連線 (匯入) 資料概觀

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本參考文章討論匯入及連接資料。您將學習如何匯入、 更新、 保護以及管理您的 Excel 2007 工作表中的資料等工作。

本文內容

使用外部資料連線

重新整理資料

從資料來源匯入資料

安全地資料存取

連線至資料的相關問題

使用外部資料連線

以下各節討論外部資料連線如何運作,以及如何尋找、編輯、管理,以及與其他應用程式和使用者共用連線資訊。

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瞭解外部連線的基本概念

Excel 活頁簿中的資料可以來自兩個不同的位置:資料可以直接儲存在活頁簿中,也可以儲存在外部資料來源中,如文字檔、資料庫或線上分析處理 (OLAP) Cube。此外部資料來源是透過資料連線連接至活頁簿,資料連線是說明如何尋找、登入及存取外部資料來源的一組資訊。

連接至外部資料的主要優點是可以定期分析這種資料而不必重複複製資料,複製作業很耗費時間而且容易出錯。連接至外部資料之後,也可以在用新資訊更新資料來源時,從原始資料來源自動重新整理 (更新) Excel 活頁簿。

連線資訊是儲存在活頁簿中,也可以儲存在連線檔案中,如 Office 資料連線 (ODC) 檔案 (.odc) 或資料來源名稱檔案 (.dsn)。

若要將外部資料放入 Excel 中,必須存取該資料。如果想存取的外部資料來源不在本機電腦上,則可能需要連絡資料庫的管理員以取得密碼、使用者權限或其他連線資訊。如果資料來源是資料庫,請確認資料庫不是以獨佔模式開啟。如果資料來源是文字檔或試算表,請確認其他使用者並未開啟以進行獨佔存取。

許多資料來源也會要求 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者,以協調 Excel、連線檔案和資料來源之間的資料流。

以下圖表摘要列出有關資料連線的關鍵重點。

連接至外部資料來源

1. 您可以連接至各種不同的資料來源:Analysis Services、SQL Server、Microsoft Office Access、其他 OLAP 和關聯式資料庫、試算表及文字檔。

2. 許多資料來源都有關聯的 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者。

3. 連線檔案會定義從資料來源存取及擷取資料所需的全部資訊。

4. 連線資訊是從連線檔案複製到活頁簿之中,而且可以進行編輯。

5. 資料是複製至活頁簿之中,讓您使用起來就像直接儲存在活頁簿中的資料一樣。

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尋找連線

若要尋找連線檔案,請使用 [現有連線] 對話方塊 (在 [資料] 索引標籤上的 [取得外部資料] 群組中,按一下 [現有連線])。您可以使用這個對話方塊,檢視下列連線類型:

  • 活頁簿中的連線   

    這份清單會顯示活頁簿中目前的所有連線,是以已經定義的連線建立的,這些連線是透過使用資料連線精靈的 [選取資料來源] 對話方塊建立,或是以先前從這個對話方塊所選取的連線建立。

  • 在您的電腦上的連線檔案   

    這份清單是從 [我的資料來源] 資料夾中建立,這個資料夾一般儲存於 [我的文件] (Windows XP) 或 [文件] (Windows Vista) 資枓夾中。

  • 在網路上的連線檔案   

    這份清單可以從下列各項建立:

    • 區域網路上的一組資料夾,其位置是跨網路部署為 Microsoft Office 群組原則的一部分。

    • Excel Services資料連線庫 (DCL) Microsoft Office SharePoint Server 2007網站上。如需有關 DCLs 的詳細資訊,請參閱發佈至 Excel Services

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編輯連線內容

您也可以使用 Excel 做為連線檔案編輯器,以建立並編輯儲存於活頁簿或連線檔案中的外部資料來源連線。如果找不到所要的連線,按一下 [瀏覽更多程式] 以顯示 [選取資料來源] 對話方塊,然後按一下 [新增來源] 以啟動資料連線精靈,即可建立連線。

建立連線之後,即可使用 [連線內容] 對話方塊 (在 [資料] 索引標籤上,[取得外部資料] 群組中,按一下 [內容]) 以控制外部資料來源連線的各種設定,並使用、重複使用或切換連線檔案。

如果使用連線檔案與資料來源連線,Excel 就會從連線檔案將連線資訊複製到 Excel 活頁簿之中。當您使用 [連線內容] 對話方塊進行變更時,所編輯的是儲存於目前 Excel 活頁簿中的資料連線資訊,而不是可能用來建立連線的原始資料連線檔案,原始檔案是以顯示於 [定義] 索引標籤上 [連線檔案] 內容中的檔案名稱表明。編輯連線資訊之後 ([連線名稱][連線描述] 內容除外),即移除連線檔案,並取消選取 [連線檔案] 內容。

若要確保重新整理資料來源時一定會使用連線檔案,請按一下 [定義] 索引標籤上的 [永遠嘗試使用這個檔案來重新整理資料]。選取這個核取方塊可確保所有使用該連線檔案的活頁簿永遠都使用連線檔案的更新,檔案中也必須設定這項內容。

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管理連線

您可以使用 [活頁簿連線] 對話方塊,輕鬆管理這些連線,包括建立、編輯及刪除連線 (在 [資料] 索引標籤上,[取得外部資料] 群組中,按一下 [連線])。您可以使用這個對話方塊執行下列作業:

