適用於 IT 系統管理員的 Microsoft Teams 快速入門指南

Microsoft Teams 是整合交談、會議、檔案和應用程式在一處的數位樞紐。由於這項工具建立在 Office 365 上,所以學校可以從整合其熟悉的 Office 應用程式和服務中獲益良多。它提供了企業級的安全性和合規性,而且可延伸、可自訂,能滿足每一所學校的需求。

透過 Microsoft Teams,學校或機構可以建立協同教室、連結專業學習社群,或與學校教職員通訊 – 全都可以從 Office 365 教育版的單一體驗中實現。

我們熱烈歡迎您的加入

本指南是為了協助您啟動並充分利用 Microsoft Teams 而設計。身為 Office 365 的 Microsoft Teams 系統管理員,您在整個機構中成功部署、採用和持續使用 Microsoft Teams 方面扮演著至關緊要的角色。

這很容易上手

請依照本指南中概述的下列步驟,在您的組織首度發行 Microsoft Teams; 其中包含成功所需的一切資源:

  1. 了解 Microsoft Teams

  2. 部署 Microsoft Teams

  3. 啟動 Microsoft Teams

  4. 意見反應與支援

了解 Microsoft Teams

核心價值

Teams 是針對緊密合作完成下列工作的群組和部門而設計:

  • 即時通訊並確保每個人知道

  • 讓團隊可以直接在 Office 365 中快速存取所需的資訊

  • 量身打造您的樞紐,廣納您和團隊每天都需要的內容和功能

  • 獲得您從 Office 365 中所期望的企業級安全性和合規性功能

Microsoft Teams 是 Office 365 教育版的一項共同作業服務,可滿足群組工作的不同需求和挑戰。由於機構對於共同作業有其獨特的需求,所以使用者可能仰賴 Office 365 中的多種應用程式,例如 OneNote、Outlook、SharePoint 和 Yammer。Microsoft Teams 提供簡化的解決方案來滿足共同作業需求,同時還整合了教師所信賴的應用程式。

差異化特色

納入 Office 365 意味著 Microsoft Teams 已內建與 Azure Active Directory、SharePoint、OneNote、Office 365 群組等的整合。這可讓您將 Office 365 投資發揮到極致,同時針對工具,提供簡單而安全的使用者體驗。

Office 365 堅持實踐對安全性、合規性、隱私權和透明的承諾。Microsoft Teams 同樣使用這些原則而打造,以提供企業級的平台。

從一開始,Microsoft Teams 即以合規性、驗證與隱私權為理念進行架構。Microsoft Teams 內建合規性,支援包括 ISO 27001 和 27018、SOC 1 和 SOC 2、FERPA、EU Model Clauses 等在內的業界標準。

Microsoft Teams 使用強大的安全措施來保護團隊資料的安全,包括雙因素驗證、硬性密碼和存取原則。您的資料不論是聊天、筆記或檔案,都會經過加密。這是您的資料:由您持有、由您控制。Microsoft 不會挖掘客戶資料,而且我們透過強有力的合約承諾,保護客戶資料。

為遵守我們為客戶提供最大透明度的承諾,您可以查看上線時間、其資料的位置。此外,您還可以檢視 Office 365 如何控制對應到 Cloud Security Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM) 所定義之安全性、隱私權、合規性和風險管理控制的詳細報告。

Microsoft Teams 是企業級的服務,可支援涵蓋全球 181 個市場和 6 個資料中心的 25 種語言,且 99.9% 的財務支援 SLA 並提供全天候支援。

定義

機構

由機構中的教職員和學生所建立的所有團隊,都會與 Office 365 租用戶建立關聯。您可以指定所有使用者或一個使用者子集 (例如教師) 能使用 Office 365 群組建立團隊。

團隊

團隊的設計宗旨在於匯集一群人密切合作完成任務。團隊可以是動態的,用於進行專案式工作 (例如課程發展、規劃學校活動) 以及持續性工作,以反映機構的內部結構 (例如學校、科系和班級)。只有團隊成員能看到團隊頻道之間的交談、檔案和筆記。深入了解 Teams 專為教職員和學生所設計的全新體驗和功能。

