課程筆記本電子檔探索匯出指南

簡介 

課程筆記本、教職員工筆記本、Skype 筆記本內容匯出可提供兩種不同的方式: 

  1. 針對教師與學生:將複本儲存至 Office 365 企業版或教育版帳戶或消費者 Microsoft 帳戶的 app 內體驗。  這會記錄在課程筆記本應用程式內匯出指南中。

  2. 針對系統管理員:針對大量或選取的 Office 365 內容匯出電子檔探索。

此檔詳細說明 eDiscovery 匯出課程筆記本以進行大量匯出,為教師或學生的角色特定內容啟用彈性查詢。  課程筆記本會強制將以角色為基礎的內容許可權套用至筆記本的特定結構。  因此,匯出內容的結構、角色和許可權必須維持使用者匯出要求的結構,如本檔中所述。  

請參閱 eDiscovery 的 Office 365 檔,以瞭解搜尋和匯出的基本概念

本檔的第一節將介紹課程筆記本結構和許可權模型,以及使用 eDiscovery 匯出的詳細步驟。 

背景

OneNote 儲存格式

  • 筆記本(資料夾,在 SharePoint Online 中對應至 SPFolder)

    • 在 SharePoint Online 中對應至 SPFile 的區段(檔案)

    • SharePoint Online 中的節群組(資料夾)對應至 SPFolder)

      • 在 SharePoint Online 中對應至 SPFile 的區段(檔案)

如果 OneNote 筆記本是資料夾,則節群組是 [筆記本] 資料夾底下的子資料夾。 章節是檔案(副檔名為一個)。  頁面在 SharePoint 中沒有實體代表,而頁面則是章節檔案的內容。

何謂課程筆記本

課程筆記本是一種範本,可讓教師對整個筆記本進行 R/W 存取(針對其自己的節群組),以及使用教師對共用節群組的 R/O 存取權。 [節群組] 位於下列樹狀結構的第二層級,可以擁有節群組本身(在教師稍後新增)。

何謂課程筆記本

課程筆記本許可權模型

SharePoint Online 中的每個資料夾和檔案都有與其相關聯的許可權:

  • 從其父級
    繼承 這稱為許可權繼承。 這表示將父級的許可權傳遞給子系。

  • 在資料夾/檔案本身
    定義 檔案或資料夾可能會將繼承鏈從父級中斷到子系。 此時,子系的許可權會與父項的許可權無關。 SharePoint Online 可讓您新增、編輯和移除許可權。 但這些變更不會影響原始的父項。

[課程筆記本根資料夾] 和 [課程筆記本] 區段群組(_Content 文件庫]、_Collaboration 空間、_Teacher [學生私人節群組])都有自己定義的許可權。 這表示他們的許可權已從繼承鏈中中斷,而且他們擁有自己的許可權。

[課程筆記本] 區段已從節群組繼承許可權。

在我們看到課程筆記本的外觀之後,系統會為使用者授予下列許可權:

  • [筆記本] 資料夾提供的許可權供教師進行讀取/寫入,以及將學生設為唯讀

  • 「_Content 文件庫」提供教師進行讀取/寫入的許可權,而將學生移至唯讀狀態 [_Collaboration 空間] 資料夾提供教師閱讀及寫入的許可權。 學生也會讀取和寫入權限。

  • 每個私人學生區段群組都會提供教師,且只有節群組的 [讀/寫] 存取權。

在 SharePoint Online 中根據角色所對應的許可權

角色

可讀/寫的 SharePoint 許可權名稱

教師/領導人

完全控制

學生/成員

參與

課程筆記本的 Incarnations

課程筆記本的目前 incarnations 包括:

  • 課程筆記本(適用于教師)

  • Skype 筆記本(由 Skype edu 使用)

  • 教職員工筆記本(適用于學校系統管理員)

 
課程和 Skype 筆記本遵循上述結構。 就與教職員工筆記本一樣,它有一個具有不同標籤的類似結構。 教師稱為 [領導人],學生是名為「成員」。

因此,結構看起來會如下所示 教職員工筆記本

課程筆記本儲存在 SharePoint Online 網站:

課程筆記本會儲存在 SharePoint 網站中,在 [課程筆記本]、[教職員工筆記本]、[教職員筆記本] 和 [Skype 筆記本] 底下的預設清單中。 您可以根據課程筆記本的語言來翻譯這些資料夾名稱。

就像在團隊課程筆記本中一樣,每個小組都有一個課程筆記本。 此外,它還會將它設為儲存在資產庫中的預設筆記本。

若是舊版 OneNote 課程筆記本建立工具 SharePoint Store 應用程式,筆記本會儲存在清單中,標題為「EduOneNoteAppDocuments」。 每位老師都會有一個子資料夾,且其筆記本儲存在哪一個標題為「<電子郵件>_Courses」。

範例:  

EduOneNoteAppDocuments  

                         <JohnDoe> @contoso。 org_Courses 

管理入口網站-eDiscovery 指南

  1. 使用 Edge 瀏覽器,以私人的方式登入管理入口網站。

  2. 選取 [管理員]。
    [管理] 按鈕

  3. 選取 [系統管理中心]。
    系統管理中心

  4. 展開 [系統管理中心] 下拉式清單,然後選取 [安全性與合規性]。
    選取安全性與合規性

  5. 在下拉式清單底下,選取 [搜尋 & 調查],然後選取 [ eDiscovery]。
    選取 ediscovery

  6.  選取 [建立案例],輸入案例的名稱和描述。
    注意:
    選取 [建立案例]

    • 針對資料的每個查詢,都必須在 eDiscovery 案例中建立。

    • 之所以使用這種命名法,是因為此系統管理功能通常用於法律案例或組織案例的內容。 

  7. 新建立的案例會儲存在下方。
    建立案例已完成

  8. 選取 [開啟],然後選取 [匯出],然後選取 [ + ] 以建立新的搜尋查詢。
    選取加號

  9. 輸入查詢的名稱,然後選取 [在任何地方搜尋]。 

  10. 選取 [SharePoint] 核取方塊,然後選取[下一步]。 
    共用點

  11. 選取課程筆記本的名稱,或選擇學生名稱,即可取得其資料夾。  課程筆記本階層是使用 SharePoint 文件庫資料夾,其中類別的名稱是最上層的資料夾,因此指定將產生所有子資料夾的 [每個學生一個子資料夾] 區段。  因此,在此查詢中指定學生名稱,只會傳回該學生區段的子資料夾的結果。   在這種情況下,我們會搜尋整個筆記本「Test 類別 1 6-20」。  按一下 [下一步]。
    搜尋關鍵字

  12. 查詢將會儲存(醒目提示),並在右窗格中顯示結果。  請注意,列出9個專案。 選取 [預覽搜尋結果]
    預覽搜尋結果

  13. 搜尋結果會顯示9個專案的清單。  按一下左窗格清單中的任何一個專案,就會顯示該專案的資訊。   在下列選取的筆記本中,這是適用于課程筆記本根資料夾之 SharePoint 的資料夾路徑。   將該資料夾路徑複製到 [剪貼簿],因為我們會在第二個查詢中使用該資料夾中的內容。  注意:您無法下載此專案,因為它只是一個資料夾。   關閉這個視窗。
    預覽搜尋結果2

  14. 關閉視窗將會返回至上一個搜尋頁面。  按一下鉛筆即可編輯查詢
    編輯搜尋

  15. 按一下按鈕即可將新條件新增至查詢:
    新增條件

  16. 按一下 [顯示關鍵字清單] 來縮小查詢,以便在前一個步驟中包含課程筆記本的根資料夾路徑。  這會下拉式關鍵字清單。   您將會想要以課程筆記本的資料夾路徑取代「Test Class 1 6-20」查詢,方法是使用關鍵字、路徑: "<指向課程筆記本資料夾/" 的路徑。   注意路徑必須以引號括住,且必須以斜線結束。  路徑中不加斜線,查詢將會失敗。
    檢查查詢是否有打字錯誤

  17. 選取上方的 [Add Condition] (新增條件),將搜尋範圍縮小到一個記事(One)檔案類型。  您會看到條件類型的下拉式清單。  選取下方醒目提示的 [檔案類型]
    下拉式清單