  • 建立、編輯、重新整理及刪除在活頁簿中使用的連線。

  • 例如,因為另一位使用者已定義連線,所以請驗證外部資料的出處。

  • 顯示在目前的活頁簿中使用各個連線的位置。

  • 診斷有關外部資料連線的錯誤訊息。

  • 重新將連線導向不同的伺服器或資料來源,或是取代現在連線的連線檔案。

  • 能夠輕鬆建立連線,並與使用者共用連線檔案。

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共用連線

連線檔案在以一致基礎上共用連線時特別有用,讓連線更容易找到、可協助提升安全性,並有助資料來源管理。共用連線檔案的最佳做法是將連線檔案置於安全、受信任的位置中,如網路資料夾或 SharePoint 文件庫,使用者可以在其中讀取檔案,但只有指定的使用者才能修改該檔案。

使用 ODC 檔案

您可以透過下列兩種方法建立 Office 資料連線 (ODC) 檔案 (.odc):透過 [選取資料來源] 對話方塊連接至外部資料,或使用資料連線精靈連接至新資料來源。ODC 檔案使用自訂 HTML 和 XML 標籤,儲存連線資訊。您可以使用 Office Excel 輕易就能檢視或編輯檔案的內容。

您可以與其他人員共用連線檔案,提供與您相同的外部資料來源存取;其他使用者不必設定資料來源以開啟連線檔案,但可能必須安裝所需的 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者,才能存取他們電腦上的外部資料。

連接至資料及共用資料時,建議您使用 ODC 檔案,您很容易就可以將傳統的連線檔案 (DSN、UDL 和查詢檔案) 轉換成 ODC 檔案,只要開啟連線檔案,然後在 [連線內容] 對話方塊的 [定義] 索引標籤上,按一下 [匯出連線檔案] 按鈕即可。

使用查詢檔案

查詢檔案是包含資料來源資訊的文字檔,其中包括資料所在的伺服器名稱,以及建立資料來源時您所提供的連線資訊。查詢檔案是與其他 Excel 使用者共用查詢的傳統慣用方式。

使用 .dqy 查詢檔案    您可以使用 Microsoft Query 儲存 .dqy 檔案,檔案中包含關聯式資料庫或文字檔的資料查詢。在 Microsoft Query 中開啟這些檔案時,可以檢視查詢中的資料,並選取不同的資料供查詢擷取。您可以使用查詢精靈,或直接在 Microsoft Query 中,儲存您所建立任何查詢的 .dqy 檔。

使用 .oqy 查詢檔案     您可以將 .oqy 檔案儲存在伺服器上或離線 Cube 檔案 (.cub) 中,以連接至 OLAP 資料庫中的資料。在 Microsoft Query 中使用多維度連線精靈,建立 OLAP 資料庫或 Cube 的資料來源時,會自動建立 .oqy 檔案,因為 OLAP 資料庫的記錄或表格並未進行組織整理,您不能建立查詢或 .dqy 檔案來存取這些資料庫。

使用 .rqy 查詢檔案     Excel 可以用 .rqy 格式開啟查詢檔案,以支援使用該格式的 OLE DB 資料來源驅動程式。如需詳細資訊,請參閱驅動程式的文件說明。

使用 .qry 查詢檔案     Microsoft Query 可以用 .qry 格式開啟及儲存查詢檔案,用於無法開啟 .dqy 檔案的舊版 Microsoft Query 中。如果您有 .qry 格式的查詢檔案而要用在 Excel 中,請在 Microsoft Query 中開啟該檔案,然後另存為 .dqy 檔案。如需有關儲存 .dqy 檔案的資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

使用 .iqy Web 查詢檔案     Excel 可以開啟 .iqy Web 查詢檔案,從網頁擷取資料。

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使用外部資料範圍和內容

外部資料範圍 (也稱為查詢表) 是已定義的名稱或表格名稱,可定義引入工作表中資料的位置。連接至外部資料時,Excel 會自動建立外部資料範圍;唯一的例外是連接至資料來源的樞紐分析表報告,此報告不會建立外部資料範圍。您可以在 Excel 中為外部資料範圍進行格式化及版面配置,或用在計算中,與其他任何資料完全一樣。

Excel 會自動為外部資料範圍命名如下:

  • Office 資料連線 (ODC) 檔案的外部資料範圍名稱會與檔案名稱相同。

  • 資料庫的外部資料範圍是以查詢的名稱命名,用來建立查詢的資料來源名稱會預設為 Query_from_source

  • 文字檔的外部資料範圍是以文字檔名稱命名。

  • Web 查詢中的外部資料範圍被具名從中擷取資料的網頁的名稱。

如果工作表有多個相同來源的外部資料範圍,這些範圍就會進行編號。例如,MyText、MyText_1、MyText_2,依此類推。

外部資料範圍包含可用來控制資料的其他內容 (不可與連線內容混淆),例如,保留儲存格格式及欄寬。若要變更這些資料範圍內容,請在 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中按一下 [內容],然後在 [外部資料範圍內容][外部資料內容] 對話方塊中進行變更。

附註: 若要共用根據外部資料製作的摘要或報告,可以提供包含外部資料範圍的工作表給其他人員,也可以建立報告範本。報表範本可讓您儲存摘要或報告而不儲存外部資料,所以檔案會較小;外部資料是在使用者開啟報告範本時擷取。

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瞭解 Excel 與 Excel Services 的資料來源支援

您有一些資料物件 (如外部資料範圍和樞紐分析表報告) 可用來連接至不同的資料來源,但是各資料物件可以連接的資料來源類型卻不相同;您也可以使用並重新整理 Excel Services 中的已連線資料,但您必須知道會有其他的限制和解決辦法。

Excel 資料物件和資料來源支援

下表摘要列出在 Excel 中各資料物件所支援的資料來源。

支援的資料來源

Excel
資料
物件

是否建立
外部
資料
範圍?

