通知每一個人我不在辦公室的時間

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以輕鬆地標示為 「 忙碌 」 或 「不在辦公室」 的時間,在您Microsoft Office Outlook 2007行事曆。但您要如何提供這些時間,例如休假,對您同事顯眼可見度?以及如何得知概覽時將您的同事不在辦公室?

本文將說明如何使用自訂的全天會議邀請來通知每個人,而不影響收件者的行事曆上可以參與的空閒時間。

您想要做什麼?

將您的休假時間加入到同事的行事曆上

在您的行事曆上標出休假時間

將您的休假排程顯示給組織及公司外的人知道

當您不在辦公室時自動回覆電子郵件

將您的休假時間加入到同事的行事曆上

當您在您的行事曆上將時間標示為「不在辦公室」時,您的同事如果嘗試安排和您開會,就會看到這項資訊。但是,如果您可以事先將您不在的時間一次通知給每一個人,而不影響他們的空閒/忙碌狀態或弄亂他們的行事曆,這樣不是很好嗎?這項處理的作法是將您的資訊以全天事件的形式出現在他們的行事曆上;但是,這個全天事件會顯示為可用的時間,與通常設定為「忙碌」的一般全天事件不同。如此一來,同事的空閒/忙碌可用狀態將不受影響。

附註: 會議邀請的設計是要在 Outlook 使用者之間傳送,您的組織及公司必須使用 Microsoft Exchange Server 2000、Microsoft Exchange Server 2003 或 Microsoft Exchange Server 2007,才能讓您在 Outlook 中撰寫會議邀請時看到其他人的排程。如果您的組織及公司不使用 Microsoft Exchange,請在將您的休假排程顯示給組織及公司外的人知道一節中尋找替代方法。

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],然後按一下 [會議邀請]。

    鍵盤快速鍵若要建立新的會議邀請,請按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. [主旨] 方塊中,輸入描述。

  3. [地點] 方塊中,輸入描述。

  4. [開始時間][結束時間] 清單中,選取您不在辦公室的開始與結束時間。如果是休假,這通常是全天的時間,在此情況下,請選取 [全天] 核取方塊。

    全天事件是指從當天午夜持續到隔天午夜的 24 小時事件。

    附註: Outlook 預設會使用電腦上的目前時區設定來進行排程。如果您想要根據另一個時區來排程您不在辦公室的時間,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [時區]

  5. 在 [選項] 群組中的顯示方式,按一下 [免費下拉式清單方塊中。如果您已經指定這是全天事件,另存新檔會自動設定

    重要: 請確定 [顯示方式] 設定設為空閒。這個選項可讓會議要求收件者,若要接受會議邀請,並新增假期時間他們的行事曆,但不是會封鎖查看他們的行事曆上任何時間。收件者的行事曆仍會顯示可用的顯示狀態,以在您休假時間的排程。

  6. 輸入您想要與收件者共用的任何資訊。

  7. 按一下 [收件者],然後在 [選擇與會者及資源] 對話方塊的 [搜尋] 方塊內,輸入您想邀請來參加會議的人員或資源名稱。如果您使用 [其他欄] 選項進行搜尋,請按一下 [搜尋]

  8. 從結果清單中選取名稱,然後按一下 [出席者],再按一下 [確定]

  9. 如果您要通知其他人您將有一連串週期性的時間不在辦公室,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [週期],然後選取週期模式,再按一下 [確定]

    當您將週期模式加入到會議邀請時,[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]

  10. [會議] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [約會]

  11. 按一下 [傳送]

當您傳送此會議邀請時,如果將 [顯示為] 設為 [空閒],則此事件會出現在同事的 Outlook 行事曆中每一天的最上方,這只有視覺提醒的功用,而不會佔用任何工作時間。

附註: 如果您未選取 [全天],此事件會顯示在時間格線中,而不會出現在當天的最上方;但是,仍會將它標示為可用的時間。

不過,事情可能尚不止於此,通常您還會想要在自己的行事曆中將這段時間顯示為 [不在辦公室]。若要瞭解其作法,請參閱下一節在您的行事曆上標出休假時間

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在您的行事曆上標出休假時間

如果您遵循上一節的步驟,您所送出的會議邀請已標示為可用的時間,以免佔用其他人行事曆上的時間;但是,您自己的行事曆上也會將這段時間標示為可用。您現在需要為自己建立另一個約會,好讓其他人看到您在指定的這段期間是不可用的。

