詳細介紹「核准」工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint 工作流程可協助您自動化商務程序,使其更加一致且更有效率。SharePoint 「 核准 」工作流程讓您將文件儲存在 SharePoint 中的核准的一或多位人員其他項目。

如需詳細資訊,請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程

重要:  依預設,「核准」工作流程為未啟動狀態,且不會列在關聯表單的 [選取工作流程範本] 清單方塊中。若要讓「核准」工作流程可供使用,網站管理員必須在網站集合層級啟動「核准」工作流程。

如果您需要執行是完成 「 核准 」 工作流程工作   只要向下捲動 「完成」 區段並將其展開。您可能不需要任何的其他區段現在。

比較手動程序與自動化工作流程

SharePoint 工作流程的特色:

  • 兼具效率與一致性   核准工作流程自動路由的文件或項目、 會指派檢閱工作及追蹤他們的進度,並傳送提醒與需要時的通知。在工作流程活動可以監視並調整的中央的狀態] 頁面中,並完成後的 60 天維護工作流程執行中的事件的歷程記錄。

  • 較不適合您   核准工作流程可為您和同事遇到問題,並同時簡化及標準化您的核准程序。

以下為極簡版本的「核准」工作流程圖表。

簡單的「核准」工作流程圖表

本文中的資訊以十個可展開的區段呈現。

按一下這裡取得善用本文的一些秘訣

如果您需要執行是完成 「 核准 」 工作流程工作   只要向下捲動 「完成」 區段並將其展開。您可能不需要任何的其他區段現在。

如果您想要新增,請啟動、 監視及維護工作流程   如果您還不熟悉這些工作,您可能會發現實用逐一本文區段的區段中,第一個時間的設計,並新增工作流程。一旦您熟悉的資訊和文章版面配置,您就可以直接前往您需要在任何回訪的區段。

內容核准及發佈核准    您可能想要先檢閱清單或文件庫中新增項目和/或目前項目新版本內容的正確性,或其表單與樣式的合適性,然後再向每位可存取該清單的人員顯示。這種檢閱程序稱為內容核准,您可以使用「核准」工作流程來控制清單或文件庫中的內容核准 (「發佈核准」工作流程也與「核准」工作流程十分類似,它專門建立用於 SharePoint 網站,可將網頁發佈到網際網路)。

列印本文的相關提醒    由於本文內容繁多, 若您只想要列印所選區段,請確定您在列印時展開這些區段 (此外,如果您想要列印完整圖形,請橫向列印,不要直向列印)。

搜尋本文的相關提醒    在搜尋本文中的任何文字或字詞之前,務請確定已展開所有您想要搜尋的區段。

「核准」工作流程是 SharePoint 的一項功能,它可將儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的文件或其他項目傳送給一或多位人員,以供其核准或拒絕。工作流程會自動化、簡單化以及標準化整個程序。

簡單的「核准」工作流程圖表

SharePoint 產品隨附的基本「核准」工作流程可用來充當範本。使用這份範本,您就可以將多個「核准」工作流程新增到您的網站。您新增的每個工作流程都是基本「核准」工作流程的唯一版本,根據您在新增時所指定的設定,其各有特別的運作方式。

本區段章節

  1. 核准工作流程如何為我?

  2. 無法核准工作流程做什麼?

  3. 誰可以使用此類型的工作流程?

  4. 如何執行您計劃、 新增、 執行及維護此類型的工作流程?

1. 「核准」工作流程能替我做什麼?

  • 當您第一次將「核准」工作流程新增至清單、文件庫或網站集合時,您可以指定其中包括多少參與者,並指示逐一 (循序) 指定工作或一次指定全部工作 (平行)。您甚至可以決定是否要將參與者的工作分為兩個或多個不同的階段,也可以指定完成各工作的最終到期日及/或允許的時間。每次您以手動方式啟動某個項目的工作流程時,都可以修改其中各項設定。

  • 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。每位參與者可在多個可能的回應之間做選擇:核准或拒絕項目、要求變更項目、重新指定工作,或取消或刪除工作。

  • 當工作流程正在執行時,您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。

  • 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單,在工作流程完成後的 60 天內,仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得,作為非正式參考資料。

您也可以使用核准工作流程管理清單或文件庫的內容核准程序。如需詳細資訊,請參閱本文的 「控制」 區段。

2. 「核准」工作流程無法做些什麼?

「核准」工作流程中的參與者通常無法在接受檢閱的項目中進行變更。相反地,參與者可以要求在工作流程執行個體的過程中對項目進行變更。如果參與者會在您要新增的工作流程中插入註解並追蹤項目本身的修訂,請參閱<請參閱>一節的詳細介紹「收集意見反應」工作流程文章。

此外,「 核准 」 工作流程不被為了收集簽章。如果您想要使用工作流程中的 Microsoft Word 文件、 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft InfoPath 表單收集簽章,請參閱本文所有瞭解 「 收集簽章工作流程請參閱 一節。

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3. 誰可以使用此類型的工作流程?

若要新增工作流程   根據預設,您必須[管理清單] 權限的工作流程。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和 [訪客] 群組中沒有)。

啟動工作流程   也根據預設,您必須啟動[編輯項目權限已新增工作流程。([成員] 群組和 [擁有人] 群組兩有預設的編輯項目權限,並不會讓訪客] 群組)。

或者,[擁有者] 可以選擇設定特定工作流程,以便「只有」[擁有者] 群組的成員可以開始這些工作流程 (若要這麼做,請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始此工作流程] 核取方塊)。

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4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程?

基本階段如下:

  • 工作流程執行 「 之前 」 (計劃、 新增、 啟動)   
    新增工作流程之前,您打算在您要新增其 (單一清單或文件庫,或針對整個網站集合) 和運作方式的詳細資料的位置。您新增及設定工作流程後,具有必要權限的任何人都可以開始工作流程的特定項目。工作流程也可以將設定自動執行。可根據下列其中一項或兩個觸發事件啟動自動執行: 當加入或在清單或文件庫中建立的任何項目或當任何清單或文件庫中的項目會變更。

  • 當工作流程執行 (完成、 監視、 調整)   
    個別參與者時執行的工作流程,完成其分派的任務。自動提醒會傳送到不符合任務期限的參與者。同時,可以從中央的 [工作流程狀態] 頁面,特定工作流程執行個體監視工作流程的進度。調整工作流程執行時可以進行的相同的頁面。然後,如有需要,可以取消或終止從該處工作流程。

  • 工作流程執行 (檢閱、 報告、 變更) 之後   
    完成工作流程時,請檢閱 」 60 天 [工作流程狀態] 頁面上執行 (或執行個體) 的整個歷程記錄。從同一個頁面,您可以建立此工作流程版本的效能統計報表。最後,如果有任何您想要的方式變更工作流程函數的項目,您可以開啟並編輯您完成當您第一次新增工作流程的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

工作流程的程序

本區段探討的是在您新增「核准」工作流程版本之前所需制定的決策,以及您在組合時所需的資訊。

如果您已經熟悉如何新增此類型的工作流程,並只需要複習剛剛有關特定步驟,您可以前往直接相關 「新增」 區段 (清單/文件庫網站集合) 的本文。

本區段章節

  1. 範本與版本

  2. 簡介關聯表單

  3. 十二個待回答的問題

1. 範本與版本

SharePoint 產品隨附的工作流程是作為主要「範本」之用,您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其作為基礎。

例如,每次您新增「核准」工作流程時,您實際上是在新增一般「核准」工作流程範本的一個版本。您在新增該特定版本時,會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。如此一來,您就可以新增多個工作流程,所有版本都根據「核准」工作流程主範本,但是每個版本都依您想要的特定使用方式來命名並量身打造。

在此圖例中,新增了三個以「核准」工作流程範本為基礎的工作流程,一個適用於單一文件庫中的「所有」內容類型,一個適用於單一文件庫中的「單一」內容類型,而一個適用於整個「網站集合」中的單一內容類型。

以「核准」工作流程範本為基礎的三個工作流程

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2. 簡介關聯表單

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時,會填寫「關聯表單」來指定新版本的運作方式。

在下節中,您會看到一份問題清單,這些問題可協助您完成關聯表單。不過,請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

第一個初始表單

關聯表單的第二頁

專供輸入執行資訊的表單

此第二頁紅色方塊中的欄位也會出現在初始表單上,每次以手動方式啟動工作流程時,初始表單就會出現,並且可在該次執行中加以編輯。

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3. 十二個待回答的問題

一旦您能夠回答本節中所有的問題,您就可以準備新增您的工作流程。

  1. 這是正確的工作流程類型嗎?