OLE
DB

ODBC

文字檔

HTML 檔

XML 檔

Share-
Point
清單

匯入文字精靈

樞紐分析表報告
(非 OLAP)

樞紐分析表報告
(OLAP)

Excel 表格

XML 對應

Web 查詢

資料連線精靈

Microsoft Query

附註: 這些檔案 (使用匯入文字精靈匯入的文字檔、使用 XML 對應匯入的 XML 檔,以及使用 Web 查詢匯入的 HTML 或 XML 檔) 不會使用 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者建立與資料來源的連線。

Excel Services 和資料來源支援

若要在 Excel Services 中顯示 Excel 活頁簿,可以連接至資料並重新整理,但必須使用樞紐分析表報告。Excel Services 不支援外部資料範圍,也就是說,Excel Services 不支援連接至資料來源、 Web 查詢、XML 對應或 Microsoft Query 的 Excel 表格,

不過,您可以解決這項限制,請使用樞紐分析表連線至資料來源],然後再設計及版面配置樞紐分析表為不層級、 群組或小計二維資料表,好讓所有需要的列和資料行的值會顯示。如需詳細資訊,請參閱使用 Excel Services 中提供的外部表格資料的樞紐分析表報表

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瞭解 Microsoft Data Access Components

包含 Microsoft Windows Server 2003、 Windows Vista 和 Windows XP SP2 時,則 Microsoft 資料存取元件 (MDAC) 將 2.8 顯示。Mdac,您可以連線至並使用各種不同的關聯性,或非關聯性的資料來源中的資料。您可以使用 [開放式資料庫連接 (ODBC) 驅動程式或OLE DB提供者,[內建和 Microsoft 隨附或開發各種協力廠商的許多不同的資料來源連線。當您安裝 Microsoft Office 時,其他 ODBC 驅動程式 」 和 「 OLE DB 提供者新增至您的電腦。

若要查看安裝在您電腦上的完整 OLE DB 提供者清單,請從資料連結檔案顯示 [資料連結屬性] 對話方塊,然後按一下 [提供者] 索引標籤。

若要查看安裝在您電腦上的完整 ODBC 提供者清單,請顯示 [ODBC 資料庫管理員] 對話方塊,然後按一下 [驅動程式] 索引標籤。

您也可以使用 ODBC 驅動程式或其他廠商的 OLE DB 提供者,從 Microsoft 資料來源以外的來源 (包括其他類型的 ODBC 和 OLE DB 資料庫) 取得資訊。如需有關安裝這些 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者的資訊,請查閱資料庫的文件,或洽詢資料庫廠商。

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使用 ODBC 連接資料來源

以下各節更詳細地說明開放式資料庫連接 (ODBC)。

ODBC 結構

在 ODBC 結構中,應用程式 (如 Excel) 連接至 ODBC 驅動程式管理員,然後再使用特定的 ODBC 驅動程式 (如 Microsoft SQL ODBC 驅動程式) 連接至資料來源 (如 Microsoft SQL Server 資料庫)。

定義連線資訊

若要連接至 ODBC 資料來源,請執行下列步驟:

  1. 確認包含資料來源的電腦上已安裝了適當的 ODBC 驅動程式。

  2. 使用 [ODBC 資料來源管理員] 將連線資訊儲存於登錄或 DSN 檔案中,或使用 Microsoft Visual Basic 程式碼中的連接字串,將連線資訊直接傳遞給 ODBC 驅動程式管理員,以定義資料來源名稱 (DSN)。

    若要定義資料來源,在 Windows Vista 中,按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]。按一下 [系統及維護],然後按一下 [系統管理工具]。在 Windows XP 和 Windows Server 中,按一下 [開始],然後按一下 [控制台]。按一下 [效能及維護],按一下 [系統管理工具]。然後按一下 [資料來源 (ODBC)]。如需不同選項的詳細資訊,按一下每個對話方塊中的 [說明] 按鈕。

機器資料來源

機器資料來源儲存連線資訊在登錄中,使用特定的電腦,以使用者定義的名稱。只在定義的電腦上,您可以使用電腦的資料來源。有兩種類型的機器資料來源,使用者和系統。只有目前的使用者可以使用使用者資料來源,並只看到該使用者。系統資料來源的電腦上的所有使用者可以都使用,也會在電腦上的所有使用者。

若要提供外加的安全性,機器資料來源特別有用,因為有助於確保只有登入的使用者才能看見機器資料來源,而且機器資料來源無法由遠端使用者複製至其他電腦上。

檔案資料來源

檔案資料來源 (也稱為 DSN 檔案) 將連線資訊儲存於文字檔中,而不是儲存於登錄中,並且一般來說也比使用機器資料來源更有彈性。例如,您可以複製檔案資料來源至任何有正確 ODBC 驅動程式的電腦,以便讓應用程式依賴所使用的全部電腦一致而精確的連線資訊。您也可以將檔案資料來源放置在單一伺服器上,在網路上多部電腦之間共用,而且很容易在一個位置維護連線資訊。

檔案資料來源也可以是無法共用的。無法共用的檔案資料來源位於單一電腦上,並指向機器資料來源。您可以使用無法共用的檔案資料來源,從檔案資料來源存取現有的機器資料來源。

