追蹤您與客戶在 Business Contact Manager 通訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在Business Contact Manager for Outlook,通訊會包含而不是只是電子郵件訊息及電話記錄資訊,例如檔案、 商機或與特定的客戶相關的商務專案。項目成為客戶的通訊歷程記錄的一部分。

本文將說明如何建立及編輯通訊歷程記錄項目。

您想要做什麼?

建立並連結的通訊歷程記錄項目

檢視及編輯通訊歷程記錄項目

刪除的通訊歷程記錄項目

排序通訊歷程記錄項目

使用商務活動表單

建立並連結的通訊歷程記錄項目

通訊歷程記錄項目包括 Outlook 電子郵件訊息、 約會及工作。他們也包含檔案、 商務專案記錄、 專案任務、 商機、 商務記事,與電話記錄。

必須連結至記錄的所有通訊歷程記錄項目。您可以連結現有的項目,例如電子郵件訊息或檔案至記錄,或者,您可以建立通訊歷程記錄項目從一筆記錄。項目會自動連結至記錄。

項目會列在記錄的然後在 [通訊歷程記錄] 資料夾中的 [歷程記錄] 頁面。

僅限機會和商務專案會通訊歷程記錄項目,也可以包含其他通訊歷程記錄項目。

通訊歷程記錄項目

連結至其通訊歷程記錄項目

商機

  • 電子郵件訊息

  • 商務記事

  • 電話記錄

  • 檔案

  • Outlook 工作

  • 約會

商務專案

  • 商務記事

  • 電話記錄

  • 檔案

  • Outlook 工作

  • 約會

[通訊歷程記錄] 頁面的客戶及商務連絡人

客戶及商務連絡人繼承連結給他們的記錄之通訊歷程記錄項的目。

如果通訊歷程記錄項目,例如通話記錄,連結到另一個的通訊歷程記錄項目,例如商務專案,電話記錄會列在企業專案時,歷程記錄頁面和商務專案連結至客戶或商務連絡人記錄的 [歷程記錄] 頁面上。

客戶和商務連絡人記錄也會繼承自商務專案記錄的專案工作。

頁面頂端

建立通訊歷程記錄項目

  1. 在功能窗格中的 [Business Contact Manager] 下方,按一下下列其中一個資料夾以顯示工作區:

    • 連絡人管理

    • 銷售

    • 專案管理。(僅限商務專案)

      為什麼沒列出 [行銷] 資料夾?

      根據預設,[行銷] 資料夾沒有客戶或商務連絡人記錄。您無法以任何行銷活動記錄中,新增通訊歷程記錄項目,因為他們不會連結至客戶或商務連絡人記錄類型。

  2. 按一下包含所要之記錄的索引標籤。

    附註: 您無法以任何專案工作記錄中,新增通訊歷程記錄項目,因為不會連結至客戶或商務連絡人記錄類型。

  3. 按兩下您要將新的通訊歷程記錄項目連結的記錄。

  4. 在功能區上按一下 [顯示] 群組中的 [歷程記錄]

  5. 按一下 [新增] 按鈕,然後按一下您想要新增的通訊歷程記錄項目類型。

    附註: 您無法在Business Contact Manager for Outlook中建立新檔案。您只可以連結至記錄的現有的檔案。您可以連結的檔案類型包含 Microsoft Excel、 PowerPoint、 Publisher、 Word 和圖像檔案。如需詳細資訊,請參閱本文稍後的現有的 Microsoft Excel、 PowerPoint、 Publisher 或 Word 檔案至記錄的連結

  6. 完成表單新增項目,然後按一下 [儲存並關閉] ,或傳送電子郵件。

    項目列在歷程記錄] 頁面上。

    通訊歷程記錄中的檔案的連結而不是儲存在您的商務連絡人管理員資料庫。如果您在共用資料庫,使用者沒有存取您的網路,且需要存取通訊歷程記錄中的檔案,附加的檔案,在 [註解] 區段,而不是將檔案連結至通訊歷程記錄。請注意,資料庫大小限制為 4 GB,附加的檔案增加資料庫的大小。