  2. 一個清單或文件庫,或是整個網站集合?以及一種內容類型或所有內容類型?

  3. 什麼是好的名稱?

  4. 工作清單和歷程記錄清單: 現有或新增?

  5. 如何 (以及由誰) 此工作流程開始?

  6. 的繼承自此內容類型也可以取得這個工作流程?

  7. 參與者: 哪些人員,依何順序?

  8. 參與者還需要什麼其他資訊?

  9. 工作到期日為何?

  10. 此工作流程何時結束?

  11. 誰需要收到通知?

  12. 此工作流程是否會控制內容核准?

01. 這是正確的工作流程類型嗎?

There are several workflow templates that have the word ‘Approval’ in their names. This article concerns the workflow template that appears in the menu as Approval – SharePoint 2013. If you’re not sure that this workflow type is the best choice for you, refer back to the LEARN segment of this article. For further information about the other workflow templates that are available, see the article, About the workflows included with SharePoint, in the See Also section.

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02. 一個清單或文件庫,或是整個網站集合? (以及) 一種內容類型或所有內容類型?

您可以提供新版本的 「 核准 」 工作流程在單一清單或文件庫,或者讓它可以整個網站集合。

  • 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程,您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。

  • 不過,如果您新增適用於整個網站集合的工作流程,您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。

網站集合地圖及三種新增方式說明

什麼是內容類型?

每份文件或其他儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的項目所屬的一個或另一個內容類型法律合約產品設計規格可以為基本和一般為文件Excel 試算表,或為高度專業的內容類型。根據預設,SharePoint 產品中有部分內容類型,但您可以同時進行自訂,並新增您自己建立的其他人。

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03. 什麼才是好的名稱?

提供的工作流程版本名稱必須:

  • 清楚指出其用途為何。

  • 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

假設您是某個編輯群組的成員。您的群組想要使用兩種不同的「核准」工作流程來管理群組外部參與者提交的文件:

  • 您會在提交的每份文件上執行第一個工作流程,以決定是否要接受此文件,以進行編輯流程。

  • 在您接受及編輯提交的文件之前,您會在已編輯的草稿上執行第二個工作流程,以決定是否要接受它為完稿。

您可能會將第一個工作流程命名接受提交核准」,並在第二個最終草稿核准 」

提示: 如同以往,建議建立一致的命名慣例,並確認工作流程的每一位相關人員都熟悉這些慣例。

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04. 工作清單和歷程記錄清單:現有或新增?

您可以讓工作流程使用網站的預設「工作」清單和「歷程記錄」清單、使用「其他」現有的清單,或是要求僅供此工作流程使用的新清單。

  • 如果您的網站將會有許多工作流程,或如果有些工作流程會涉及大量的工作,請考慮針對每個工作流程要求新的清單。(管理過長的清單可能會降低效能。由系統來維護多個較短的清單比維護一個很長的清單更快速輕鬆。)

  • 如果此工作流程的工作和歷程記錄會包含您想要與一般「工作」清單分開保留的敏感或機密資料,那麼請務必指示您想要為此工作流程新增另一份清單。(在您新增工作流程之後,請確定已為新清單設定適當的權限。

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05. 如何 (以及由誰) 開始此工作流程?

工作流程可以設定為只以手動方式啟動、只以自動方式啟動,或其中任何一種方式:

  • 當您針對特定文件或項目以手動方式啟動「核准」工作流程時,初始表單 (另一份表單) 會隨即出現。初始表單包含來自關聯表單第二頁大部分的設定。如此一來,當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時,可以在按下 [開始] 之前執行此動作。

  • 若以自動方式啟動,初始表單當然就沒有出現的機會,因此在關聯表單中所指定的預設設定會直接使用,不進行任何變更。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

比較手動和自動開始表單

期間的工作流程目前執行個體,您的初始表單中進行任何變更會套用。若要變更的工作流程的永久預設設定,您會編輯原始的關聯表單,本文的 「變更」 區段中所述。

手動開始

如果您允許手動啟動,凡是有必要權限的人員就隨時都能啟動任何合格項目上的工作流程。

手動啟動的優點是,您和同事只在選擇啟動時才會執行工作流程,而且每次執行時,您都有機會可以用初始表單來變更某些設定。

簡單範例    如果您只要在由小組外部作者撰寫的項目上執行工作流程,那麼以手動方式啟動,可防止它在由您和您小組成員撰寫的項目上自動執行 (替代解決方案:為來自您小組作者的項目維護一個清單或文件庫,並為來自其他所有作者的項目維護另一個清單或文件庫。如此一來,您就可以自動執行工作流程,但限於外部作者的清單中)。

手動啟動的主要缺點是必須有人記得在適當的時間點執行工作流程。

自動開始

您可以設定工作流程由下列任一事件自動啟動:

  • 某人嘗試發佈某個項目的主要版本。

  • 建立新項目或將新項目上傳至清單或文件庫。

  • 清單或文件庫中已儲存的項目有所變更。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。每次觸發事件發生時,它就會執行。

簡單範例    如果您必須為清單項目的準確性與合適性負責,可以將「核准」工作流程新增至該清單,並指定您自己為唯一的參與者。您可以設定在每次清單中的項目有所變更及每次新增新項目時,工作流程都會自動啟動。如此一來,您就能隨時掌握最新動態。

自動啟動的兩項缺點:

  • 觸發事件發生時,您無法停止工作流程執行。

  • 您無法在個別執行個體的開頭變更任何設定。

如需有關每當有人嘗試發佈某個項目的主要版本時自動執行您的 「 核准 」 工作流程的詳細資訊,請參閱本文的 「控制」 區段。

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06. 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎?

只有當您將工作流程新增至整個網站集合的內容類型時,您才可選擇也將此工作流程新增至繼承自您在其中新增工作流程之網站集合內容類型中的所有其他內容類型。

附註

  • 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。

  • 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷,請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

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07. 參與者:哪些人員,依何順序?

您需要提供檢閱工作所指定之每位人員的名稱或電子郵件地址。

一個階段或多個階段?   您可以選擇有的檢閱工作,只有一個階段或多個階段。如果您有多個階段,階段會執行一個接一個。

平行檢閱或循序檢閱?   中任何一個階段的參與者,您可以選擇擁有同時的相同時間 (平行) 指派給他們檢閱工作或有指派一個接一個 (循序) 其檢閱工作指示的順序。序列選項會有幫助如果至第一個拒絕後結束: 設定工作流程的例如,如果您想要參與者或進一步進入狀況,才能夠查看註解從舊的參與者檢視的內容的一部分。

範例

這個簡單的案例說明多重階段與循序檢閱的幾項優點:

假設法蘭新增了新的「核准」工作流程。法蘭想要同事安娜和昌學先檢閱每個項目,然後再由他自己來檢閱。如果安娜或昌學其中一人拒絕了此項目,法蘭也想要工作流程在由他自行檢閱之前要先結束。法蘭有兩種設定方式:

  • 使用循序檢閱   書成設定單一階段的循序檢閱的安娜 「 及 」 明揚 「 前兩個參與者,而且他是第三個;然後,他選取 [結束於第一個拒絕] 選項。
    在這樣的安排中,晨怡必須核准項目之前指派 」 明揚 「 的工作,然後 」 明揚 「 必須核准項目之前書成的任務分派。如果晨怡拒絕項目,」 明揚 「 或書成都不會被指派工作給;如果晨怡核准,但是 」 明揚 「 拒絕,然後工作流程仍結束之前曾指派書成的檢閱工作。
    如下書成如何將其單一階段循序檢閱設定。
    含醒目提示循序階段設定的表單
    [第一次拒絕時結束] 選項已選取

  • 藉由使用兩個階段   如果書成想安娜 「 及 」 明揚 「 指派一次檢視,以便 」 明揚 「 沒有等待晨怡完成後,晨怡也可以開始,他可以設定工作流程中的兩個階段: 第一個平行階段的安娜 「 及 」 明揚 「 的評論第二個不同的階段以他自己供檢閱。同樣地,他選取 [結束於第一個拒絕] 選項。第二階段無法啟動,直到已完成的第一個階段。因此同樣地,如果安娜 「 或 」 明揚 「 拒絕項目,永遠不會被指派書成的檢閱工作。
    如下書成如何將其兩階段平行檢閱設定。
    含醒目提示平行階段設定的表單
    [第一次拒絕時結束] 選項已選取

以下是兩種解決方案的圖表。

循序工作流程及兩階段工作流程並排

外部參與者   有特殊的程序,包括不是成員的 SharePoint 組織的參與者。在此程序,網站成員會做為外部參與者的 proxy。

以下是該程序的圖表:

加入外部參與者的程序流程圖

指定一項工作給一整個群組,或每個群組成員?   如果您在您的工作流程參與者之間包含群組地址或通訊群組清單,您可以有工作流程指派一項工作給每個群組的成員,或指派給整個群組只有一項任務(但仍傳送的通知單一任務每位成員)。只有一項任務指派給整個群組,然後任何群組的成員可以宣告及完成的單一工作。(您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段指示)。

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08. 參與者還需要什麼其他資訊?

