開啟及關閉 Outlook 資料檔 (.pst)

Outlook 是您日常生活的一部分。您會使用它來傳送電子郵件訊息、設定行事曆事件,以及建立工作及其他項目。但您是否曾思考過那些項目的儲存方式及其位置?系統通常會自動封存它們,並將它們儲存在 Outlook 資料檔 (.pst) 中。透過 Outlook,您將可以開啟和關閉 Outlook 資料檔 (.pst) 檔案,並管理封存項目的方式及位置。

  1. 開啟 Outlook,並選擇 [檔案] 上的 [開啟和匯出] > [開啟 Outlook 資料檔]。

    開啟 Outlook 資料檔

    附註: 根據 Outlook 設定方式的不同,系統應該會自動開啟儲存 .pst 檔案的資料夾。如果沒有,請瀏覽到檔案所在的位置。如果您不確定 Outlook 資料檔的位置,請參閱尋找 Outlook 資料檔案

  2. 選擇 Outlook 資料檔 (.pst),然後選擇 [開啟]。

  3. 在 [Outlook 資料檔] 資料夾 (通常位於您 [資料夾] 窗格的底部) 中,選擇想要開啟的資料夾。

    若要開啟 Outlook 資料檔,請選擇資料檔旁邊的箭號。

您可以透過關閉檔案來將 Outlook 資料檔從 [資料夾] 窗格中移除。不過,這並不會從您的電腦中移除該檔案。

  • 在 [資料夾] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [Outlook 資料檔],然後選擇 [關閉 Outlook 資料檔]。

您想要做什麼?

如果您有未顯示於 瀏覽窗格 中的 Outlook 資料檔 (.pst),您可以新增該資料檔,以便處理資料檔中的項目。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,按一下 [帳戶設定] > [帳戶設定]。

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下 [新增]。

  3. 按一下要開啟的 Outlook 資料檔 (.pst) 檔案,然後按一下 [確定]。

使用 Outlook 2010 建立的 Outlook 資料檔 (.pst) 會儲存在電腦的「文件\Outlook 檔案」資料夾中。如果您使用的是 Windows XP,會在「我的文件\Outlook 檔案」資料夾中建立這些檔案。

在舊版 Outlook 中建立的資料檔,會儲存在另一個位置的隱藏資料夾中。

  • Windows 7 和 Windows Vista
    磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows XP
    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

提示: 如需 Windows 中隱藏資料夾的相關資訊,請參閱 Windows 說明及支援。

您為 Outlook 資料檔 (.pst) 指定的名稱會出現在功能窗格中。在 Outlook 2010 之前,Outlook 資料檔 (.pst) 的預設顯示名稱是 [個人資料夾]。如果您使用多個在舊版 Outlook 中建立的 Outlook 資料檔 (.pst),這可能會造成混淆。我們建議您對每個 Outlook 資料檔 (.pst) 都使用描述性的顯示名稱。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,按一下 [帳戶設定] > [帳戶設定]。

  2. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下 Outlook 資料檔 (.pst) 檔案 > [設定]。

  3. 在 [名稱] 方塊中,為 Outlook 資料檔 (.pst) 輸入描述性的名稱。

    [Outlook 資料檔] 對話方塊

    附註: 變更顯示名稱不會重新命名檔案。只有出現在功能窗格的名稱才會變更。

當您不再需要頻繁存取某個 Outlook 資料檔 (.pst) 時,您可以關閉該檔案。關閉的檔案不會出現在功能窗格中,但也不會從您的電腦中刪除。

  • 以滑鼠右鍵按一下要從功能窗格中移除的 Outlook 資料檔 (.pst) 名稱,然後按一下 [關閉名稱]。

    關閉 Outlook 資料檔 (.pst) 命令

注意: 如果 [關閉] 命令無法使用,您可能正嘗試移除用來儲存新郵件的預設 Outlook 資料檔 (.pst)。如果移除該資料檔,新郵件將沒有地方可以放置。

如果您建立的 .pst 檔案並未顯示在功能窗格中,請將該 .pst 檔案新增至 Outlook 以便處理其中的項目。

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [開啟],然後按一下 [Outlook 資料檔]。

  2. 按一下要開啟的 .pst 檔案,然後按一下 [確定]。

    附註: 與該資料檔相關聯之資料夾的名稱會出現在 [資料夾清單] 中。若要檢視 [資料夾清單],請按一下 [到] 功能表上的 [資料夾清單]。根據預設,該資料夾會名為 [個人資料夾]。

