設計離線使用的表單

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本文內容

了解離線的表單

建立 SQL 資料庫的離線使用的資料連線

建立資料連線到 Access 資料庫的離線使用

建立資料連線供離線使用的 SharePoint 文件庫

設定資料可用性

停用離線使用

了解離線的表單

您可能需要設計使用者自己的電腦會從網路中斷連線時可以填寫的 Microsoft Office InfoPath 表單範本。例如,您可以設計保險調節器時調查宣告,都可以使用欄位中的表單範本。表單範本包含提供資料至表單,從外部資料庫的次要資料連線。調節器需要此資料,才能填寫的表單。仍在 office 中的一些及連線至網路,保險調節器可以建立此表單範本為基礎的表單,然後儲存他自己的電腦上的 [表單。在欄位中,調節器可以再開啟,並填寫表單,即使沒有連線到網路。返回 office 並重新連線至網路之後, 調節器可以再送出表單。

根據預設,就可以使用儲存在電腦上的表單,沒有網路連線。當使用者建立表單範本為基礎的表單時,InfoPath 下載,並在使用者的電腦上儲存的表單範本的複本。每當使用者開啟該表單範本為基礎的表單,InfoPath 第一次檢查是否有電腦的網路連線。如果網路連線已存在,則 InfoPath 會檢查表單範本的下載的位置,以判斷是否有更新的版本的表單範本。如果更新的版本,InfoPath 就會更新使用者的電腦上的表單範本。如果網路連線不存在,則 InfoPath 會使用儲存在使用者電腦的表單範本的版本。

以設計離線使用的表單範本,必須儲存表單範本使用者的電腦,以及任何資料所需的使用者完成表單,例如] 清單方塊中的項目必須提供給使用者,即使電腦未連接至第e 的網路。這些控制項中的資料提供次要資料連線至外部資料來源。此資料可以儲存在使用者的電腦在表單範本或稱為 「 快取的特殊的儲存位置。

當您新增的次要資料連線至表單範本的查詢資料從外部資料來源時,InfoPath 會傳送給該外部資料來源的查詢。查詢的結果,然後會儲存在表單範本。使用者會建立新此表單範本為基礎的表單,儲存至表單範本中的資料時,使用者可以使用。

當表單使用此次要資料連線來更新清單方塊的內容或下拉式方塊控制項的最新資料從外部資料來源,InfoPath 中稱為 「 快取中的特殊的儲存位置儲存此查詢的結果的電腦連線至網路。InfoPath 會使用此快取中的資料來提供資料給這些控制項。

若要從次要資料連線的資料提供您的使用者,即使他們的電腦未連線至網路,您可以執行下列一或多項動作:

  • 儲存表單範本中的外部資料來源的資料。

  • 開啟表單時,請使用次要資料連線。

設定使用者的電腦離線時使用的次要資料連線,您也可以設定表單範本,從外部資料來源擷取最新的資料。您可以設定表單範本,擷取最新的資料 (藉由限制在指定天數的表單中的現有資料可用性),然後新增按鈕以取得最新的資料。

將資料儲存在表單範本

您可以儲存表單範本中的次要資料連線的資料,資料連線精靈] 中選取儲存的表單範本中的資料複本] 核取方塊,當您建立的次要資料連線。

按一下資料連線精靈中的此核取方塊以設定表單範本,將外部資料來源的資料儲存在表單範本中。

當您選取此核取方塊時,則 InfoPath 會使用資料連線至外部資料來源擷取資料。然後,它會儲存此資料中的表單範本。當使用者建立表單,或開啟現有表單範本為基礎的表單時,系統會下載複本的表單範本,以及儲存的資料,使用者的電腦。如果使用者的電腦已連線至網路建立表單時,InfoPath 中擷取資料從外部資料連線時表單使用此資料連線。如果使用者未連接至網路建立表單時,則 InfoPath 會使用儲存在使用者的電腦上的表單範本中的資料。

擷取資料時所建立的資料連線,因為可能的外部資料來源已更新使用者建立此表單範本為基礎的表單的時間。若要讓使用者從外部資料來源接收最新的資料,建立新的表單或開啟現有表單範本為基礎的表單時,您應該設計表單的表單第一次開啟時,使用次要資料連線。

當表單開啟時使用的次要資料連線

若要讓使用者能接收外部資料來源中的最新的資料,而不是使用資料儲存在表單範本中,選取自動擷取資料表單開啟時,核取方塊資料連線精靈] 中建立時次要資料連線。 資料連線精靈最後一頁的該核取方塊可設定此表單範本,以在使用者建立新表單或開啟現有表單時使用此資料連線。

