的匯出。

將部分或全部資料庫組件移到新的或現有的 SharePoint 網站。

資料庫工具

啟動 Visual Basic 編輯器或執行巨集。

建立和檢視資料表關聯。

顯示/隱藏物件相依性或屬性表

執行 [資料庫文件產生器] 或分析執行效能。

將資料移到 Microsoft SQL Server 或 Access (僅限資料表) 資料庫。

執行 [連結資料表管理員]。

管理 Access 增益集。

建立或編輯 Visual Basic for Applications (VBA) 模組。

  1. 按一下代表命令的控制項。或者,如果您知道舊版 Access 中該命令的快速鍵,也可以使用鍵盤輸入快速鍵。

    -或-

    按下然後放開 ALT 鍵。

    便捷鍵隨即顯示。

    按下與所需命令相關聯之鍵盤提示中顯示的按鍵。

關聯式命令索引標籤

除了標準命令索引標籤外,Office Access 2007 還在 Office 專業版 2007 中提供了一種稱為關聯式命令索引標籤的新使用者介面元素。根據內容 (即正在處理的物件或正在執行的工作) 的不同,標準命令索引標籤旁邊可能會顯示一個或多個關聯式命令索引標籤。

關聯式索引標籤

啟用關聯式命令索引標籤

  • 按一下關聯式命令索引標籤。

-或-

  1. 按下然後放開 ALT 鍵。

    便捷鍵隨即顯示。

  2. 按下便捷鍵 (即顯示在關聯式命令索引標籤上的便捷鍵,或最接近該索引標籤的便捷鍵) 中顯示的按鍵。

關聯式命令索引標籤包含了您在特定內容中工作時所需要的命令及功能,例如,在 [設計檢視] 中開啟資料表時,關聯式索引標籤所包含的命令僅適用於在該檢視中處理資料表。另外再舉例來說,當您在 [設計檢視] 中開啟資料表時,[進階工具] 索引標籤的旁邊會出現名為 [設計] 的關聯式命令索引標籤,按一下這個 [設計] 索引標籤,功能區便會顯示只有在 [設計檢視] 中開啟物件時才能使用的命令。

圖庫   

在新的 Office Access 2007 使用者介面中,還有另外一項新發明,就是稱為圖庫的新控制項。圖庫控制項是特別設計來與功能區搭配使用,讓使用者能夠專注於取得所要的結果;圖庫控制項不僅能顯示命令,更重要的是能顯示命令的執行結果。此一設計能提供視覺化的瀏覽方式,使 Office Access 2007 能做的工作變得一目了然,讓您專注於執行命令的結果,而不是只能專注於處理命令本身。

邊界圖庫

圖庫的形狀和大小各不相同。有方格配置模式,有類似功能表的下拉式呈現模式,甚至還有內嵌於功能區模式 (也就是,將圖庫本身的內容放在功能區上)。

隱藏功能區

有時,您的工作區可能需要更多的空間;考慮到這種情況,可以摺疊功能區,僅保留含命令的索引標籤列。若要關閉功能區,請按兩下使用中的命令索引標籤;若要再次開啟功能區,請再按兩下使用中的命令索引標籤。

隱藏和還原功能區

  1. 按兩下使用中的命令索引標籤 (使用中的索引標籤已醒目提示)。

    建立索引標籤

  2. 再按兩下作用中的命令索引標籤可還原功能區。

快速存取工具列   

根據預設,[快速存取工具列] 是與功能區相鄰的一小塊區域,只要按一下該工具列,就能迅速存取命令。預設命令集中已經包含了您經常要用的一些命令 (如 [儲存][復原][取消復原] 等),但是您還可以自訂 [快速存取工具列],加入自己最常用的命令;另外也可以修改工具列的位置,並將預設的小型工具列放大。小型的工具列顯示在功能區的命令索引標籤旁;如果切換成大型工具列,則會顯示在功能區下方,完全展開快速存取工具列。

快速存取工具列

自訂快速存取工具列

  1. 按一下工具列最右邊的下拉式箭頭。

  2. 按一下 [自訂快速存取工具列],然後按一下 [其他命令]

  3. [Access 選項] 對話方塊中,選取要加入的一個或多個命令,然後按一下 [新增]

  4. 若要移除命令,請先在清單的右側標示命令,然後按一下 [移除],或者,也可以在此清單中按兩下該命令。

  5. 完成後,按一下 [確定]。

頁面頂端

功能窗格

開啟資料庫或建立新的資料庫後,資料庫物件的名稱便會出現在 [功能窗格] 中。這些資料庫物件包括資料表、表單、報表、頁面、巨集以及模組。在 Office Access 2007 中,[功能窗格] 取代了舊版 Access 所使用的 [資料庫] 視窗,如果您在舊版中使用 [資料庫] 視窗執行某項工作,那麼現在就要使用 [功能窗格] 執行。例如,若是要在 [資料工作表檢視] 中為資料表加入資料列,就要從 [功能窗格] 開啟該資料表。

功能窗格北風 2007

若要開啟資料庫物件或將命令套用至資料庫物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,然後從內容功能表中選取功能表項目。快顯功能表上的命令會因為物件類型的不同而有所不同。