以下是 Outlook 資料檔在您電腦上的儲存位置清單。有些資料夾可能是隱藏的資料夾。若要檢視它們,請執行下列其中一項動作:

  1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]。

  2. 按一下 [資料夾選項]。

    資料夾選項

  3. 按一下 [檢視] 索引標籤,然後按一下 [顯示所有檔案和資料夾] 選項。

Windows Vista 中的檔案位置

Outlook 資料檔 (.pst)   :磁碟機:\User\使用者名稱\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

離線資料夾檔 (.ost)   :磁碟機:\User\使用者名稱\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Windows XP 中的檔案位置

Outlook 資料檔 (.pst)   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

離線資料夾檔 (.ost)   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

請記住下列重點:

  • 您可以將 (除了做為預設傳送位置之檔案以外的) 資料檔儲存、複製或移動至硬碟上的另一個位置,或移至網路上的共用。請記得,您必須具有讀取/寫入權限,才能從網路共用開啟個人資料夾檔案 (.pst)。

  • 如果您需要存取任何儲存在網路共用或另一部電腦上的資料檔,請關閉任何可能正在使用該檔案的程式。同一時間只能有一個使用者或程式存取資料檔。

  • .pst 資料檔並不支援唯讀媒體,例如 CD 和 DVD。

如果您使用 Microsoft Exchange 帳戶,您的電子郵件訊息、行事曆、連絡人和其他項目通常會傳送並儲存在您位於伺服器上的信箱中。當您在新電腦上安裝 Outlook 並設定 Exchange 帳戶時,將可再次使用您在伺服器上的所有項目。除非您有封存的本機資料檔,或指定將您的 Exchange 電子郵件訊息傳送至本機資料檔,否則本文剩下的資訊並不適用於您。

如果您使用 POP3 電子郵件帳戶 (這是較常見的個人電子郵件帳戶類型之一),您的電子郵件訊息會從位於您網際網路服務提供者 (ISP) 的 POP3 電子郵件伺服器下載至您的電腦,並傳送及儲存至本機中名為 Outlook.pst (預設的資料檔名稱) 的個人資料夾檔案 (.pst)。Outlook.pst 會儲存於「磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook」資料夾中。

附註: .pst 檔案的預設位置是一個隱藏資料夾。若要使用 Windows 檔案總管來瀏覽至此資料夾,您必須先開啟顯示隱藏資料夾。

  • 在 Windows 檔案總管中的 [工具] 功能表上,按一下 [資料夾選項]。

  • 在 [檢視] 索引標籤上,依序在 [進階設定]、[檔案和資料夾]、[隱藏檔案和資料夾] 底下,按一下 [顯示所有檔案和資料夾]。

  • 如果要查看所有檔案的副檔名,請清除 [檔案和資料夾] 下的 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊。

    隱藏的資料夾會呈現暗灰色,表示它們不是一般的資料夾。

您可以將任何 Outlook .pst 檔案移動至您電腦上的任意位置。例如,有些人會想將 Outlook 資料檔保留在 D 磁碟機中或 [我的文件] 底下,以便建立備份檔案。

在移動您的 .pst 檔案前,建議將它的顯示名稱從「個人資料夾」變更為具有意義的其他名稱。變更名稱可協助您在處理多個 .pst 檔案時區分不同的 Outlook 資料檔。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下 ["個人資料夾" 的內容]。

    檔案內容

    在 [郵件] 中,[個人資料夾] 永遠會位於功能窗格的最上層。

    個人資料夾內容

  2. 按一下 [進階]。

  3. 在 [名稱] 文字方塊中,輸入對您有意義的名稱,例如「晨怡的 Outlook 資料」。

    個人資料夾

  4. 按兩下 [確定]。

現在,您可以開始將 Outlook 資料檔移動至電腦上的其他位置了。

  1. 在 Outlook 中,記下檔案位置與名稱。

    • 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],或是針對您 .pst 檔案所顯示的名稱,然後按一下 ["<資料夾名稱>" 的內容]。

