關於 SharePoint 隨附的工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint  工作流程是預先編撰的迷你應用程式,能夠流線化及自動化廣泛種類的商務程序;從收集簽章、意見反應,到核准企劃或文件,以至於追蹤例行程序的現況等等。SharePoint 工作流程的設計能節省您的時間與心力而設計,為在您常進行的工作帶來一致性和效率。

比較手動程序與自動化工作流程

本文是關於所包含的 SharePoint 2010,以便您選取的選項關聯表單中新增清單、 文件庫和整個網站集合中使用這些版本時的預先程式化工作流程。

您也可讓更多自訂這些隨附的工作流程類型,,甚至進行從頭開始建立您自己的自訂工作流程,使用 SharePoint Designer 和其他應用程式。若要進一步瞭解這些處理程序,請參閱簡介設計和自訂工作流程

同時,本文中您可以進一步瞭解整組隨附的工作流程。

如果您想要直接前往特定的工作流程的詳細指示,會看到每中的什麼是您可以連結至從下表的內容中的下一節的連結。

您想要知道什麼?

什麼是 SharePoint 工作流程?

我能用 SharePoint 工作流程來自動化哪些程序?

核准 (將文件或項目轉送供核准或拒絕)

收集意見反應 (將文件或項目的意見反應)

收集簽章 (將文件、 活頁簿或數位簽章的表單)

處理核准 (管理文件的到期和保留)

三態 (追蹤問題、 專案或工作的三個狀態或階段)

誰可以新增及啟動 SharePoint 工作流程?

如何新增及執行 SharePoint 工作流程?

可以建立自己的自訂 SharePoint 工作流程嗎?

下一步是什麼?

什麼是 SharePoint 工作流程?

您應該已經了解流程圖的定義。它會以圖形方式表示一個程序,並且說明每個步驟發生什麼事。

工作流程的程序

SharePoint 工作流程就像是自動化的人力、 猜測及確定性您標準工作程序的流程圖。

例如,請看圖中的文件核准程序。若是手動執行此程序,代表需花費大量心力檢查及追蹤、轉送文件並寄發提醒等等,而這每一項工作都必須由您或同事親自處理。如此代表有大量額外工作,工作甚至可能一直被中斷。

但當您使用的 SharePoint 文件 「 核准 」 工作流程執行此程序,所有的核取和追蹤及提醒及轉寄由工作流程,自動完成。如果某人是最遲完成任務,或一些其他習以為常發生時,大部分的隨附的工作流程會產生通知,讓您知道您的意見。在群組中的任何人都主動監視程序,因為 SharePoint 工作流程,處理程序會永遠主動監視本身。

及執行 SharePoint 工作流程是很容易。您只選擇您想要指定的選項,會適合您的情況,然後讓接手的 SharePoint 工作流程類型。然後,您可以取消或終止工作流程,隨時視需要。

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我能用 SharePoint 工作流程來自動化哪些程序?

每個 SharePoint 動作,例如範本隨附的工作流程類型。您在新增版本的單一清單或文件庫,或整個網站集合,工作流程使用初始表單來指定 [選項] 及 [選取您想要用於此版本的選項,工作流程會指派至] 下,任務期限,如何工作人員工作流程可以會啟動,且由誰工作通知中所包含的指示等等。

SharePoint 2010 提供五種預先程式化的工作流程類型

附註: 搭配 SharePoint Server 2010 與 SharePoint Online for Office 365 企業版,所有五下列的工作流程類型都包含在內。使用 SharePoint Online for Office 365 小型企業及專業人員,不過,只有三態工作流程類型是包含。

核准 (將文件或項目轉送供核准或拒絕)

核取符號 核准工作流程傳閱文件或其他項目指定其核准或拒絕的人員。

您也可以使用 「 核准 」 工作流程來控制內容核准,在清單或文件庫中

若要瞭解更多],以及的逐步指示,請參閱詳細介紹 「 核准 」 工作流程

(有也是使用發佈核准工作流程網頁發佈網站中的另一個、 類似的工作流程類型。)

收集意見反應 (將文件或項目轉送收集意見)

收集意見反應工作流程 「 收集意見反應 」 工作流程會將文件或其他項目路由至指定人員他們的意見反應。

收集意見反應 」 工作流程合併彙算所有參與者的工作流程擁有者的意見反應,並提供檢閱程序的記錄。

若要瞭解更多],以及的逐步指示,請參閱詳細介紹 「 收集意見反應工作流程

收集簽章 (將文件、活頁簿或表單轉送收集數位簽章)

收集簽章工作流程 收集簽章 」 工作流程會路由至指定的人員,其數位簽章的 Microsoft Office 文件。

請注意,收集簽章 」 工作流程函數只使用 Word 文件、 Excel 活頁簿 amd InfoPath 表單。

若要瞭解更多],以及的逐步指示,請參閱詳細介紹 「 收集簽章工作流程

處理核准 (管理文件的到期和保留)