頁面頂端

現有的通訊歷程記錄項目連結至記錄

商務記事、 電話記錄、 電子郵件訊息、 約會、 工作和檔案,都可以連結至多筆記錄。

商機可以連結至一個客戶或商務連絡人記錄。

商務專案連結至一個以上的客戶或商務連絡人記錄中,但只有一個帳戶或商務連絡人的主要記錄。

專案工作可以連結至只有一個商務專案記錄。

您可以變更的任何通訊歷程記錄項目連結至記錄。如需詳細資訊,請參閱本文稍後的檢視和編輯的通訊歷程記錄項目

連結至記錄的現有的 Outlook 電子郵件訊息、 約會或工作

  1. 開啟您想要連結至記錄Outlook 項目 。

  2. 在功能區的 [商務] 群組中,按一下 [連結至記錄

  3. 在 [連結至 Business Contact Manager 記錄] 對話方塊中的項目類型] 清單中,按一下您想要連結的項目的記錄類型。

  4. 在清單中的記錄,請按一下 [記錄]。

    如果您想要的項目連結至多筆記錄,請選取這些記錄。

    如何選取多筆記錄?

    若要選取彼此相鄰的記錄,請按 SHIFT 鍵,然後按一下要新增之群組的第一筆及最後一筆記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,然後按一下個別的記錄。若要選取全部記錄,按一下其中一筆記錄,然後按 CTRL+A 鍵。

  5. 連結的記錄] 下按一下 [連結至]。

    [連結至] 方塊中,會列出您所選取的記錄。

    若要連結的 Outlook 項目到不同類型的記錄,請按一下 [項目類型] 清單中的記錄類型,然後按一下記錄。

  6. 按一下 [確定]。

    若要確保所有的電子郵件帳戶或商務連絡人或從中會包含在通訊歷程記錄的記錄中,在 Outlook 中,以滑鼠右鍵按一下您想要連結至記錄的電子郵件訊息,然後按一下連結與追蹤。有關如何自動連結至記錄的 [電子郵件訊息,請參閱連結及追蹤電子郵件在 Business Contact Manager

附註: 沒有標記,告訴您的電子郵件訊息、 約會或任務已連結至一筆記錄。您可以按一下 [連結至記錄] 按鈕,是否連結項目,請參閱 Outlook 項目和項目已連結至記錄中。

頁面頂端

現有的 Microsoft Excel、 PowerPoint、 Publisher 或 Word 檔案連結至記錄

  1. 在 Excel、 PowerPoint、 Publisher 或 Word 中開啟您想要連結至記錄的檔案。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [連結至記錄] 按鈕。

  4. 在 [連結至 Business Contact Manager 記錄] 對話方塊中,在資料夾清單中,按一下您想要連結至檔案的記錄類型。

  5. 在清單中的記錄,請按一下 [記錄]。

    若要將檔案連結至多筆記錄中,選取這些記錄。

如何選取多筆記錄?

若要選取相鄰的記錄,按住 SHIFT 鍵,然後按一下您想要新增群組的第一個和最後一個記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,再個別的記錄。若要選取所有記錄,請按一下其中一個,然後再按 CTRL + A。

  1. 連結的記錄] 下按一下 [連結至]。

    [連結至] 方塊中,會列出您所選取的記錄。

  2. 按一下 [確定]。

    如需詳細資訊,請參閱連結至 Business Contact Manager 記錄的檔案

頁面頂端

檢視及編輯通訊歷程記錄項目

您可以檢視及編輯通訊歷程記錄項目在通訊歷程記錄] 頁面上的記錄,或在 [通訊歷程記錄] 資料夾。可編輯的項目包括工作、 約會、 商務記事,與電話記錄。電子郵件無法進行編輯。

  1. 請執行下列其中一項操作︰

    開啟記錄

    1. 在功能窗格中的 [Business Contact Manager] 下方,按一下下列其中一個資料夾以顯示工作區:

      • 連絡人管理

      • 銷售

      • 專案管理。(僅限商務專案)

        為什麼沒列出 [行銷] 資料夾?

