說明自動封存設定

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

自動封存會自動將項目移至封存位置,有助於管理您所使用之信箱中或電子郵件伺服器上的空間。根據選項,自動封存會完成下列其中一個或全部兩個動作:

  • 會將項目從其原始位置 (通常是您的使用中資料夾之一) 移至封存資料夾。

    我的項目會移至何處?

    封存檔案的類型是 Outlook 資料檔 (.pst)。自動封存第一次執行時,會自動建立封存檔案。建立檔案的位置會依您電腦上執行的作業系統而定。

    • Windows 7     C:\Users\您的使用者名稱\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\您的使用者名稱\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\\您的使用者名稱 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      我找不到本文中所列的資料夾

      有些資料夾可能是隱藏的,若要顯示 Windows 中隱藏的資料夾,請執行下列步驟:

      • 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]

      • 按一下 [資料夾選項]

        若要找出 [資料夾選項],請在視窗頂端的搜尋方塊中輸入「資料夾選項」。在 Windows XP 的 [控制台] 中,請在 [網址] 方塊中輸入「資料夾選項」

      • [檢視] 索引標籤的 [進階] 設定清單中,於 [檔案和資料夾][隱藏檔案和資料夾] 底下,選取 [顯示隱藏的檔案、資料夾及磁碟機]

  • 會永久刪除已超過使用期限的項目。

附註: 如果您選擇刪除項目,項目並不會封存。如果選擇封存項目,則會自動封存且無法刪除項目。一旦項目封存之後,就只能手動刪除項目。

如需自動封存功能的詳細資訊,請參閱使用自動封存來備份或刪除項目

Outlook 項目的使用期限

超出使用期限的任何 Outlook 項目除非明確標示為要排除,否則都會包含在下一次自動封存中。每一個 Outlook 資料夾的預設使用期限如下:

資料夾

使用期限

[收件匣] 和 [草稿]

6 個月

[寄件備份] 和 [刪除的郵件]

2 個月

[寄件匣]

3 個月

[行事曆]

6 個月

[工作]

6 個月

[記事]

6 個月

[日誌]

6 個月

附註: 您所建立的資料夾若包含與 [收件匣][行事曆][工作][記事][日誌] 相同的項目類型,預設的使用期限都同樣為六個月。例如,您為所接到同事寄來的狀態報表而建立的郵件資料夾,或是為個人連絡人建立的連絡人資料夾。

決定項目的使用期限

項目類型

使用期限開始時

電子郵件訊息

收到時的日期/時間或您最後變更及儲存郵件的時間,以較晚者為準。 將郵件標示為已讀取或未讀取是郵件變更的範例。

行事曆會議、活動或約會

您最後變更及儲存項目的日期,以較晚者為準。週期性項目不會自動封存。

工作

完成的日期或最後變更及儲存工作時。沒有標示為完成的工作不會自動封存。指派給他人的工作只會在標示為完成後封存。

記事

當您最後變更及儲存記事時。

日誌項目

日誌項目的建立日期,或是您最後變更及儲存項目時。

連絡人

依預設連絡人不會封存,但是您可以手動進行封存。

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自動封存設定與選項

請參閱以下您可以在自訂自動封存時套用之設定和選項的說明。

[自動封存設定] 對話方塊

每 n 天執行自動封存    選擇自動封存執行的頻率。同時封存許多項目可能會降低您電腦的效能。因此,最好是較頻繁地使用自動封存,以減少處理的項目數。

若要關閉自動封存功能,請清除 [於啟動之後每 n 天自動封存] 核取方塊。

自動封存執行前先提示    選擇自動封存處理您的 Outlook 項目之前是否要顯示提醒訊息。出現提示時,您可以按一下提醒訊息上的 [否] 以取消該自動封存工作階段。

刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾)    這個選項預設為關閉。選取這個核取方塊,即可在訊息使用期限經過之後刪除訊息。

封存或刪除舊項目    如果想要設定或變更其後的設定,請選擇這個選項。如果清除這個核取方塊,自動封存就會使用預設設定執行。

在資料夾清單中顯示封存資料夾    選取這個核取方塊讓封存資料夾在 [功能窗格] 中隨您的其他工作資料夾一起列出。如果未使用這個選項,還是可以開啟封存資料夾:按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [開啟] 索引標籤上的 [開啟 Outlook 資料檔]

清除項目 - 早於    以天、週或月為單位,指定想要封存項目的期限。您可以設定一天到 60 個月的期限。

將舊項目移到    選取這個核取方塊以封存舊項目,而非自動刪除項目。方塊中會顯示預設資料夾。若要使用另一個資料夾,請在方塊中輸入資料夾位置,或按一下 [瀏覽]。選取這個選項會清除 [永久刪除項目] 選項中的選擇。

永久刪除項目    這個選項會刪除任何過期的項目。這些項目不會移動,也不會保留封存複本。選取這個選項會清除 [將舊項目移到] 選項的選擇。

將此設定套用至所有的資料夾:此選項會將自動封存設定套用至所有的資料夾,包括您的變更。若要指定一個或多個資料夾的唯一設定,請勿選擇此選項。而是要以滑鼠右按一下鍵資料夾,然後按一下 [屬性],再移至 [自動封存] 索引標籤,變更每個想要變更的資料夾設定。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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