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使用 OLE DB 連接資料來源

以下各節更詳細地說明「物件連結」與「內嵌資料庫」 (OLE DB)。

OLE DB 結構

在 OLE DB 結構中,存取資料的應用程式稱為資料取用者 (如 Excel),而允許本機存取資料的程式則稱為資料庫提供者 (如 Microsoft OLE DB Provider for SQL Server)。

定義連線資訊

通用資料連結檔案 (.udl) 包含連線資訊,可供資料取用者用來透過資料來源的 OLE DB 提供者存取該資料來源。您可以執行下列操作建立連線資訊:

  • 在 [資料連線精靈中,使用 [資料連結屬性] 對話方塊來定義資料連結 OLE DB 提供者。如需詳細資訊,請參閱使用資料連線精靈將資料匯入

  • 建立 .udl 檔案類型的空白文字檔,然後編輯檔案,該檔案會顯示 [資料連結屬性] 對話方塊。

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重新整理資料

連接至外部資料來源時,也可以執行重新整理作業,以擷取更新的資料,每次重新整理資料,您都會看到最新版資料,包括上次重新整理以來的任何資料變更。

下列圖例說明重新整理連接至外部資料來源的資料時所發生的基礎程序。

重新整理外部資料的基礎程序

1. 重新整理作業取得最新資料。

2. 連線檔案定義從外部資料來源存取並擷取資料所需的全部資訊。

3. 您可以重新整理各種不同的資料來源:OLAP、SQL Server、Access、OLE DB、ODBC、試算表和文字檔。

4. 將最新資料加入目前的活頁簿。

Excel 提供許多選項可重新整理已匯入的資料,包括只要開啟活頁簿就重新整理資料,以及自動依事先選擇的間隔重新整理資料。重新整理資料時,您可以繼續在 Excel 中工作;重新整理資料時,您也可以檢查重新整理的狀態。

如果外部資料來源需要密碼以取得資料的存取權限,您可以要求每次重新整理外部資料範圍時都要輸入密碼。

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從資料來源匯入資料

在 Windows XP、 Windows Vista 和 Microsoft Office 提供 ODBC 驅動程式,您可以使用從下列常見的資料來源擷取資料的 OLE DB 提供者: Microsoft Office Access,全球資訊網,文字檔案 Microsoft SQL Server 上的 HTML 檔案Microsoft SQL Server Analysis Services 和 XML 檔案。藉由使用 [資料連線精靈] 和 [Microsoft Query,您也可以存取多有適當的 OLE DB 提供者與 ODBC 驅動程式,包括其他 Excel 工作表、 Access、 dBASE、 Paradox、 Oracle 和 DB2 其他資料來源。

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從 Access 資料庫匯入資料

Microsoft Office Access 與 Microsoft Office Excel 之間有幾種方式可以交換資料。

  • 若要將資料從 Access 引入 Excel 之中,您可以從 Access 資料工作表複製資料再貼入 Excel 工作表中、從 Excel 工作表連接至 Access 資料庫,或匯出 Access 資料庫再匯入 Excel 工作表中。

  • 若要將 Excel 的資料帶入 Access,可以複製 Excel 工作表的資料並貼到 Access 資料工作表、將 Excel 工作表匯入 Access 資料表,或從 Access 資料表連結到 Excel 工作表。

附註: 匯入這個字在 Excel 與 Access 之間有兩種不同的意義。在 Excel 中,匯入這個字的意思是,建立永久連線至可重新整理的資料;在 Access 中,匯入這個字的意思是,將資料引入 Access 之中一次,而沒有資料連線。

在 Excel 中使用 Access 資料

您可能要在 Excel 活頁簿中使用 Access 資料,以便利用資料分析和圖表製作功能、資料編排和版面配置的彈性,或 Access 中未提供使用的函數。

從 Excel 連接至 Access 資料

若要將可重新整理的 Access 資料引入 Excel 之中,可以建立連線至 Access 資料庫,然後從資料表或查詢擷取所有資料。例如,您可能要更新每月傳送的 Excel 摘要預算報告,讓報告包含當月的資料。

將 Access 資料匯出至 Excel

您可以使用 Access 中的匯出精靈,匯出 Access 資料庫物件 (如資料表、查詢、表單或檢視中選取的記錄) 至 Excel 工作表。執行匯出作業時,可以儲存詳細資訊,以備將來使用,甚至可以排程匯出作業依指定的間隔自動執行。

以下是從 Access 匯出資料至 Excel 的常見情況:

  • 您的部門或工作群組同時使用 Access 和 Excel 以處理資料。您將資料儲存在 Access 資料庫中,但使用 Excel 分析資料,並傳送分析結果。您的團隊目前在需要時會匯出資料至 Excel,但您希望讓這項程序更有效率。

  • 您是 Access 的長期愛用者,但您的經理偏好在 Excel 中檢視報告。您會依定期間隔執行複製工作,將資料複製到 Excel 中,但您希望將這項程序自動化以節省時間。

如需有關從 Access 匯出資料至 Excel 的詳細資訊,請參閱 Access 說明系統。

在 Access 中使用 Excel 資料

您可能要在 an Access 資料庫中使 Excel 資料,以便利用 Access 的資料管理、安全性,或多使用者等功能。雖然在 Access 中有很多很有用的功能,但是使用者會覺得其中兩項功能對 Excel 資料特別有用:

  • 報告     如果熟悉 Access 報告的設計作業,而要在這種類型的報告中,摘要並組織 Excel 資料,您可以建立 Access 報告。例如,您可以建立彈性更大的報告,如群組和摘要報告、已列印標籤,以及圖表報告。

  • 表單    若要使用表單在 Excel 中尋找或顯示資料,可以建立 Access 表單。例如,您可以建立 Access 表單,以不同於工作表中欄順序的順序顯示欄位,也可以更容易在一個螢幕畫面上檢視一長列資料。

如需有關使用 Access 表單和報告的詳細資訊,請參閱 Access 說明系統。

從 Access 連結至 Excel 資料

您可以將 Excel 範圍連結至 Access 資料庫中做為資料表。若打算繼續維持 Excel 中的範圍,但也要讓範圍可以從 Access 之中提供使用,請用這種方法。您可以從 Access 資料庫之中建立這種類型的連結,但不能從 Excel 中建立。

當您連結至 Excel 工作表或具名範圍時,Access 會建立連結至來源儲存格的新資料表。您在 Excel 中對來源儲存格所做的任何變更,都會反映到連結資料表。不過,您無法編輯 Access 中對應資料表的內容。如果您要新增、編輯或刪除資料,則必須在來源檔案中進行變更。

以下是從 Access 連結至 Excel 工作表的常見情況:

  • 您希望資料繼續保留在 Excel 工作表中,但是仍然能夠使用 Access 強力的查詢和報表功能。

  • 您的部門和工作群組使用 Access,但您所使用的外部來源資料是在 Excel 工作表中。您不要維護外部資料的複本,但要能夠在 Access 中使用該資料。

如需有關從 Access 連結資料至 Excel 的詳細資訊,請參閱 Access 說明系統。

匯入 Excel 資料至 Access

若要將 Excel 資料儲存在 Access 資料庫中,然後在 Access 中使用和維護該資料,可以匯入資料。匯入資料時,Access 會將資料儲存在新的或現有的資料表,而不會變更 Excel 中的資料。在匯入操作期間,一次只能匯入一個工作表。若要從多個工作表匯入資料,請針對每一個工作表重複執行匯入操作。

以下是匯入 Excel 資料至 Access 之中的一般案例:

  • 您是 Excel 的長期愛用者,但是基於前瞻發展,您要使用 Access 來處理這項資料,您要將 Excel 工作表中的資料移入一個或多個新的 Access 資料庫中。

  • 您的部門或工作群組使用 Access,但是您偶而會接到 Excel 格式的資料,必須併入您的 Access 資料庫中,您要在接到時將這些 Excel 工作表匯入資料庫中。

  • 您使用 Access 來管理資料,但是每週從團隊成員接到的報告都是 Excel 工作表,您想要簡化匯入程序,以確保每週都在特定時間將資料匯入資料庫中。

如需有關從 Excel 匯入資料到 Access 的詳細資訊,請參閱 Access 說明系統。

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從網頁匯入資料

網頁經常包含非常適合在 Excel 中分析的資訊,例如,您可以使用直接取自網頁的資訊,在 Excel 中分析股票報價。依您的需求而定,您能夠擷取可重新整理的資料 (也就是,您能夠以網頁上的最新資料更新 Excel 中的資料),也能夠從網頁取得資料,而在工作表中保留為靜態資料。

您可以使用 Web 查詢,擷取儲存在 intranet 或 Internet 上的資料,如單一表格、多個表格,或網頁上所有文字,並使用 Excel 中的工具和功能來分析資料。只要按一下按鈕,就可以利用網頁上的最新資訊輕鬆更新資料。例如,您可以從公開網頁擷取並更新股票報價,也可以從公司網頁擷取並更新銷售資訊表。

您可以使用 [新的 Web 查詢] 對話方塊,產生的資料匯入網頁上。(在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從 Web)。您需要存取全球資訊網透過公司內部網路或電腦或網路上的數據機或是可以查詢本機的 HTML 或 XML 檔案。

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匯入文字檔

您可以使用 Excel 從文字檔將資料匯入工作表中 (在 [資料] 索引標籤上,按一下 [取得外部資料] 群組中的 [從文字])。文字匯入精靈會檢查您匯入的文字檔,並協助確保資料是以所要方式匯入。

使用 Excel 有兩種方式可以從文字檔匯入資料:在 Excel 開啟文字檔 (不會建立文字檔連線),或是將文字檔匯入為外部資料範圍 (會建立文字檔連線)。

常用的文字檔格式有兩種:

  • 分隔的文字檔 (.txt),通常會以 TAB 字元 (ASCII 字元碼 009) 分隔各個文字欄位。

  • 逗號分隔值 (CSV) 文字檔 (.csv) 則通常會以逗號字元 (,) 分隔各個文字欄位。

您也可以變更分隔的和 .csv 文字檔中所使用的分隔字元。若要確保匯入或匯出作業確實符合所要的方式,可能必須變更分隔字元。

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從 Microsoft SQL Server 匯入資料

Microsoft SQL Server 是功能完整的關聯式資料庫,特別為需要最佳效能、可用性、延展性和安全性的全企業資料解決方案而設計。您可以在 Excel 中,輕鬆連接至 Microsoft SQL Server 資料庫 (在 [資料] 索引標籤上,[取得外部資料] 群組中,按一下 [從其他來源],然後按一下 [從 SQL Server])。

連接至 Microsoft SQL Server 資料庫時,資料連線精靈會顯示三個頁面:

  • 第 1 頁:連接至資料庫伺服器     請使用這個頁面,指定伺服器及要登入資料庫伺服器的方式。

  • 第 2 頁:選取資料庫及資料表    請使用這個頁面,指定資料庫和資料表或查詢。

  • 第 3 頁:儲存資料檔及連接    請使用這個頁面,指定並說明連線檔案及找出檔案的搜尋詞組。

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從 Microsoft SQL Server Analysis Services 匯入資料

Analysis Services (元件的 Microsoft SQL Server) 支援的商務智慧功能,是線上分析處理 (OLAP) 分析系統、 關鍵效能指標 (KPI) 的計分卡、 資料採礦和儀表板報表系統的基礎.在 Excel 中,您可以輕鬆地連線至 Analysis Services OLAP 資料庫使用 OLAP 提供者。(在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後按一下 [從 Analysis Services)。OLAP 提供者是軟體的一組特定類型的 OLAP 資料庫存取。資料來源驅動程式及其他用戶端軟體所需連線至資料庫,可以包含此軟體。您必須使用樞紐分析表連線至 OLAP 提供者。

當您從 OLAP 資料來源中斷連線時,您也可以存取 OLAP 資料。離線 Cube 檔案是以.cub 副檔名儲存從 OLAP 伺服器資料庫來源資料部分的檔案。若要變更樞紐分析表和樞紐分析圖報表伺服器無法使用時,或從網路在離線時繼續使用離線 cube 檔案。

連接至 Microsoft SQL Server Analysis Services 時,資料連線精靈會顯示三個頁面:

  • 第 1 頁:連接至資料庫伺服器     請使用這個頁面,指定伺服器及要登入資料庫伺服器的方式。

  • 第 2 頁:選取資料庫及資料表    請使用這個頁面,指定資料庫和 Cube。

  • 第 3 頁:儲存資料檔及連接    請使用這個頁面,指定並說明連線檔案及找出檔案的搜尋詞組。

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匯入 XML 資料

Office Excel 方便您將會建立其他的資料庫或應用程式,從 XML 結構描述至工作表的儲存格的對應 XML 元素的可延伸標記語言 (XML) 資料匯入及匯出修訂與其他資料庫間的互動的 XML 資料和應用程式。將這些新的 XML 功能為開啟 Excel 將 XML 資料檔案產生器與熟悉的使用者介面。

您可以使用 XML 對應,輕鬆地新增、識別並從 Excel 文件抽取特定商務資料, 例如,包含客戶姓名和地址的發票,或包含上一季財務結果的報告都不再只是靜態報告,很容易就能夠從資料庫和應用程式匯入這些資訊,進行修訂或匯出至相同或其他資料庫和應用程式。

主要 XML 分析藍本

以下所列出的主要分析藍本是 XML 功能設計目標所涵蓋範圍:

  • 將 XML 元素對應至現有儲存格上,以擴充現存 Excel 範本的功能,因此毋需再重新設計範本就能輕鬆將 XML 資料置入範本或從範本取出。

  • 將 XML 元素對應至現有試算表,使用 XML 資料做為現存計算模型的輸入。

  • 將 XML 資料檔匯入新活頁簿中。

  • 從 Web 服務將 XML 資料匯入您的 Excel 工作表中。

  • 將對應儲存格中的資料匯出至 XML 資料檔案,而與活頁簿其他資料不相干。

在 Excel 中使用 XML 資料的基礎程序

下圖顯示在 Excel 中使用 XML 時,不同的檔案和作業如何配合運作,基本上程序會有五個階段。

概述 Excel 處理 XML 資料的方式

圖說文字 1 新增 XML 結構描述檔案 (.xsd) 至活頁簿。

圖說文字 2 將 XML 結構描述元素對應至個別儲存格或 XML 清單。

圖說文字 3 匯入 XML 資料檔案 (.xml) 並繫結 XML 元素至對應的儲存格。

圖說文字 4 輸入資料、 移動對應的儲存格、 並充分使用 Excel 功能,同時保留 XML 結構和定義。

圖說文字 5 從對應儲存格中的修訂的資料匯出至 XML 資料檔案中。

使用 XML 資料

將 XML 資料檔內容匯入活頁簿的現存 XML 對應中時,將資料從檔案繫結至儲存於活頁簿中的 XML 對應,也就是說,XML 資料檔中的各個資料元件在從 XML 結構描述檔對應的 XML 結構描述或推斷的結構描述中都有對應的元件,每個 XML 對應都只能有一個 XML 資料繫結,而且 XML 資料繫結是繫至從單一 XML 對應建立的所有對應。

您可以顯示 [XML 對應內容] 對話方塊 (在 [開發人員] 索引標籤上,[XML] 群組中,按一下 [對應內容]),其中有三個選項,在預設情況下全都選取,您可以設定或取消選取,以控制 XML 資料繫結的行為:

  • 針對要匯入和匯出的結構描述驗證資料    指定匯入資料時,Excel 是否依 XML 對應驗證資料。若要確保所匯入的 XML 資料與 XML 結構描述一致,請設定此選項。

  • 以新資料覆寫現存資料    指定匯入資料時是否覆寫資料。若要以新資料取代目前的資料 (例如,新的 XML 資料檔包含最新資料時),請設定此選項。

  • 新增新資料至現存 XML 清單    指定是否將資料來源內容新增至工作表上的現存資料。例如,將幾個來自相似 XML 資料檔的資料合併成一份 XML 清單時,或不要覆寫包含函數的儲存格內容時,請指定此選項。