當使用者建立新表單連線至網路時,則 InfoPath 會使用此次要資料連線從外部資料來源擷取最新的資料。此資料會儲存於快取。如果使用者開啟儲存在自己的電腦的現有表單,則 InfoPath 會檢查如果電腦已連線至網路。如果電腦已連線至網路,則 InfoPath 會擷取外部資料來源的最新的資料使用此資料連線。如果使用者離線工作時,InfoPath 就會使用快取中或在表單範本中所儲存的資料。

安全性附註: 從次要資料來源擷取的資料會儲存於電腦中,以純文字。如果您使用次要資料連線到外部資料來源擷取機密資料,您可能會想要停用此功能,以協助防止未經授權使用保護資料,以防遺失或竊取電腦。如果您停用此功能,資料會只適用於使用者連線至網路。

取得最新的資料

如果定期更新外部資料來源時,您可以設定允許使用者擷取次要資料連線到最新的資料表單範本。若要這麼做,您可以限制可使用目前儲存至指定的天數,快取中的資料,然後您可以新增從任何外部資料來源擷取資料表單中使用的所有次要資料連線] 按鈕。如此一來,這可協助使用者處理最新的資料。

或者,您可以限制次要資料連線的資料的可用性多久上設定到期日您想要在使用者的電腦上儲存的資料。 [表單選項] 對話方塊

當您使用這個選項時,InfoPath 讓所有的次要資料連線的資料表單的天數指定。具有過去的天數後,資料會不會出現在表單中。然後您可以將按鈕加入表單使用者可以按一下以在表單中使用特定的次要資料連線或所有的次要資料連線來擷取資料。

安全性附註: 即使不是使用表單的資料,設定天數之後資料會保留在使用者電腦上。無法使用此空間儲存其他項目時,則只會覆寫資料。

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建立 SQL 資料庫的離線使用的資料連線

次要資料連線到 Microsoft SQL Server 資料庫新增到表單範本之前,您會需要從您的資料庫系統管理員的下列資訊。

  • 儲存資料庫,您會使用此表單範本的伺服器名稱。

  • 資料庫,您會使用此表單範本的名稱。

  • 驗證所需的資料庫。資料庫可以使用 Microsoft Windows 驗證或 SQL Server 驗證,來判斷使用者如何存取資料庫。

  • 包含您想要傳送至表單的資料的資料表名稱。這是主要資料表。如果您打算在資料庫中使用多個表格,您需要的其他人員的名稱、 子資料表。您也需要擁有主要資料表中的欄位之間的關聯性子資料表欄位的名稱。

  • 是否可以安全地儲存查詢結果中離線使用的表單。

一旦您取得此資訊,您可以使用下列程序來建立 SQL 資料庫的離線使用的資料連線。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [資料連線]。

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 在 [資料連線精靈中,按一下 [建立新的連線,接收資料],然後按一下然後按 [下一步

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下資料庫 (Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access 只)],然後按 [下一步

  5. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [選取資料庫]。

  6. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下 [新來源

  7. 您要連線至何種資料來源] 清單中,按一下 [ Microsoft SQL Server,然後再按 [下一步

  8. 在 [伺服器名稱] 方塊中,輸入儲存資料庫伺服器的名稱。

  9. 在 [登入認證,請執行下列其中一項:

    • 如果資料庫會決定誰有權存取伺服器根據用 Microsoft Windows 網路中的認證,按一下 [使用 Windows 驗證

    • 如果資料庫會決定誰有權存取要伺服器會根據指定的使用者名稱與您取得資料庫系統管理員的密碼,按一下 [使用下列的使用者名稱和密碼],然後輸入該使用者名稱和密碼中使用者名稱和 [密碼] 方塊。

  10. 按一下 [下一步]。

  11. 選取含有您要的資料的資料庫在清單中,在精靈的下一個頁面上按一下您想要使用、 選取連線至特定的表格] 核取方塊,按一下 [主要] 資料表中的名稱,然後按 [下一步的資料庫.

  12. 在 [檔案名稱] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入檔案名稱儲存資料連線資訊。

  13. 若要儲存這些設定,請按一下 [完成]。

  14. 新增任何其他您想要使用中的查詢資料連線的資料表。

    如何進行?

    1. 按一下 [新增資料表]。

    2. 在 [新增資料表或查詢] 對話方塊中,按一下子資料表的名稱,然後按 [下一步。InfoPath 嘗試設定關聯比對兩個資料表中的欄位名稱。如果您不想使用建議的關聯性,請選取的關聯性,,然後按一下 [移除關聯。若要新增關聯,請按一下 [新增關聯。在 [新增關聯] 對話方塊中,按一下 [在個別的欄中,每個相關欄位的名稱,然後按一下[確定]

    3. 按一下 [完成]。

    4. 若要新增額外的子表格,請重複這些步驟。

  15. 按一下 [下一步]。

  16. 若要將此設為可用,即使使用者的電腦未連線到網路的次要資料連線的資料,請選取 [儲存複本的表單範本中的資料] 核取方塊。當您選取此核取方塊時,InfoPath 查詢外部資料來源,並將結果儲存在表單範本。