當您傳送原始會議邀請之後,常見的一個錯誤是在您的行事曆上開啟此會議邀請項目,並將 [顯示為] 設定從 [空閒] 變更為 [不在辦公室]。您可能認為這樣做只會在您的行事曆上變更此事件,讓它顯示為 [忙碌],但實際上卻會傳送更新給此會議邀請的每一位收件者,將 [空閒] 變更為 [不在辦公室],而之前您所做的步驟都會前功盡棄。正確的作法是必須在您的行事曆上建立重複的約會,而且要將 [顯示為] 設為 [不在辦公室]

當其他人使用 Outlook 行事曆來安排會議和其他事件時,他們可以看到您的可用狀態,除非您變更您的行事曆權限來防止他人看到。一般來說,約會、會議和事件都會將 [顯示為] 設定為 [忙碌]。您也可以建立 [顯示為] 設定為 [不在辦公室] 的項目;設定為 [不在辦公室] 的項目會視為與設為 [忙碌] 的項目類似,也就是說,其他人不應該預期您在這段時間會可用。在外觀上,這兩種類型是不同的,設為 [不在辦公室] 的項目會呈現紫色,而設為 [忙碌] 的項目則會以藍色佈景主題來識別,外觀上的差異有助於強調您不可用的原因。例如,您可以移動衝突的 [忙碌] 項目,但或許無法或不願意變更 [不在辦公室] 項目 (例如,您的休假)。

  1. 在行事曆中,指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [約會]

  2. [主旨] 方塊中,輸入您的名稱,然後輸入「休假」,您也可以使用 [主旨] 方塊來指定任何其他類型的休假。

  3. [開始時間] 中,按一下您的休假開始的日期 (或其他休假的開始日期)。

  4. [結束時間] 中,按一下您的休假結束的日期 (或其他休假的結束日期)。

  5. 選取 [全天] 核取方塊。

  6. [顯示為] 設定變更為 [不在辦公室]

  7. 按一下 [儲存並關閉]

附註: 您可能會考慮刪除送給其他人的原始會議邀請 (只能從您的行事曆刪除);或者,您也可以將它留在您的行事曆中,如此一來,當您的計劃變更時,就可以用它來輕鬆地傳送更新或取消通知。

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將您的休假排程顯示給組織及公司外的人知道

不論您是使用 Exchange、POP3、IMAP 還是 Windows Live Mail 帳戶,您都可以將行事曆資訊與可存取電子郵件或網際網路的任何人共用。

本節內容

將行事曆另存為 iCalendar 檔案

將行事曆發佈到 Office Online

將行事曆發佈至 WebDAV 伺服器

將行事曆儲存為網頁

透過電子郵件傳送行事曆

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將行事曆儲存為 iCalendar 檔案

行事曆可以當做附件傳送到電子郵件,這些附件不會連結回來源行事曆,所以永遠都不會更新。例如,您可能與另一家公司的某個人合作,而這個人無法存取您的 Outlook 空閒/忙碌資訊來得知您何時有空開會;在這種情況下,您可傳送具有行事曆快照的電子郵件,行事曆快照會出現在電子郵件的本文中,並當做 iCalendar 檔案附件。如果收件者執行的是 Office Outlook 2007,此 iCalendar 檔案附件會以 Outlook 行事曆的格式開啟。

  1. [行事曆] 中選取行事曆,讓它成為檢視內的使用中行事曆。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [另存新檔]。

  3. [檔案名稱] 文字方塊中,輸入此 iCalendar 檔案的名稱,這應該是一個容易辨識而且對您和收件者具有意義的名稱。

    更多選項] 旁會出現 [行事曆名稱、 日期範圍及詳細資料層級的摘要。如果您滿意此摘要,請繼續進行步驟 8。否則,繼續步驟 4。

  4. 按一下 [其他選項]