    • 按一下 [進階]。

    • 在 [檔案名稱] 文字方塊中,記下 .pst 檔案的完整路徑和檔案名稱。

  2. 結束 Outlook 並移動檔案。

    • 使用 Windows 檔案總管,將每個 .pst 檔案從預設位置「磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook」資料夾複製到您電腦上任何想要的資料夾中。

      附註: 其預設位置是一個隱藏資料夾。若要使用 Windows 檔案總管來瀏覽至此資料夾,您必須先開啟顯示隱藏資料夾。

      • 在 Windows 檔案總管中的 [工具] 功能表上,按一下 [資料夾選項]。

      • 在 [檢視] 索引標籤上,依序在 [進階設定]、[檔案和資料夾]、[隱藏檔案和資料夾] 底下,按一下 [顯示所有檔案和資料夾]。

      • 如果要查看所有檔案的副檔名,請清除 [檔案和資料夾] 下的 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊。

        隱藏的資料夾會呈現暗灰色,表示它們不是一般的資料夾。

  3. 按一下 [控制台] 中的 [使用者帳戶],然後按一下 [郵件]。

    附註: 如果您使用的是 [控制台] 傳統檢視,請按兩下 [郵件] 圖示。

  4. 按一下 [顯示設定檔],然後選擇含有 .pst 檔案的設定檔。

  5. 按一下 [內容],然後按一下 [資料檔]。

  6. 從清單中選取資料檔,然後按一下 [設定]。

  7. 當訊息出現,通知您無法在舊的位置找到資料檔時,請按一下 [確定]。

  8. 請瀏覽至新資料夾的位置,選取該資料檔並按一下 [開啟]。

  9. 按一下 [確定],然後按兩下 [關閉]。

  10. 按一下 [確定] 並重新啟動 Outlook。

如果您離線使用 Outlook 或是以「Exchange 快取模式 (離線)」使用 Exchange,您可以將本機離線資料夾檔 (.ost) 的位置變更至不同的資料夾或硬碟。

  1. 結束 Outlook。

  2. 按一下 [開始],然後按一下 [控制台]。

  3. 按兩下 [郵件],並按一下 [電子郵件​​帳戶]。

  4. 按一下 [顯示設定檔],然後選取含有 .pst 檔案的設定檔。

  5. 按一下 [內容],然後按一下 [資料檔]。

  6. 選取 Exchange 帳戶,然後按一下 [設定]。

  7. 清除 [進階] 索引標籤上的 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。

    附註: 當您看到以下訊息:「您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效。」,請按一下 [確定]。

  8. 按一下 [設定],並按一下 [進階] 索引標籤上的 [離線資料夾檔設定]。

  9. 按一下 [停用離線使用],然後在隨後出現的對話方塊中按一下 [是]。

  10. 按一下 [離線資料夾檔設定]。

  11. 按一下 [瀏覽],移至您想要儲存 .ost 檔案的位置,在 [檔案名稱] 方塊中輸入名稱,然後按一下 [開啟]。

  12. 按一下 [確定],然後選取 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。

  13. 按一下 [確定]。當您看到以下訊息:「您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效。」,請按一下 [確定]。

  14. 按一下 [關閉]。

    下一次當您啟動 Outlook 時,新的 .ost 檔案會與您在執行 Exchange 之伺服器上的信箱進行同步處理。

目前,除了使用您的 Microsoft Windows 登入密碼或是專為以密碼保護 Outlook 而編寫的協力廠商軟體之外,您並無法在啟動時以密碼保護 Outlook,或是在臨時需要離開電腦前時鎖定 Outlook不過,您可以在個人資料夾檔案 (.pst) 上設定密碼。如果您在 Outlook 中使用網際網路電子郵件帳戶 (例如 POP3 或 HTTP 帳戶),您的電子郵件訊息會傳送至您電腦硬碟上的某個 .pst 資料檔。您可以在 .pst 檔案上使用密碼,以防止與您共用電腦的其他人不小心入侵您的檔案。

  1. 在 [到] 功能表上,按一下 [資料夾清單]。

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 如果您有 POP3 電子郵件帳戶,請以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下捷徑功能表上的 ["個人資料夾" 的內容]。