關聯表單有一個文字欄位,可讓您在其中提供指示、需求相關詳細資料、資源等等。

您可能會包括兩個項目:

  • 連絡人資訊,以免參與者發生問題或提出疑問。

  • 如果您的工作流程會指派給每個群組或通訊群組清單的單一工作,請在此說明單一群組成員的每個這類應該宣告工作,先完成。如此一來,群組的其他成員不浪費時間開始相同的工作。您可以找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段的詳細資料

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09. 工作到期日為何?

您有下列兩種方式可以指出工作流程工作何時到期:

根據行事曆日期    您可以指定一個行事曆日期,作為所有工作的到期時間。

  • 如果您設定您的工作流程自動開始時,您通常不應使用這個選項。這是因為您指定的值不會自動調整本身相對於目前的日期每次工作流程的日期會自動啟動。

依工作期間    您可以指定完成每項工作所允許的天數、週數或月數 (自指派工作時開始算起)。

  • 行事曆到期日會覆寫指定的工作期間。也就是說:如果今天是 6 月 10 日,我獲指定的工作有三天工期,但也包含 6 月 11 日這個行事曆到期日,此工作的到期日就會是 6 月 11 日 (行事曆到期日),而不是 6 月 13 日 (三天工期結束時)。

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10. 此工作流程何時結束?

若要避免浪費時間進行不必要的檢閱,您可以選擇在兩個事件之一發生時 (在指定或計算的到期日之前) 立即結束工作流程:

  • 任何參與者拒絕此項目時。

  • 項目有所變更時。

附註:  工作流程無法在目前已取出的項目上啟動。不過,工作流程啟動後,要檢閱的項目可以取出,以防止它遭到變更。(但在該項目再次存回之前,其他工作流程都不可以在該項目上啟動)。

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11. 誰需要收到通知?

[副本] 欄位中,於關聯表單的第二頁,您可以輸入此工作流程每次啟動或結束時都應接獲通知的人員名稱或人員地址。

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派給該人員。

  • 當工作流程以手動方式啟動時,啟動的人員會收到開始及結束通知,而不需要在此欄位中加以指定。

  • 當工作流程自動啟動時,當初新增它的人員會收到開始及結束通知,而不需要在此欄位中加以指定。

區段頂端

12. 此工作流程是否會控制內容核准?

您可能想要先檢閱清單或文件庫中新增項目和/或目前項目新版本內容的正確性,或其表單與樣式的合適性,然後再向每位可存取該清單的人員顯示。此類檢閱程序稱為內容核准

在 SharePoint 產品中,您可以使用 「 核准 」 工作流程,讓內容核准程序更簡單且更有效率。如需詳細資訊,請參閱本文的 「控制內容核准」 區段。

後續步驟

如果您已準備好將新的 「 核准 」 工作流程新增至您的清單、 文件庫或網站集合,請移至相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合) 的本文。

您可能想要先檢閱清單或文件庫中新增項目和/或目前項目新版本內容的正確性,或其表單與樣式的合適性,然後再向能存取該清單的每個人顯示。此類檢閱程序稱為內容核准

在 SharePoint 產品中,您不需要工作流程就可以手動控制內容核准,但是 SharePoint「核准」工作流程可以讓此程序更為輕鬆、有效率。

如果您尚不熟悉 SharePoint 產品中的版本設定與內容核准功能,建議您從檢閱下列文章開始:

「核准」工作流程有兩種方式可以控制內容核准程序,每個方式都與當您初次新增工作流程時所填寫關聯表單中的一個控制項相關。您可以將您的工作流程用於這兩種方式之一或同時用於這兩種方式。

控制主要版本的出版物

在關聯表單第一頁的 [啟動選項] 區域中,您可以選擇 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本]。請先注意下列項目:

  • 這個選項只適用於在單一清單或文件庫的所有內容類型上執行的「核准」工作流程,而不是只在單一內容類型上執行之項目的任何工作流程。

  • 若要使用這個選項,[版本設定] 頁面上清單或文件庫的內容核准必須啟用,同一頁的 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項必須為已選取。

  • 如果您選取這個選項,之後接續的這兩個選項都會變成無法使用:[當新的項目建立時,啟動此工作流程] 以及 [當項目變更時,啟動此工作流程]

  • 如果您選取這個選項,您的工作流程將只在某人嘗試發佈項目的主要版本時才會自動在項目上執行。

  • 在任一清單或文件庫中,只能有一個用於核准發佈主要版本的「核准」工作流程。如果您嘗試在同一份清單或文件庫中為此功能指定第二個工作流程,系統會提示您選擇其中一種方法。

不根據版本設定的控制項

在關聯表單第二頁的 [啟用內容核准] 區域中,您可以選擇 [工作流程完成後,更新核准狀態 (使用此工作流程控制內容核准)]

這個選項會在清單或文件庫中是否需要內容核准的表單中。無論是否需要,此項目在「核准」欄位中的值會根據工作流程的結果進行更新。

使用此選項,您可以執行下列其中任一動作:

  • 一律手動執行工作流程,或

  • 在關聯表單的第一頁中選取一或多個自動啟動選項,或

  • 允許手動和自動啟動

網頁發佈網站的內容控制

內容控制是將頁面發佈至網路的網站專用的程序。因此,會有一個專用的「發佈核准」工作流程,可用於發佈網站,同時作為網站範本 (名為「使用工作流程發佈網站」),其中包含已自訂以供網頁發佈使用的工作流程版本。

下一步是什麼?

如果您已準備好將新的 「 核准 」 工作流程新增至您的清單、 文件庫或網站集合,請移至相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合) 的本文。

如果您不熟悉尚未新增工作流程,您可能會發現實用檢閱瞭解區段和本文的 「規劃」 區段,才可以在這個區段中的步驟進行。

本區段章節

  1. 開始之前

  2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前,您必須先準備好兩個項目:

電子郵件    若要讓工作流程傳送電子郵件通知與提醒,您的 SharePoint 網站必須先啟用電子郵件。如果您不確定是否已經完成此動作,請洽詢您的 SharePoint 管理員。

權限   SharePoint 的預設設定,您需要有 [管理清單] 權限新增工作流程的清單中,文件庫或網站集合。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限; [成員] 群組和訪客群組不。如需有關權限的詳細資訊,請參閱本文的 「瞭解」 區段。)

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2. 新增工作流程

請遵循下列步驟:

  1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為 [行事曆]

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]

  4. 在 [工作流程設定] 頁面的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 底下,指定要在文件、清單或資料夾上執行工作流程,然後按一下 [新增工作流程]

  5. 完成關聯表單的第一頁。
    (指示在圖例下方。)

含區段圖說文字的 [新增工作流程] 基本資訊

圖說文字編號 1

內容類型

沿用預設選項 [全部],或選取特定內容類型。

圖說文字編號 2

範本

選取 [核准 – SharePoint 2013] 範本。

附註:  如果 [核准 – SharePoint 2013] 範本沒有出現在清單中,請連絡您的 SharePoint 管理員,瞭解如何為您的網站集合或工作區啟用範本。

圖說文字編號 3

名稱

輸入此工作流程的名稱。此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。

如需為命名您的工作流程相關的建議,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

工作清單

選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。您可以選擇現有工作清單,或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。

建立新的工作清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 5

歷程記錄清單

選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。

建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 6

啟動選項

指定工作流程的開始方式。

如需選取啟動選項的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

如需使用工作流程來控制內容核准,包括主要版本的出版物在內,請參閱本文的 「控制」 區段的資訊。

  • 注意如果您要新增只為單一內容類型的工作流程出現 [開始此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。 

  • 同時請注意,如果您選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本],下列兩種核取方塊會無法使用。

  1. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時,按 [下一步]

