變更清單或文件庫的內容類型

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

對清單或文件庫的內容類型所做的變更只會套用到已新增至清單或文件庫之相對內容類型的執行個體。建立此內容類型時所依據的上層網站內容類型不會隨著變更而更新。

您必須至少有設計權限等級,才能變更清單或文件庫的內容類型。

您想要做什麼?

新增至內容類型的文件範本

新增欄至內容類型

變更內容類型的資料行的順序

設定欄為必要的內容類型

將工作流程新增至內容類型

將內容類型,為唯讀

指定內容類型的資訊管理原則

變更內容類型的文件資訊面板設定

新增文件範本至內容類型

您可以讓某文件範本只與某文件內容類型 (從文件上層網站內容類型衍生的任何內容類型) 產生關聯。讓文件範本與內容類型產生關聯,有助於確保作者在建立此內容類型的新文件時,文件全部都是根據相同的範本。

例如,您的組織可能會針對合約使用特定的文件範本。如果讓此文件範本與組織用於合約的內容類型產生關聯,則使用此內容類型建立的任何新合約,全部都是根據此合約文件範本。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. 按一下 [設定] 底下的 [進階設定]

  4. 如果要提供現有文件範本的 URL,請按一下 [文件範本] 區段中的 輸入現有文件範本的 URL],然後輸入您要使用之文件範本的位置 URL。

    您可以使用絕對 URL 或相對於伺服器、 網站或資源資料夾上的某個位置的 URL。下表提供範例,您可以使用的 Url 的類型。範例假設的內容類型資源資料夾 (包含網站內容類型的檔案的資料夾) 存在位於 http://contoso/_cts/ContentTypeName/,與文件範本名稱為Docname.doc

    每個網站的根層級有資源資料夾,標示為 _cts/ContentTypeName,ContentTypeName 所在之網站內容類型的名稱。

URL 類型

範例

絕對

http://contoso/_cts/ContentTypeName/Docname.doc

網站相對

~site/LibraryName/Docname.doc

伺服器相對

_cts/ContentTypeName/Docname.doc

資源資料夾相對

Docname.doc

  1. 若要上傳所要使用的文件範本,請按一下 [文件範本] 區段中的 [上傳新的文件範本],然後按一下 [瀏覽]。在 [選擇檔案] 對話方塊中,瀏覽至您要使用之檔案的位置加以選取,然後按一下 [開啟]

  2. 按一下 [確定]

頁面頂端

新增欄至內容類型

您可以透過將欄加入至特定內容類型,指定想要針對該內容類型之項目收集的屬性或中繼資料。例如,您的組織可能想要針對所有採購單追蹤特定中繼資料集合,例如帳戶號碼、專案號碼及專案經理。如果您將帳戶號碼、專案號碼及專案經理的欄加入至採購單內容類型,系統就會提示使用者針對此內容類型的項目提供中繼資料。

如果您有包含多個不同內容類型之項目的清單或文件庫,則可以將欄直接新增至相關內容類型而非清單或文件庫本身,來收集每個內容類型之項目的唯一中繼資料。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. 按一下 [欄] 底下的 [從現有的網站或清單欄新增]

  4. [選取欄] 區段中的 [從下列位置選取欄] 底下,按一下箭號來選取您想要從中加入欄的群組。

  5. [可用的欄] 底下,按一下要新增的欄,然後按一下 [新增] 將該欄移至 [要新增的欄] 清單。

  6. 若要新增其他欄,請重複步驟 5 和 6。

頁面頂端

變更內容類型的欄順序

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. 按一下 [欄] 底下的 [欄順序]

  4. [欄順序] 區段中,按一下 [設定排列順序] 欄中您要重新排序之欄旁邊的箭號,然後選取您要的順序號碼。

頁面頂端

讓內容類型的欄成為必要的

如果您讓內容類型的欄成為必要的,當使用者建立此內容類型的新項目時,系統會提示使用者提供中繼資料 (欄值)。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. [欄] 底下,按一下要設為必要的欄名稱。

