離線使用連結到 SharePoint 清單的資料表

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您也可以使用 Access 離線使用連結資料至 SharePoint 清單。 這十分有用,例如,如果您需要不在辦公室或需要繼續工作時伺服器無法使用或遺失了連線至伺服器。

概觀

離線使用的 SharePoint 網站的資料之前,首先您必須建立 SharePoint 清單與 Access 資料表之間的連結。 您可以採取來更新或使用 Access 來分析這些清單離線。 當您重新連線時,您可以同步資料,以便與資料庫會更新。 如果資料庫有查詢和報表,您可以使用它們來分析連結的資料。

如果您在離線時,您就會更新任何資料,您可以同步處理您的變更存取再次連線至伺服器。 如果發生資料衝突,比方說,如果有人更新時在伺服器上的一筆記錄不同人員更新離線相同的記錄,當您同步處理時,您可以解決衝突。

您可以使用數種方法來連結至清單的 Access 資料表。 例如,您可以移動您的資料庫至 SharePoint 網站,也會在資料庫中的資料表連結到網站上的清單。 或者,您可以將資料從 SharePoint 網站上的 [資料工作表檢視中的清單匯出至 Access 資料表。 比方說,您可以在 Access 中使用報表的資料摘要。 如需有關如何從 Access 連結至 SharePoint 資料的詳細資訊,請參閱匯入或連結至 SharePoint 清單中的資料

在 Access 中的 SharePoint 清單離線工作

從 Access 2010 開始,離線使用連結的 SharePoint 清單是多個自動由 Access 維護程序。 如果 Access 無法連線至您連結的 SharePoint 清單所在的位置,可能是因為您已失去網際網路連線的 SharePoint 網站,Access 會切換到離線模式。 在狀態列上視窗右下方的 [存取] 視窗中,您會看到所有 SharePoint 資料表會中斷連線的訊息。 如果您按一下 [檔案>資訊也會看到類似的訊息,指出已中斷連線的資料表。 當您在離線模式時,您可以繼續新增、 編輯及刪除 SharePoint 清單資料的快取本機複本中的資料。

Access 會繼續嘗試並定期使用 SharePoint 伺服器上的 [連結] 清單重新連線。 當 Access 將重新建立 SharePoint 網站的連線時,您會看到詢問您是否要與伺服器同步處理您的離線資料位於功能區下方的訊息列。

按一下 [重新連線到 SharePoint 伺服器的同步處理。

按一下 [同步處理及存取重新至連結的 SharePoint 清單,然後嘗試合併資料的任何變更。

解決衝突的資料變更

當兩個使用者到清單的資料或結構的相同部分進行變更時,會發生衝突的使用者。 送出修訂的使用者第一次成功認可他或她的變更,但第二個使用者就會收到的衝突的使用者。

例如,使用者會第三列的 [城市] 資料行從達拉斯變更西雅圖,而同時,您變更儲存格從達拉斯休斯頓。 使用者的修訂會提交到伺服器第一次,後面接著您的變更。 伺服器會通知您衝突的使用者,並可讓您解決衝突。

附註: 即使在使用者編輯同一列中不同的儲存格時,會發生衝突。

您無法變更的記錄,直到您解決衝突有衝突的使用者。

如果 Access 偵測到任何資料衝突與 SharePoint 伺服器同步處理您的離線變更時,您會看到 [解決衝突] 對話方塊。

使用 [解決衝突] 對話方塊中的可用選項,以解決資料衝突。

請執行下列其中一項操作:

  • 若要解決在目前顯示的衝突或錯誤忽略中對該筆記錄所做的變更,請按一下 [放棄我的變更。 您的變更將會遺失。

  • 若要解決所有擱置中的衝突與錯誤略過所有您要的變更清單,按一下 [放棄所有我的變更

  • 若要解決目前顯示的衝突或錯誤重新套用您的變更,按一下 [重試我的變更。 如果發生衝突,如果您和其他使用者變更同一個欄,則您的變更將會覆寫其他使用者的變更。 如果您編輯不同的欄,您的變更會合併與其他使用者的變更。

  • 若要重新套用您的變更來解決所有擱置中的衝突與錯誤,請按一下 [重試我所有的變更

  • 若要檢視的下一個衝突或錯誤的詳細資訊,請按一下下一步] 對話方塊的右上角。

  • 若要檢視先前的衝突或錯誤的詳細資訊,請按一下右上角的對話方塊前一節

  • 若要在稍後解決衝突與錯誤,請按一下 [對話方塊標題列上的 [關閉]。

附註

  • 詳細資料格線會顯示您目前檢視] 中的所有欄。 如果看不到欄],以水平捲軸捲動,或拖曳 [若要增加的詳細資料方格寬度] 對話方塊的右邊緣。

    若要縮放資料行的內容,按一下 [詳細資料] 方格中的欄。 變更和其他使用者的變更將會在 [欄位的詳細資料] 對話方塊。 對話方塊也適用於檢視 rtf 格式設定變更。

  • 詳細資料格線會顯示已刪除的列,而不是一列的資料,如果您或其他使用者刪除的列。 如果其他使用者刪除的列,[] 對話方塊不會顯示使用者名稱或日期與時間刪除。 此外,您就無法重試您的變更。