        根據預設,行銷活動沒有歷程記錄頁面。您無法以任何行銷活動記錄中,新增通訊歷程記錄項目,因為他們不會連結至客戶或商務連絡人記錄類型。

    2. 按一下包含所要之記錄的索引標籤。

    3. 按兩下記錄含有您想要檢視通訊歷程記錄項目。

    4. 在功能區上按一下 [顯示] 群組中的 [歷程記錄]

      列出所有通訊歷程記錄項目連結至記錄。

開啟 [通訊歷程記錄] 資料夾

  1. 在功能窗格中,按一下 [Business Contact Manager] 按鈕。

  2. 按兩下以將其展開,[商務記錄] 資料夾,然後按一下 [通訊歷程記錄

    附註: 一次連結至多筆記錄的通訊歷程記錄項目會出現 [通訊歷程記錄] 資料夾中。當您刪除一份通訊歷程記錄項目具有的份數時,其他複本會仍會連結到記錄中。連結記錄的名稱會顯示在 [通訊歷程記錄] 資料夾的 [連結至] 欄。

您可以排序或篩選清單以查看您想要的項目。按一下 [檢視] 索引標籤,然後按一下排列方式或您想要的篩選。如需如何套用更多進階的篩選的資訊,請參閱篩選記錄在 Business Contact Manager

  1. 按兩下您想要編輯的通訊歷程記錄項目。

  2. 進行變更,然後將其儲存。

頁面頂端

為什麼某些通訊歷程記錄項目會列出一次

項目可以列在歷程記錄頁面上,在 [通訊歷程記錄] 資料夾中一次以上,如果項目已連結至多筆記錄。

如果的客戶或商務連絡人記錄的 [歷程記錄] 頁面可以一次以上清單項目︰

  • 項目已連結至客戶記錄中,並會連結至客戶記錄的記錄也會連結至項目。客戶記錄繼承所連結之記錄的通訊歷程記錄項目。

  • 項目已連結至商務連絡人記錄,並將商機或商務專案連結至商務連絡人包含相同的通訊歷程記錄項目連結。商務連絡人記錄會繼承連結機會和商務專案的通訊歷程記錄。

多次只有當項目已連結至多個記錄時,[通訊歷程記錄] 資料夾將清單項目。如果因為帳戶記錄繼承,而該項目未連結至客戶記錄中直接的客戶記錄的 [歷程記錄] 頁面會列出項目,連結至客戶記錄的通訊歷程記錄資料夾中就不會列出項目。

如果您編輯記錄中的項目時,項目會變更所有連結的記錄中。

頁面頂端

刪除的通訊歷程記錄項目

並非所有已刪除的通訊歷程記錄項目的運作方式相同。

當您刪除約會、 會議、 電子郵件、 工作或檔案從記錄時,項目在其原始位置保持不變。您可以將其連結至另一筆記錄在任何時間。刪除的約會、 會議、 電子郵件訊息或工作會移至[刪除的郵件] 資料夾中Business Contact Manager for Outlook中。

如果您刪除約會、 會議、 電子郵件訊息或工作從其原始位置,但不是會在Business Contact Manager for Outlook,大約 4 KB 的項目會保留在Business Contact Manager for Outlook中。如果您開啟約會、 會議、 電子郵件、 工作或從原始位置刪除檔案時,會顯示在表單中商務活動。資訊,請參閱本文稍後的使用商務活動表單

當您刪除商務記事、 商機或電話記錄從記錄,只要項目不會連結到另一筆記錄,實際商務記事、 商機或電話記錄會移至 [刪除的郵件] 資料夾中Business Contact Manager for Outlook。

若要完全刪除Business Contact Manager for Outlook通訊歷程記錄項目,您必須從每一筆記錄的項目已連結至],將其刪除,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

附註: 只有資料庫擁有者可以清空 [刪除的郵件] 資料夾中Business Contact Manager for Outlook。

如需有關如何刪除記錄的詳細資訊,請參閱刪除 Business Contact Manager 記錄

  1. 在功能窗格中,按一下 [Business Contact Manager] 按鈕。

  2. 按兩下以將其展開,[商務記錄] 資料夾,然後按一下 [通訊歷程記錄

  3. 按一下您想要刪除的通訊歷程記錄項目的一或多個複本。

    如何選取多筆記錄?