  5. [日期範圍] 清單中,選擇要併入 iCalendar 檔案中之行事曆資料的數量,或是按一下 [指定日期],輸入自訂日期範圍。

    附註: 如果您選擇的日期範圍較大,或是選取 [整個行事曆],就會建立較大的 iCalendar 檔案。

  6. [詳細資料] 清單中,選擇要對收件者顯示的詳細資料數量,預設會選取 [僅可與會時間] 選項。

    附註: 除非您變更 [進階] 底下的隱私權選項,否則不會有任何選項包含標示為私人的項目。

  7. 您可以選擇性地按一下 [顯示],檢視 [進階] 選項。

    • 包含標示為私人的項目詳細資料      這個選項需要將 [詳細資料] 設定為 [有限的詳細資料][完整詳細資料]。將會註明有私人項目存在,但是不會共用進一步的資訊。

    • 包含附件內行事曆項目     這個選項要求將它設定為 [完整詳細資料詳細資料。在 [行事曆項目,例如試算表上的所有附件都都包含在內。

      附註: 這個選項可能會讓 iCalendar 檔案大小大幅增加。

  8. 按一下 [確定],再按 [儲存]

    如果您的行事曆未包含任何項目,則會出現一個對話方塊,讓您有機會取消儲存此 iCalendar 檔案。

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將行事曆發佈到 Office Online

您可以共用Office Outlook 2007行事曆發佈到 Microsoft Office Online。Office Online 提供的免費的方式共用行事曆],並可讓您控制誰有權存取其。此外,您可以發佈或檢視 Office Online 上的行事曆,即使您不使用 Exchange 帳戶。使用 Office Online 是共用行事曆資訊,如果您是使用POP3或 IMAP 電子郵件帳戶,最常見的個人或小型企業的電子郵件帳戶類型的好方法。

  1. [行事曆]功能窗格 中,以滑鼠右鍵按一下您想要發佈的行事曆。

    附註: 如果您在 [最小化] 檢視中使用功能窗格,請在功能窗格中按一下 [行事曆] 按鈕 按鈕影像 ,然後按一下功能窗格,再以滑鼠右鍵按一下您要發佈的行事曆。

    提示: 如果您要發佈預設的行事曆,請在功能窗格中按一下 [發佈我的行事曆],然後繼續進行步驟 3。

  2. 指向快顯功能表上的 [發佈至網際網路],然後按一下 [發佈到 Office Online]

  3. 如果這是您第一次發佈行事曆到 Office Online,您必須使用 Windows Live ID 帳戶來註冊 Office Online。如果您沒有免費的 Windows Live ID 帳戶,可以建立一個帳戶。請遵循螢幕上的指示進行。

  4. [時間範圍] 旁邊,選取您想要共用行事曆的天數。

    Date range screenshot

  5. 按一下 [詳細資料] 旁邊的箭號,並選擇您想要共用的詳細資料數量。如果您要的話,可以選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,將共用的詳細資料限制為 Outlook 內指定的工作時間。

    Calendar details

  6. [權限] 旁邊,選擇您的行事曆資訊只能由指定的人加以檢視,還是使用 Office Online 的任何人都可加以搜尋及檢視。

    • 只有受邀請的使用者可以檢視此行事曆      如果您按一下這個選項,當您發佈行事曆到 Office Online 之後,會開啟一封 Outlook 共用電子郵件,您可以將此共用電子郵件傳送給您想要授予行事曆存取權的每一個人。此共用郵件會自動包含該行事曆的連結,如果您要的話,也可以輸入一則訊息。

    • 任何人都可以在 Office Online 檢視及搜尋此行事曆      如果您按一下這個選項,知道行事曆連結的任何人都可以檢視它。使用者不需要 Windows Live ID 帳戶,也可以登入服務。此外,Office Online 使用者可以在搜尋行事曆時找到此行事曆。

  7. 如果您要發佈任何人都可以檢視及搜尋的行事曆,請在 [描述] 方塊中輸入此行事曆的描述,這項資訊有助於其他 Office Online 使用者找到您的行事曆。