  2. 完成關聯表單的第二頁。
    (指示在圖例下方。)

    附註: SharePoint 在此關聯表單第二頁中提供您前面幾個選項 — 在下列圖例中的數字 1 到 7 (從 [核准者][副本]) — 每次以手動方式啟動工作流程時,讓您可以只為該執行個體變更這些選項。

含欄位的 [新增工作流程] 預設值圖說文字

圖說文字編號 1

指派給

輸入您想要工作流程指定工作給他們之人員的名稱或地址。

  • 如果任務將會指定一次 (循序)   
    指派給工作的順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果要指派工作給 SharePoint 組織外部的   
    如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)

如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [分派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

展開群組

  • 若要將一項工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入之每個群組的每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己的工作要完成。)

  • 若要有只有一項任務指派給每個整個群組,您在中輸入 [指定給] 欄位中,清除此核取方塊。(每個群組的成員會收到工作通知,但有一個成員的任何可以宣告及完成代表整個群組的單一工作。您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段指示)。

圖說文字編號 5

要求

您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,諸如:

  • 連絡人資訊。

  • 若適用,提醒單一工作指派給整個群組或通訊群組清單。(您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段指示)。

圖說文字編號 6

到期日及工作期間

指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

  • 如果此工作流程將自動啟動,建議將 [所有工作的到期日] 欄位留空白,並使用兩個持續時間欄位來控制到期日。如果您以手動方式啟動工作流程,您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。

如需何時使用到期日及何時使用工作期間,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 7

CC

輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

圖說文字編號 8

結束工作流程

這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。

如需詳細瞭解這些選項的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號九

啟用內容核准

如果您要使用此工作流程來管理內容核准,請選取此核取方塊。

如需有關使用工作流程來控制內容核准,包括主要版本的出版物在內,請參閱本文的 「控制」 區段的詳細資訊。

  1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品隨即會建立新的工作流程版本。

如果您不熟悉尚未新增工作流程,您可能會發現實用檢閱瞭解區段和本文的 「規劃」 區段,才可以在這個區段中的步驟進行。

本區段章節

  1. 開始之前

  2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前,您必須先準備好兩個項目:

電子郵件    為了讓工作流程傳送電子郵件通知與提醒,您的網站必須先啟用電子郵件。如果您不確定是否已經完成此動作,請洽詢您的 SharePoint 管理員。

權限   SharePoint 的預設設定,您需要有 [管理清單] 權限新增工作流程的清單中,文件庫或網站集合。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限; [成員] 群組和訪客群組不。如需有關權限的詳細資訊,請參閱本文的 「瞭解」 區段。)

區段頂端

2. 新增工作流程

請遵循下列步驟:

  1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

    附註: 只有單一內容類型 的項目才能新增在整個網站集合中加入的工作流程。

    [文件內容類型] 已醒目提示類型

    1. 在所選內容類型,在 [設定] 頁面上按一下 [工作流程設定]。
      [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

    2. 在 [工作流程設定] 頁面上,按一下 [新增工作流程] 連結。
      [新增工作流程] 連結

    3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例下方。)

工作流程版面設定

圖說文字編號 1

範本

選取 [核准 – SharePoint 2013] 範本。

附註:  如果 [核准 – SharePoint 2013] 範本沒有出現在清單中,請連絡您的 SharePoint 管理員,瞭解如何為您的網站集合或工作區啟用範本。

圖說文字編號 2

名稱

輸入此工作流程的名稱。此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。

如需為命名您的工作流程相關的建議,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

工作清單

選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。您可以選擇現有工作清單,或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。

建立新的工作清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

歷程記錄清單

選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。

建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 5

啟動選項

指定工作流程的開始方式。

如需選取啟動選項的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 6

將此工作流程新增至子內容類型?

指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。

  • 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。

  • 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷,請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

  1. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時,按 [下一步]

  2. 完成關聯表單的第二頁。
    (指示在圖例下方。)

    附註: SharePoint 在此關聯表單第二頁中提供您前面幾個選項 — 在下列圖例中的數字 1 到 7 (從 [核准者][副本]) — 每次以手動方式啟動工作流程時,讓您可以只為該執行個體變更這些選項。

含欄位的 [新增工作流程] 預設值圖說文字

圖說文字編號 1

指派給

輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。

  • 如果任務將會指定一次 (循序)   
    您想要工作指定順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果要指派工作給 SharePoint 組織外部的   
    如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)

如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增您剛才設定之第一個階段的任何其他階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [分派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

展開群組

  • 若要將一項工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入之每個群組的每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己的工作要完成。)

  • 若要有只有一項任務分派給每個整個群組指派給] 欄位中輸入,清除此核取方塊。(每個群組的成員會收到工作通知,但有一個成員的任何可以宣告及完成代表整個群組的單一工作。您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段的指示)。

圖說文字編號 5

要求

您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,諸如:

  • 連絡人資訊。

  • 若適用,提醒單一工作指派給整個群組或通訊群組清單。(您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段指示)。

圖說文字編號 6

到期日及工作期間

指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

  • 如果此工作流程將自動啟動,建議將 [所有工作的到期日] 欄位留空白,並使用兩個持續時間欄位來控制到期日。如果您以手動方式啟動工作流程,您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。

如需何時使用到期日及何時使用工作期間,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 7

CC

輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

圖說文字編號 8

結束工作流程

這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。

如需詳細瞭解這些選項的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號九

啟用內容核准

如果您要使用此工作流程來管理內容核准,請選取此核取方塊。

如需有關使用工作流程來控制內容核准,包括主要版本的出版物在內,請參閱本文的 「控制」 區段的詳細資訊。

  1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品隨即會建立新的工作流程版本。

下一步是什麼?

如果您已準備好,請移至本文的 「開始」 區段,然後開始測試新的工作流程的第一個執行個體。

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始,或以其中任何一種方式開始:

  • 以手動方式在任何時候,具有必要權限的任何人。

  • 自動指定觸發事件發生時。也就是說,當項目會新增至清單或文件庫,及/或當清單中的項目會變更以任何方式,及/或某人嘗試發佈某個項目的主要版本時)。
    (觸發事件中指定的關聯表單第一頁期間的原始關聯與設定工作流程。如需詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。)

附註:  工作流程無法在目前已取出的項目上啟動。不過,工作流程啟動後,要檢閱的項目可以取出,以防止它遭到變更。(但在該項目再次存回之前,其他工作流程都不可以在該項目上啟動)。

本區段章節

  1. 自動開始工作流程

  2. 手動開始工作流程

  3. 從清單或文件庫手動開始

  4. 從 Microsoft Office 程式內手動開始

1. 自動開始工作流程

如果工作流程設定成自動啟動,每次發生觸發事件時,工作流程就會在觸發它的項目上執行。

工作流程啟動時,它會指定第一項工作,並傳送工作通知給每位被指定者。同時,它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員,以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

附註: 當新增新的工作流程,將會自動開始時,在關聯表單的第二頁上的 [到期日的所有任務] 欄位應通常為空白,因為那里指定任何明確的日期的值得 't自動調整本身相對於其在工作流程會在每次的日期。如需詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

區段頂端

2. 手動開始工作流程

在 [權限記事   一般而言,您必須啟動工作流程的編輯項目權限。(預設,[成員] 群組中,[擁有人] 群組中,同時具有此權限,但不會讓訪客] 群組。不過,擁有者也可以選擇,為基礎的工作流程的工作流程,需要管理清單的權限的開始工作流程的人員。選擇這個選項,擁有人可以基本上指定只他們和其他擁有者可以開始特定的工作流程。如需詳細資訊,請參閱本文的 「瞭解」 區段。)

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程:

  • 從清單或文件庫項目儲存的位置

  • 從項目本身內、 建立的 Microsoft Office 程式中開啟。(請注意,這必須是已安裝的程式,與不 web 應用程式版本)。

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

區段頂端

3. 從清單或文件庫手動開始

  1. 移至儲存您要執行工作流程之項目所在的清單或文件庫位置。

  2. 按一下項目名稱旁的省略符號,再按一下對話方塊中的省略符號,以開啟項目功能表,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]

  3. 在 [工作流程:項目名稱] 頁面中,開始新的工作流程] 下按一下您想要執行的工作流程。
    開始工作流程的連結

  4. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中,進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

    附註: 您會使用在工作流程目前執行個體期間內使用初始表單中,在這裡,做的變更。如果您想要進行任何變更會套用在每次執行工作流程,或如果您想要變更不會出現此表單中的工作流程設定,請參閱本文的 「變更」 區段。

