變更清單或文件庫的內容類型

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您新增至特定清單或文件庫的網站內容類型之後,您可以加以自訂該位置。清單或文件庫相關聯的內容類型稱為清單內容類型。您對清單內容類型的任何變更只適用於已新增至清單或文件庫的內容類型的執行個體。清單內容類型的上層網站內容類型不會更新,以變更。如果您自訂的清單內容類型,任何繼承的屬性更新其上層網站內容類型時,您的自訂會被覆 (除非您將清單內容類型唯讀狀態)。如果您是藉由新增其他屬性,它不會共用其上層網站內容類型的自訂清單內容類型,這些額外的屬性會不會覆寫上層網站內容類型會更新。

您至少必須有「管理清單」權限,才能變更清單或文件庫的內容類型。

您想要做什麼?

新增至內容類型的文件範本

變更資料行的內容類型

將工作流程新增至內容類型

將內容類型,為唯讀

指定內容類型的資訊管理原則

變更內容類型的文件資訊面板設定

從清單或文件庫移除內容類型

新增文件範本至內容類型

您可以讓某文件範本只與某文件內容類型 (從文件上層內容類型衍生的任何內容類型) 產生關聯。讓文件範本與內容類型產生關聯,有助於確保作者在建立此內容類型的新文件時,文件全部都是根據相同的範本。

例如,您的組織可能會針對合約使用特定的文件範本。如果讓此文件範本與組織用於合約的內容類型產生關聯,則使用此內容類型建立的任何新合約,全部都是根據此合約文件範本。

  1. 移至要以文件範本更新內容類型的文件庫。

  2. 按一下功能區的 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    附註: 如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 下方的 [進階設定]

  5. 若要使用的文件範本儲存於網站的某處,請按一下 [輸入現有文件範本的 URL],然後輸入要使用的範本之 URL。

    您可以使用相對於網站或資源的資料夾上的某個位置的 URL。可以在 [預設網站資源的位置儲存文件範本http://Server 文件名稱/網站文件庫名稱/表單內容類型名稱 /或已儲存文件範本,以便於設定文件庫位置。

    下表提供可使用的 URL 類型範例。這些範例假設預設文件範例資源資料夾 (包含網站內容類型之檔案的資料夾) 是存在的,並且位於 http://Server Name/Site/Document Library Name/Forms/Content Type Name/,而文件範本的名稱是 Docname.doc。

URL 類型

範例

網站相對

Server Name/Site/Library Name/Forms/Docname.doc

資源資料夾相對

Docname.doc

  1. 若要上傳您要使用的文件範本,請按一下 [文件範本] 區段中的 [上傳新的文件範本],然後按一下 [瀏覽]。在 [選擇檔案] 對話方塊中,瀏覽至要使用的檔案之位置,選取好檔案後按一下 [開啟]

  2. 按一下 [確定]

頁面頂端

變更內容類型的欄

您可以透過將欄加入至特定內容類型,指定想要針對該內容類型之項目收集的屬性或中繼資料。例如,您的組織可能想要針對所有採購單追蹤特定中繼資料集合,例如帳戶號碼、專案號碼及專案經理。如果您將帳戶號碼、專案號碼及專案經理的欄加入至採購單內容類型,系統就會提示使用者針對此內容類型的項目提供中繼資料。

如果您有包含多個不同內容類型之項目的清單或文件庫,則可以將欄直接新增至相關內容類型而非清單或文件庫本身,來收集每個內容類型之項目的唯一中繼資料。

有數種方法可以變更內容類型的欄。您可以:

新增欄

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    附註: 如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [欄] 底下的 [從現有的網站或清單欄新增]

  5. [選取欄] 區段中的 [從下列位置選取欄] 底下,按一下箭號來選取您想要從中加入欄的群組。

  6. [可用的欄] 底下,按一下要新增的欄,然後按一下 [新增] 將該欄移至 [要新增的欄] 清單。

  7. 若要新增其他欄,請重複步驟 5 和 6。

  8. 按一下 [確定]