    預設會定期更新這個行事曆,而此行事曆的變更會在下一次手動或自動傳送/接收時,發佈到 Office Online。根據預設,每一個 [傳送/接收] 群組的每一次傳送/接收之間會有 30 分鐘的間隔;如果您將自動傳送/接收間隔變更為少於 20 分鐘,則會以最低的 20 分鐘間隔來傳送對 Office Online 的行事曆更新。

    若要上載這個行事曆,而且永遠都不要提供更新,請按一下 [進階],然後按一下 [單次上載: 不會上載更新]

  8. 按一下 [確定]。

在共用行事曆之後,功能窗格中的行事曆圖示會變更,如底下所示。

共用行事曆

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將行事曆發佈至 WebDAV 伺服器

如果您想要與其他人共用行事曆和可用狀態資訊,但是未使用類似 Exchange 的軟體應用程式,則發佈到 WebDAV 伺服器將會非常實用。

全球資訊網分散式撰寫及版本 (處理 WebDAV) 是 HTTP 的的可讓您建立及修改網頁伺服器上的文件延伸。您要發佈行事曆的伺服器必須支援 WebDAV 通訊協定。並非所有網頁伺服器都支援 WebDAV。即使您可以使用檔案傳輸通訊協定 (FTP),或直接儲存例如\\server\teamdocuments通用命名慣例 (UNC) 路徑,這不表示 WebDAV 有。您的伺服器管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 可以告訴您是否您想要使用的伺服器支援 WebDAV。

  1. [行事曆]功能窗格 中,以滑鼠右鍵按一下您想要共用的行事曆。

  2. 在快顯功能表上,指向 [發佈至網際網路],然後按一下 [發佈至 WebDAV 伺服器]

  3. [位置] 方塊中,輸入此 WebDAV 伺服器的位置和資料夾。

  4. [時間範圍] 旁邊,選取您想要共用行事曆的天數。

  5. 按一下 [詳細資料] 旁邊的箭號,並選擇您想要共用的詳細資料數量。如果您要的話,可以選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,將共用的詳細資料限制為 Outlook 內指定的工作時間。

    Calendar details

    預設會定期更新這個行事曆,而此行事曆的變更會在下一次手動或自動傳送/接收時,發佈到 WebDAV 伺服器。根據預設,每一個 [傳送/接收] 群組的每一次傳送/接收之間會有 30 分鐘的間隔;如果您將自動傳送/接收間隔變更為少於 20 分鐘,則會以最低的 20 分鐘間隔來傳送對 WebDAV 伺服器的行事曆更新。

    若要上載這個行事曆,而且永遠都不要提供更新,請按一下 [進階],然後按一下 [單次上載: 不會上載更新]

  6. 按一下 [確定]。

在共用行事曆之後,功能窗格中的行事曆圖示會變更,如底下所示。

共用行事曆

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將行事曆儲存為網頁

您可以儲存為網頁的行事曆,並與他人共用。例如,您可能會張貼重要專案日期的行事曆為貴公司的網路上的頁面或頁面的形式張貼您足球遊戲時程,在您的個人網站上。您可以然後透過輕鬆存取其他人的行事曆發送其 URL。同時,如果您的網際網路服務提供者 (ISP) 會提供您的網站或大眾共用檔案的位置,您就可以為網頁共用您的行事曆。

提示: 一個比較好的解決方案是使用 Microsoft Office Online 行事曆發佈服務,您可以直接從 Outlook 儲存及發佈行事曆,而且會自動管理更新。