  4. 按一下 [欄設定] 區段中的 [必要]

頁面頂端

新增工作流程至內容類型

工作流程可讓您可以指定網站中的項目和文件的商務程序。組織可以使用工作流程來自動化和管理特定一般商務程序,例如 [核准文件或檢閱。藉由新增至內容類型的工作流程,您可以協助確保該內容類型的所有項目有所一致且類似的商務程序。如果工作流程新增至內容類型,可以在該內容類型的個別項目上啟動該工作流程。

附註: 唯有當工作流程已部署至網站或工作區時,您才可以將工作流程新增至清單或文件庫的內容類型。如果沒有可用的工作流程,請連絡中心管理員。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要新增工作流程的內容類型名稱。

    如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. 按一下 [設定] 底下的 [工作流程設定]

  4. 按一下 [變更工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程]

  5. [新增工作流程] 頁面的 [工作流程] 區段中,按一下您要使用的工作流程範本。

  6. [名稱] 區段中輸入工作流程的唯一名稱。

  7. [工作清單] 區段中,指定要搭配這個工作流程使用的工作清單。

    • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將涉及或公開敏感或機密資料,而您想要將這些資料與一般 [工作] 清單分開,請建立新的 [工作] 清單。

    • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立新的工作清單。在此情況下,您可以為每個工作流程都建立工作清單。

  8. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

  9. [啟動選項] 區段中,指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

    附註: 

    • 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項,則可能無法使用這些選項。

    • 只有當已經針對文件庫啟用主要和次要版本處理的支援,而且您所選取的工作流程範本可用於內容核准時,才可以使用 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。

  10. 按一下 [下一步]

  11. [自訂工作流程] 頁面上,選取您想要的任何其他選項,然後按一下 [確定]

頁面頂端

讓內容類型成為唯讀

如果要避免其他人變更已新增到清單或文件庫的內容類型,您可以將清單內容類型變成唯讀。如果將清單內容類型設成唯讀,清單內容類型就不會繼承上層網站內容類型的變更。

  1. 如果您要變更內容類型的清單或文件庫尚未開啟,請在 [快速啟動] 上的 [清單][文件] 底下,按一下該清單或文件庫的名稱。

  2. 在 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,請執行下列其中一項︰

    • 如果您使用清單,請按一下 [清單設定]

    • 如果您使用文件庫,請按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要設為唯讀的內容類型名稱。

    如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 底下的 [進階設定]

  5. [唯讀] 區段中,按一下 [此內容類型應該標示為唯讀?] 底下的 [是]

頁面頂端

指定內容類型的資訊管理原則

您可以將現有的網站集合原則套用至清單或文件庫的內容類型。另外,您也可以定義只套用至特定清單內容類型的資訊管理原則。

將網站集合原則套用至清單、文件庫或清單內容類型

如果已經針對您的網站建立了資訊管理原則做為網站集合原則,您就可以將這些網站集合原則的其中一個套用至清單或文件庫。如果清單或文件庫支援管理多個內容類型,您就不能指定會套用至整個清單或文件庫的資訊管理原則。相反地,您必須為與該清單或文件關聯的每個個別清單內容類型定義資訊管理原則 (與特定清單或文件庫關聯之網站內容類型的執行個體,即所謂的清單內容類型)。您必須至少有 [設計] 權限等級,才能變更清單或文件庫的資訊管理原則設定。

  1. 開啟您想要指定資訊管理原則的清單或文件庫。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [資訊管理原則設定]

    如果清單或文件庫支援管理多種內容類型的功能,請選取需要使用的內容類型來指定資訊管理原則,然後按一下 [確定]

  3. 按一下 [指定原則] 區段中的 [使用網站集合原則],然後從清單中選取您想要套用的原則。

    如果無法使用 [使用網站集合原則] 選項,就表示未對網站集合定義任何網站集合原則。

  4. 按一下 [確定]