頁面頂端

移除欄

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    附註: 如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [欄] 下方要從內容類型移除的欄名稱。

  5. 當系統詢問您是否要從內容類型移除欄時,按一下 [移除] 按鈕,然後按一下 [確定]

    附註: 並非所有與內容類型相關聯的欄都可以使用 [移除] 按鈕。

頁面頂端

變更欄順序

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    附註: 如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [欄] 底下的 [欄順序]

  5. [欄順序] 區段中,按一下 [設定排列順序] 欄中您要重新排序之欄旁邊的箭號,然後選取您要的順序號碼。

  6. 按一下 [確定]

頁面頂端

使欄成為必要、選用或隱藏

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要變更的內容類型名稱。

    附註: 如果此文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在此文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [欄] 底下要設為必要的欄名稱。

  5. [欄設定] 區段中,執行下列其中一項:

    • 若要要求使用者指定欄資訊,請按一下 [必要]

    • 若要交由使用者選擇是否要指定欄資訊,請按一下 [選用]

    • 若要隱藏內容類型的欄,使之不會以新增、編輯或顯示等形式出現,請按一下 [隱藏]

  6. 按一下 [確定]

頁面頂端

新增工作流程至內容類型

工作流程可讓您可以指定網站中的項目和文件的商務程序。組織可以使用工作流程來自動化和管理特定一般商務程序,例如 [核准文件或檢閱。藉由新增至內容類型的工作流程,您可以協助確保該內容類型的所有項目有所一致的商務程序。如果工作流程新增至內容類型,可以在該內容類型的個別項目上啟動該工作流程。

唯有當工作流程已部署至網站或工作區時,您才可以將工作流程新增至清單或文件庫的內容類型。如果沒有可用的工作流程,請連絡中心管理員。

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. 按一下 [內容類型] 下方要新增工作流程的內容類型名稱。

    附註: 如果清單或文件庫尚未設定為允許多個內容類型,[內容類型] 區段就不會在文件庫的 [自訂] 頁面出現。

  4. 按一下 [設定] 下方的 [工作流程設定]

  5. 按一下 [新增工作流程]

  6. [新增工作流程] 頁面的 [工作流程] 區段中,按一下要使用的工作流程範本。

  7. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

  8. [工作清單] 區段中,指定要搭配這個工作流程使用的工作清單。

    • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將涉及或公開敏感或機密資料,而您想要將這些資料與一般 [工作] 清單分開,請建立新的 [工作] 清單。

    • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立新的工作清單。在此情況下,您可以為每個工作流程都建立工作清單。

  9. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

  10. [啟動選項] 區段中,指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

    附註: 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項,則可能無法使用這些選項。

  11. 按一下 [確定][下一步]

  12. [自訂工作流程] 頁面上,選取想要的任何其他選項,然後按一下 [確定]

頁面頂端

讓內容類型成為唯讀

  1. 移至要讓內容類型成為唯讀的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 底下,按一下要設為唯讀的內容類型名稱。

    附註: 如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 底下的 [進階設定]

  5. [唯讀] 區段中,按一下 [此內容類型應該標示為唯讀?] 底下的 [是]

  6. 按一下 [確定]

頁面頂端

指定內容類型的資訊管理原則

您可以套用至清單內容類型的現有網站集合原則。或者,您可以建立新的資訊管理原則,僅適用於特定清單內容類型。

將網站集合原則套用至清單內容類型

如果網站集合原則已有建立好的資訊管理原則,您可以將原則套用至個別的清單內容類型。

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. 按一下 [內容類型] 下方要套用資訊管理原則的內容類型名稱。

    附註: 如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 下方的 [資訊管理原則設定]

  5. 按一下 [指定原則] 下方的 [使用網站集合原則],然後選取要套用的原則。

  6. 按一下 [確定]

頁面頂端

為清單內容類型建立新的資訊管理原則

您可以定義只套用至特定清單內容類型的資訊管理原則。若以這種方式建立資訊管理原則,就不能在其他清單、文件庫或網站上重複使用此原則。如果清單或文件庫允許多個內容類型,就不能定義一個資訊管理原則,套用到整個清單或文件庫。反而需要針對關聯至該清單或文件庫的每一個清單內容類型,逐一定義其資訊管理原則。