若要選取相鄰的記錄,按住 SHIFT 鍵,然後按一下您想要新增群組的第一個和最後一個記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,再個別的記錄。若要選取所有記錄,請按一下其中一個,然後再按 CTRL + A。

  1. 以滑鼠右鍵按一下選取的項目,然後按一下 [刪除

    附註: 上一筆記錄,不要按 [功能區上的 [動作] 群組中的 [刪除] 按鈕因為您將會刪除整個記錄,而不只是所選的通訊歷程記錄項目。

下表列出的通訊歷程記錄項目,且其會儲存在Business Contact Manager for Outlook。如果項目儲存在只Business Contact Manager for Outlook ,它與連結的帳戶、 商務連絡人、 商機或商務專案記錄一併刪除。

通訊歷程記錄項目類型

儲存在
Business Contact Manager for Outlook 只嗎?

商務記事

商務專案

專案工作

商機

電話記錄

電子郵件訊息

約會

工作

檔案

附註: 時清空 [刪除的郵件] 資料夾,會遭到永久刪除] 資料夾中的所有項目。不過,如果項目連結至記錄其他地方存在為檔案或 Outlook 約會、 工作或電子郵件訊息,然後就可以連結至其他記錄。電話記錄及商務記事是特殊的情況下,因為執行不獨立存在。他們必須連結至帳戶、 商務連絡人、 商機或商務專案記錄。因此之後會遭到永久刪除連結的記錄,, 將無法還原這些項目。還原已刪除的項目相關的詳細資訊,請參閱還原在 Business Contact Manager 記錄

頁面頂端

排序通訊歷程記錄項目

您可以排序數種方式中的 [通訊歷程記錄項目。

  1. 請執行下列其中一項操作︰

    排序通訊歷程記錄項目在歷程記錄] 頁面上的記錄

    1. 在功能窗格中的 [Business Contact Manager] 下方,按一下下列其中一個資料夾以顯示工作區:

      • 連絡人管理

      • 銷售

      • 專案管理。(僅限商務專案)

        為什麼沒列出 [行銷] 資料夾?

        根據預設,[行銷] 資料夾沒有客戶或商務連絡人記錄。您無法以任何行銷活動記錄中,新增通訊歷程記錄項目,因為他們不會連結至客戶或商務連絡人記錄類型。

    2. 按一下包含您想要的記錄的索引標籤。

    3. 按兩下包含通訊歷程記錄項目您想要檢視的記錄。

    4. 在功能區上按一下 [顯示] 群組中的 [歷程記錄]

    排序的通訊歷程記錄資料夾中的記錄

    1. 在功能窗格中,按一下 [Business Contact Manager] 按鈕。

    2. 按兩下以將其展開,[商務記錄] 資料夾,然後按一下 [通訊歷程記錄

  2. 按一下功能區上的 [檢視] 索引標籤。

  3. 在 [排列] 群組中,按一下其中一個可用的選項︰

    1. 依類型類型

    2. 依建立日期

    3. 根據修改日期

    4. 建立者

    5. 以連結至

    6. 反向排序

    7. 展開/摺疊

      您也可以按一下欄標題來排序清單。

附註: 排序,保留記錄時,或通訊歷程記錄] 資料夾已開啟。當您關閉記錄或資料夾時,會移除排序。

頁面頂端

使用商務活動表單

如果您開啟的通訊歷程記錄項目,例如會議、 電子郵件、 工作或檔案,項目無法使用,它會開啟商務活動表單中。可能無法使用原始的通訊歷程記錄項目可能是已被刪除從其原始位置,或您無法再連線到原始項目所在的電腦。

商務活動表單包含一些基本資訊。例如,電子郵件,包括主旨連結至和第一個訊息的 4 位元組 (KB)。檔案,其中包括檔案名稱、連結至],以及檔案的原始位置。

附註: 無法編輯欄位包含原始項目中的資訊。

  • 主旨    主旨或標題的原始項目。

  • 連結至    這個項目已連結至一筆記錄。

  • 建立/到期    原始的項目建立的日期或期限。

  • 傳送    原始的項目已傳送的日期 (僅適用於會議或電子郵件訊息)。

  • 修改    日期最新變更已儲存至原始項目。

  • 備忘稿    第 4 (kb) 的電子郵件訊息時,會議或工作或檔案的原始位置的基本資訊。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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