初始表單

圖說文字編號 1

指派給

變更工作流程指派工作之目標人員的清單。

  • 如果要指派工作一次   
    指派給工作的順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果要指派工作給 SharePoint 組織外部的   
    如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的 「完成」 區段

圖說文字編號 2

Order

確認工作的規格是否為您想要的方式:一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。

如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增目前設定以外您想要的任何階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [分派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

展開群組

  • 若要將一個工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入之每個群組每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己工作要完成)。

  • 若要有只有一項任務指派給每個整個群組,您在中輸入 [指定給] 欄位中,清除此核取方塊。(每個群組的成員會收到工作通知,但有一個成員的任何可以宣告及完成代表整個群組的單一工作。您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段的指示)。

圖說文字編號 5

要求

您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,諸如:

  • 疑問及問題的連絡資訊

  • 若適用,提醒單一工作指派給整個群組或通訊群組清單 (您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段指示)。

圖說文字編號 6

到期日及工作期間

指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

如需何時使用到期日及何時使用工作期間,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 7

CC

進行任何想要的新增或移除作業。請記住:

  • 輸入名稱以下不會導致工作流程工作的指派。

  • 由於您是手動啟動工作流程,因此無論您是否已列在這個欄位中,都會收到開始及停止通知。

  1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時,按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

區段頂端

4. 從 Microsoft Office 程式內手動開始

  1. 使用已安裝在您的電腦上的 Office 程式開啟該項目。

  2. 在開啟的項目中,依序按一下 [檔案] 索引標籤、[儲存並傳送],然後按一下您要在項目上執行的工作流程。

  3. 如果您看見下列訊息,向您通知工作流程要求將此檔案存回,請按一下 [存回] 按鈕。

  4. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

  5. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中,進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

    附註:  在初始表單上於此所做的變更「僅」在工作流程的目前執行個體期間使用。如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用,或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定,請參閱本文的「變更」區段。

    初始表單

圖說文字編號 1

指派給

變更工作流程指派工作之目標人員的清單。

  • 如果任務將會指定一次 (循序)   
    指派給工作的順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果要指派工作給 SharePoint 組織外部的   
    如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

確認工作的規格是否為您想要的方式:一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。

如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增目前設定以外您想要的任何階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [分派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

展開群組

  • 若要將一個工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入之每個群組每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己工作要完成)。

  • 若要有只有一項任務指派給每個整個群組,您在中輸入 [指定給] 欄位中,清除此核取方塊。(每個群組的成員會收到工作通知,但有一個成員的任何可以宣告及完成代表整個群組的單一工作。您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段的指示)。

圖說文字編號 5

要求

您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,諸如:

  • 疑問及問題的連絡資訊。

  • 若適用,提醒單一工作指派給整個群組或通訊群組清單。(您會找到宣告群組工作的本文的 「完成」 區段的指示)。

圖說文字編號 6

到期日及工作期間

指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

如需何時使用到期日及何時使用工作期間,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 7

CC

進行任何想要的新增或移除作業。請記住:

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

  • 由於您是手動啟動工作流程,因此無論您是否已列在這個欄位中,都會收到開始及停止通知。

  1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時,按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

下一步是什麼?

  • 如果這是在執行此工作流程的第一次,其他參與者可能需要資訊並協助,才能完成其分派的任務。(他們可能會找到本文的 「完成」 區段很有用)。

  • 此外,建議檢查參與者是否會收到其電子郵件通知,特別是檢查其垃圾郵件篩選工具未攔截此通知。

  • 然後,您可能必須完成您自己的一或多個工作流程工作。移至的詳細資料如何完成這些本文的 「完成」 區段。

  • 同時,瞭解如何您可以追蹤的工作流程目前執行個體的進度資訊,請移至本文的 「監控」 區段。

如果這是您第一次獲指定「核准」工作流程中的工作,建議您在完成工作之前,先完整檢閱本文的這個區段。如此一來,您就可以掌握所有可用的選項。

附註: 如果您知道某個工作流程工作已指派給您,但是通知訊息並沒有出現在您的電子郵件 [收件匣] 中,請確定垃圾郵件篩選工具並未誤送此通知。如果誤送,請調整篩選工具的設定。

首先,確定您已經取得正確的項目

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

在您開始之前,請確認您獲指定的工作確實是「核准」工作流程工作,而非其他類型的工作流程工作。

在下列位置中的 [請核准 」文字的外觀:

  • 在工作通知主旨行中
    工作通知中要求 [請核准]

  • 待檢閱項目中的訊息列上
    待檢閱的項目要求 [請檢閱]

  • 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
    [工作流程狀態] 頁中的工作要求 [請檢閱]

如果您沒有看到請核准文字在下列位置,請開始或原本新增工作流程,找出哪些的工作流程範本為基礎的人員,或是否為自訂工作流程。您可以找到有關如何使用 請參閱 一節中的 SharePoint 產品隨附的工作流程的其他類型的文件的連結。

但如果您的工作「核准」工作,請繼續閱讀!

本區段章節

  1. 概略瞭解程序

  2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單

  3. 從清單或文件庫移至項目及工作表單

  4. 檢閱項目

  5. 完成並送出工作表單

  6. 逾期通知

  7. 宣告及完成群組工作 (選用)

  8. 要求變更項目 (選用)

  9. 重新指派給其他人 「 核准 」 工作 (選用)

  10. 代表 (選擇性) 外部參與者完成工作

1. 程序概觀

當您獲指派工作流程中的工作時,通常是以下列三種方式其中之一收到工作通知:

  • 您收到電子郵件工作通知。

  • 您開啟 Microsoft Office 文件並看到訊息列通知您已獲指派相關工作。

  • 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當您發現獲指定「核准」工作流程工作時,您通常會執行兩個動作:

  • 檢閱項目    瞭解您是否可依項目的目前狀態來核准該項目。

  • 完成您的工作    使用工作表單來送出檢閱的結果。

因此,工作的完成通常涉及下列三個項目:

  • 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)

  • 送出供您核准的項目 (由您開啟並檢閱)

  • 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三個項目的外觀。

工作通知訊息、待檢閱項目,以及工作表單

附註: 工作通知訊息中功能區上的 [開啟此工作] 按鈕只有在訊息使用完整安裝的 Outlook 開啟時,才會顯示,使用 Outlook Web Access Web 應用程式開啟時,便無法顯示。

區段頂端

2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單

請遵循下列步驟:

  1. 在工作通知郵件中,按一下 [若要完成此工作] 指示中的項目連結。

  2. 在已開啟的項目中,按一下訊息列上的 [開啟此工作] 按鈕。

從電子郵件通知訊息存取項目與工作表單

附註: 工作通知訊息中功能區上的 [開啟此工作] 按鈕只有在訊息使用完整安裝的 Outlook 開啟時,才會顯示,使用 Outlook Web Access Web 應用程式開啟時,便無法顯示。

區段頂端

3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單

請遵循下列步驟:

  1. 在儲存待檢閱項目的清單或文件庫中,請按一下與該項目和工作流程相關的 [進行中] 連結。

  2. 在 [工作流程狀態] 頁面上,按一下工作的標題。

  3. 在工作表單中,請按一下 [此工作流程工作套用至] 訊息列中的項目連結。

從清單或文件庫存取項目和工作表單

區段頂端

4. 檢閱項目

在這個範例中,項目是一份 Microsoft Word 文件。

提示: 如果這是群組工作,也就是單一工作指派給整個群組或通訊群組清單,以便一個群組成員可完成工作給整個群組,是建議您先宣告工作之前檢閱項目。如此一來,您減少群組的其他成員也會檢閱文件。指示,請參閱本區段章節 7宣告及完成群組工作

待檢閱項目開啟並顯示黃色列

注意文件頂端的兩個黃色的訊息列:

  • 伺服器唯讀   這份文件是以唯讀模式開啟,也就是說,您可以閱讀文件,但您無法進行任何變更。
    (請注意,完成 「 核准 」 工作流程工作,當您不通常是直接在項目本身中進行任何變更。不過,使用工作表單來註冊所有的回應。)

