評估專案變更要求的方式

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依陳 Suchan,PMP

不受控制的變更為其中一項專案經理的最大的敵人。    這就是為什麼實心變更管理程序可以是專案經理的最佳朋友。將程序的這類放入位置可讓您進行什麼客戶要求,必要、 時間表中,並同意預算。不變更控制項的專案範圍移動的目標並且您是在一或多個專案的成功因素錯過的風險。控制變更,特別的專案範圍的金鑰來達到目標和一般效能的專案經理和管理的功能。專案變更不可避免,而您必須是準備處理它時,不如果--發生。

變更管理和官僚平衡

專案經理的挑戰之一平衡需要控制避免產生不堪官僚專案變更。問題: 即將到達引爆點在哪裡?每個專案是唯一的因為哪一個變更控制項停止將值新增與變成紅色膠帶貼上的點會有所不同專案。

有些專案關係人或甚至您專案小組成員,可能會覺得,將變更控制項放入位置是您方法可避免可怕的膨脹,而您是不具彈性,然後執行什麼是最適合您的客戶和商務。請務必解除那這個。讓他們知道您執行的是完全相反: 您的一致評估要求變更實作有效的程序。如果進行變更,會被視為建議,然後中會有程序時所需的回應的位置。

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專案變更管理計劃

若要協助您快速回應,專案變更管理計劃說明誤差發生時,會發生什麼情況。它不具有是以防止變更。相反地,其目的是大綱清楚傳達變更將會如何、 如何將所做的決策,及如何專案會依此調整的程序。

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變更控制項置於位置

一旦您建立主要交付項目,例如商務需求和排程的比較基準,您應該將效果讓您變更控制程序。專案小組和專案關係人,以及任何其他影響專案中的變更,應該檢閱和背書變更管理計劃,才能放播放。

整體專案的成功有太大的影響的小型變更不應該執行相同的 rigors 為需求或要徑排程里程碑所做的那些。專案變更管理計劃必須狀態時所需的正式專案變更要求 (PCR)。例如:

  • 排程和預算變更閾值是什麼?

  • 是否有永遠要求的變更要求的變更?

  • 變更管理程序可以跳哪些變更?

提醒: 通常的大量執行產生的損害,而非大、 明顯的小型範圍變更。定義 PCR 準則時,請考慮這。例如,變更管理計劃應該定義變更要求的類別,例如主要或次要的功能:

  • 主要的變更   這些應該 說明為 PCR。主要 project 將會變更:

    • 影響需求,或是要徑上,延遲的重大里程碑或特定時間百分比或工期的整體專案結束日期的工作項目。變更主要的搜尋準則應加以定義,每個專案。

    • 需要其他資金 (在 dollars 或預算的百分比)。同樣地,應該定義量,每個專案。

  • 稍微修改一下   這些例行變更不需要 PCR。稍微修改一下:

    • 沒有對影響計劃。它們不會延伸里程碑或專案的相依性工作的完成日期。

    • 沒有任何負數的財務影響。沒有專案預算變異數就會發生的結果。

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評估變更要求的秘訣

專案變更管理計劃也應該包含變更要求的評估方式的相關資訊。請務必之前就以便達到一致不浪費時間,來決定評估的準則。設定這些參數,可協助平衡變更整體業務目標與優點。

以下是一些考量的事項評估變更要求的一般問題:

  • 若要新增或變更的業務需求這項變更?

  • 有一個解決,或為這項變更所需的整體專案的成功?

  • 這項變更時,不需要增加資金嗎?

  • 將此延遲專案結束日期?

  • 雖然這項變更可能會有負面影響專案,並將其產生嚴重商務 upsides,讓人們嗎?

  • 會採取這項變更,現在更具意義比延遲情況下,嗎?延遲最後帳目公司更多的金錢最後會嗎?

  • 已考慮所有受影響專案關係人,以及他們背書變更?

  • 有考慮契約細節嗎?例如,與外部的廠商承諾會尚未完成處理由於此變更?

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核准專案變更要求

也很重要定義誰可以核准,或無法核准,要求的變更。它會定義各種授權層級,因此例行變更可以處理完畢有效率地,同時重大變更收到的所需的層級管理注意。

時的建議的變更會影響專案的範圍,因此您應該考慮它為需要核准專案贊助者商務決策。當時不會影響範圍,專案小組和贊助者可能會決定專案經理已核准在某些限制變更 power。針對某些專案,變更控制項版面會建立並 convened 定期考慮及核准變更要求。可能會有不同的變更控制項區在組織中處理的變更要求的各種類型。例如,技術變更控制項版面可能看看技術問題。

摘要的指導方針核准變更要求的簡單方法之一是類似下,根據範例專案的表格中:

變更類型

一般的描述

準則

核准者

所需的 PCR 嗎?

重大

代表重大變更專案範圍、 排程或預算

加入新的需求或擴充的現有的業務需求

排程超過 14 天的延遲,或將延遲專案結束日期

需要額外資金 $100000 以上

專案變更控制項的版面

重大

所代表變更專案範圍、 排程或預算

釐清的業務需求

排程少於 14 天的並不會影響專案結束日期的延遲

需要額外資金小於 $100000

專案經理

微幅

例行的變更,甚至不會影響專案

不會變更里程碑完成日期

對專案預算影響小於 $X 或 X %

專案經理

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豐富的回報

專案小組成員一律是想要移至 [專案執行,有時候會犧牲有效規劃。很容易快速鍵並假設您將項目算出同時即可。有的位置,以及開發的變更控制程序之前發生變更,會有大回饋和更佳的整體專案結果。取得無法變更控制主觀性會讓專案小組處理變動有效率。妥善想查看詳細的變更管理計劃的專案小組成員已經接受與專案關係人會節省時間和金錢,專案經理永遠不會有足夠的內容。

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關於作者    珍 Suchan 是與專案經理體驗作業企業級業務計劃和開發的專案管理方法。珍放在西雅圖,州。

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