透過使用者定義欄位自訂 Business Contact Manager 表單

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藉由使用Business Contact Manager for Outlook,您可以自訂帳戶、 商務連絡人、 商機及商務專案表單以顯示正確資訊您想要追蹤。例如,如果您是不動產仲介,您可能會想要追蹤的屬性 (住家或商業) 類型客戶有興趣。自訂表單,您就能更有效地排序、 篩選、 分類及分析資料的彈性。若要執行此動作的其中一個方法是建立您自己的使用者定義欄位,然後新增或移除設計表單以您希望的方式。

您可以使用這些使用者定義欄位,以相同的方式,您使用的預設表單中的欄位。例如,為不動產仲介,您可能要傳送電子郵件訊息給所有的兩個臥房正在尋找的客戶。您可以篩選收件者的清單表單使用您所建立的屬性欄位類型。

建立自訂的表單後,會將它儲存為.bcmx 檔案,您可以與其他人共用您的工作團隊。您也可以匯入其他人所建立的自訂項目。

附註: 藉由新增欄位,稱為 [使用者定義欄位,或變更的欄位 (下拉式清單) 中的項目清單,被自訂 business Contact Manager 表單。您無法變更的表單版面配置,或移除預設欄位。

您想要做什麼?

建立使用者定義的群組或欄位

自訂表單透過使用者定義欄位

刪除不再需要的使用者定義欄位

匯出與匯入自訂項目

建立使用者定義的群組或欄位

當您Business Contact Manager for Outlook表單中輸入資料時,您輸入該欄位,例如帳戶名稱或 Office,位於 [客戶表單。每個欄位是該表單上的群組。例如,帳戶名稱或 Office 欄位是 [帳戶] 群組中的兩個部分。群組的名稱會出現在表單上作為次標題。

重要: 若要包含在表單上,欄位必須是群組的一部分。如果您沒有指定群組,就會為您建立預設群組。

  1. 按一下 [ Business Contact Manager ] 功能表中,指向 [自訂 Business Contact Manager 表單,然後按一下下列其中一:自訂客戶表單自訂商務連絡人表單自訂商機] 表單自訂商務專案表單

  2. 適當 Manage User-Defined 欄位] 對話方塊,在 [頁面] 清單中,按一下您想要新增的使用者定義欄位的頁面。

  3. 按一下 [新增群組] 按鈕,若要建立識別群組的新使用者定義欄位,然後在 [新增群組] 對話方塊中,輸入此群組的名稱。

  4. 選取該群組,,然後按一下 [編輯] 按鈕,變更群組的名稱。

  5. 按一下[新增欄位] 按鈕。

  6. 在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入要請選取資料類型(例如文字數字日期/時間),與您選擇資料類型格式的欄位名稱。

    附註: 儲存特定的資料類型與欄位後,您無法變更資料類型。不過,您必須刪除現有的資料類型,並選取新的項目。

    什麼是資料類型?

    建立欄位後,您必須決定會包含的資料類型。您可以選擇從下列動作:

    如果資料是這種類型

    選取對應的資料類型

    96 個字元以內的字句

    文字

    數字和小數位數 (最多 19 任一邊的小數點數字)。

    數字

    百分比

    百分比

    價格、收入或任何其他與貨幣相關的資料

    貨幣

    針對簡單的問題做回答,例如:是或否、開或關、真或偽

    是/否

    任何 Outlook 適用格式的日期或時間資料

    日期/時間

    整數

    整數

    可能的項目,以節省時間,或大小時維持表單之間的一致性預先填入的清單。

    下拉式清單

提示: 在表單中建立使用者定義欄位之後,您可以重複使用它其他位置。在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下 [新增欄位,從不同的實體],然後按一下所需的欄位。您可以可以多達 40 個每個表單的欄位。

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自訂表單透過使用者定義欄位

您可以建立、 編輯、 移動或刪除欄位和群組的 [管理使用者定義欄位] 對話方塊中的欄位。

  1. Business Contact Manager ] 功能表中,指向 [自訂 Business Contact Manager 表單,指向Manage User-Defined 欄位],然後按一下帳戶商務連絡人商機或商務專案

  2. 在 [適當Manage User-Defined 欄位] 對話方塊中 [頁面] 清單中,選取您想要自訂的頁面。如果您先前已新增的使用者定義欄位,這些會列在其出現在頁面的順序。

    若要管理這些欄位,請執行下列一或多項動作:

    • 若要新增此表單的新群組或欄位,請參閱建立使用者定義的群組或欄位

    • 若要編輯的使用者定義欄位,按一下群組或欄位名稱,然後再按一下 [編輯。輸入您想要的資訊。

      附註: 資料類型無法進行編輯。如需編輯欄位的詳細資訊,請參閱管理使用者定義欄位在 Business Contact Manager: 編輯功能變數

    • 若要變更這些欄位的順序,請選取的群組或您想要移動的欄位,然後按一下[上移] 或 [下移] 按鈕。若要變更的群組或欄位左邊或右邊的欄中的位置,請選取的項目,,然後按一下 [移動項目向左或向右移動項目 移到右按鈕 移到左按鈕。

    • 若要將群組或欄位至另一個頁面上的相同的表單,按一下 [移至] 按鈕。

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刪除不再需要的使用者定義欄位

如果您不再需要的使用者定義的群組或欄位,請按一下 [刪除] 按鈕,從頁面或表單中刪除的群組或欄位。

附註: 當您刪除表單的使用者定義欄位時,您也可以刪除連結與Business Contact Manager 資料庫您在這個欄位的所有資訊。如果您認為您可能會在未來再次使用這項資料,請刪除欄位之前先備份資料庫。若要備份的資料庫,您必須是資料庫擁有者。

作法

如果您是資料庫擁有者,在 [ Business Contact Manager ] 功能表上的指向 [資料庫工具],然後按一下 [管理資料庫。在 [管理資料庫] 對話方塊中,在 [備份/還原] 索引標籤上按一下 [備份資料庫

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匯出與匯入自訂項目

當您建立一組您想要使用的表單時,您就可以與其他共同 workerss 共用這些自訂項目。

匯出您的自訂

您的自訂,包括使用者定義欄位、 群組和其位置會儲存為.bcmx 檔案。

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向[匯入及匯出],然後按一下 [ Business Contact Manager for Outlook

  2. 商務資料匯入及匯出精靈中,按一下 [匯出檔案

  3. 按一下 [ Business Contact Manager 自訂 (.bcmx) ,然後按一下 [下一步

  4. 按一下 [瀏覽]以選取您的自訂檔案的位置。

請確定您可以輕易地共用此自訂檔案與其他同事選取公開存取的位置。

從其他人匯入自訂項目

  1. 在 [ Business Contact Manager ] 功能表中,按一下 [匯入自訂項目

  2. 商務資料匯入及匯出精靈中,按一下 [下一步]。

  3. 按一下 [瀏覽以尋找您要匯入自訂 (.bcmx) 檔案,然後按一下 [下一步

自訂項目會套用至資料庫中的現有表單。

附註: 此自訂檔案僅適用於您目前的資料庫。您必須重新匯入檔案每次建立或選取不同的資料庫。

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