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使用資料庫線精靈匯入資料

您可以使用資料連線精靈,連接至已定義的 OLE DB 和 ODBC 外部資料來源。若要開啟資料連線精靈,請在 [資料] 索引標籤上,[取得外部資料] 群組中,按一下 [從其他來源],然後按一下 [從資料連線精靈]

如果選擇了 [資料連線精靈] 中的 [其他/進階] 資料來源選項,就可以在 [資料連結屬性] 對話方塊中檢視可用的 OLE DB 提供者清單。此外,ODBC 驅動程式的 Microsoft OLE DB 提供者也允許存取 ODBC 資料來源。如需使用此對話方塊中各個索引標籤的詳細資訊,請按一下 [資料連結屬性] 對話方塊中的 [說明]

在一般情況下,若要在 [資料連結屬性] 對話方塊中定義連線資訊,請執行下列操作:

  • 按一下 [提供者] 索引標籤,選取 OLE DB 提供者,然後按一下 [下一步],以顯示 [連接] 索引標籤,輸入該 OLE DB 提供者的特定連線資訊。

    每一個 OLE DB 提供者都會定義特定的連線資訊,例如,Microsoft OLE DB Provider for SQL Server 需要伺服器名稱、伺服器位置及使用者名稱,您也可能要定義其他資訊,如密碼或是否要使用 Microsoft Windows 整合式安全性。

  • 按一下 [進階] 索引標籤提供其他資訊,如網路設定和存取權限。

  • 按一下 [全部] 索引標籤,為該 OLE DB 提供者定義初始化內容。

附註: 您不能在資料連線精靈中篩選或連結資料。

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使用 Microsoft Query 匯入資料

您也可以使用 Microsoft Query 匯入資料 (在 [資料] 索引標籤上,[取得外部資料] 群組中,按一下 [從其他來源],然後按一下 [從 Microsoft Query])。您使用 Microsoft Query 設定 ODBC 資料來源,以擷取資料。在 Microsoft Query 中,您可以使用查詢精靈來建立簡單的查詢,也可以使用查詢中的進階條件,建立更複雜的查詢,執行下列作業:

  • 先篩選資料列或欄,再引入 Excel 之中。

  • 建立參數查詢。

  • 先將資料排序,再引入 Excel 之中。

  • 連結多個資料表。

Microsoft Query 提供簡單的前端,可以從 Excel 之內輕鬆存取,以執行這些特殊的查詢工作。

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透過程式及使用函數匯入資料

若身為開發人員,則在 Excel 中會有幾種方式可供您匯入資料:

  • 您可以使用 Visual Basic for Applications 存取外部資料來源。根據資料來源,您可以使用 ActiveX Data Objects 或 Data Access Objects 來擷取資料。您也可以在您指定的連線資訊的程式碼中定義的連線字串。使用連線字串時,例如,您想要避免使用系統管理員或使用者第一次建立連線檔案,以簡化安裝應用程式。

  • 如果從 SQL Server 資料庫匯入資料,請考慮使用 SQL Native Client,這是獨立作業的資料存取應用程式設計介面 (Application Programming Interface, API),可供 OLE DB 和 ODBC 使用;結合 SQL OLE DB 提供者和 SQL ODBC 驅動程式成為一個原生動態連結程式庫 (DLL),同時也在 Microsoft Data Access Components (MDAC) 之外提供不同的新功能。您可以使用 SQL Native Client,建立新的應用程式,或加強可以利用 SQL Server 2005 新功能 (如多重動態結果集 (MARS)、使用者定義類型 (UDT) 和 XML 資料類型支援) 的現有應用程式。

  • RTD 函數從支援 COM 自動化的程式中擷取即時資料。RTD COM 自動化增益集必須會建立並註冊的本機電腦上。

  • SQL。要求函數與外部資料來源連線和工作表中執行查詢。SQL。然後,要求會而不需要使用巨集程式以陣列方式傳回結果。如果此函數無法使用,您必須安裝 Microsoft Excel ODBC 增益集會程式 (XLODBC。XLA)。您可以從 Microsoft Office Online 網站安裝增益集。

如需有關建立 Visual Basic for Applications 的詳細資訊,請參閱 Visual Basic 說明。

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讓資料存取更安全

連接至外部資料來源或重新整理資料時,一定要知道可能發生的潛在安全性問題,而且要知道如何處理這些安全性問題。請使用下列準則和最佳做法,協助您保障資料安全。

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將資料連線儲存於信任的位置

資料連線檔案經常包含用來重新整理外部資料的一個或多個查詢,心懷不軌的使用者可以透過取代這個檔案,設計查詢以存取機密資訊,然後散發給其他使用者,或執行其他破壞性動作,因此一定要確認下列各項:

  • 連線檔案是由可靠的個人撰寫。

  • 連線檔案確實安全,而且來自信任的位置。

若要協助提升安全性,可能會在您的電腦上停用外部資料連線。當您開啟活頁簿時,連線到資料,您必須啟動資料連線,藉由使用 [信任中心] 列中,或將活頁簿放在信任的位置。如需詳細資訊,請參閱建立、 移除或變更您的檔案的信任的位置移除或檢視受信任的發行者新增檢視我在信任中心的安全性設定

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以安全的方式使用憑證

存取外部資料來源通常需要憑證 (如使用者名稱和密碼),用來驗證使用者。務必確定這些憑證是以安全牢靠的方式提供給您,而且絕對不能不慎將這些憑證洩露給其他人。

請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。弱式密碼未結合這些元素。強式密碼:Y6dh!et5。弱式密碼:House27。密碼的長度應該是 8 個字元以上。使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