當您將行事曆儲存為網頁時,可以指定行事曆的開始和結束日期,以及是否要在約會的文字區段中包含所輸入的約會詳細資料。您也可以加入背景。

  1. [行事曆] 中選取行事曆,讓它成為檢視內的使用中行事曆。

  2. 在 [檔案] 功能表上按一下 [另存成網頁

  3. [期間] 底下的 [開始日期][結束日期] 方塊中輸入日期。按一下某個行事曆的向下箭號。

    預設值為這個月與下一個月。

  4. 您可以在 [選項] 底下選擇包含約會的詳細資料;如果您要的話,也可以針對您要建立的網頁挑選背景圖形。

  5. 在 [另存新檔],在 [行事曆標題文字] 方塊中,輸入您要作為標題的網頁上顯示的名稱。

  6. 針對 [檔名],瀏覽至您要儲存網頁的位置,然後輸入檔名。

  7. 根據預設,當您按一下 [儲存] 之後,會在網頁瀏覽器中開啟這個網頁。如果您不想要看到此網頁,請取消選取 [瀏覽器中開啟已儲存的網頁] 核取方塊。

  8. 按一下 [儲存]。

    附註: 在某些網頁瀏覽器 (如 Windows Internet Explorer) 中,此網頁可能不會如預期般出現,這是因為使用中的內容遭到封鎖。如果您在最上方看到資訊列,請按一下文字,然後按一下 [允許被封鎖的內容],再按一下 [是]

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透過電子郵件傳送行事曆

  1. [行事曆]功能窗格中,按一下 [使用電子郵件傳送行事曆]

    附註: 如果您在 [最小化] 檢視中使用功能窗格,請在功能窗格中按一下 [行事曆] 按鈕 按鈕影像 ,然後按一下功能窗格,再以滑鼠右鍵按一下您要共用的行事曆,然後按一下 [使用電子郵件傳送]

  2. [收件者] 方塊中,輸入訂閱資訊傳送對象的人員名稱。

  3. [行事曆] 清單中,選擇您要傳送的行事曆;預設會選擇您的預設行事曆,也就是用來對其他人顯示您的空閒/忙碌資訊並接受會議邀請的 Outlook 行事曆。

  4. [日期範圍] 清單中,選擇要併入電子郵件中之行事曆日期的範圍,或是按一下 [指定日期],輸入自訂日期範圍。

    提示: 如果您選擇大的日期範圍或選取 [整個行事曆],您可能會建立大型的電子郵件。

  5. [詳細資料] 清單中,選擇要對收件者顯示的詳細資料數量,預設會選取 [僅可與會時間] 選項。

    附註: 除非您變更 [進階] 底下的隱私權選項,否則不會有任何選項包含標示為私人的項目。

  6. 您也可以選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,將電子郵件中所包含的資訊限制為您的工作時間。若要變更您的工作時間,請按一下 [設定工作時間]

  7. 您可以選擇性地按一下 [顯示],檢視 [進階] 選項。

    • 包含標示為私人的項目詳細資料      這個選項需要將 [詳細資料] 設定為 [有限的詳細資料][完整詳細資料]。將會註明有私人項目存在,但是不會共用進一步的資訊。

    • 包含附件內行事曆項目     這個選項要求將它設定為 [完整詳細資料詳細資料。在 [行事曆項目,例如試算表上的所有附件都都包含在內。

      這個選項可能會讓電子郵件的大小大幅增加。

    • 電子郵件的版面配置     您可以包含每日排程事件的清單

  8. 您也可以選擇要求能夠檢視收件者預設行事曆的權限;若要這樣做,請選取 [要求權限以檢視收件者的行事曆] 核取方塊。

    附註: 這個選項只會要求對於收件者預設行事曆的存取權。如果您想要求存取收件者建立的另一個行事曆 (例如,個人行事曆),您必須傳送電子郵件來要求該特定行事曆的權限。

  9. 按一下 [傳送]

  10. 檢閱確認對話方塊,如果正確無誤的話,按一下 [確定]

    如果您的行事曆未包含任何項目,則會出現一個對話方塊,讓您有機會取消傳送電子郵件。

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當您不在辦公室時自動回覆電子郵件

當您離開您的電腦和不檢查電子郵件訊息時,您可以設定Office Outlook 2007傳送自動回覆給部分或所有傳送訊息給您的人員。您必須知道您用來決定哪些功能已設定自動回覆的電子郵件帳戶的類型。

您使用哪一種類型的電子郵件帳戶?

