調查 Office 365 在 eDiscovery 中的部分索引項目

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內容的搜尋,自動執行Office 365 安全性與合規性中心估計的搜尋結果中包含部分索引項目,當您執行搜尋。部分編製索引項目是Exchange信箱項目和完全未搜尋索引的基於某種原因SharePoint和商務用 OneDrive網站上的文件。大部分的電子郵件及網站文件是成功索引,因為他們落在Office 365 的限制編製索引作業。不過,某些項目可能會超過這些編製索引的限制,就能部分編製索引。以下是其他原因為何不進行搜尋編製索引項目,並執行內容搜尋時,會傳回部分索引項目的:

  • 電子郵件具有附加的檔案的檔案類型的索引。在大部分情況下,檔案類型是無法辨識或不受支援的編製索引

  • 郵件會附加的檔案沒有有效的處理常式,例如: 圖像檔案;這是最常見的原因的部分索引的電子郵件的項目

  • 太多檔案附加到電子郵件訊息

  • 附加至電子郵件訊息的檔案太大則

  • 支援的檔案類型編製索引,但是特定檔案時發生編製索引的錯誤

雖然不盡相同,大部分的Office 365組織客戶可以小於 1%的內容的音量和小於 12%的內容部分編製索引的大小。大小與大量之間的差異的原因是較大的檔案有較高機率包含無法完全索引的內容。

為什麼部分索引項目計數 」 變更搜尋 」?

在Office 365 安全性與合規性中心執行內容搜尋之後,會顯示在搜尋] 的詳細統計資料中的搜尋結果統計資料會列出總的數字和大小部分索引中的項目所搜尋的位置。請注意這些稱為 「未建立索引項目中搜尋統計資料。以下是會影響搜尋結果中傳回的部分索引項目數目的幾個動作:

  • 如果項目部分編製索引,並比對搜尋查詢,它會包含在字數統計 (及大小) 的搜尋結果項目和部分索引項目。不過,該相同的搜尋結果會匯出,項目時,只包含一組搜尋結果;它不具有包含部分索引項目。

  • 如果您指定的日期範圍搜尋查詢 (包括其關鍵字查詢中) 或使用條件,不符合日期範圍內的任何部分索引項目不會包含在部分索引項目計數。僅限部分索引項目的日期範圍內的內有部分索引項目計數。

附註:部分編製索引項目位於SharePoint和OneDrive網站不會包含在部分索引項目會顯示在搜尋] 的詳細統計資料的估計值。不過,當您匯出的內容的搜尋結果時,可以匯出部分索引項目。例如,如果您只搜尋網站在內容搜尋估計的數字部分索引項目將會是零。

計算的組織中的部分索引項目

若要瞭解您組織的曝光度部分索引項目,您可以執行搜尋所有的內容在所有的信箱 (藉由使用空白的關鍵字查詢)。在下面的下列範例中,有 56,208 (4,830 MB) 完整索引項目和 470 (316 MB) 部分編製索引項目。

搜尋統計資料顯示的範例部分編製索引的項目

您可以使用下列的計算,來判斷部分索引項目的的百分比。

若要計算部分索引項目,您組織中的比率:

(Total number of partially indexed items/Total number of items) x 100
(470/56,208) x 100 = 0.84%

使用先前範例中,從搜尋結果。 84%的所有的信箱項目部分編製索引。

若要計算的組織中的部分索引項目的大小的百分比:

(Size of all partially indexed items/Size of all items) x 100
(316 MB/4830 MB) x 100 = 6.54%

因此,在上一個範例中,6.54%總大小的信箱項目是從部分索引項目。如先前所述,大部分的Office 365組織客戶可以小於 1%的內容的音量和小於 12%的內容部分編製索引的大小。

部分使用索引項目

在情況下當您需要檢查部分驗證,而且不包含相關資訊,您可以將內容搜尋報表匯出的項目時的包含部分索引項目的相關資訊。當您匯出內容搜尋報表時,請務必選擇其中一個包含部分索引項目匯出選項。

選擇第二或第三個選項,將部分索引項目匯出

當您匯出內容的搜尋結果或內容的搜尋報告使用其中一個選項時,匯出包含名為 [未建立索引 Items.csv 報表。此報表包含大部分的 ResultsLog.csv 檔案; 相同的資訊不過,未建立索引 Items.csv 檔案也包含部分索引項目的相關的兩個欄位:錯誤標記錯誤的內容。這些欄位包含編製索引的每個部分索引項目錯誤的相關資訊。使用這兩個欄位中的資訊可協助您判斷編製索引的特定錯誤會影響您調查。如果是這樣,您可以執行目標的內容搜尋並擷取及匯出特定的電子郵件及SharePoint或OneDrive文件,讓您可以檢查它們,以判斷是否與相關的研究。如需逐步指示,請參閱準備 CSV 檔案的目標內容在 Office 365 中搜尋

附註:未建立索引 Items.csv 檔案也包含 「錯誤類型錯誤訊息的欄位。這些是舊版的欄位包含類似的資訊,這些錯誤標記錯誤屬性的欄位,但較少的詳細資訊的資訊。您可以忽略這些舊版的欄位。

有關部分索引項目錯誤

錯誤標記所組成的資訊與錯誤的檔案類型的兩個部分。例如,在此錯誤/檔案類型組:

 parseroutputsize_xls

parseroutputsize是錯誤而xls發生錯誤的檔案的檔案類型。在情況下已無法識別的檔案類型,或的檔案類型不會套用到錯誤,您會看到值noformat取代的檔案類型。