處理核准工作流程 處理核准工作流程是設計用來支援管理需要組織內的記錄。此工作流程可讓參與者決定要保留或刪除到期的文件或項目藉此管理文件的到期和保留程序。

處理核准工作流程啟動時,它會處理核准工作流程工作的特定的文件和項目建立工作流程的工作清單中。因為它是可能的處理核准工作流程可能會產生大量的工作 (特別是如果它設定為自動啟動的項目到期時),處理核准工作流程提供大量工作完成的支援,因此的記錄管理員或其他授權的人員可以處理大量刪除單一步驟中的項目。

您可以設定到期原則功能的資訊管理原則的共同作業的操作您處理核准工作流程,在文件或網站上的項目,好讓工作流程自動開始每次到期。

若要瞭解更多],以及的逐步指示,請參閱使用處理核准工作流程

三態 (追蹤問題、專案或工作的三個狀態或階段)

三態工作流程 三態工作流程是設計用來追蹤狀態的三種狀態 (階段) 的清單項目。可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目的商務程序,客戶支援議題,潛在客戶或專案任務,例如。

每次變換狀態,工作流程就會指定工作給一位人員,並傳送電子郵件給該人員,提醒工作。此工作完成後,工作流程會更新項目狀態並進入下一個狀態。三態工作流程是設計用於 [議題追蹤] 清單範本,但是也可以用於任何含有 [選擇] 欄,而欄中有三種或更多值的清單。

若要瞭解更多],以及的逐步指示,請參閱使用三態工作流程

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誰能夠新增及啟動 SharePoint 工作流程?

若要新增或啟動工作流程,您必須在工作流程執行所在的清單、文件庫或網站集合擁有正確的權限。

  • 若要新增工作流程   根據預設,您必須[管理清單] 權限的工作流程。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和 [訪客] 群組中沒有)。

  • 啟動工作流程   也根據預設,您必須啟動[編輯項目權限已新增工作流程。([成員] 群組和 [擁有人] 群組兩有預設的編輯項目權限,並不會讓訪客] 群組)。
    擁有者或者,也可以選擇設定特定的工作流程,讓他們可開始擁有人] 群組的成員。

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如何新增及執行 SharePoint 工作流程?

下圖概觀 SharePoint 工作流程的規劃、新增、執行及修改的各個基本階段。其後提供各步驟的說明。

工作流程的程序

規劃確定您知道哪一個選項是要與何種資訊您必須使用當您使用 intiation 表單來新增您的工作流程版本。

  • 了解   找出包含的工作流程類型會執行您想要完成的工作。

  • 新增    填寫開始表單,以將您的工作流程版本新增至清單、文件庫或網站集合。

  • 啟動    針對文件或是清單或文件庫中的項目,以手動或自動方式啟動新的工作流程。(若手動啟動,您有機會在較簡略的初始表單上變更該工作流程的部分關係。) 工作流程啟動時,會建立工作、傳送通知訊息並開始追蹤動作及事件。

  • 監視    您可以在工作流程執行時,檢視 [工作流程狀態] 頁面,瞭解哪些工作已經完成,以及哪些動作已經發生。若有必要,也可以在此處調整現有及以後的工作,甚至是取消或終止該工作流程執行。

  • 檢閱    執行完畢後,可在 [工作流程狀態] 頁面上檢閱其完整的歷程記錄。在 [工作流程狀態] 頁面,還可以建立此工作流程綜合績效的統計報表。

  • 變更    如果工作流程未如預期執行,您可以開啟當初新增時的關聯表單,在此進行變更。

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我是否能夠自己建立自訂 SharePoint 工作流程?

如果您需要更多的彈性,內建的工作流程,可以將進一步自訂 SharePoint Designer 中,例如的工具。您也可以從頭開始建立您自己的原始工作流程。

您可以使用 [工作流程設計工具] 建立規則,將條件及動作關聯至 SharePoint 清單及文件庫中的項目。清單或文件庫中的項目若有變更,即會觸發工作流程中的動作。

例如,您可以設計一個工作流程,當項目成本超過特定金額時,就啟動另一個核准工作流程。

您也可以定義一組相關的文件的工作流程。比方說,如果您的工作流程相關聯的文件庫,或它已經過篩選,文件內容類型,會出現關聯式文件組動作的群組。文件組是允許的文件的文件組的工作流程 」 動作會在每個文件組中的項目上執行,被視為一個單位,群組的 SharePoint Server 2010 中的新功能。

如需詳細資訊,請參閱簡介設計和自訂工作流程

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下一步是什麼?

您可以檢視下列文章以取得詳細的任何處理隨附的工作流程類型:

包含工作流程類型和您感興趣提供基本的任何其他自訂作業,除了您可以使用關聯表單中,也就是執行,或者如果您想要建立大綱,從您的原始工作流程,請參閱的文件設計和自訂工作流程簡介

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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