  • 工作流程工作   當您準備工作表單中登記回應時時,請按一下 [開啟此工作] 按鈕。

區段頂端

5. 完成並提交工作表單

「核准」工作流程工作的工作表單外觀如下。

工作流程工作表單

請注意,前兩個項目 (刪除項目此工作流程工作套用到項目標題)會出現在工作表單中開啟以供檢閱的項目內時。

圖說文字編號 1

刪除項目

若要從目前的工作流程執行個體刪除此工作,請按一下這個按鈕。

  • 刪除工作並不會刪除待檢閱項目。

  • 如果您將工作刪除,該動作會像 (並會在歷程中記錄為) 拒絕文件般運作。因此,如果工作流程經設定為在第一次拒絕時結束,那麼刪除工作就會結束工作流程。

  • 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。(然而,刪除及後續的自動拒絕仍會記錄在頁面的 [歷程] 區域中)。

    附註:  如果不是由您啟動此工作流程執行個體,建議先詢問真正的啟動人員,再刪除此工作。

圖說文字編號 2

此工作流程工作套用到項目標題

要開啟供檢閱的項目,請在這裡按一下連結。

圖說文字編號 3

狀態、 要求者、 合併註解、 到期日期

您無法在這四個欄位中編輯或變更項目,不過您會發現其中的資訊很實用。

請注意,[合併註解] 方塊不只包含說明如何完成工作的各項其餘指示,還有參與者送出的所有註解,這些參與者已完成在此工作流程同一個執行個體中的工作。

同樣地,在送出您自己的表單之後,您在 [註解] 方塊 (4) 中加入的註解也都會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。

圖說文字編號 4

註解

您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中,也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。

圖說文字編號 5

核准

若要核准項目,請先鍵入您要在 [註解] 欄位 (4) 中加入的任何註解,然後按一下這個按鈕。

圖說文字編號 6

拒絕

若要拒絕項目,請先輸入您要加入的任何註解註解] 欄位 (4),然後按一下 [這個按鈕。

圖說文字編號 7

取消

若要關閉此工作表單,不儲存任何變更或回應,請按一下這個按鈕。工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。

圖說文字編號 8

要求變更

若要要求變更您正在檢閱的項目,請按一下這個按鈕。

如需圖例,供您在其中輸入您的要求的詳細資料的表單,以及其他指示,移至 [在這個區段中,要求變更項目中的第 8 節。

附註: 這個選項可能已關閉,對於某些工作流程工作。

圖說文字編號九

重新指派工作

若要將「核准」工作重新指定給其他人,請按一下這個按鈕。

如需圖例,供您在其中輸入當中的詳細資料頁面,以及其他指示,移至第 7 節,在此區段中,重新指派給其他人 「 核准 」 工作

附註: 這個選項可能已關閉,對於某些工作流程工作。

區段頂端

6. 逾期通知

如果某項工作或整個工作流程執行個體逾期未完成,通知會自動傳送至:

  • 獲指定工作的人員

  • 啟動工作流程的人員 (或者,如果是自動啟動,則會指定給當初新增工作流程的人員)

區段頂端

7. 宣告及完成群組工作 (選用)

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組,則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

檢閱項目之前先宣告該工作。宣告工作之後,該工作就會指派給您,而且無法由其他的群組成員完成該工作。(如此一來,只有一名人員執行必要的工作。)

  1. 在 [工作流程狀態] 頁面上,指向指定給您群組的工作名稱,直到出現箭號為止

  2. 按一下箭號,按一下 [編輯項目,然後在工作表單中,按一下 [宣告工作] 按鈕。
    如何宣告群組工作

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後,您可以看到該工作不再指定給此群組,而是明確地指定給您。

之後,如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組,請使用相同的步驟返回工作表單,但是這次請按 [釋出工作] 按鈕。

工作表單上的 [釋出工作] 按鈕

區段頂端

8. 要求變更項目 (選用)

在您開始此程序之前,請注意,如果項目有任何變更,都可以將工作流程設定為立即結束。建議您詢問啟動或原本新增工作流程的人員,確定可以進行變更,工作流程也可以在該點結束。

我們將透過以下案例來說明變更要求選項:

首先,假設您的名字是法蘭。

您的同事安娜對她所建立的文件啟動了「核准」工作流程。

當您檢閱安娜的新文件時,您認為簡介過於冗長。

您按一下工作流程工作表單底部的 [要求變更] 按鈕,然後完成此表單。

要求變更項目的表單

圖說文字編號 1

要求變更對象

輸入您要求變更對象之人員的名稱或電子郵件地址。

(若要將您的要求傳送給啟動此次工作流程的人員, 或如果工作流程是自動啟動的,則傳送至原本新增此「核准」工作流程的人員, 您也可以將此欄位留白。)

圖說文字編號 2

新的邀請

描述您要進行的變更,並提供進行變更的人員將需要的任何資訊。(您在這裡輸入的任何文字都將新增至 [合併註解] 區域。)

圖說文字編號 3

新增持續時間

執行下列三項工作的其中一項:

  • 若要保留現有的到期日    請將此欄位留白。

  • 若要徹底移除到期日   輸入數字0

  • 若要指定新的到期日    請在這裡輸入數字,然後在下列欄位中指定持續時間單位。這兩個項目結合後可識別變更工作到期之前的期間。

圖說文字編號 4

新增持續時間單位

如果您正在指定新的任務工期,使用此欄位搭配使用新的工期] 欄位來識別工作到期之前的期間。(例如: 3 天1 個月2 週。)

當您有所有表單項目您想要您可以按一下 [傳送],及標示為 [目前的工作方式完成。(但還未完成。您會被指派 「 核准 」 工作重新晨怡完成變更工作後)。

在此同時,安娜會收到下列電子郵件通知:

要求變更項目時傳送通知

安娜看見 [主旨] 行 (圖例中的編號 1) 即可判斷這不是一般的「核准」通知,而是變更項目相關內容的要求。她找到已在 [變更...的要求] (編號 2) 文字中要求的具體變更相關資訊。

安娜取出該項目,進行要求的變更,然後儲存變更並存回該項目。

然後她前往 [工作流程狀態] 頁面並從這裡的 [工作] 區域開啟其變更要求工作。


要求的變更完成時提交的表單

安娜在 [註解] 欄位中新增她想要的任何資訊,然後按一下 [傳送回應]。工作流程會執行兩個動作:

  • 它會將安娜的變更要求工作標記為完成

  • 它會指定新的核准工作給您 ([合併註解] 欄位中會加入安娜的註解) 並傳送工作相關通知給您。

現在,您可以繼續進行並完成檢閱已變更項目。

同時,所有這些動作都會受到追蹤,並顯示在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段中,如下圖所示。

顯示變更要求動作的 [工作流程歷程記錄]

以下是整個程序的圖表。

變更要求的流程圖

區段頂端

9. 將您的「核准」工作重新指定給其他人 (選用)

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作,請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

工作重新指派表單

圖說文字編號 1

重新指派工作給

輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。

若要指派此工作給開始工作流程的人員 (或如果工作流程是自動開始,要指派給原本新增此工作流程的人員),請將此欄位留白。  

圖說文字編號 2

新的邀請

提供將獲指派工作之人員完成工作時需要的任何資訊。(您在這裡輸入的任何文字都將新增至 [合併註解] 區域。)

圖說文字編號 3

新增持續時間

執行下列三項工作的其中一項:

  • 若要保留現有的到期日    請將此欄位留白。

  • 若要徹底移除到期日   輸入數字0

  • 若要指定新的到期日    請在這裡輸入數字,然後在下列欄位中指定持續時間單位。這兩個項目結合後可識別變更工作到期之前的期間。

圖說文字編號 4

新增持續時間單位

如果您正在指定新的任務工期,使用此欄位搭配使用新的工期] 欄位來識別工作到期之前的期間。(例如: 3 天1 個月2 週。)

完成表單時,請按一下 [傳送]。您的工作標示為 [已完成,現在負責工作的人員已指派新的工作,並傳送工作通知。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中「由某人委派給某人」的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

重新指派工作的工作通知

同時,所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作][歷程記錄] 區段中追蹤與檢視,如下所示。

[工作流程狀態] 頁面上 [工作] 和 [歷程記錄] 區域的已重新指派工作

區段頂端

10. 代表外部參與者完成工作 (選用)

有一個特別的程序,可用來加入不是您 SharePoint 組織成員的參與者。在此程序中,網站成員會作為外部參與者的 Proxy:

  1. 在關聯表單第二頁相關的 [指定給] 階段中,加入外部參與者的電子郵件地址。

  2. 工作流程實際上會將外部參與者的工作指定給啟動工作流程的網站成員,或者,如果工作流程是自動啟動的,則會指定給原本新增工作流程的成員。  實際獲指定工作的此人員會作為外部參與者的 Proxy