如果您知道您所連接的電子郵件伺服器類型,可以移至下列其中一節來尋找如何設定自動回覆的步驟:

如果您需要確認所使用的帳號類型,請繼續閱讀本節。

若要確認使用的是否為 Exchange 帳戶,最簡單的一個方法就是檢查 [工具] 功能表上是否有 [郵件答錄機助理員] 命令。請確定已按一下功能表底部的展開按鈕 按鈕圖像 ,以便顯示 [工具] 功能表上的所有命令。

如果在 [工具] 功能表上有 [郵件答錄機助理員] 命令,而且當您按一下此命令時,看到下面的對話方塊,則表示您在 Exchange 2007 上有帳戶。這樣的話,請繼續進行 Exchange 2007 帳戶的自動回覆一節中的步驟。

[郵件答錄機助理員] 對話方塊

如果在 [工具] 功能表上有 [郵件答錄機助理員] 命令,而且當您按一下此命令時,看到下面的對話方塊,則表示您在 Exchange 2003 或之前的版本上有帳戶。這樣的話,請繼續進行 Exchange 2000 和 Exchange 2003 帳戶的自動回覆一節中的步驟。

[郵件答錄機助理員] 對話方塊

如果 [工具] 功能表上沒有 [郵件答錄機助理員] 命令,則表示您很可能沒有 Exchange 帳戶。不過,您可以使用規則來模擬大部分 [郵件答錄機助理員] 行為。若要了解執行此動作的方法,請繼續進行使用 POP3 和 IMAP 帳戶進行自動回覆一節。

識別您所使用的電子郵件帳戶類型的另一個方法

您可以檢查 Outlook 的 [帳戶設定] 對話方塊,識別 Outlook 設定檔中所具有的電子郵件帳戶類型。

  1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [帳戶設定]。

  2. [電子郵件] 索引標籤上的 [類型] 欄列出每個電子郵件地址的帳號類型。

    螢幕圖像

某些功能可能需要特定的 Exchange 版本。例如,「Outlook 無所不在」需要 Exchange 2003 或 Exchange 2007。

若要識別您所連接的 Exchange 版本,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange 版本

Exchange 2007 帳戶的自動回覆

This feature requires you to use a Microsoft Exchange Server 2007 account. Most home and personal accounts do not use Microsoft Exchange. For more information about Microsoft Exchange accounts and how to determine which version of Exchange your account connects to, see the links in the See Also section.

當您以 Exchange 2007 帳戶使用 Outlook 時,可以存取新的 [郵件答錄機助理員] 功能及改良的使用者介面。新功能包括:

  • RTF 格式設定     在回覆中使用字型、顏色及格式設定。

  • 能夠傳送自動回覆給組織外的人     可以針對組織內和組織外的收件者自訂 [郵件答錄機] 自動回覆功能。例如,您可能會想要對公司外的人傳送較普通的郵件,可能是未列出其他連絡人名稱、電話號碼或電子郵件地址的郵件。

  • 能夠事先排程郵件答錄機自動回覆 (包含開始時間和停止時間)     您需要永遠都不會忘記開啟 (或關閉) [郵件答錄機] 自動回覆功能。請排程應該傳送自動回覆的日期和時間。

  • [工具] 功能表上,按一下 [郵件答錄機助理員]

    [工具] 功能表上的 [郵件答錄機] 命令

  • 按一下 [傳送 [郵件答錄機] 自動回覆]。

  • 在 [在我的組織內] 索引標籤上,輸入當您不在辦公室時要傳送的回覆。

    您可以使用控制項來變更字型、字型大小及其他文字格式設定。

也可以向組織外的人員傳送自動回覆。您可以選擇是將自動回覆傳送給向您寄送電子郵件訊息的每一個人,還是只傳送給 [連絡人] 中列出的人員。

附註: 連絡人必須存在 Exchange [連絡人] 資料夾中。如果連絡人只存在於屬於個人資料夾檔案 (.pst) 的資料夾中,則不會傳送自動回覆郵件。

  1. 在 [在我的組織外] 索引標籤上,輸入當您不在辦公室時要傳送的回覆。

    您可以使用控制項來變更字型、字型大小及其他文字格式設定。

  2. 選取 [自動回覆給我的組織之外的人員] 核取方塊。

  3. 按一下 [僅限我的連絡人] 或 [我的組織之外的任何人] 以指定要傳送自動回覆的人員。

    當您選取 [自動回覆給我的組織之外的人員] 核取方塊時,[在我的組織外] 索引標籤會在索引標籤名稱的旁邊顯示 [(開啟)]

Exchange 2000 和 Exchange 2003 帳戶的自動回覆

This feature requires an Exchange 2000 or Exchange 2003 account. Most home and personal accounts do not use Microsoft Exchange. For more information about Microsoft Exchange accounts and how to determine which version of Exchange your account connects to, see the links in the See Also section.