頻道

頻道可協助組織團隊以特定主題為中心的交談、內容和工具。例如,可以依主題 (學校活動、班級單位)、專業領域 (數學教師)、專案 (課程規劃) 分類頻道,也可以單純為了好玩 (有趣小玩意) 來分類。團隊擁有者可以建立頻道,並讓團隊成員能視需要建立頻道。

在頻道頂端的索引標籤可讓團隊保留檔案、筆記和自訂內容,例如使用 Excel 工作表的募款、使用 OneNote PLC 筆記本的課程計劃,或 PowerPoint 投影片上的班級結構圖。然後,團隊中的所有人便可以輕鬆地存取這類內容。在頻道層級,可以自訂連至協力廠商應用程式的連接器,以便從日常使用的應用程式 (例如 busuu、Canvas、Flipgrid、Kahoot! 等) 帶入資料。

圖形

團隊成員資格

當 Microsoft Teams 已啟用供整個機構使用時,指定的團隊擁有者可以邀請教職員或學生加入其團隊。Microsoft Teams 讓團隊擁有者可以輕鬆地根據機構中的人員名稱來新增人員。

團隊擁有者也可以根據現有的 Office 365 群組建立團隊。對群組所做的任何變更都會自動與 Microsoft Teams 同步。根據現有的 Office 365 群組建立團隊,不僅可簡化邀請與管理成員的程序,還可以在 Microsoft Teams 內部同步處理群組檔案。

團隊角色

Microsoft Teams 中有兩個主要角色:團隊擁有者 - 建立團隊的人;以及團隊成員 - 被邀請加入團隊的人員。團隊擁有者可以在邀請團隊的任何成員加入團隊時或在成員已加入團隊後,將成員變成共同擁有者。有多個團隊擁有者,可讓使用者能分攤管理設定和成員資格 (包括邀請) 的責任。

團隊設定

團隊擁有者可以直接在 Microsoft Teams 中管理整個團隊的設定。設定包括:能新增團隊圖片、設定團隊成員間的權限,以建立頻道、新增索引標籤和連接器、使用 @提及整個團隊或頻道,以及使用 GIF、貼圖和 Meme。

身為 Microsoft Teams IT 系統管理員,您可以在系統管理中心存取全系統的設定。這些設定會影響團隊擁有者在團隊設定下方所看到的選項和預設值。例如,您可以啟用預設的 [一般] 頻道以用於全團隊的宣告、討論和資源,這些內容會出現在所有團隊中。

部署 Microsoft Teams

Microsoft Teams 是作為 Office 365 教育版套件授權 (包括教育版、教育增強版、教育版 E5 以及現有教育版 E3 套件) 的一部分提供給教育客戶使用的。

身為 Office 365 客戶,Microsoft Teams 可供您整個機構使用。在部署 Microsoft Teams 之前,關於 Office 365 系統管理中心的設定,有幾件事情您必須知道。

為您的機構啟用 Microsoft Teams

系統管理員必須使用 Office 365 系統管理中心,為您的機構啟用 Microsoft Teams。

  1. 登入 Office 365

  2. 選取 [管理] 進入 Office 365 系統管理中心。

  3. 瀏覽至 [設定] > [服務與增益集]。

  4. 在 [服務與增益集] 頁面上,選擇 [Microsoft Teams]。

    服務與增益集
  5. Microsoft Teams 設定畫面將會開啟,選取您要設定的教育版授權 - [教職員] 或 [學生]。

    授權設定
  6. 選取您要啟用的授權類型後,將切換設定為 [開啟],然後選取 [儲存]。

    啟用授權

您可以控制機構中哪些使用者可以使用 Microsoft Teams。根據預設,在 Exchange Online 中會啟用 Office 365 群組建立。但是 IT 系統管理員可使用一些方式,將新群組的建立限制於特定使用者。

每位 Exchange Online 使用者都有一個 OWA 信箱原則,規範他們可以使用信箱執行和禁止執行的作業。您可以使用 Set-OwaMailboxPolicy cmdlet,將 GroupCreationEnabled 參數設定為 $true,以允許使用者建立群組,以及設定為 $false 讓使用者無權建立群組。目前,更新信箱原則的唯一方式是透過 Windows PowerShell。如需詳細資訊,請參閱使用 PowerShell 管理 Office 365 群組 - 管理中心說明