  3. 這位網站成員會收到工作通知,其中提供指示,說明如何將供檢閱項目的複本傳送給外部參與者。(在此同時,外部參與者會收到該工作通知的複本,可以作為實用的提醒或預告。)

  4. 實際獲指定工作的網站成員會傳送項目複本給外部參與者。

  5. 外部參與者會檢閱項目並將其回應傳回給網站成員。

  6. 當外部參與者的回應送達時,網站成員會代表外部參與者完成工作。

以下是該程序的圖表。

加入外部參與者的程序流程圖

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先,我們會顯示如何前往該頁面,然後顯示如何使用您在此看到的選項和資訊。最後,我們會顯示其他兩個頁面,您可以在其中取得更多監控資訊。

本區段章節

  1. 移至工作流程狀態頁面

  2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

  3. 變更進行中的工作 (已指派的工作)

  4. 變更日後的工作 (尚未指派的工作)

  5. 取消或終止執行此工作流程

  6. 找出項目上執行的哪一個工作流程

  7. 監控整個網站集合的工作流程

1. 前往 [工作流程狀態] 頁面

在項目所在的清單或文件庫中,按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。 

在此範例中,項目是名為「主題演說草稿」的文件,然後工作流程是「核准 3」。

按一下工作流程狀態連結

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

附註: 

  • 如果您的清單或文件庫含有大量的項目,您可以使用排序及/或篩選來更快速地找到您要尋找的項目。如果您發現自己以相同的方式重複排序及/或篩選,建議您建立可將此特定排列方式自動化的自訂檢視。

  • 若要前往 [工作流程狀態] 頁面,您也可以針對您感興趣的特定執行個體,按一下「已開始」電子郵件通知中的 [檢視此工作流程的狀態] 連結,或是「已完成」電子郵件通知中的 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

區段頂端

2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

在這裡,於 [工作流程狀態] 頁面每個區段的圖例下,您可找到本區段回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程資訊] 區段

已回答的問題:

  • 誰開始了此工作流程的執行個體?

  • 此執行個體何時開始?

  • 此執行個體中的上一個動作是在何時發生?

  • 此執行個體是在哪一個項目上執行?

  • 此執行個體目前的狀態為何?

[工作] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域

已回答的問題:

  • 已經建立及指定哪些工作,這些工作目前的狀態為何?

  • 哪些工作已經完成,以及這些工作的結果分別為何?

  • 已建立及指定之每項工作的到期日為何?

已刪除的工作及尚未指派的工作「不會」在這個區段中出現。

[工作流程歷程記錄] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題:

  • 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件?

  • 請注意,逾期的工作和逾期工作通知不會出現在這個區域。

區段頂端

3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)

有兩種方法可以變更已指定但尚未完成的工作:

  • 變更一項進行中的工作

  • 變更所有進行中的工作

變更一項進行中的工作

權限   若要讓單一工作指派給其他人的任何變更,您必須使用 [管理清單] 權限。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限; [成員] 群組和訪客群組不。因此可能是,例如,以取得權限,可讓您啟動工作流程,但不是能對其他參與者的任務進行變更。)

如果您具有必要權限:

  1. 按一下 [工作] 清單中工作的標題。
    按一下清單中工作的標題

  2. 請使用工作表單來完成、刪除或重新指定工作。

如需有關如何使用工作表單的詳細指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

變更所有進行中的工作

權限   所有四個下列圖例中的命令連結會都出現在 [工作流程狀態] 頁面的任何人只要有 [管理清單] 權限。啟動工作流程執行個體之人員的頁面上出現的前三個連結,但結束這個工作流程] 連結沒有顯示,除非該人員也有 [管理清單] 權限。(一次,預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和訪客群組不執行)。

  1. 按一下 [工作流程視覺效果] 正下方的區域中的 [更新「核准」進行中的工作] 連結。

  2. 在開啟的表單中進行變更,然後按一下 [確定]

    • 反映您所做變更的訊息會傳送給本次執行中目前獲指定工作的人員。

    • 已經完成或刪除的工作,以及尚未指定的工作,不會受到您在此表單所做的變更影響。

    • 如果您想要變更尚未指派的工作,請參閱下一節中,變更日後的工作

進行中工作的變更表單

圖說文字編號 1

每項工作,持續時間單位

  • 若要保留現有的到期日   將 [每項工作] 保留空白,同時不變更 [持續時間單位。

  • 若要移除到期日,讓工作沒有到期日   在 [每項工作中輸入數字0

  • 若要移動到期日延長工作期間   您可以使用兩個持續時間欄位來指定的數字與類型,作為您想要延長持續時間單位。

圖說文字編號 2

要求

  • 若要變更要求文字   進行您想要在 [文字] 方塊中的任何變更。

  1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時,請按一下 [確定]

在目前執行個體中所有進行中的工作都會更新。

區段頂端

4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)

權限   所有四個下列圖例中的命令連結會都出現在 [工作流程狀態] 頁面的任何人只要有 [管理清單] 權限。啟動工作流程執行個體之人員的頁面上出現的前三個連結,但終止此工作流程現在連結不會出現除非該人員也有 [管理清單] 權限。(一次,預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和訪客群組不執行)。

  1. 在 [工作流程狀態] 頁面上,請按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中的 [新增或更新「核准」的核准者] 連結。

  2. 在開啟的表單中進行變更,然後按一下 [更新]

    附註:  已經建立並指定的工作不會受到您在此表單中所做的變更影響。

後續工作的變更表單

圖說文字編號 1

參與者、 順序、 展開群組

  • 若要新增或移除參與者,或是變更工作的順序   新增、 移除及/或重新排列參與者名稱或地址的順序參與者] 欄位。

  • 若要移除整個階段   按一下指派給 該階段中,欄位,然後按下CTRL+DELETE.

附註: 若要指定給整個群組只有一項任務或每位成員的一項工作是否應該逐一指派列出的通訊群組,您可以使用 [展開群組] 核取方塊。

如需有關如何使用這些欄位的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段和相關 「新增」 區段 (清單/文件庫網站集合)。

圖說文字編號 2

要求

  • 若要變更要求文字   進行您想要的文字方塊中的任何變更。

圖說文字編號 3

到期日的所有任務、 每項工作,持續時間單位

  • 變更或移除行事曆到期日   刪除現有的日期,然後請提供新或若要移除的特定到期日期完全,將欄位留白。(未輸入此欄位中的零。此欄位必須包含行事曆日期值或是為空白。)

  • 若要保留現有的持續時間   將 [每項工作] 保留空白,同時不變更 [持續時間單位。

  • 若要移除到期日,讓工作沒有到期日   在 [每項工作中輸入數字0

  • 若要延長工作期間   您可以使用兩個持續時間欄位來指定的數字與類型,作為您想要延長持續時間單位。(如需設定到期日及期間的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段)。

  1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時,請按一下 [確定]

在目前執行個體中所有日後的工作都將會反映您所做的變更。

區段頂端

5. 取消或終止執行此工作流程

您可以用兩種方式,在工作流程完成之前停止執行中的工作流程執行個體:

  • 取消工作流程    所有工作都會遭到取消,但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。

  • 結束工作流程    會取消所有工作,並從 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中刪除所有工作。(但是,他們仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域中。)

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消,但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

權限   所有四個下列圖例中的命令連結會都出現在 [工作流程狀態] 頁面的任何人只要有 [管理清單] 權限。啟動工作流程執行個體之人員的頁面上出現的前三個連結,但結束工作流程] 連結沒有顯示,除非該人員也有 [管理清單] 權限。(一次,預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和訪客群組不執行)。

如果已不再需要目前工作流程的執行個體,則可將其停止。

  • 在 [工作流程狀態] 頁面,請在 [工作流程視覺效果] 正下方區域,按一下 [取消所有「核准」工作] 連結。

  • 按一下 [是] 確認。

取消所有工作連結

所有目前的工作都會遭到取消,而且工作流程以狀態為 [已取消。取消的工作仍會列在 [工作] 區域中,[工作流程歷程記錄] 區域中。

終止 (所有工作會從 [工作] 清單中刪除,但保留在 [歷程記錄] 中)

權限   所有四個下列圖例中的命令連結會都出現在 [工作流程狀態] 頁面的任何人只要有 [管理清單] 權限。啟動工作流程執行個體之人員的頁面上出現的前三個連結,但結束這個工作流程] 連結沒有顯示,除非該人員也有 [管理清單] 權限。(一次,預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和訪客群組不執行)。

如果發生錯誤,或是工作流程停止且無法回應,則可以終止。

在 [工作流程狀態] 頁面上,按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中, [結束這個工作流程],然後按一下 [是] 以確認。

工作流程所建立的所有工作都會被取消,但它們仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域中,從 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 區域會刪除。工作流程結尾為取消工作流程狀態]。

區段頂端

6. 查明哪些工作流程正在項目上執行

在任何項目的 [工作流程] 頁面上,您會發現目前在該項目上執行之工作流程的清單。

  1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。

  2. 指向項目的名稱,按一下出現的箭號,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]

  3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [執行中的工作流程] 下,你會看到正在項目上執行之執行個體的清單。

附註: 請注意,多個的單一工作流程版本執行個體可以 't相同的項目上執行一次。例如: 已新增兩個工作流程,以 「 核准 」 範本,兩者。一個名為規劃核准,其他為 [預算核准。一次的任何一個項目,一個執行個體每個規劃核准和預算核准可以執行,但不工作流程的兩個執行個體。

區段頂端

7. 監控整個網站集合的工作流程

網站集合管理員可以立即掌控的項目:

  • 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。

  • 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。

  • 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體,有多少正在執行中。

方法如下:

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站管理] 底下的 [工作流程]

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

下一步是什麼?