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員]。

  2. 按一下 [我目前不在辦公室]

  3. 在 [只用下列文字自動回覆一次給每個寄件者] 方塊中,輸入您不在辦公室期間要傳送給其他人員的郵件。

  4. 如果需要,請建立管理內送郵件的規則。

    1. 按一下 [工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員]。

      [工具] 功能表上的 [郵件答錄機] 命令

      附註: 除非您是使用 Exchange 電子郵件帳戶,否則不會出現 [郵件答錄機助理員] 命令。

    2. 按一下 [新增規則]

    3. 在 [符合下列條件的郵件到達時] 底下,指定要讓與規則關聯的動作發生,郵件必須符合的條件。

    4. 如果您要指定更多條件,按一下 [進階],選取想要的選項,然後按一下 [確定]。

    5. 如果您要指定必須最後套用此規則,選取 [只套用第一個相符的規則] 核取方塊。

    6. 選取 [執行下列動作] 底下想要的選項。可以選取多個選項。

      附註: 如果您指定必須刪除某個郵件,則如果規則是遵循 [郵件答錄機助理員] 對話方塊中規則清單內的刪除規則,將不會影響該郵件。

POP3 和 IMAP 帳戶的自動回覆

如果您的設定檔未包含 Exchange 帳戶,您可以結合 Outlook 電子郵件範本與 Outlook 規則,以重現 [郵件答錄機助理員] 的功能。當您使用這項結合之後,就可以使用您的 POP3 或 IMAP 電子郵件帳戶來傳送自動回覆給內送郵件。

重要: 您必須讓電腦維持開機狀態並讓 Outlook 維持在執行中狀態,才能傳送自動回覆。

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [郵件]

  2. [選項] 索引標籤的 [格式] 群組中,按一下 [純文字]

  3. 在郵件本文中輸入要做為自動回覆傳送的郵件。

  4. 在郵件視窗中,按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [另存新檔]

  5. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]

  6. [檔案名稱] 方塊中,輸入郵件範本的名稱,然後按一下 [儲存]

  7. [工具] 功能表上,按一下 [規則及通知]

  8. 按一下 [規則及通知] 對話方塊中的 [新增規則]。

  9. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查],然後按一下 [下一步]。

  10. 選取 [您要檢查的條件是?] 底下的 [僅傳送給我] 核取方塊及想要的任何其他準則,然後按一下 [下一步]。

  11. 看到通知您此規則會套用到所接收之每封郵件的對話方塊時,按一下 [是]。

  12. 選取 [您處理郵件的方式是?] 底下的 [使用特定範本回覆] 核取方塊。

  13. 按一下 [步驟 2: 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下的 [特定的範本]

  14. [選取回覆範本] 對話方塊上,按一下 [查詢] 方塊內的 [檔案系統中的使用者範本]

  15. 選取在上一節中建立的範本,然後按一下 [開啟]。

  16. 按 [下一步]。

  17. 也可以根據自動回覆規則的例外選取核取方塊。

  18. 按 [下一步]。

  19. [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入此自動回覆規則的名稱,然後按一下 [完成]

在單一工作階段期間,[規則精靈] 中的 [使用特定範本回覆] 規則只會將自動回覆傳送一次給每一個寄件者,這個規則可避免 Outlook 傳送重複的回覆給寄出多封郵件給您的單一寄件者。在工作階段期間,Outlook 會保留一份它已經回覆過的使用者清單;但是,如果您結束 Outlook 後再重新啟動,則會重設已收到自動回覆的寄件者清單。

重要: 為了要讓 [規則精靈] 能夠自動傳送回覆,Outlook 必須在執行中,而且必須設定為可定期檢查新的郵件。

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