Access 中的報表簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Access 資料庫中的報表可讓您檢視、格式化及摘要列出資訊。例如,您可以為所有連絡人建立簡易的電話號碼報表,或建立不同地區及期間的總銷售額摘要報表。

在本文中,您將概略瞭解 Access 中的報表。您也將瞭解以下基本概念:建立報表、使用各種選項 (如排序、群組及摘要資料),以及如何預覽及列印報表。

附註: 本文中的資訊被為了使用只能與 Access 桌面資料庫。Access web app 不支援的報表。

本文內容

Access 中的報表的概觀

在 Access 中建立報表

新增群組、排序或合計

使用設定格式化的條件來醒目提示資料

自訂色彩和字型

新增商標或背景圖像

列印報表

Access 中的報表的概觀

報表有什麼作用?

報表是資料庫物件,在您想要針對下列任何用途呈現資料庫中的資訊時很實用:

  • 顯示或散發資料摘要。

  • 封存資料的快照集。

  • 提供個別記錄的詳細資訊。

  • 建立標籤。

報表的組件

您可以建立不顯示資料的「未繫結」報表,但基於本文目的,我們假設報表已繫結至資料來源 (例如資料表或查詢)。報表的設計分成數個區段,您可以在 [設計檢視] 中檢視。瞭解每個區段的運作方式有助您建立更佳的報表。例如,您選擇放置計算控制項的區段會決定 Access 計算結果的方式。下列清單摘要列出區段類型及其用法:

區段列印時的顯示方式

可使用此區段之處

報表首

報表的開頭。

報表首用於一般可能出現在封面頁上的資訊,例如商標、標題或日期。您將使用 Sum 彙總函數的計算控制項放置在報表首時,計算的是整份報表的總計。報表首會列印在頁首之前。

頁首

每頁的頂端。

頁首用於在每一頁上重複報表標題。

群組首

每個新記錄群組的開頭。

群組首用來列印群組名稱。例如,在依產品群組的報表中,可以使用群組首來列印產品名稱。您將使用 Sum 彙總函數的計算控制項放置在群組首時,計算的是目前群組的總計。根據您新增的群組層級數目,報表上可以有多個群組首區段。如需建立群組頁首及頁尾的詳細資訊,請參閱<新增群組、排序或合計>一節。

詳細資料

針對記錄來源中的每個資料列出現一次。

您可以在此處放置構成報表主體的控制項。

群組尾

每個新記錄群組的結尾。

使用群組尾來列印群組的摘要資訊。根據您新增的群組層級數目,報表上可以有多個群組尾區段。

頁尾

每頁的結尾。

使用頁尾來列印頁碼或每頁的資訊。

報表尾

報表的結尾。

附註: 在 [設計檢視] 中,報表尾會顯示在頁尾下方。不過,在所有其他檢視 (例如 [版面配置檢視] 或是列印或預覽報表時),報表尾會顯示在頁尾的「上方」,緊跟在最後一個群組尾或最後一頁的詳細資料行後。

報表尾用來列印報表合計或整份報表的其他摘要資訊。

您會發現,在資料庫有設計妥當的資料表結構及關聯時,更容易建立有意義的報表。如需規劃及設計資料庫的簡介,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

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在 Access 中建立報表

您可以依循下列步驟,為您的 Access 桌面資料庫建立報表:

步驟 1:選擇記錄來源

報表的記錄來源可以是資料表、具名查詢或內嵌查詢。記錄來源必須包含要顯示在報表中的所有資料列和資料欄。

  • 如果資料是來自現有的資料表或查詢,請在 [功能窗格] 中選取資料表或查詢,然後繼續進行步驟 2

  • 如果記錄來源尚不存在,請執行下列其中一項:

    • 繼續進行步驟 2,並使用 [空白報表] 工具,

      或者

    • 建立包含所需資料的資料表或查詢。在 [功能窗格] 中選取查詢或資料表,然後繼續進行步驟 2。

步驟 2:選擇報表工具

報表工具位於功能區 [建立] 索引標籤上的 [報表] 群組中。下表說明這些選項:

工具

描述

報表

建立簡單表格式報表,其中包含您在功能窗格中所選取之記錄來源的所有欄位。

報表設計

在 [設計檢視] 中開啟一個空白報表,並新增所需的欄位及控制項。

空白報表

在 [版面配置檢視] 中開啟一個空白報表,並且顯示 [欄位清單],您可以在其中新增欄位到報表。

報表精靈

顯示多步驟精靈,讓您指定欄位、群組/排序層級,以及版面配置選項。

標籤

顯示精靈,以便您選取標準或自訂標籤大小,以及要顯示的欄位及欄位的排序方式。

步驟 3:建立報表

  1. 按一下您要使用的工具按鈕。出現精靈時,依照精靈中的步驟執行,並在最後一頁按一下 [完成]
    Access 會在 [版面配置檢視] 中顯示報表。

  2. 格式化報表以獲得您想要的外觀:

    • 調整欄位和標籤的大小,方法是選取欄位和標籤,然後拖曳邊緣縮放到您需要的大小。

    • 移動欄位,方法是選取欄位及其標籤 (如果存在),然後拖曳至新位置。

    • 在欄位上按一下滑鼠右鍵,然後使用捷徑功能表上的命令,來合併或分割儲存格、刪除或選取欄位,以及執行其他格式設定工作。

      此外,您可以使用以下各節所述的功能,讓報表更具吸引力且容易閱讀。

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新增群組、排序或合計

若要在桌面資料庫的報表中新增群組、排序或合計,最快的方式是以滑鼠右鍵按一下要套用群組、排序或合計的欄位,然後按一下捷徑功能表上所要的命令。

您也可以在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中開啟報表,然後使用 [群組、排序與合計] 窗格新增群組、排序或合計:

  1. 如果 [群組、排序與合計] 窗格尚未開啟,請在 [設計] 索引標籤上,按一下 [分組及合計] 群組中的 [群組及排序]

  2. 按一下 [新增群組][新增排序],然後選取您要群組或排序的欄位。

  3. 在群組或排序行上,按一下 [較多] 以設定較多選項及新增合計。

如需群組、排序與合計的詳細資訊,請參閱建立群組報表或摘要報表一文。

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使用設定格式化的條件來醒目提示資料

Access 會包含工具反白顯示報表上的資料。您可以新增的每一個控制項或控制項群組,格式化的條件規則,在您可以用戶端報表中 也 新增資料橫條比較資料。

若要新增設定格式化的條件 控制項 ︰

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 選取所需的控制項並在格式] 索引標籤中控制項格式設定] 群組中,按一下 [ 設定格式化的條件

    提示: 若要選取多個控制項,請按住 CTRL 鍵並按一下控制項。

  3. 按一下 [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊中的 [新增規則]

  4. [新增格式化規則] 對話方塊中,選取 [選取規則類型] 下的值:

    • 若要建立針對每個記錄個別評估的規則,請選取 [檢查目前記錄中的值或使用運算式]

    • 若要建立使用資料橫條比較記錄的規則,請按一下 [和其他記錄比較]

  1. [編輯規則描述] 下,指定何時套用格式設定及應套用何種格式設定的規則,然後按一下 [確定]

  2. 若要為相同的控制項或一組控制項建立其他規則,請重複步驟 4 之後的程序。

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自訂色彩和字型

請嘗試使用應用程式佈景主題的選項來自訂色彩與字型。

  1. 在 [版面配置檢視中開啟報表,以滑鼠右鍵按一下功能窗格] 中,然後按一下 [版面配置V檢視

  2. [報表版面配置工具] 選項,按一下 [設計] 索引標籤上的 [佈景主題],然後將游標指向圖庫中的各種佈景主題,以便預覽效果。按一下佈景主題以便選取,然後儲存報表。

  3. 使用 [色彩][字型] 圖庫個別設定色彩或字型。


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新增商標或背景圖像

您可以新增標誌或背景圖像至報表,且若您更新圖像,則無論圖像是用於資料庫的何處,都會自動更新。

若要新增或移除圖像:

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 在報表中,按一下要新增圖像的位置,並且在 [設計] 索引標籤上的 [頁首/頁尾] 群組中,按一下 [商標]

  3. 瀏覽至圖像,然後按一下 [開啟]。Access 隨即會新增圖像至報表。

  4. 若要移除圖像,請以滑鼠右鍵按一下圖像,然後從捷徑功能表按一下 [刪除]。

若要新增背景圖像:

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. [格式] 索引標籤上,按一下 [背景] 群組中的 [背景圖像]

  3. [圖像藝廊] 清單中選取圖像或按一下 [瀏覽],選取圖像,然後按一下 [確定]

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預覽及列印報表

預覽報表

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下 [預覽列印]。您可以使用 [預覽列印] 索引標籤上的命令,來執行下列任何一個動作:

    • 列印報表

    • 調整頁面大小或版面配置

    • 放大或縮小,或一次檢視多個頁面

    • 重新整理報表中的資料

    • 將報表匯出成其他檔案格式。

  2. 按一下 [關閉預覽列印]

列印報告

若要列印報表而不預覽:

  • 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下 [列印]。報表會傳送到您的預設印表機。

    附註:  若選取 [功能窗格] 中的報表,並從 [檔案]索引標籤選取[列印],就可以選取其他列印選項,例如頁數及份數,並且能指定印表機。

    • 若要開啟對話方塊以便您選取印表機、指定份數等,請按一下 [列印]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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