  18. 選取「一」檔案類型,就是 OneNote 檔案的副檔名。  然後按一下 [搜尋]。
    檔案類型

  19. 此查詢會傳回資料夾中所有. 一個檔案的結果(在此例中為14個專案)。  按一下 [預覽搜尋結果],查看資料夾中的. 一個檔案清單:
    預覽搜尋結果

  20. 注意結果清單會在課程筆記本根資料夾路徑下的整個階層中,包含所有. 一個檔案。  這將會包含每個學生的資料夾。     如果您想要選取單一檔案,可以使用 [請按一下這裡] 來完成。  如果需要的話,您可以一次只選取一個檔案,但如果下載單一檔案,則不會反映該筆記本的資料夾/檔案階層。   另請注意,因為單一檔案無法在 OneNote 中開啟,因為它不是有效的 OneNote 完成檔案,因為它需要。階層中的 TOC 是有效的檔案(OneNote 小組將提供匯入 hydrate 筆記本的 [匯入]。一個階層)。
    預覽不支援

  21. 關閉對話方塊,回到 [查詢] 頁面。   您將會想要按一下醒目提示的向下箭號([暫留] 會顯示 [匯出]),開始匯出整個筆記本的整個資料夾階層。  按一下向下箭號會彈出 [匯出結果]。  選取該選項。
    匯出

  22. 現在會顯示一個頁面,要求您提供匯出選項。  選取第一個選項按鈕:「無法辨識格式無法辨識的所有專案 ...」然後按一下 [開始匯出]
     

  23. 匯出完成後,結果會顯示在右側的窗格中。  現在,選取 [下載匯出結果
    ] 下載匯出的結果

  24. 頁面會顯示確認下載結果,並顯示在下列步驟中必須複製到剪貼簿的匯出金鑰,以便在 eDiscovery 匯出應用程式中使用。  複製到 [剪貼簿] 後,選取 [
    下載結果] 下載結果

  25. 當您按一下 [下載結果] 時,系統會提示您安裝 eDiscovery 匯出工具(如果您之前未執行匯出)。  選取 [安裝]。
    安裝

  26. 然後按一下以下安全性驗證提示中的 [開啟] 以開始下載
    開啟

  27. 開啟匯出工具之後,系統會提示您貼上上方的索引鍵,並選取所要下載檔案的選項:
    匯出金鑰

  28. [匯出工具] 會在處理常式中報告進度,這可能需要一些時間,視下載的檔案數而定。
    結轉

  29. 匯出的結果會包含在選取的資料夾中,其中包含多個子資料夾。 第一個子資料夾包含匯出摘要,而「SharePoint」資料夾包含葉節點資料夾中的 OneNote 檔案內容:
    已匯出課程筆記本檔案位置

  30. 流覽至 [網站資產] 資料夾將會包含課程筆記本的根資料夾,顯示筆記本中每個節群組的資料夾,以及第一個筆記本中的 [歡迎] 頁面。  在共同作業空間和內容庫下方是筆記本的共用內容,每個學生都有一個資料夾(學生 48 Victor,而學生 50 X-射線則是2個學生)
    匯出的類別 ntoebook 網站資產

  31. 流覽至「學生 48 Victor」的資料夾(節群組),會在學生的節群組中顯示區段(一個檔案)。
    匯出類別 ntoebook 網站資產2

若要重新建立筆記本,學生可以執行下列步驟:

  1. 開啟 OneNote 2016 並建立新的筆記本(最好是在 OneDrive 上)

  2. 在 OneNote 2016 中開啟每一個區段,方法如下:

    • 按兩下一份檔

    • 在2016中,移至 [檔案] > 開啟 > 流覽 > [查看所有檔案(*. *)] > 選取。一個檔案 > 按一下 [開啟]

  3. 以下列其中一種方式將節複製到新筆記本:

    • 按一下並將節拖曳到新的筆記本

    • 以滑鼠右鍵按一下節索引標籤,然後選取 [移動或複製],選取您的新筆記本,然後按一下 [複製]

使用者開啟的 OneNote 商業故事在哪裡?一個檔案。

注意: OneNote API 許可權可讓使用者設定 OneNote 檔結構的特定許可權。 就像是課程筆記本一樣。

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