設定快取 Web 服務和 SharePoint 資料表選項

在 Access 2010 及更新版本中,新資料庫的預設設定為快取 Web 服務和 SharePoint 連結的資料表。 如果您想要變更這個行為,並改為使用 Access 2007 中存在的行為,請按一下 [檔案>選項] 以開啟 [ Access 選項] 對話方塊。 按一下 [目前資料庫,請參閱下快取 Web 服務和 SharePoint 資料表所列的設定。

  • 使用快取格式與 Microsoft Access 2010 及更新版本 選取此選項可讓 Access 快取連結資料的本機複本。 這項設定可以提升使用連結的資料時的效能。 載入和連結資料的檢視會更快速地使用這個選項。 如果您想要使用 Access 2007 中的現有的快取行為,請清除這個選項。

  • 清除快取] 關閉 選取此選項可讓 Access 清除記憶體中的任何本機快取的資料,當您關閉您的資料庫。

  • 永不快取 選取此選項即可沒有快取資料的本機複本時使用您連結的 SharePoint 資料來源的存取權。

    附註: 如果您清除 [使用與 Microsoft Access 2010 及之後版本相容的快取格式] 設定,則無法使用 [關閉時清除快取] 與 [永不快取] 選項。

我可以離線工作以手動方式在 Access 2010 及更新版本?

才會手動控制項的工作,離線使用 Access 2010 中的連結 SharePoint 資料及更新版本,您將需要清除目前的資料庫在 Access 中找到的 [使用 Microsoft Access 2010 及更新版本,這是相容的快取格式設定選項] 對話方塊。 如何尋找,並設定該選項,請參閱前一節。

附註: 您可能會提示您關閉並重新開啟資料庫後變更設定。

您已清除 [使用 Microsoft Access 2010 及更新版本,這是相容的快取格式設定之後,您會看到網頁連結清單] 群組中的命令會出現在 [外部資料] 索引標籤上。

在這個群組中,您會看到命令,如 [離線工作同步處理重新連結清單與其他人。 以下是在 Access 2007 中已在SharePoint 清單] 群組中的 [外部資料] 索引標籤的同一個命令。

若要使用這個模式中的 SharePoint 清單資料離線工作,按一下 [離線工作

若要同步處理您離線的清單,從伺服器的資料,按一下 [同步處理]

之後您離線工作,請重新連結的資料表,按一下 [線上工作]。

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使用 Access 2007 嗎?

若要執行此程序,首先您必須連結您的 Access 資料表至 SharePoint 清單。

附註: 如果您在 SharePoint 網站上已發佈的資料庫,首先您必須儲存資料庫的本機複本,然後離線記錄的清單。

  1. 開啟資料庫連結至 SharePoint 清單。

  2. [外部資料] 索引標籤中的 SharePoint 清單] 群組中,按一下 [離線工作

附註: 如果 [離線工作] 按鈕無法使用,或是表格不會連結至 SharePoint 清單,或您已離線原本的清單資料。

  1. 開啟資料庫連結至 SharePoint 清單。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤中的 SharePoint 清單] 群組中,按一下 [同步處理]

如果透過離線所做的變更和其他人在伺服器所做的變更,會發生衝突,就會出現 [解決衝突] 對話方塊。

對話方塊會顯示衝突,例如為什麼錯誤發生,並提供選項讓您嘗試重新提交資料,或捨棄變更的相關資訊。 如果有多個錯誤,您可以在對話方塊中的 [上一個] 和 [下一步] 按鈕,即可檢視每個錯誤的詳細資料。 某些錯誤可以解決只能由捨棄變更。

在 [解決錯誤] 對話方塊的詳細資料格線顯示您目前檢視] 中的所有欄。 受影響的資料列,詳細資料格線會顯示您所做的變更。 您無法編輯的值,但您可以按一下每個欄,了解更多詳細資料。

  • 在 [解決錯誤] 對話方塊中,執行下列其中一項:

    • 如果您要保持在選取的項目伺服器所做的變更,請按一下 [放棄我的變更

    • 如果您想要嘗試提交您的變更,即可選取的項目,請按一下 [重試我的變更

      視情況而定,您可能需要等候,直到問題已解決。 例如,如果您無法同步處理您的變更,因為網路連線問題,請稍候直到您再次連線。

    • 如果您想要保留的所有項目伺服器所做的變更,請按一下 [放棄所有我的變更

    • 如果您想要嘗試提交您一次變更所有項目,請按一下 [重試我所有的變更

      視情況而定,您可能需要等候,直到問題已解決。 例如,如果您無法同步處理您的變更,因為網路連線問題,請稍候直到您再次連線。

      附註: 

      • 如果可以解決這個錯誤,只要放棄變更,可能無法使用 [重試您的變更] 按鈕。

      • 您可以關閉對話方塊,而不需採取任何動作,但您無法保留或更新這份清單或是對計算結果欄進行變更,直到您錯誤解決方式。

重新連結的資料表後,您對其資料或物件的任何變更會同步處理。

  1. 開啟資料庫連結至 SharePoint 清單。

  2. [外部資料] 索引標籤中的 SharePoint 清單] 群組中,按一下 [線上工作

    附註: 如果您想要捨棄離線所做的變更,按一下[放棄變更群組中的SharePoint 清單

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