頁面頂端

建立內容類型的新資訊管理原則

您可以定義只套用至特定清單或文件庫的資訊管理原則。如果是以這種方式建立資訊管理原則,就不能對其他清單、文件庫或網站重複使用這個原則。如果清單或文件庫支援管理多個內容類型,您就不能定義會套用至整個清單或文件庫的資訊管理原則。相反地,您必須為與該清單或文件關聯的每個個別清單內容類型定義資訊管理原則 (與特定清單或文件庫關聯之網站內容類型的執行個體,即所謂的清單內容類型)。您必須至少有 [管理清單] 權限,才能變更清單或文件庫的資訊管理原則設定。

  1. 開啟您想要指定資訊管理原則的清單或文件庫。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [資訊管理原則設定]

  3. 選取您要指定資訊管理原則的內容類型,然後按一下 [確定]

  4. 按一下 [指定原則] 區段中的 [定義原則]

  5. 按一下 [確定]

  6. [編輯原則] 頁面的 [名稱與管理描述] 區段中,輸入您所建立之原則的簡短描述。

    附註: 您可以僅針對網站集合原則清單中定義的資訊管理原則指定名稱。

  7. [原則陳述] 區段中,輸入描述性的陳述,為使用者說明原則的用途。當使用者開啟適用於該原則的文件或項目時,就會顯示此陳述。其中應該說明要套用至內容的原則功能,或內容所需的特殊處理。原則陳述最多只能包含 512 個字元。

  8. 在之後的區段中,選取您想要加入到資訊管理原則中的個別原則功能。

  9. 若要要求受限於此原則的文件必須有標籤,請按一下 [啟用標籤],然後指定您要的標籤設定。

    做法

    1. 若要讓使用者將標籤新增至文件,請選取 [在儲存或列印前提示使用者插入標籤] 核取方塊。

      如果要讓標籤變成選用項目,請勿選取這個核取方塊。

    2. 若要鎖定標籤,使其在插入後無法再變更,請選取 [標籤新增後避免變更] 核取方塊。

      附註: 如果您希望此文件或項目的屬性更新時也同時更新標籤,請勿選取這個核取方塊。

    3. [標籤格式] 方塊中,輸入您希望顯示出來的標籤文字。標籤最多可以包含十個直欄參照,每欄最多只能包含 255 個字元。若要建立標籤的格式,請執行下列動作:

      • 依照您要各欄出現的順序,輸入您要包含在標籤中的欄名稱。請以大括號 ({}) 括住欄名稱,如 [編輯原則] 頁面上的範例所示。

      • 輸入文字來識別大括號以外的欄,如 [編輯原則] 頁面上的範例所示。

      • 若要新增分行符號,輸入 [ \n要分行的位置。

    4. [外觀] 區段中,選取您要的字型大小和樣式,並指定您要標籤定位在文件內的左邊、中央或右邊。選取使用者電腦上可用的字型和樣式。字型的大小會影響在標籤上顯示的文字數目。

    5. [標籤大小] 區段中,輸入標籤的高度和寬度。標籤高度的範圍是從 .25 到 20 英吋,而標籤寬度的範圍是從 .25 到 20 英吋。標籤文字在標籤圖像內一律垂直置中。

    6. 按一下 [重新整理] 即可預覽標籤內容。

  10. 若要對受限於此原則的文件和項目啟用稽核功能,請按一下 [啟用稽核],然後指定要稽核的事件。

    稽核原則功能可讓組織建立及分析文件和清單項目的稽核記錄,例如工作清單、議題清單、討論群組或行事曆。此原則功能提供記錄事件的稽核記錄,例如何時檢視、編輯、或刪除內容。當稽核功能已啟用成為資訊管理原則的一部分時,管理員可以檢視以 Microsoft Excel 為基礎的原則使用情況報告中的稽核資料,這些使用情況報告會彙總目前的使用情況。管理員可以使用這些報告來判斷在組織內如何使用資訊。這些報告也可以幫助組織驗證及記錄法規相容性,或調查潛在問題。

