資料收集電子郵件選項

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 [使用電子郵件收集資料選項] 對話方塊,檢視與變更 Microsoft Office Access 2007 如何處理資料收集電子郵件訊息回覆的控制選項。設定會套用到目前所選取或正在產生之電子郵件未來的所有回覆。

請注意,您對設定所做的變更不會影響已經在 Outlook 信箱中的回覆。

使用電子郵件收集資料選項對話方塊

若要顯示的對話方塊

  1. 開啟包含要變更選項之訊息的資料庫。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆按鈕圖像

  3. 在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,選取要變更設定的訊息,然後按一下 [訊息選項]。

匯入設定

自動處理回覆並新增資料至資料庫

這個選項會讓 Microsoft Office Access 2007 在回覆抵達 Microsoft Office Outlook 2007 [收件匣] 後立即進行處理。Office Outlook 2007 與 Office Access 2007 會共同將每個回覆的表單內容匯出至 Access 中的目的資料表。如果沒有選取這個核取方塊,則必須手動處理回覆。

深入瞭解自動和手動處理的回覆

回覆抵達 Outlook 信箱時,如果下列條件全部成立,則會自動從 Outlook 匯出回覆至 Access:

  • Office Outlook 2007   在您的電腦上必須安裝Office Outlook 2007 。如果不應用程式回覆送達時,處理會開始下一次您啟動 Outlook。 

  • Office Access 2007   在您的電腦上必須安裝Office Access 2007 。 

  • 資料庫    資料庫不能受到密碼保護,也不能以獨佔模式開啟。而且在傳送電子郵件訊息後不能變更資料庫名稱或位置。

  • 資料表與查詢    一旦傳送電子郵件訊息,就不能變更資料表或查詢的名稱以及基準欄位的屬性。例如,在傳送訊息後,如果將欄位的資料類型從 [數字] 變更為 [自動編號],匯出就會失敗。

  • 權限    您必須擁有新增或更新基準資料表與查詢內容所需的權限。

如果一個或多個條件不成立,自動處理就會失敗。請先解決這些問題,再手動匯出處理失敗的回覆。在問題解決後才收到的所有回覆會繼續進行自動處理。

手動處理    如果想要控制要處理的回覆以及處理這些回覆的時間,請選擇手動處理。在這個情況下,當回覆抵達 Outlook [收件匣] 時,除非您在 Outlook 中手動選取回覆,並在每一個回覆上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [匯出資料至 Microsoft Office Access],否則不會將回覆匯出至資料庫。

您可能也需要手動處理所有自動處理失敗的回覆。解決造成失敗的問題之後,必須手動匯出每一個回覆。

開始匯出操作之前,請先考慮下列因素:

  • Office Access 2007   在您的電腦上必須安裝Office Access 2007 。 

  • 資料庫    匯出操作開始時,如果資料庫受到密碼保護,會提示您輸入密碼。此外,資料庫不能以獨佔模式開啟,且一旦傳送電子郵件訊息,就不能變更資料庫名稱或位置。

  • 資料表與查詢    一旦傳送電子郵件訊息,就不能變更資料表或查詢的名稱以及基準欄位的屬性。

  • 權限    您必須擁有新增或更新基準資料表與查詢內容所需的權限。

捨棄來自未傳送訊息者的回覆

如果只要自動處理訊息原始收件者所傳送的回覆,可以選取這個選項。其他收件者的回覆都會儲存在 Outlook 的目的地資料夾內,而不會進行自動處理。但是您可以手動處理這些回覆。

從每個收件者接受多個回覆

這個選項可以讓收件者對同一個電子郵件訊息傳送多個回覆。如果選取這個選項,每個收件者都可以多次回覆郵件,而且每個回覆都會進行自動處理。如果沒有選取這個選項,收件者還是可以傳送多個回覆,但是只會自動處理每個收件者的第一次回覆。該收件者後來的回覆都會儲存在 Outlook 的目的地資料夾內,您可以接著手動處理或進行刪除。

附註: 這個設定只會控制回覆的數目,而不會控制同一個回覆中要處理的記錄筆數。如果您所傳送的是 Microsoft Office InfoPath 2007 表單,收件者將可以在同一個回覆中傳送多個記錄。因為所有記錄都包含在同一個訊息的表單中,所以 Access 將會自動處理該回覆中的所有記錄。

每個回覆允許多列

使用 InfoPath 表單傳送資料時,收件者只要按一下電子郵件訊息底部的 [插入列] 即可新增更多記錄。如果每個回覆只要處理一個記錄,請清除此核取方塊。

只允許更新現有資料

使用 InfoPath 表單更新資料時,收件者除了傳送對現有資料的更新以外,還可以傳送新記錄。如果要避免收件者使用 InfoPath 表單新增記錄,請選取此核取方塊。

自動處理的設定

要處理的回覆數

輸入要自動處理的回覆 (來自所有收件者) 總數。如果要自動處理所有回覆,請在文字方塊中輸入較大的值。在到達此指定值之後才收到的回覆會儲存在目的地資料夾內,但是不會進行自動處理。

停止的日期與時間

指定要停止自動處理此電子郵件訊息之回覆的日期與時間。在指定日期與時間之後才收到的回覆會儲存在 Outlook 的目的地資料夾內,但是不會進行自動處理。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×