關於尋找檔案

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您可以使用 Microsoft Office 2003 中的 [檔案搜尋] 指令以尋找下列位置的使用檔案:在您的電腦硬碟、區域網路、Microsoft Outlook 信箱及網路上的芳鄰。您也可以尋找電子郵件訊息、會議及 Outlook 信箱中的其他資訊。搜尋會提供兩個尋找檔案的方法:基本搜尋與進階搜尋。

基本檔案搜尋

基本搜尋可做最廣泛的搜尋檔案、Outlook 項目及網頁。您可以尋找其中包含標題、內容或屬性的指定文字的檔案。您也可以指定在哪裡搜尋檔案,及搜尋的檔案類型為何。

進階檔案搜尋

進階搜尋則更精確。您可以使用它以根據檔案的屬性來尋找檔案。您可以經由建立一組必定符合的一或多條規則的查詢的方式,才能找到檔案。查詢的一個範例是「Author is (exactly) Dan」。這指出您搜尋中的檔案必須只能包含作為作者屬性的文字「Dan」。

自然語言搜尋

自然語言搜尋使用熟悉的交談表示式 (如「Get all mail from Jane」或「Find all meetings next week」),從 [基本檔案搜尋] 工作窗格中搜尋 Microsoft Outlook 項目。使用自然語言搜尋,您可以搜尋電子郵件訊息、行事曆項目、連絡人、工作及備忘錄。只有英文版的 Microsoft Office 2003 支援自然語言搜尋。

雖然可以在自然語言查詢中加入更多的資訊以取得更好的結果,但是您不必使用完整的句子或關心文法是否正確。例如,下列自然語言是正確的:「High priority tasks」。

自然語言搜尋會搜尋 Outlook 項目的內容,如電子郵件訊息的本文,及項目的屬性,如會議的主旨及工作的內容。

附註: 雖然自然語言搜尋不支援您電腦的網路位置上的文件,但是 Office 的檔案搜尋將使用自然語言搜尋查詢中的資訊,以尋找那些位置的檔案。

使用自然語言的秘訣

搜尋電子郵件

  • 搜尋電子郵件訊息的內容,方法是使用諸如「about」或「subject」等字。

    範例

    "Messages about searching"

    "Messages on the subject: sales quotas"

  • 搜尋電子郵件訊息的內容及其他欄位。

    範例

    "High priority messages"

    "Who did I Cc about natural language searching?"

    "E-mail I need to follow-up on"

  • 搜尋包含附件的文件。

    範例

    "Find all mail messages with attachments"

  • 指定要縮小搜尋的時間範圍。

    範例

    "E-mail from Bob in the last week about natural language searching"

    "Find the most recent e-mail from Prasanna"

搜尋您的行事曆

  • 搜尋會議的內容,方法是使用諸如「about」或「subject」等字。

    範例

    "Meeting about sales goals"

    "Show the meeting to introduce new team members"

  • 根據與會者來搜尋會議。

    範例

    "All meetings with Jim"

    "Find the meeting organized by Tanya"

    "Did Bei-Jing accept the meeting about searching?"

  • 指定時間範圍來限制搜尋範圍。

    範例

    "Find all meetings I attended last Monday"

    "Find all meetings the day before yesterday"

搜尋連絡人

  • 根據暱稱或生日等明細來搜尋連絡人。

    範例

    "Find everyone whose manager is Miles"

  • 尋找含共同資訊的連絡人群組。

    範例

    "Contact information for clients who live in Baltimore"

搜尋備忘錄

  • 根據備忘錄的內容、色彩或其他屬性來搜尋備忘錄。

    範例

    "All notes I created yesterday"

    "All blue notes about searching"

其他秘訣

  • 指定要搜尋的資料夾以限制搜尋。

    範例

    "E-mail in my Inbox that I haven't read yet"

  • 使用引號,將片語組合在一起。

    範例

    "Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days"

  • 指定結果的傳回順序。

    範例

    "E-mail from Helmut, sorted oldest message first"

檔案搜尋選項

檔案搜尋工作窗格

當您使用 [檔案] 功能表中的 [檔案搜尋] 時,[檔案搜尋] 工作窗格會顯示於窗格的右邊。每個 Office 應用程式可擁有自己的 [檔案搜尋] 工作窗格的執行個體。然而,搜尋結果可從任何應用程式取得。例如,如果您從 Microsoft Word 中搜尋所有類型的檔案,而且從搜尋結果清單開啟 Microsoft Excel 試算表,則搜尋結果也會顯示在 Excel 的 [檔案搜尋] 工作窗格,如此您便可以繼續使用它們。

檢視搜尋結果

當您啟動搜尋時,[檔案搜尋] 工作窗格會開始列出它搜尋的檔案名稱。檔案是按位置來分別顯示:您的電腦、信箱及網路位置。

從結果清單中,您可以針對尋找的檔案執行許多動作,如:

  • 檢視檔案的屬性

  • 開啟檔案

  • 檢視網頁瀏覽器的檔案

  • 根據檔案建立新文件

  • 將檔案的超連結複製到 Office 剪貼簿

使用快速搜尋來加快搜尋

快速搜尋從檔案擷取資訊,並使用一種方法來組織,可讓您更快速且輕鬆地找出檔案。當您的電腦閒置時會更新快速搜尋索引。

快速搜尋使用內建的 Windows 索引服務。您可從 Windows [搜尋] 工作窗格啟用快速搜尋支援,或從 Office 中的 [基本檔案搜尋] 工作窗格中啟用它。

附註: 若未安裝快速搜尋,則 [基本檔案搜尋] 工作窗格會顯示附註。如果已安裝快速搜尋,則會顯示它的啟用或停用狀態。

使用條件及值來建置更複雜的搜尋

利用進階搜尋,您可以使用條件及值,根據檔案的屬性來搜尋這些檔案。

條件是指您在進階搜尋中,對檔案屬性值所作的設定限制,以便搜尋更特定的檔案。每類屬性有一組相關的條件,進階搜尋會自動顯示他們。例如,若屬性是資料,則進階搜尋會在其他資料之間顯示下列條件選擇:「today」、「tomorrow」、「yesterday」。

部份條件後面不需要跟著值。在範例「Last Modified yesterday」中並不需要其他值,因為條件「yesterday」將提供進階搜尋所要必需的資訊。

部份條件後面需要跟著值。例如,條件「equals」後面恆需要一個值,此值是您在配置搜尋時所提供的。

自開啟對話方塊中搜尋

您可以在 [工具] 功能表中的 [開啟] 對話方塊,使用基本搜尋或進階搜尋來搜尋檔案。在 [檔案搜尋] 工作窗格中,結果是按位置來分別顯示的。利用開啟檔案,您可以檢視此檔案的屬性。

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