透過檢查文件來移除隱藏資料及個人資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您要與客戶或同事共用 Microsoft Word 文件的電子複本,最好是檢閱文件中可能儲存在文件本身或文件摘要資訊 (中繼資料) 中的隱藏資料或個人資訊。因為這些隱藏資訊會洩漏您可能不願意公開的組織詳細資料或文件本身的詳細資料,所以建議您先移除此隱藏資訊,然後再與其他人共用文件。

本文說明 Word 中的文件檢查功能將如何協助您尋找並移除文件中的隱藏資料及個人資訊。

本文內容

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

隱藏資料及個人資訊的類型

文件檢查可尋找和移除的資訊

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

您可以使用文件檢查,在 Word 文件中尋找並移除隱藏資料及個人資訊。共用 Word 文件的電子複本 (例如透過電子郵件附件) 之前,最好是先使用文件檢查進行檢查。

  1. 開啟想要檢查隱藏資料及個人資訊的 Word 文件。

  2. 依序按一下 [檔案] 索引標籤、[另存新檔],然後在 [檔案名稱] 方塊中鍵入名稱,以儲存原始文件的複本。

    在 [ Word 2007︰ 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下 [另存新檔],然後以儲存原始文件的複本的檔案名稱] 方塊中輸入名稱。

    重要: 使用文件檢查時,建議您在原始文件的複本上使用,因為文件檢查所移除的資料不一定都可以還原。

  3. 在原始文件的複本中,按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [資訊]

    在Word 2007︰ 複本中的原始文件,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 指向 [準備],再按一下檢查文件。略過步驟 4],然後繼續進行步驟 5。

  4. 按一下 [查看問題],然後按一下 [檢查文件

  5. [文件檢查] 對話方塊中,選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。

  6. 按一下 [檢查]

  7. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

  8. 若想從文件中移除隱藏內容,請按一下該類檢查結果旁的 [全部移除]

    重要: 

    • 如果您移除文件中的隱藏內容,有可能無法藉由按下 [復原] 來還原內容。

    • 如果想要從儲存為 OpenDocument 文字 (.odt) 格式的文件中移除隱藏資料和個人資訊,則每次以這個格式儲存文件時,都必須執行 [文件檢查]。

頁首

隱藏資料及個人資訊的類型

Word 文件中可以儲存多種類型的隱藏資料及個人資訊。當您在 Word 中檢視文件時,可能無法立即看到這些資訊,但其他人或許可以檢視或擷取該資訊。

隱藏資訊可能包含 Word 新增到文件的資料,以便讓您與其他人共同撰寫或編輯文件, 也可能包含您刻意指定為隱藏的資訊。

Word 文件可以包含下列類型的隱藏資料及個人資訊:

  • 註解、追蹤變更的修訂標記、版本及筆跡標註:     如果您的文件是與他人合作建立而來,則文件可能包含追蹤變更的修訂標記、註解、筆跡標註或版本這類項目。這些資訊可以讓其他人看到共同處理文件的人員名稱、檢閱者的註解及對文件的變更。

  • 文件摘要資訊與個人資訊     文件摘要資訊 (也稱為中繼資料) 包含作者、主旨及標題等文件詳細資料。文件摘要資訊也包含 Office 程式自動維護的資訊,例如最近儲存文件的人員名稱及文件的建立日期。如果使用了特定的功能,則文件可能也會含有其他種類可識別個人身份的資訊 (PII),如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、傳閱名單及範本名稱。

  • 頁首、頁尾及浮水印:     Word 文件可能會在頁首及頁尾中包含資訊。此外,您可能會將浮水印新增到 Word 文件。

  • 隱藏文字:     Word 文件可能包含格式設定為隱藏文字的文字。如果不知道您的文件是否包含隱藏文字,則可以使用 [文件檢查] 進行搜尋。

  • 文件伺服器屬性:     如果是將文件儲存到文件管理伺服器上的某個位置,如以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎的文件工作區網站或文件庫,則文件可能會含有其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。

  • 自訂 XML 資料:     文件可能包含在文件本身看不到的自訂 XML 資料。[文件檢查] 可以尋找並移除這類的 XML 資料。

頁首

[文件檢查] 可尋找和移除的資訊

在 Word 中,文件檢查會顯示多種不同的檢查,讓您尋找並移除 Word 文件特有的隱藏資料及個人資訊。如需文件檢查可從 Word 文件中找到並移除之各類隱藏資料及個人資訊清單,請檢閱下表。

附註: 

  • 如果您的組織藉由新增檢查模組來自訂文件檢查,您就可能可以檢查文件中其他類型的資訊。

  • 如果您使用的是 Microsoft Word Starter 2010,則並非所有針對 Word 列出的功能在 Word Starter 中也會同樣受到支援。如需 Word Starter 中可用功能的詳細資訊,請參閱 Word Starter 功能支援

檢查名稱

尋找並移除

註解、修訂、版本和註釋

附註: 在 Word Starter 2010 中,文件檢查只會移除版本和註釋。

  • 註解

  • 追蹤變更的修訂標記

  • 文件版本資訊

  • 筆跡標註

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 資料繫結欄位的資料繫結連結資訊 (最後的值將會轉換為文字)

  • 使用者名稱

  • 範本名稱

頁首、頁尾及浮水印

  • 文件頁首中的資訊

  • 文件頁尾中的資訊

  • 浮水印

隱藏文字

  • 格式設定為隱藏的文字 ([字型] 對話方塊中可用的字型效果)

    附註: 此檢查無法偵測以其他方法隱藏的文字 (例如,白色背景上的白色文字)。

自訂 XML 資料

  • 可能儲存在文件中的自訂 XML 資料

看不見的內容

  • 由於格式設定為隱藏而無法看見的物件。

    附註: 此檢查無法偵測到遭其他物件覆蓋的物件。

頁首

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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