      附註: 如果您已為資料檔提供自訂的顯示名稱,請以該名稱取代「個人資料夾」。

    • 如果您有 IMAP 或 HTTP 電子郵件帳戶 (例如 Microsoft Windows Live Mail),請以滑鼠右鍵按一下該帳戶名稱,然後按一下捷徑功能表上的 ["<帳戶名稱>" 的內容]。

  3. 在 [一般] 索引標籤上,按一下 [進階]。

  4. 按一下 [變更密碼]。

  5. 在 [變更密碼] 對話方塊中,輸入您的新密碼 (最多 15 個字元),並再次輸入以進行驗證。

    附註: 

    • 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。強式密碼範例:Y6dh!et5。弱式密碼範例:House27。密碼長度應為 8 個或更多字元。使用 14 個以上字元的複雜密碼則更佳。如需詳細資訊,請參閱建立強式密碼並進行保護

    • 您必須記住密碼。若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  6. 請確定您已清除 [將密碼儲存在密碼清單中] 核取方塊。這會防止密碼被快取,因此您必須在每次執行 Outlook 時都輸入密碼。請不要忘記密碼。

    重要: 如果您忘記密碼,Microsoft、您的網際網路服務提供者 (ISP),或是您的郵件系統管理員都無法存取您的密碼,也無法協助您復原 .pst 檔案的內容。

  7. 請按三次 [確定]。

當您按一下電子郵件帳戶資料夾時,系統會提示您輸入密碼。取得存取權後,您在該工作階段期間就不需要再次輸入密碼。如果您結束並重新啟動 Outlook​​,系統會在您按一下電子郵件帳戶資料夾時提示您輸入密碼。

重要: .pst 密碼功能的用意並非提供防範駭客的安全性。它只是一個防止您信任並與之共用電腦的人員 (例如家中的家人) 不小心入侵的方式。針對您位於與他人共用之電腦上的資料,更安全的保護方法是為每個使用電腦的人員都建立受密碼保護的 Windows 使用者帳戶。

個人資料夾檔 (.pst) 的預設顯示名稱是「個人資料夾」。這可能會在您處理多個 .pst 檔案時造成混淆,因為它們全都具有相同的名稱。最好的做法是自訂顯示名稱。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下 ["個人資料夾" 的內容]。

    個人資料夾內容

  2. 按一下 [進階]。

    個人資料夾

  3. 在 [名稱] 方塊中,輸入對您有意義的名稱,例如「晨怡的 Outlook 資料」。

  4. 按兩下 [確定]。

您會在功能窗格的頂端看到具有剛才輸入之名稱的資料夾。現在您已可以快速地區分資料檔。

提示: 自訂檔案名稱在您同時具有多個 .pst 檔封存時也會非常實用。舉例來說,如果您每個月都會建立 .pst 檔來儲存當月傳送的項目,您可以將「個人資料夾」重新命名為更好記的顯示名稱,例如「傳送郵件封存 – 2007 年 12 月」。

即使您有囤積電子郵件的習慣,您還是可能會想清除功能窗格中部分的待過濾郵件。您不會總是需要立即存取某個封存的 .pst 檔案。您可以在不將某個 Outlook 資料檔從電腦中刪除的情況下,從功能窗格中移除它。

  • 以滑鼠右鍵按一下要從功能窗格中移除的個人資料夾檔,然後按一下 [關閉個人資料夾]。

如果 [關閉個人資料夾] 選項無法使用,可能是因為您正在試圖刪除 Outlook 用來儲存新郵件的 .pst 檔案。如果移除該資料檔,新郵件將沒有地方可以放置。

提示: 您是否害怕在刪除檔案後會遺失資料?關閉 .pst 檔案並不會刪除該檔案或包含於其中的任何項目。該檔案只是不再顯示於功能窗格中而已。您隨時可以執行下列操作,以再次顯示任何 .pst 檔案:

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [開啟],然後按一下 [Outlook 資料檔]。

  2. 按一下要開啟的 .pst 檔案,然後按一下 [確定]。

深入了解 Outlook 資料檔

如需有關 Outlook 資料檔的詳細資訊,請參閱下列主題:

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×