附註: 這些命令只會關閉 OWA 和 Outlook 的群組建立功能。

如果您想要關閉機構中的群組建立功能,請使用 Azure Active Directory 設定。此外,2016 年 6 月 6 日正式發行的 Office 365 Planner 提供機會,可將控制機制變更為 Azure Active Directory 中儲存的原則。

此方法的優點是,Azure Active Directory 提供一個所有 Office 365 應用程式都可以檢查的中心點。在建立適合的原則後,對建立新 Office 365 群組的控制權便會各處一致。

租用戶通用設定

一般

[一般] 區段可讓您為機構進行下列設定:

  • 在個人設定檔中顯示組織圖

  • 針對沒有 Microsoft Teams 的收件者,使用商務用 Skype

  • 允許 T-bot 主動說明量值

若要停用或啟用設定,請將開關切換至 [關閉] 或 [開啟],然後選擇 [儲存]。

租用戶設定

電子郵件整合

您可以啟用與頻道的電子郵件整合,以及建立限制的寄件者清單。若要停用或啟用電子郵件整合,請將開關切換至 [關閉] 或 [開啟],然後選取 [儲存]。

若要限制寄件者清單,請輸入網域,然後選取 [儲存]。

電子郵件整合

應用程式

您可以在 Microsoft Teams 中啟用外部應用程式、新的外部應用程式以及側載應用程式。若要停用或啟用設定,請將開關切換至 [關閉] 或 [開啟],然後選擇 [儲存]。

應用程式

在 Teams 中啟用外部應用程式後,教師可以自訂應用程式,以透過索引標籤,將這些應用程式提供給學生使用。索引標籤可讓您自訂頻道,以包含團隊每日所需的內容和功能。透過索引標籤可以快速存取常用文件和雲端服務。有幾個內建索引標籤,例如 [檔案]。

在 Microsoft Teams 用戶端中頻道的頂端,使用者可以新增 Word 文件、PowerPoint 簡報、Excel 試算表、OneNote 記事本、Planner 計畫等的索引標籤。

新增應用程式

隨著時間,Microsoft 和合作夥伴將會新增更多索引標籤。

自訂雲端儲存選項

您可以在 Microsoft Teams 中啟用各種不同形式的雲端儲存。目前支援 Box、Dropbox、Google 雲端硬碟和 ShareFile 。若要停用或啟用設定,請將開關切換至 [關閉] 或 [開啟],然後選擇 [儲存]。

雲端選項

依授權的使用者設定

團隊和頻道

團隊的設計宗旨在於匯集一群人密切合作完成任務。團隊可以是動態的,用於進行專案式工作 (例如課程發展、規劃學校活動) 以及持續性工作,以反映機構的內部結構 (例如學校、科系和班級)。

頻道是團隊的子類別。您可以為活動或主題建立頻道。交談、檔案和筆記是每個頻道特有的項目,但團隊的所有成員都可以查看這些內容。

身為系統管理員,您可以使用 Office 365 系統管理中心的 [群組] 控制台,建立和管理團隊擁有者和成員。

依授權的使用者設定

如需在系統管理中心建立 Office 365 群組的詳細資訊,請參閱在系統管理中心建立 Office 365 群組

通話與會議

有些學校可能希望限制其機構內的網路流量。例如,您可能希望在頻寬不足的機構停用視訊。[通話與會議] 區段可讓您選擇是否允許使用者在會議期間使用視訊或螢幕分享。

通話與會議

傳訊

身為租用戶管理員,您可以在 [Microsoft Teams] 設定畫面的 [傳訊] 區段開啟或關閉媒體內容,如 GIF、Meme 和貼圖。您以也可以允許 [教職員] 刪除所有訊息,讓教師能調節班級交談,以及啟用或停用學生的私人聊天。

傳訊

若要停用或啟用動態圖片以允許使用者將 GIF 新增到交談,請選取 [關閉] 或 [開啟],然後選取 [儲存]。

啟用 GIF 時,您可以套用內容分級,限制您組織可以在 Microsoft Teams 內使用的 GIF 類型。內容分級包括:

  • 嚴格

  • 溫和

  • 允許所有內容

此外,您也可以啟用或允許:

  • 使用者可以編輯 Meme 以新增到交談

  • 使用者可以編輯貼圖以新增到交談

  • 擁有者刪除所有訊息

  • 使用者刪除其自己的訊息

  • 使用者私下聊天

Bot

您可以透過使用 Bot,完成查詢資訊以及執行命令等工作。截至 2017 年 3 月 14 日,共有 20 多個原生和協力廠商 Bot 可在 Teams 中使用,近期將會提供更多。

附註: T-Bot 是產品說明系統的一部分,無法加以停用。

如果您對建置 Bot 有興趣,請檢閱 Microsoft Teams Bot 平台,其中包含有關撰寫 Microsoft Teams 適用之 Bot 快速入門的逐步指示。

連接器

連接器可讓 upi 接收來自常見服務 (例如 Twitter、Trello、Wunderlist、GitHub 和 VSTS) 的更新。

如需詳細資訊,請參閱將應用程式連接至群組Office 連接器平台

用戶端發佈

Microsoft Teams 用戶端的安裝程式檔案是一個可執行檔,系統管理員和終端使用者可以從 https://teams.microsoft.com/downloads 下載該檔案。假設桌上型電腦的終端使用者有適當的權限,則可以安裝應用程式。IT 系統管理員也可以發佈安裝程式,並透過用戶端發佈工具發佈。

使用行動裝置的終端使用者可以從行動裝置平台的應用程式市集下載 Microsoft Teams 應用程式。

Microsoft Teams 適用於 Windows (Windows 7 和更新版本) 和 Mac 桌上型電腦 (Mac 10.10 和更新版本),也適用於 iOS v9 和更新版本 (iPhone 和 iPad)、Android 4.4 和更新版本,以及 Windows Phone 10.0.10586 和更新版本。未來將會支援 Windows 10S。

Microsoft Teams 支援 Edge 12+、Internet Explorer 11+、Firefox 47.0+ 和 Chrome 51.0+ 上的 Web 用戶端。嘗試在 Safari 開啟 Microsoft Teams Web 用戶端的使用者,會被指引到下載桌面用戶端。我們日後將會提供 Safari 支援。

啟用或停用 Microsoft Teams 授權

系統管理員會使用 Office 365 系統管理中心管理 Microsoft Teams 授權。您必須是 Office 365 全域管理員或使用者管理管理員,才能管理 Microsoft Teams 授權。

如果您要限制機構中可以存取 Microsoft Teams 的使用者,或移除您想要限制的使用者,可以停用該人員的 Microsoft Teams 授權來達成。一旦授權遭到停用之後,使用者在 Office 365 應用程式啟動器和首頁中將無法再看到 Microsoft Teams。

對使用者指派或解除指派 Microsoft Teams 授權的方式與指派其他任何 Office 365 商務版或企業版授權的方式相同。登入 Office 365、導覽至 Office 365 系統管理中心,然後在 [使用者] > [作用中使用者] 頁面上,為使用者指派或解除指派 Microsoft Teams 授權。

Microsoft Teams URL 與 IP 位址範圍

如果您的學校限制網路上的電腦連線至網際網路,請查看 Office 365 URL 和 IP 位址範圍。本文列出應該納入連出允許清單和用戶端電腦的 Internet Explorer 信任的網站區域中的端點,以確保您的電腦可以在 Office 365 中成功使用 Microsoft Teams。

啟動

啟動試驗團隊

協助團隊大使籌劃及啟動試驗

將 Microsoft Teams 首度發行到整個機構之前,建議您從幾個由教職員、學生組成的試驗團隊開始。這將會協助您精簡啟動計劃,並確保您做好部署整個機構的準備。成功的試驗有助於刺激整個機構下一波的啟動。

找出試驗團隊

聯繫幾個教職員或教師科系,找出 2-3 個試驗團隊。為了參與試驗,整個團隊應該承諾使用 Microsoft Teams 做為彼此定期溝通和協同合作的主要方式。這可讓試驗團隊有機會完全了解 Microsoft Teams 的功能,並找出將 Microsoft Teams 整合至其工作流程的最佳方式。