如果這是第一次執行此工作流程版本,您可能會想要使用本文的 「檢閱」 區段中的指示執行個體中檢視事件與探索為您的工作流程功能是否要將。

在工作流程執行個體完成後,您可以檢閱記錄在其歷程記錄中的事件。(執行個體完成之後,您可以存取任何執行個體的記錄,檢閱期限長達 60 天。)

重要:  請注意,工作流程歷程記錄僅提供非正式參考之用。它無法用於正式稽核或用於任何其他法律、證明目的。

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能,執行相關的報告。

本區段章節

  1. 檢閱最近執行個體中的事件

  2. 60 天內的 access 執行個體歷程記錄

  3. 建立工作流程效能報告

1. 檢閱最近執行個體中的事件

只要項目仍在相同的清單或文件庫中,而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前,最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面,以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體:

  • 在項目所在的清單或文件庫中,請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

在此範例中,項目是名為「 主題演說草稿 」的文件,然後工作流程是新的文件核准 」

按一下工作流程狀態連結

在 [工作流程狀態] 頁面上,[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段

區段頂端

2.存取 60 天內的執行個體歷程記錄

如果要在相同項目上再次執行同一個工作流程「之後」檢閱執行個體的歷程記錄,要怎麼做?

事實上,您還是可以從以下兩個進入點檢閱,檢閱期限長達 60 天:清單或文件庫,或是工作流程完成通知。

從清單或文件庫

  1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。

  2. 指向項目的名稱,按一下出現的箭號,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]

  3. 在 [工作流程:項目名稱] 頁面上,在已完成的工作流程,按一下 [名稱] 或 [您想要檢閱的工作流程執行個體的狀態。
    項目的 [工作流程] 頁面上的 [已完成的工作流程] 清單
    執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

  • 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知,然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

工作流程完成通知,已醒目提示歷程記錄連結
執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有您完成的通知,您可能會想要建立 Outlook 規則。設定規則以複製所有內送的郵件上已完成的文字上的 [主旨] 行到自己,另一個資料夾。(請確定您 Outlook 規則的複本的內送郵件,並不只移動,或是無法也出現收件匣中)。

區段頂端

3.建立工作流程效能報告

若要瞭解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中),您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告: 

  • 活動持續時間報告    使用這個報告來查看工作流程每個活動平均需要多少時間才能完成,以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體

  • 取消及錯誤報告    使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

  1. 在清單或文件庫,在該工作流程],[狀態] 欄中按一下任何狀態資訊連結。
    按一下工作流程狀態

  2. [工作流程狀態] 頁面中,在 [工作流程歷程記錄] 底下,按一下 [檢視工作流程報告
    按一下在 [工作流程歷程記錄] 區段中的 [檢視工作流程報告] 連結

  3. 找出您要檢視的報表,工作的流程,然後按一下 [您想要檢視的報表的名稱。
    按一下 [活動持續時間報告] 連結

  4. 在 [自訂] 頁面上保留或變更的位置報表檔案會建立,然後按一下[確定]
    在檔案儲存位置上按一下 [確定]
    報表是建立並儲存至指定的位置。

  5. 報表完成後,您可以按一下 [檢視時顯示下列圖例中的連結。否則,請按一下[確定],以完成並關閉對話方塊。(之後,當您準備好要檢視的報表,您會發現您在前一個步驟所指定的位置。)
    按一下連結以檢視報告

下一步是什麼?

如果工作流程運作方式符合您的要求,您即已準好備可以開始使用。

如果有任何您想要變更其運作方式,請參閱本文的 「變更」 區段。

執行新「核准」工作流程的第一個執行個體並檢閱結果之後,您可能會想要對工作流程的設定方式進行一或多項變更。

另外,未來您可能也會在不同的時間點,想對設定做進一步變更。

最後,您可能會在某個時間點想要暫時或長期停用工作流程,但不將它移除,或您確實想將它完全移除。 

本區段章節

  1. 變更工作流程的永久設定

  2. 停用或移除工作流程

1. 變更工作流程的永久設定

若要對現有工作流程進行永久性的設定變更,請開啟並編輯原本您用來新增工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

  1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為 [行事曆]

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]

  4. 在 [工作流程設定] 頁面上,在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下,按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

    附註:  如果您想要的「核准」工作流程未出現在清單中,它可能只與一種內容類型相關。在這個清單中出現哪些工作流程是由清單正下方的 [這些工作流程設定為在此類型的項目上執行] 控制項所控制。(請參閱圖例。) 按下拉式功能表中的內容類型選項,找出哪一個會顯示您想要的工作流程。當您想要的工作流程出現在清單中時,請按一下名稱。

  5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中,請確認並儲存您要的變更。

    如需有關的欄位和控制項的關聯表單的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段和相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下 [工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
    [文件內容類型] 已醒目提示類型

  5. 在所選內容類型,頁面底下設定按一下工作流程設定
    [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

  6. 在 [工作流程設定] 頁面上的 [工作流程名稱 ([按一下以變更設定)] 底下,按一下您想要變更的設定工作流程的名稱。
    變更工作流程設定的連結

  7. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中,請確認並儲存您要的變更。

    如需有關的欄位和控制項的關聯表單的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段和相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合)。

區段頂端

2. 停用或移除工作流程

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

  1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為 [行事曆]

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]

  4. 在 [工作流程設定] 頁面上,按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。

  5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、 重新啟用,或移除工作流程。
    [移除工作流程] 頁面上的表單

表單中有五欄:

  • 工作流程    工作流程的名稱。

  • 執行個體    目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。。

  • 允許    此選項可讓工作流程繼續正常運作。

  • 不接受新的執行個體    此選項可讓目前執行中的任何工作流程執行個體完成,但會停用工作流程,讓它無法執行任何新的執行個體。(此動作「可以」還原。若稍後要重新啟用工作流程,請返回此頁面並選取 [允許]。)

  • 移除    此選項會將工作流程從清單或文件庫中一併移除。所有執行中的執行個體會立即終止,且該工作流程的該欄也不會再出現在該清單或文件庫的頁面上 (此動作「無法」還原)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [組件庫] 之下的 [網站內容類型]

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下 [工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
    [文件內容類型] 已醒目提示類型

  5. 在所選內容類型的頁面上下設定] 下,按一下 [工作流程設定]。
    [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

  6. 在 [工作流程設定] 頁面上,按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。

  7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、 重新啟用,或移除工作流程。
    [移除工作流程] 頁面上的表單

表單中有五欄:

  • 工作流程    工作流程的名稱。

  • 執行個體    目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。。

  • 允許    此選項可讓工作流程繼續正常運作。

  • 不接受新的執行個體    此選項可讓目前執行中的任何工作流程執行個體完成,但會停用工作流程,讓它無法執行任何新的執行個體。(此動作「可以」還原。若稍後要重新啟用工作流程,請返回此頁面並選取 [允許]。)

  • 移除   從網站集合中完全移除工作流程的選項。立即終止所有執行個體,並在清單或文件庫的頁面上不會再出現該工作流程的資料行。(這個動作無法復原])。

下一步是什麼?

如果您已經做了任何變更,請執行工作流程的測試執行個體,以再次確認變更的效果。

進一步自訂

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    自訂工作流程表單、動作與行為。

  • Microsoft Visual Studio    建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入瞭解,請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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