資訊管理原則簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

資訊管理原則是內容的一組類型的規則。資訊管理原則可讓組織控制項,及追蹤項目,例如內容會保留或哪些動作使用者可以利用的內容。資訊管理原則可協助遵守法律或政府法規的組織,或只是會強制內部商務程序。

例如,組織必須遵循政府法規要求他們示範其財務陳述式的 「 適當控制項 」 可能會建立一或多個資訊管理原則的稽核中撰寫的特定動作,而所有文件的核准程序與財務資料。

使用方法資訊,請參閱建立和套用資訊管理原則

資訊管理原則的功能

有四種基本類別的組織可以單獨使用的預先定義的原則功能,或在 [組合管理內容及程序。

內容原則的類型

稽核原則功能可協助組織分析其內容管理系統的事件記錄,並在文件及清單項目執行的作業的使用方式。您可以設定稽核原則功能至記錄的事件,例如編輯文件或項目時,檢視,登入,已取出,刪除,或變更其權限。所有稽核資訊會儲存在伺服器上單一的稽核記錄,網站管理員可以在其上執行報表。

到期原則功能可協助組織刪除或移除其網站中的過時的內容,以一致且可的方式。這可協助您管理,將 [成本] 與 [保留讓到期內容相關聯的風險。您可以設定到期原則指定特定類型的內容到期在特定日期或一段時間之後建立或上次修改文件。

組織也可以建立及部署自訂的原則功能,以符合特定需求。例如,製造組織可能會想要定義資訊管理原則所有草稿產品設計規格文件,防止這些不安全的印表機上的文件的列印份數的使用者。若要定義這類的資訊管理原則,您可以建立並部署可以新增至相關的資訊管理原則產品設計規格的內容類型的列印限制原則功能。

若要使用資訊管理原則的位置

若要執行資訊管理原則,您必須將其新增至清單、 文件庫或網站中的內容類型。如何針對套用原則,或如何人可以使用,則會影響您建立或新增資訊管理原則的位置。您可以 ︰

建立網站集合原則,然後加入此原則至內容類型、 清單或文件庫在 [網站集合的頂層網站中的 [原則] 清單中,您可以建立網站集合原則。建立網站集合原則之後,您可以將其匯出以便的其他網站集合管理員可以匯入其其原則清單。建立可匯出的網站集合原則,可讓您標準化您的組織中的網站上的資訊管理原則。

當您將網站集合原則新增至網站內容類型,然後將這個網站內容類型的執行個體新增至清單或文件庫時,該清單或文件庫的擁有者便無法修改清單或文件庫的網站集合原則。 將網站集合原則新增至網站內容類型,是在網站階層的每一層級強制實施網站集合原則的好方法。

[網站設定] 頁面上的 [內容類型原則範本] 連結

建立網站內容類型的頂層網站的網站內容類型圖庫中的資訊管理原則,然後加入至一或多個清單或文件庫的內容類型您可以也建立直接網站內容類型的資訊管理原則,並將與多個清單或文件庫產生關聯的該網站內容類型執行個體。如果這種方式建立資訊管理原則,該內容類型或繼承自該內容類型的內容類型的 [網站集合中的每一個項目會有原則。不過,如果您建立的資訊管理原則直接網站內容類型,則較難重複使用其他網站集合中,這項資訊管理原則由於無法匯出會以此方式建立的原則。

[網站設定] 頁面上的網站內容類型連結

網站內容類型之設定頁面上的 [資訊管理原則] 連結

注意若要控制 [網站集合中使用的原則、 網站集合管理員可以停用直接在內容類型設定原則功能的功能。當這項限制作用中時,建立內容類型的使用者限於若要從網站集合原則清單中選取原則。

建立清單或文件庫的資訊管理原則如果您的組織必須套用特定資訊管理原則至非常有限的內容,您可以建立僅適用於個別清單或文件庫的資訊管理原則。建立資訊管理原則的這個方法是至少有彈性,因為原則僅適用於一個位置,且無法匯出或重複使用的其他位置。不過,有時您可能需要使用有限的適用於地址特定的情況下建立唯一的資訊管理原則。

[設定] 頁面上文件庫的 [資訊管理原則] 連結

注意

唯有清單或文件庫不支援多種內容類型時,您才能為該清單或文件庫建立資訊管理原則。 如果清單或文件庫支援多種內容類型,您必須針對與該清單或文件庫關聯的每一個清單內容類型,個別定義一個資訊管理原則。 (與特定清單或文件庫關聯之網站內容類型的執行個體,稱為清單內容類型)。

若要控制網站集合中使用的原則,網站集合管理員可以停用直接在清單或文件庫設定原則功能的功能。這項限制是作用中,若要從網站集合原則清單中選取原則是有限 [管理清單或文件庫的使用者。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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