    稽核記錄會記錄下列資訊:事件名稱、事件的日期和時間、執行動作的使用者系統名稱。

  11. 若要指定受限於此原則之文件和項目的保留期限,請按一下 [啟用到期,然後指定保留期限和項目到期時要採取的動作。

    做法

    1. 選取保留期限選項來指定文件或項目設為到期的時間。請執行下列其中一項:

      • 若要設定以日期屬性為基礎的到期日,請按一下 [根據項目屬性的時間週期] 並選取文件或項目動作 (例如 [建立時間] 或 [修改時間]),然後指定時間增量值 (例如,天數、月數或年數),代表該動作經過所指定時間之後,項目便會到期。

      • 若要使用工作流程或自訂保留公式來決定到期日,請按一下 [設定程式]

    2. [當項目到期時] 底下,指定當文件或項目到期時要執行的動作。請執行下列其中一項:

      • 若要對文件或項目執行特定動作 (例如刪除),請按一下 [執行這個動作],然後從清單選取動作。

      • 若要啟動文件或項目的工作流程,請按一下 [開始這個工作流程],然後選取工作流程的名稱。

        只有在您定義原則的清單、文件庫或內容類型已有相關的工作流程時,才能使用這個選項。

  12. 若要要求受限於此原則的文件或項目必須有條碼,請按一下 [啟用條碼],如果您要提示使用者插入條碼,則按一下 [提示使用者在儲存或列印前插入條碼] 核取方塊。

  13. 如果您已經針對要新增至這個資訊管理原則的個別原則功能選取了選項,請按一下 [確定] 以套用原則功能。

頁面頂端

變更內容類型的文件資訊面板設定

文件資訊面板 (會顯示在下列 2007 Microsoft Office system 程式中:Word、Excel 和 PowerPoint) 可以讓使用者在他們用來編輯該文件的 Office 程式內,直接檢視及變更已儲存至文件管理伺服器之文件的內容類型屬性。例如,如果特定文件庫的文件內容類型有 [狀態] 欄,使用者就可以在編輯文件時,直接在 Word 中檢視文件資訊面板裡的 [狀態] 屬性。使用者也可以使用文件資訊面板,將 [狀態] 屬性的值從 [草稿] 變更為 [完稿]。當文件儲存至伺服器時,文件庫的 [狀態] 欄中會自動更新此屬性。

文件資訊面板是在 2007 Office 發行 程式內裝載及顯示的 Microsoft Office InfoPath 表單。文件資訊面板會顯示使用中文件的可編輯屬性。設定內容類型時,您可以根據內容類型的屬性,產生該內容類型的自訂文件資訊面板。在部署之後,文件會參照自訂的文件資訊面板,使用者可以在 2007 Office 發行 程式內使用它來檢視或編輯文件屬性。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. [設定] 底下按一下 [文件資訊面板設定]。

  4. [文件資訊面板範本] 區段中,執行下列其中一項:

    • 若要使用會顯示內容類型已定義之屬性 (欄) 的預設範本,請按一下 [使用 Microsoft Office 應用程式的預設範本]

    • 若要使用現有的自訂範本,請按一下 [使用現有的自訂範本 (URL、UNC 或 URN)],然後輸入範本位置的路徑。

    • 若要上載現有的自訂範本 (XSN),請按一下 [上傳現有的自訂範本 (XSN) 以供使用],然後按一下 [瀏覽] 來找出您要使用的範本。

      附註: 如果您打算以此方式上傳範本,在發佈及上傳範本之前,必須從 InfoPath 中的範本移除發佈 URL。

    • 若要在 InfoPath 中建立自訂面板,請按一下 [建立新的自訂範本]

      如果選取這個選項,InfoPath 就會啟動並顯示預設範本,您可以自訂這個範本來建立自訂面板。

  5. [永遠顯示] 區段中,指定當此內容類型的文件第一次在 2007 Office 發行 程式中開啟或儲存時是否自動顯示這個文件資訊面板。

  6. 按一下 [確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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