確定團隊大使

確定試驗團隊中的大使,並支持他們推動 Microsoft Teams 的採用。教師領導者不只對所做的事情有滿腔熱情,他們也很樂於協助同儕了解更多有效解決方案。

設立成功的試驗

提供大使為其試驗自訂 Microsoft Teams 的彈性,同時確保您透過 IT 系統管理中心的進階安全性和管理功能保持控制。提供開放式設定可讓試驗團隊探索 Microsoft Teams 必須提供的所有功能。您可以隨著團隊的發展,隨時調整設定。

向機構的其餘單位啟動

與啟動大使舉辦啟動會議

讓試驗團隊對 Microsoft Teams 感到期待最好的方式就是以實質的個人方式或虛擬方式將每個人聚集在一起。安排啟動會議的時程,介紹 Microsoft Teams、討論試驗計劃,並讓團隊大使體驗 Microsoft Teams。分享快速入門指南來說明如何使其團隊上線運作。

邀請團隊大使加入 Microsoft Teams

當您打算啟動時,與您的團隊大使一起開始使用 Microsoft Teams。在 Microsoft Teams 中溝通關於啟用的重要更新、掌握來自試驗團隊的回饋意見、快速回答問題以及分享成功。

籌劃 Microsoft Teams

協助大使籌劃其 Microsoft Teams,包括團隊設定、頻道,以及與協力廠商應用程式 (例如 Trello、Asana、GitHub 等等) 整合。鼓勵團隊大使為使用者植入歡迎文章和團隊資源以深入探索產品。

建議您將最初的籌劃保持在非常低的狀態,讓使用者在需要時,有系統地建立頻道、自訂索引標籤,以及新增連接器。請觀看針對此目的建立的使用索引標籤影片。

啟動 Microsoft Teams

團隊大使負責定義其團隊的目的、使用範圍與其他工具、公開溝通的常態,以及建立團隊頻道的慣例。

當團隊大使在做啟動的準備時,鼓勵他們與其試驗團隊召開一個「提高生產力的交談」視訊會議,這類似於最初的啟動會議。鼓勵他們使用影片 (例如這個影片) 說明 Microsoft Teams 如何一起協助他們更有效率。

團隊大使應該確保妥善設置團隊成員,透過將時間用在讓每個人登入、下載桌面和行動應用程式,以及開始與彼此交談的方式使用 Microsoft Teams。

培育

將工作移轉到 Microsoft Teams

鼓勵大使將重要的交談、更新和專案移轉至 Microsoft Teams,協助試驗團隊成長。這將會使團隊成員安心地自行進行切換。

整合 Microsoft Teams

將協力廠商應用程式和服務 (例如 Polly 和 busuu) 的即時更新和資料直接帶到 Microsoft Teams 中。這將會節省員工檢查多個工具以取得即時資訊的時間。

鼓勵團隊大使分享他們對於自訂整合針對其團隊量身打造的協力廠商應用程式和 Bot 的想法。

監控 Microsoft Teams

與團隊大使分享對於採用與使用 Microsoft Teams 的分析,並提醒他們在 [意見反應] 頻道中分享來自團隊成員的回饋意見。

加強宣傳

超越試驗團隊,讓整個機構了解 Microsoft Teams。FastTrack 納入協助散佈到全世界的資源 (例如宣告範本、倒數範本、傳單、海報、秘訣和技巧電子郵件),藉此提供 IT 系統管理員完成這項工作的資源。請查看 FastTrack 網站,或請 Microsoft 銷售人員提供這些資產。

提供訓練

召開針對特定團隊和使用案例量身打造的訓練活動和問答活動。

實現創新

與機構的大使共同合作找出進階的使用者案例,包括自訂整合與 Bot,以善加利用 Microsoft Teams。考慮在機構內為 Microsoft Teams 大使建立一個團隊,分享將其團隊協同合作方式轉型的想法。

透過使用者意見或產品內的回饋意見連結,分享 Microsoft Teams 回饋意見。讓其他 IT 專業人員投入 Microsoft Teams 技術社群

意見反應與支援

探索 Microsoft 教育說明中心

傳送意見

詢問社群

增進您的 Office 技巧
探索訓練
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感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

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