讓其他人能管理您的郵件和行事曆

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

類似有管理內送郵件紙張助理說明,您可以為允許其他人,來接收並回覆電子郵件訊息及會議邀請及回應您稱為代理人中,使用 Microsoft Outlook。您也可以授與其他的權限,讓您的代理人讀取、 建立,或在您的 Microsoft Exchange Server 信箱有更多的控制的項目。

您是代理人?進一步瞭解管理其他人的郵件和行事曆項目

本文內容

關於 「 委派存取

開啟 [委派存取

變更您的代理人的權限

變更代理人存取私人項目

關於代理人存取

「代理人存取」不單只是讓您共用 Outlook 資料夾,還可授與額外權限,例如,允許代理人能夠代表您建立電子郵件或回覆會議邀請。

附註: 

  • 為管理員,您的信箱必須傳送到您的 Exchange 伺服器上,在您的電腦上為 Outlook 資料檔 (.pst),並且不的信箱。

  • 您和代理人必須使用相同的 Outlook 版本。

做為授與權限的人員,您必須決定代理人對您的資料夾具備的存取權限等級。您可以授權代理人讀取資料夾項目,或讀取、建立、修改及刪除項目。根據預設,在新增代理人時,該代理人對您的 [行事曆] 和 [工作] 資料夾具備完整的存取權限,還可以代表您回應會議邀請。

代理人的權限分為哪些層級?

  • 檢閱者    具有此權限的代理人可以讀取主管資料夾中的項目。

  • 作者    具有此權限,代理人可以讀取和建立項目,並變更及刪除他或她所建立的項目。例如,代理人可以建立工作要求及會議邀請直接主管的 [任務] 或 [行事曆] 資料夾,然後管理員的身分傳送項目。

  • 編輯器    與此權限的代理人可處理所有項目作者 」 有權限執行此外可以變更及刪除管理員建立的項目。

頁面頂端

開啟代理人存取功能

代理人會自動取得 [代理傳送者] 權限。根據預設,代理人只能讀取傳送給主管的會議邀請和回覆,但並不具有讀取您 [收件匣] 中其他任何郵件的存取權限。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [代理人存取]

  3. 按一下 [新增]

    我沒有看到 [新增] 按鈕

    • 看不見 [新增] 按鈕的原因可能是下列其中一項或多項:

    • Outlook 和 Exchange 之間沒有使用中的連線存在。Outlook 狀態列應該顯示 [已連接到 Microsoft Exchange][線上]

    • 您的郵件沒有傳送到您的 Exchange 信箱。您的郵件必須傳送到您的 Exchange 信箱,而非電腦硬碟上的 Outlook 資料檔 (.pst)。

  4. 輸入要指定做為代理人的人員名稱,或是在清單中進行搜尋,然後在搜尋結果清單中按一下該名稱。

    附註: 代理人必須是您組織的 Exchange全域通訊清單 中的人員。

  5. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

  6. [代理人的權限] 對話方塊中,可以接受預設的權限設定,或為 Exchange 資料夾選取自訂的存取層級。

    如果代理人僅需要處理會議邀請和回覆的權限,那麼預設的權限設定 (包括 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本]) 就已足夠。您可以將 [收件匣] 權限設定保留為 [無]。會議邀請和回覆會直接送到代理人的 [收件匣] 中。

    附註: 根據預設,系統會針對您的 [行事曆] 資料夾授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。一旦代理人代表您回應會議,該會議項目便會自動新增到您的 [行事曆] 資料夾。

  7. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限,請選取 [自動傳送郵件給代理人,告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

  8. 如有需要,請選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

    重要: 這是一項全域設定,會影響所有的 Exchange 資料夾,包括所有的 [郵件]、[連絡人]、[行事曆]、[工作]、[記事] 和 [日誌] 資料夾。您無法只允許存取一個資料夾中的私人項目。

  9. 按一下 [確定]。

    附註: 以傳送傳送代表權限的郵件包含] 旁的 [代理人] 和 [管理員] 的名稱。傳送為 」 權限與傳送郵件,[僅限管理員的名稱會出現。

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變更代理人權限

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [代理人存取]

  3. 按一下您要變更其權限的代理人,然後按一下 [權限]

    附註: 如果您想要移除所有的 「 委派存取權限,執行不按一下 [權限,但改為按一下 [移除] 並略過這些步驟的其餘部分。

  4. 變更該代理人能存取之所有 Outlook 資料夾的存取權限。

  5. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限,請選取 [自動傳送郵件給代理人,告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

附註: 若希望將自己收到之會議邀請和回覆的副本寄給代理人,請為代理人授與您 [行事曆] 資料夾的 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限,然後再選取 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本] 核取方塊。

頁面頂端

變更代理人對私人項目的存取權限

若已指派權限讓代理人能夠存取您的 Outlook 資料夾,則可以隱藏約會、會議、工作和連絡人中的個人資訊。請開啟每一項個人項目,然後在 [行事曆工具] 索引標籤的 [標籤] 群組中按一下 [私人]

若希望授與代理人存取檢視您的私人項目,請執行下列操作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [代理人存取]

  3. 按一下您所要變更能夠存取您私人約會的代理人名稱,然後按一下 [權限]

  4. 選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

重要: 您不應使用 [私人] 功能,防止其他人存取您的約會、 連絡人或工作的詳細資料。若要確保其他人無法讀取您已標示為私人的項目,請授與他們檢閱者 (可讀取項目)至您的行事曆連絡人工作資料夾的權限。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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