開啟資料庫物件,例如資料表、表單或報表

  • 按兩下 [功能窗格] 中的物件。

    -或-

    選取 [功能窗格] 中的物件,然後按 ENTER 鍵。

    -或-

  • 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的物件。

  • 按一下內容功能表中的功能表項目。

請注意,您可以設定一個選項,以便在 [瀏覽選項] 對話方塊中按一下即可開啟物件。

[功能窗格] 會將資料庫物件划分成多個類別,這些類別又包含群組。有些類別是預先定義好的,不過您也可以建立自訂群組。

根據預設,在 Office Access 2007 中開啟資料庫 (包括舊版 Access 資料庫) 時,會顯示 [功能窗格]。您也可以設定程式選項,讓 [功能窗格] 在預設情況下不顯示。以下是每個動作的執行步驟。

顯示或隱藏功能窗格   

  • 按一下 [功能窗格] 右上角的按鈕 ( Access 中 [功能窗格] 的 [快門列開啟/關閉按鈕] ),或按下 F11。

在預設情況下不顯示功能窗格

  • 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [Access 選項]。

    [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

  • 按一下左邊窗格中的 [目前資料庫]

  • 清除 [導覽] 底下的 [顯示功能窗格] 核取方塊,然後按一下 [確定]

如需 [功能窗格] 的詳細資訊,請參閱功能窗格導覽一文。

頁面頂端

索引標籤式文件

開始使用 Office Access 2007 時,建議您以索引標籤式文件顯示資料庫物件,而不要使用重疊視窗。就日常互動使用而言,索引標籤式文件介面可能更適用。您可以設定 [Access 選項] 以啟用或停用索引標籤式文件 (請參閱本文稍後的顯示或隱藏文件索引標籤)。但是,如果要變更索引標籤式文件的設定,您必須先關閉資料庫然後重新開啟,才能使新的設定生效。

Access 中的索引標籤式文件

顯示或隱藏文件索引標籤

  • 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [Access 選項]。

    [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

  • 按一下左邊窗格中的 [目前資料庫]

  • 在 [應用程式選項] 區段中,選取 [文件視窗選項] 下方的 [索引標籤式文件]。

  • 選取或清除 [顯示文件索引標籤] 核取方塊。清除這個核取方塊就會關閉文件索引標籤。

  • 按一下 [確定]。

    附註: 

    • [顯示文件索引標籤] 設定是針對單個資料庫的設定。因此,您必須分別對每個資料庫進行此設定。

    • 變更 [顯示文件索引標籤] 設定之後,必須先關閉該資料庫然後重新開啟,才能看到變更的效果。

    • 根據預設,使用 Office Access 2007 所建立的新資料庫會顯示文件索引標籤。

    • 使用舊版 Access 所建立的資料庫依預設會使用重疊視窗。

頁面頂端

狀態列

在 Office Access 2007 中和在舊版 Access 一樣,也可以將狀態列顯示在視窗的底部。新版沿用了舊版中這一標準的使用者介面元素,它的功能仍為查看狀態訊息、屬性提示、進度指標等。不過,Office Access 2007 中的狀態列還添置了兩個新的標準功能 (在其他 Office 專業版 2007 程式的狀態列中也能看到),即 [檢視/視窗] 切換及 [縮放] 功能。

您可以使用狀態列上提供的控制項,再將使用中的視窗快速切換到其中一個可用的檢視。如果檢視的物件支援可變縮放,還可以使用狀態列上的縮放滑桿來調整 (縮小或放大) 縮放比例。

您可以在 [Access 選項] 對話方塊中啟用或停用狀態列。

顯示或隱藏狀態列

  • 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [Access 選項]。

    [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

  • 按一下左邊窗格中的 [目前資料庫]

  • 選取或清除 [應用程式選項] 下方的 [顯示狀態列] 核取方塊。清除該核取方塊就會關閉狀態列。

  • 按一下 [確定]。

頁面頂端

浮動工具列

文字格式設定是所有 Office 專業版 2007 程式中都頻繁執行的其中一項操作。在舊版 Access 中,格式化文字通常需要使用功能表或顯示 [格式設定] 工具列。使用 Office Access 2007 中的浮動工具列則可以讓您更方便地格式化文字。選取要格式化的文字後,浮動工具列即會自動出現在選定文字的上方。如果將滑鼠指標移近浮動工具列,浮動工具列便會漸顯出來,您可以使用該工具列套用粗體、斜體、字型大小及色彩等。如果將滑鼠指標從浮動工具列移開,工具列又會隨即隱藏。如果不想使用浮動工具列為所選文字套用文字格式,只要將滑鼠指標稍稍移開,浮動工具列便會消失。

迷你工具列

使用浮動工具列格式化文字

  1. 選取要格式化的文字。

    浮動工具列會以透明狀顯示在文字的上方。

  2. 使用浮動工具列套用格式。

頁面頂端

取得說明

若有任何問題,都可以按 F1 鍵或按一下功能區右側的問號圖示,取得說明。

[說明] 進入點

頁面頂端​

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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