    安全性附註: 選取此核取方塊時,會將查詢結果儲存在表單範本。因為資料儲存在表單範本,並使用表單中的使用者填寫時,即使他們的電腦未連線至網路。如果您的機密資料從取得此資料連線,您可能會想要停用此功能,以協助保護資料,以防遺失或竊取電腦。

  17. 按一下 [下一步]。

  18. 在精靈的下一個頁面上,輸入此次要資料連線的描述性名稱。請確認 [摘要] 區段中的資訊正確無誤。若要允許使用者使用此次要資料連線建立新的表單或開啟現有此表單範本為基礎的表單時,選取 [自動擷取資料表單開啟時,核取方塊。

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建立資料連線到 Access 資料庫的離線使用

您新增的次要資料連線到 Access 資料庫表單範本之前,您會需要從您的資料庫系統管理員的下列資訊。

  • 名稱和資料庫的位置。

    附註: 您也必須知道資料庫是在您的使用者可以存取的網路位置。如果在網路上的其他使用者會建立此表單範本為基礎的表單,您的資料庫必須位於您的使用者可以存取的網路位置。

  • 如果表單範本只會查詢資料庫,您必須提供的傳送至資料庫的查詢結果資料表的名稱。下表會主要資料表,當您設定的查詢資料連線。

  • 主要資料表可能需要資料的任何其他資料表的名稱。在大部分情況下,在資料庫中已經建立資料表關聯。如果您必須建立主要資料表與另一個資料表間的關聯,您必須在兩個資料表的相關的欄位名稱。

一旦您取得此資訊,您可以使用下列程序建立資料連線到 Access 資料庫的離線使用。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [資料連線]。

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 在 [資料連線精靈中,按一下 [建立新的連線,接收資料],然後按一下然後按 [下一步

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下資料庫 (Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access 只)],然後按 [下一步

  5. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [選取資料庫]。

  6. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,瀏覽至您的資料庫的位置。

    附註: 如果您的資料庫儲存在網路位置,瀏覽至 UNC 路徑的位置。未瀏覽至對應的網路磁碟機上透過網路位置。如果您使用的對應的網路磁碟機,從的對應的網路磁碟機的資料庫會搜尋依據此表單範本建立的表單。如果使用者沒有對應的網路磁碟機,表單就不會找到資料庫。

  7. 按一下您的資料庫名稱,然後按一下 [開啟

  8. 在 [選取表格] 對話方塊中,按一下您要使用的主要資料表,然後按一下[確定]

  9. 在精靈的下一個頁面上,選取 [顯示資料表的資料行] 核取方塊。

    根據預設,所有的資料表中的欄位會新增至主資料來源的表單範本。

  10. 在 [資料來源結構,清除您不想要包含在主要的資料來源中欄位的核取方塊。

    新增任何其他資料表或您想要使用此資料連線的查詢。

    如何進行?

    1. 按一下 [新增資料表]。

    2. 在 [新增資料表或查詢] 對話方塊中,按一下子資料表的名稱,然後按 [下一步。InfoPath 嘗試設定關聯比對兩個資料表中的欄位名稱。如果您不想使用建議的關聯性,請選取的關聯性,,然後按一下 [移除關聯。若要新增關聯,請按一下 [新增關聯。在 [新增關聯] 對話方塊中,按一下 [在個別的欄中,每個相關欄位的名稱,然後按一下[確定]

    3. 按一下 [完成]。

    4. 若要新增額外的子表格,請重複這些步驟。

  11. 按一下 [下一步]。

  12. 若要使用即使使用者的電腦未連線到網路此次要資料連線的資料,請選取儲存的表單範本中的資料複本] 核取方塊。當您選取此核取方塊時,InfoPath 查詢外部資料來源,並將查詢結果儲存範本。

    安全性附註: 選取此核取方塊時,會將查詢結果儲存在表單範本。因為資料儲存在表單範本,並使用表單中的使用者填寫時,即使他們的電腦未連線至網路。如果您的機密資料從取得此資料連線,您可能會想要停用此功能,以協助保護資料,以防遺失或竊取電腦。

  13. 按一下 [下一步]。

  14. 在精靈的下一個頁面上,輸入此次要資料連線的描述性名稱。請確認 [摘要] 區段中的資訊正確無誤。若要允許使用者使用此次要資料連線建立新的表單或開啟現有此表單範本為基礎的表單時,選取 [自動擷取資料表單開啟時,核取方塊。

