開始使用查詢

試試看！

您可以使用查詢來根據資料回答業務或其他問題，以及輕鬆進行大量更新或從資料庫刪除資訊。

什麼是查詢？

在 Access 中，「查詢」就像是您所詢問的問題，用來在資料庫中尋找相關 (甚至是非常特定) 的資訊。

在查詢中，您有時會只使用來自一個資料表的資料，有時則會使用來自多個資料表的資料。 例如，您可能只想要尋找某個連絡人的電話號碼，這需要一個針對連絡人資料表中特定人員的簡單電話號碼欄位查詢。 或者，您可能會合併來自多個資料表的資料，例如客戶資訊和訂單資訊，以查看客戶訂購的項目。

在 Access 中，查詢是一個資料庫物件。 它並不儲存資料。 取而代之的是，它會顯示儲存在資料表中的資料，並使該資料可供您使用。 查詢可能會顯示來自一或多個資料表的資料、來自其他查詢的資料，或來自上述兩者之組合的資料。 例如：

• 使用選取查詢來檢視資料。 藉由指定資料必須符合的準則並逐項列出要顯示的值，來尋找及檢視來自一或多個資料表的資訊。 例如，您可能會要求查看由 Tailspin Toys 建立的所有產品。

• 輸入準則並立即搜尋。 建立一律會要求您提供搜尋準則的可重複使用查詢。 例如，您可以建立要求使用者提供所要搜尋供應商名稱的查詢，然後顯示從該供應商取得的所有產品。

• 根據查詢來更新或新增資料。 查詢資料，然後使用結果來自動輸入或更新資訊。 例如，如果 Tailspin Toys 在它的所有產品名稱開頭都加上了 “TT”，則請搜尋該公司的所有產品，然後更新產品名稱，讓每個項目都以 “TT” 開頭 — 整個都透過更新查詢來執行。

• 根據查詢來刪除資料。 尋找資訊或記錄，然後刪除它們。 例如，如果 Tailspin Toys 歇業，而該公司的產品不再提供銷售，請尋找它的所有產品，然後自動從相關資料表中刪除它們。

您可以使用「查詢精靈」來建立會在「資料工作表檢視」中顯示資訊的選取查詢。

建立查詢

1. 選取 [建立] > [查詢精靈]。

2. 選取 [簡單查詢精靈]，然後選取 [確定]。

3. 選取包含欄位的資料表或查詢，然後將該欄位新增到 [已選取的欄位] 清單中。 完成時，按 [下一步]。

   依據您的需求從多個資料表新增多個欄位。

   如果您新增了數字欄位

   如果您新增了任何數字欄位，精靈會詢問您是要讓查詢傳回詳細資料還是摘要資料。 請執行下列其中一項操作：

   • 如果您想要查看個別的記錄，請依序選取 [詳細資料] 和 [下一步]。 繼續跳至步驟 4。

   • 如果您想要查看摘要的數值資料 (例如平均值)，請選取 [摘要]，然後選取 [摘要選項]。 指定您想要進行摘要的欄位，以及想要的資料摘要方式。 系統只會列出數字欄位。 請為每一個數字欄位選取一個函數︰

     • Sum   查詢會返回欄位所有值的總和。

     • Avg     查詢會返回欄位值的平均值。

     • Min    查詢會返回欄位最小的值。

     • Max   查詢會返回欄位的最大值。

   • 如果您想要讓查詢結果包含資料來源中的記錄計數，請針對該資料表選取 [計算在資料表名稱中的記錄]。

     如果您新增了日期/時間欄位

     「查詢精靈」會詢問您想要的日期值分組方式。 例如，假設您在查詢中新增了數字欄位 (例如價格) 和日期/時間欄位 (例如交易時間)，然後在 [摘要選項] 對話方塊中指定您想要查看價格欄位的平均值。 由於您包含了日期/時間欄位，因此您可以針對每個獨特的日期和時間值，計算每日、每月、每季或每年的摘要值。

     選取您想要用來將日期和時間值分組的時間週期，然後選取 [下一步]。

     附註: 在 [設計檢視] 中，您會有較多的日期和時間值分組選項。

4. 為查詢提供一個標題。

5. 指定您想要開啟查詢 (在「資料工作表檢視」中) 還是修改查詢 (在「設計檢視」中)。 然後，選取 [完成]。

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建立與執行更新查詢

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