以下是索引錯誤與錯誤的可能原因的描述的清單。

錯誤標記

描述

attachmentcount

電子郵件訊息附件太多,,這些附件部分未處理。

attachmentdepth

內容擷取器與文件剖析器找到太多層級的巢狀嵌入其他附件的附件。部分這些附件不處理。

attachmentrms

附件無法解碼因為它是 RMS 保護。

attachmentsize

附加至電子郵件訊息的檔案太大,無法處理。

indexingtruncated

撰寫時的處理電子郵件訊息的索引,其中一個索引的屬性太大而且已被截斷。錯誤屬性欄位中列示截斷的屬性。

invalidunicode

電子郵件訊息所包含的無法處理為有效 Unicode 文字。這個項目編製索引作業可能不完整。

parserencrypted

已加密附件或電子郵件訊息的內容,然後Office 365無法解碼內容。

parsererror

分析處理時發生錯誤。這通常軟體錯誤或服務當機。

parserinputsize

附件太大處理,剖析器,該附件的剖析未或未完成。

parsermalformed

附件的格式不正確,且無法剖析器處理。此結果從可以舊的檔案格式],則不相容的軟體或病毒偽裝為項目不是宣告所建立的檔案。

parseroutputsize

從附件的剖析輸出太大,必須截斷。

parserunknowntype

以附件方式透過檔案類型的Office 365無法偵測。

parserunsupportedtype

附件有Office 365無法偵測到,,但剖析的檔案類型不支援的檔案類型。

propertytoobig

電子郵件屬性的值在 Exchange 市集擷取太大,無法處理的訊息。通常只會發生這個電子郵件訊息的本文屬性。

retrieverrms

內容擷取器無法解碼 RMS 受保護的郵件。

wordbreakertruncated

太多文字在文件中識別出期間編製索引作業。處理屬性的停止時的限制,且屬性會取至整數。

錯誤欄位說明欄位受影響的錯誤標記] 欄位中列出的處理錯誤。如果您要搜尋的屬性,例如subjectparticipants,錯誤訊息的本文中不會影響您的搜尋結果。決定完全哪些您可能需要進一步調查的部分索引項目時,這可以很有用。

使用 PowerShell 指令碼來判斷您組織的曝光度部分索引的電子郵件的項目

下列步驟說明如何執行搜尋所有Exchange信箱中的所有項目然後產生有關的部分索引的電子郵件的貴組織的比率的報表 (依計數和依大小),並顯示的項目數的 PowerShell 指令碼(和其檔案類型) 的每個索引所發生的錯誤。使用 [前一節中的 [錯誤標記描述,識別編製索引的錯誤。

  1. 使用檔案名稱的尾碼.ps1; 將下列文字儲存至Windows PowerShell指令碼檔例如,PartiallyIndexedItems.ps1。

    write-host "**************************************************"
    write-host "     Office 365 Security & Compliance Center      " -foregroundColor yellow -backgroundcolor darkgreen
    write-host "   eDiscovery Partially Indexed Item Statistics   " -foregroundColor yellow -backgroundcolor darkgreen
    write-host "**************************************************"
    " " 
    
    # Create a search with Error Tags Refinders enabled
    Remove-ComplianceSearch "RefinerTest" -Confirm:$false -ErrorAction 'SilentlyContinue'
    New-ComplianceSearch -Name "RefinerTest" -ContentMatchQuery "size>0" -RefinerNames ErrorTags -ExchangeLocation ALL
    Start-ComplianceSearch "RefinerTest"
    # Loop while search is in progress
    do{
        Write-host "Waiting for search to complete..."
        Start-Sleep -s 5
        $complianceSearch = Get-ComplianceSearch "RefinerTest"
    }while ($complianceSearch.Status -ne 'Completed')
    
    $refiners = $complianceSearch.Refiners | ConvertFrom-Json
    $errorTagProperties = $refiners.Entries | Get-Member -MemberType NoteProperty
    
    $partiallyIndexedRatio = $complianceSearch.UnindexedItems / $complianceSearch.Items
    $partiallyIndexedSizeRatio = $complianceSearch.UnindexedSize / $complianceSearch.Size
    
    " "
    "===== Partially indexed items ====="
    "         Total          Ratio"
    "Count    {0:N0}{1:P2}" -f $complianceSearch.Items.ToString("N0").PadRight(15, " "), $partiallyIndexedRatio
    "Size(GB) {0:N2}{1:P2}" -f ($complianceSearch.Size / 1GB).ToString("N2").PadRight(15, " "), $partiallyIndexedSizeRatio
    
    " "
    Write-Host ===== Reasons for partially indexed items =====
    foreach($errorTagProperty in $errorTagProperties)
    {
        $name = $refiners.Entries.($errorTagProperty.Name).Name
        $count = $refiners.Entries.($errorTagProperty.Name).TotalCount
    
        $frag = $name.Split("{_}")
    
        $errorTag = $frag[0]
        $fileType = $frag[1]
    
        if ($errorTag -ne $lastErrorTag)
        {
            $errorTag
        }
        "    " + $fileType + " => " + $count
        $lastErrorTag = $errorTag
    }
    
  2. 連線至 Office 365 的安全性與規範中心 PowerShell

  3. 在安全性與合規性中心 PowerShell,移至在步驟 1 所儲存的指令碼所在的資料夾,然後執行指令碼。例如:

    .\PartiallyIndexedItems.ps1

以下是範例之指令碼所傳回的輸出。

產生貴組織的曝光度部分索引的電子郵件的項目上的報告指令碼輸出範例

請注意下列事項:

  1. 總的數字和電子郵件的大小,以及您組織的比例的部分索引的電子郵件項目 (由計算和依大小)

  2. 清單錯誤標記與相對應的檔案類型發生錯誤。

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