追蹤 SharePoint 網站的更新

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 Microsoft Office Outlook 2007 來追蹤更新並管理 SharePoint 網站的通知。

附註: 本文所述的功能使用Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007執行中的 SharePoint 網站。如果您不確定哪些版本的 Microsoft SharePoint 產品及技術伺服器上執行,請要求伺服器的系統管理員。

本文內容

概觀

接收來自 SharePoint 清單或文件庫的 [RSS 摘要

建立 SharePoint 清單或文件庫的提醒

從 SharePoint 清單或文件庫的 RSS 摘要的 [取消]

取消 SharePoint 清單或文件庫的提醒

概觀

當 SharePoint 網站上的清單和程式庫變更時,您可能難以追蹤這些變更。或許您想要了解新議題加入至議題清單的時間,以便加以追蹤。或者,您可能想要了解新檔案加入至 SharePoint 程式庫的時間。

在 Office Outlook 2007 中,接收 SharePoint 網站更新的相關通知主要有兩種方式:

  • RSS     您可以使用真正簡易新聞訂閱方式 (RSS) 來訂閱 SharePoint 清單或程式庫的更新。RSS 是內容發行者以標準格式定期發佈資訊給 RSS 讀取程式所用的技術。您可以使用 Outlook 做為 RSS 讀取程式,在信箱中接收許多來源的定期內容摘要。如果您已經在 Outlook 中接收 RSS 摘要,來自 SharePoint 網站的 RSS 摘要就會出現在相同的位置中。

  • 通知     您可以在項目變更時收到通知。當 SharePoint 網站的內容變更時,系統就會將通知當做郵件傳送至您的收件匣中。您可以指定接收通知的條件,例如,發生任何變更時或建立新項目時。此外,您也可以選擇要立即接收通知或接收每日或每週的摘要。

如果您已經接收通知,但需求變更,就可以取消 RSS 摘要和通知。例如,如果您屬於將電子郵件討論封存於討論區的 SharePoint 群組,但您發現已經透過電子郵件收到內容,此時就可以取消通知。

頁面頂端

接收來自 SharePoint 清單或程式庫的 RSS 摘要

  1. 在網頁瀏覽器中,開啟 SharePoint 網站的清單或程式庫。

    如果您找不到清單或程式庫,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或程式庫的名稱。

  2. 在 [動作] 功能表 功能表圖像 中,按一下 [檢視 RSS 摘要]。

    此時就會顯示含有清單或程式庫之項目摘要的網頁。

  3. 在此網頁中,按一下 [訂閱此 RSS 摘要] 連結。

  4. 出現詢問您是否要訂閱 RSS 摘要的訊息時,請按一下 [是]。

    清單或程式庫的 RSS 摘要就會出現在 [RSS 摘要] 資料夾中。

    Outlook 中的 RSS 摘要

  5. 在 [RSS 摘要] 底下,選取 SharePoint 清單或程式庫的資料夾。

    如果您已開啟 [讀取窗格],就會在其中顯示內容,而且您可以在此窗格中讀取內容並進行互動。

  6. 若要開啟清單項目或檔案的 RSS 摘要,請按兩下該項目。

  7. 某些 RSS 摘要項目是完整 SharePoint 清單項目或檔案的摘要。若要查看完整的清單項目或檔案,請按一下 [檢視文章] 連結。

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建立 SharePoint 清單或程式庫的通知

您可以建立通知,以便在清單或程式庫中的項目變更時,讓 SharePoint 網站向您發出通知。您可以從 Outlook 2007 或 SharePoint 網站建立通知。若要建立通知,您必須連接至正在執行 SharePoint 網站的伺服器,而且您必須擁有建立該清單或程式庫之通知的權限。下列程序將說明如何使用 Office Outlook 2007 來建立通知。

附註: 您的 SharePoint 管理員可以修改、 限制,並停用整個網站警告。如需詳細資訊,請參閱您的 SharePoint 網站的管理員。

  1. 在 Outlook 的 [功能窗格] 中,確定已選取 [郵件]。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  3. 按一下 [管理通知] 索引標籤。

  4. 按一下 [新增通知]。

  5. 在 [新增通知] 對話方塊中,選取您想要建立之通知的來源。如果您看不見想要建立通知的 SharePoint 網站,請在 [網站位址] 方塊中輸入網站的位址。

  6. 按一下 [開啟]。

    此 SharePoint 網站就會在 [新增通知] 頁面中開啟。

  7. 按一下您想要建立通知的清單或程式庫。

  8. 按 [下一步]。

  9. 在 [提醒標題] 區段中,輸入通知的標題。此標題會用於電子郵件通知的 [主旨] 方塊中。

  10. 在 [傳送提醒給] 區段中,輸入您想要傳送通知,將其之人員的名稱,或按一下 [地址活頁簿] 按鈕 按鈕圖像 選取名稱。若要傳送給您自己的提醒,請輸入您的電子郵件的名稱。

    根據網站的設定以及您擁有的權限,您的電子郵件地址可能已經出現,而且您可能無法加入其他人員的通知。

  11. 選擇您所需的設定,例如任何項目變更時要收到通知或只在您所建立的項目變更時收到通知,以及收到通知的頻率。

  12. 按一下 [確定]。

  13. 若要建立其他通知,請按一下 [我在這個網站所設定的提醒] 底下的 [新增提醒]。

提示: 您也可以針對 SharePoint 網站上清單或程式庫中的特定項目或檔案,設定通知。在 SharePoint 網站的清單或程式庫中,指向項目或檔案、按一下出現的箭號,然後按一下 [提醒我]。

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取消來自 SharePoint 清單或程式庫的 RSS 摘要

取消從 SharePoint 清單或程式庫接收的 RSS 摘要與取消任何 RSS 摘要的方式很類似。

  1. 在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,按一下 [RSS 摘要] 資料夾加以展開。

  2. 選取您想要取消的 RSS 摘要。

  3. 按下 DELETE。

  4. 當系統提示您確認刪除時,請按一下 [是]

    附註: 

    • 如果您想要保留該 RSS 摘要,但是要刪除下載的項目,請開啟該 RSS 摘要的資料夾、選取要刪除的項目,然後按下 DELETE。

    • 您也可以取消 RSS 摘要,但不刪除下載的項目。在 [工具] 功能表中,按一下 [帳戶設定],然後按一下 [RSS 摘要] 索引標籤。選取您想要取消其訂閱的清單或程式庫,然後按一下 [移除]。

    • 如果您嘗試刪除 RSS 摘要時,它正在進行同步處理,就會出現一則訊息,表示您必須等到同步處理完成才能加以刪除。

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取消 SharePoint 清單或程式庫的通知

您可以從 Outlook 2007 或 SharePoint 網站管理通知。若要取消清單或程式庫的通知,您必須擁有修改該清單或程式庫之通知的權限。下列程序將說明如何使用 Outlook 2007 來取消通知。

附註: 您的 SharePoint 管理員可以修改、 限制,並停用整個網站警告。如需詳細資訊,請參閱您的 SharePoint 網站的管理員。

  1. 在 Outlook 的 [功能窗格] 中,確定已選取 [郵件]。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  3. 按一下 [管理通知] 索引標籤。

  4. 選取您想要取消的通知。

  5. 按一下 [刪除]。

  6. 當系統提示您確認刪除時,請按一下 [是]。

附註: 如果您想要取消提醒沒有出現在 [規則及通知] 對話方塊中,您可以取消提醒從 SharePoint 網站。若要檢視並管理您的 SharePoint 網站上的通知,請按一下 [歡迎使用您的名稱] 功能表、 按一下 [我的設定],然後按一下我的提醒

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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