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. 按一下 [內容類型] 下方要定義資訊管理原則的內容類型名稱。

    附註: 如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 下方的 [資訊管理原則設定]

  5. 按一下 [指定原則] 下方的 [定義原則],再按一下 [確定]

  6. [編輯原則] 頁面的 [名稱與管理描述] 區段中,輸入您所建立之原則的簡短描述。

    定義清單內容類型的原則時,清單內容類型的名稱會成為該原則的名稱。您可在 [網站集合原則] 清單中指定資訊管理原則的唯一名稱。

  7. [原則陳述] 區段中,輸入描述性的陳述,為使用者說明原則的用途。當使用者開啟適用於該原則的文件或項目時,就會顯示此陳述。其中應該說明要套用至內容的原則功能,或內容所需的特殊處理。原則陳述最多只能包含 512 個字元。

  8. 在之後的區段中,選取您想要加入到資訊管理原則中的個別原則功能。

    如需設定個別資訊管理原則之功能的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>下方的連結。

  9. 如果您已經針對要新增至這個資訊管理原則的個別原則功能選取了選項,請按一下 [確定] 以套用原則功能。

頁面頂端

變更內容類型的文件資訊面板設定

文件資訊面板,其會顯示在下列Microsoft Office 2010程式︰ Word、 Excel 和 PowerPoint,可讓使用者檢視及變更內容類型的內容儲存到文件管理伺服器直接在 Office 程式,用來編輯文件中的文件。例如,如果特定的文件庫的文件內容類型有狀態] 欄,使用者可以檢視 [狀態] 屬性在 Word 中的 [文件資訊面板] 中編輯文件時。他們也可以使用文件資訊面板,若要變更狀態屬性的值從草稿最終。當文件儲存至伺服器時,這個屬性會自動更新文件庫的 [狀態] 欄中。

  1. 移至要變更內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. 按一下 [內容類型] 下方要變更文件資訊面板的內容類型名稱。

    附註: 如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 下方的 [文件資訊面板設定]

  5. [文件資訊面板範本] 區段中,執行下列其中一項:

    • 若要使用會顯示內容類型已定義之屬性 (欄) 的預設範本,請按一下 [使用 Microsoft Office 應用程式的預設範本]

    • 若要使用現有的自訂範本,請按一下 [使用現有的自訂範本 (URL、UNC 或 URN)],然後輸入範本位置的路徑。

    • 若要上載現有的自訂範本 (XSN),請按一下 [上傳現有的自訂範本 (XSN) 以供使用],然後按一下 [瀏覽] 來找出您要使用的範本。

      附註: 如果您打算以此方式上傳範本,在發佈及上傳範本之前,必須從 InfoPath 中的範本移除發佈 URL。

    • 若要在 InfoPath 中建立自訂面板,請按一下 [建立新的自訂範本]

      如果選取這個選項,InfoPath 就會啟動並顯示預設範本,您可以自訂這個範本來建立自訂面板。

  6. 在 [永遠顯示] 區段中,指定您是否希望此內容類型的文件第一次開啟或儲存在Office 2010程式時,自動顯示此文件資訊面板。

  7. 按一下 [確定]

頁面頂端

從清單或文件庫移除內容類型

從清單或文件庫移除內容類型時,使用者再也不能在此清單或文件庫中建立屬於該內容類型的新項目。移除清單或文件庫中的內容類型,並不會刪除先前從該內容類型建立的任何項目。

  1. 移至要移除內容類型的清單或文件庫。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您正在使用清單,請按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定]

    • 如果您正在使用文件庫,請按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]

  3. 按一下 [內容類型] 下方要移除的內容類型名稱。

    附註: 如果尚未將清單或文件庫設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  4. 按一下 [設定] 下方的 [刪除此內容類型]

  5. 當系統詢問您是否要刪除這個內容類型時,按一下 [確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×