您必須記住您的密碼。若忘記了密碼,Microsoft 也無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全的地方,而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

連接至資料來源時,避免儲存登入資訊。這項資訊可以純文字形式儲存於活頁簿與連線檔案中,而心懷不軌的使用者可以存取該資訊,而危及資料來源的安全性。

盡可能使用 Windows 驗證 (也稱為信任的連線),這種驗證是使用 Windows 使用者帳戶以連接至 SQL Server。使用者透過 Windows 使用者帳戶連線時,SQL Server 會使用 Windows 作業系統中的資訊,驗證帳戶名稱和密碼。使用 Windows 驗證之前,伺服器管理員必須設定 SQL Server 以使用這種驗證模式。如果無法使用 Windows 驗證,請避免儲存使用者的登入資訊;使用者在每次登入時輸入登入資訊是較安全的做法。

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安全地發佈至 Excel Services

連接至資料來源時,可以使用 [Excel Services 驗證設定] 對話方塊,以選擇存取 Excel Services 中資料來源時的驗證方法。您可以選取下列其中一個選項以登入資料來源:

  • Windows 驗證    選取這個項目來使用目前使用者的 Windows 使用者名稱和密碼。這是最安全的方法,但有許多使用者時可能會影響效能。

  • SSO    選取這個選項,使用「單一登入」,然後在 [SSO 識別碼] 文字方塊中輸入適當的識別字串。網站管理員可以設定 SharePoint 網站使用可儲存使用者名稱和密碼的「單一登入」資料庫。這個方法在使用者很多時可能最有效率。

  •     選取這個選項將使用者名稱和密碼儲存在連線檔案中。

附註: 驗證設定只由 Excel Services 使用,而不會由 Microsoft Office Excel 使用。若要確保不論是在 Excel 或 Excel Services 中開啟活頁簿,都能存取相同的資料,務必要在 Excel 中使用相同的驗證設定。

若要提升連線的安全性,請使用資料連線庫 (DCL)。DCL 是特殊的 SharePoint 文件庫,可定義為信任的位置庫,使得儲存、保護檔案安全、共用及管理 ODC 檔案都很容易。例如,管理員可能需要將資料庫從測試伺服器移到生產伺服器,或者更新存取資料的查詢,使用儲存於 DCL 中的一個 ODC 檔案,這種連線資訊在管理上會更容易,而使用者存取資料也會更便利,因為所有活頁簿都使用相同的連線檔案,而重新整理作業 (不管是在用戶端或伺服器電腦上) 會取得該連線檔案的最新變更;甚至可以設定 Office SharePoint Server 和使用者的用戶端電腦自動偵測連線檔案的變更,並使用該連線檔案的最新版本。如需詳細資訊,請參閱 Office SharePoint Server 2007 管理中心說明。

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連接至資料的相關問題

以下討論連接至外部資料時可能會遭遇到的一些問題

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問題:嘗試匯入資料時磁碟空間耗盡。

若在連接至外部資料時耗盡磁碟空間,請考慮執行下列作業:

核取及增加可用磁碟空間    若要釋放磁碟空間,請嘗試清空資源回收筒、 備份不需要的檔案,然後將其移除您的硬碟,或移除不使用的 Windows 元件。如需有關釋放磁碟空間的詳細資訊,請參閱 Windows 說明。

磁碟空間有限時可嘗試的策略     如果硬碟上只有有限的空間可用,請嘗試下列各項:

Microsoft Query    請執行下列任一或多項操作:

  • 簡化查詢    請確定您已包含資料表和查詢所需的欄位。如果您的查詢包含不必要的資料表或欄位,請將它們刪除從查詢,以減少查詢的大小。

  • 使用條件以縮減結果集大小     使用條件只擷取特定記錄,而不是擷取資料庫中的全部記錄。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

  • 設定由查詢傳回的記錄數目限制     限制查詢傳回的記錄數目。在 Microsoft Query 中按一下 [編輯] 功能表上的 [選項],選取 [使用者設定值] 底下的 [限制傳回的記錄筆數不要超過] 核取方塊,然後在 [記錄] 方塊中輸入傳回的記錄數目上限。

資料連線精靈     雖然不能透過資料連線精靈限制資料,但是也許可以在資料來源中定義查詢,從資料來源限制資料。如果不具備在資料來源定義查詢的功能或權限,請洽詢資料管理員。

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問題:OLAP Cube 精靈在哪裡?

Microsoft Query 中的 OLAP Cube 精靈會從 Jet 資料庫建立 OLAP Cube,在 Office Excel 中已經不再提供使用。

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問題:資料擷取服務有何改變?

資料擷取服務是在 Microsoft Office 2003 中引進,使用通用資料連線 (UDC) 檔案 (.udcx) 存取 Web 服務並查詢不同的資料來源。

在 [歡迎使用資料連線精靈] 頁面上 [資料連線精靈] 中,您可以選取Microsoft Business Solutions資料擷取服務的資料來源選項。資料擷取服務選項可讓您選擇兩個資料擷取服務: Windows SharePoint Services 清單、 清單和文件庫上執行Windows SharePoint Services及Microsoft SQL Server 的伺服器擷取資料,其中會擷取資料從 Microsoft SQL Server 2000 或更新版本。

雖然資料連線精靈不再支援編輯 UDC 連線檔案作業,Excel 仍繼續支援現有資料擷取服務連線,您也仍然可以重新整理這些連線。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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