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建立資料連線供離線使用的 SharePoint 文件庫

次要資料連線加入您的表單範本之前,您會從您的網站管理員需要下列資訊。

  • Microsoft Windows SharePoint Services 網站,與必要的權限存取的位置。

  • 驗證網站的設定,讓使用者可以存取文件庫或清單中的資料。

  • 您可以供離線使用的使用者的電腦上儲存的文件庫或清單中的資料驗證。

一旦您取得此資訊,您可以使用下列程序建立資料連線到 Access 資料庫的離線使用。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [資料連線]。

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 在 [資料連線精靈中,按一下 [建立新的連線,接收資料],然後按一下然後按 [下一步

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [ SharePoint 文件庫或清單],然後再按 [下一步

  5. 在精靈的下一個頁面上,輸入文件庫或清單中的 SharePoint 網站的 URL,然後再按 [下一步

  6. 選取清單或文件庫清單中,在精靈的下一個頁面上按一下您要使用的文件庫或清單,然後按 [下一步

  7. 在精靈的下一個頁面上,選取 [將會提供資料至表單範本的欄位] 旁的核取方塊。如果將表單範本發佈至文件庫中,您想要擷取關於表單的中繼資料此表單範本為基礎的表單,請選取作用中的表單,以僅包含資料的核取方塊。

  8. 按一下 [下一步]。

  9. 若要使用即使使用者的電腦未連線到網路此次要資料連線的資料,請選取儲存的表單範本中的資料複本] 核取方塊。當您選取此核取方塊時,InfoPath 查詢外部資料來源,並將查詢結果儲存表單範本。

    安全性附註: 選取此核取方塊時,會將查詢結果儲存在表單範本。因為資料儲存在表單範本,並使用表單中的使用者填寫時,即使他們的電腦未連線至網路。如果您的機密資料從取得此資料連線,您可能會想要停用此功能,以協助保護資料,以防遺失或竊取電腦。

  10. 按一下 [下一步]。

  11. 在精靈的下一個頁面上,輸入此次要資料連線的描述性名稱,然後確認 [摘要] 區段中的資訊正確無誤。

  12. 若要允許使用者使用此次要資料連線建立新的表單或開啟現有此表單範本為基礎的表單時,選取 [自動擷取資料表單開啟時,核取方塊。

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設定資料可用性

如果您的外部資料來源會定期更新以新資料,您可以設定讓任何快取的資料使用的表單範本。此資料位於有限數天的對應的外部資料來源的更新排程此表單範本為基礎的表單。您可以藉由限制的資料是使用此表單範本為基礎的天數,要求使用者更新定期外部資料來源的資料。

若要更新的資料,您可以新增按鈕至表單範本使用者可以按一下以更新表單範本中使用的次要資料連線的所有資料。

附註: 如果您使用的按鈕來重新整理資料連線時,告訴您的使用者連線到網路時,才按一下這個按鈕。

指定的快取的資料可供使用的天數

此設定會套用到所有的表單範本中的次要資料連線。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [表單選項]。

  2. 在 [類別] 清單的 [表單選項] 對話方塊中,按一下 [離線]。

  3. 離線,選取 [儲存資料傳回的查詢,因此可用於離線模式] 核取方塊。

  4. 按一下 [此數天後過期的預存查詢]。

  5. 在清單中,選取您要設為可用表單的快取的資料的天數。

新增按鈕以重新整理資料連線

  1. 如果表單範本中有多個檢視,按一下 [檢視名稱上,前往您要顯示的次要資料來源的資料與控制項檢視的 [檢視] 功能表。

  2. 如果沒有看到 [控制項] 工作窗格,請按一下 [插入] 功能表上的 [其他控制項],或按 ALT+I、C。

  3. 您可以拖曳按鈕控制項至表單範本。

  4. 按兩下您剛才新增至表單範本的按鈕控制項。

  5. 按一下 [一般] 索引標籤。

  6. 在 [動作] 清單中,按一下 [重新整理

  7. 在 [標籤] 方塊中,輸入您想要顯示於按鈕的名稱。

  8. 按一下 [設定]。

  9. 在 [重新整理] 對話方塊中,執行下列其中一項:

    • 若要設定] 按鈕,擷取此資料連線到最新的資料,請按一下一個次要資料來源

    • 若要設定] 按鈕,擷取瀏覽您所有的次要資料連線的最新資料,按一下 [所有的次要資料來源]。

  10. 選擇次要資料來源清單中,按一下 [次要資料來源的查詢資料連線與相關聯。

  11. 按一下[確定] 以關閉所有開啟的對話方塊。

  12. 若要測試變更,請按一下 [標準] 工具列上的 [預覽],或按 CTRL+SHIFT+B。

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停用離線使用

在某些情況下,您會想要設計表單範本,只允許使用者填寫表單,連線到網路時。例如,如果表單範本包含敏感或機密資料的外部資料來源的資料連線,您可能要設定表單範本,讓使用連線狀態填寫的表單。您可以藉由設定表單範本,以這種方式,協助保護資料,以防遺失或竊取電腦因為的資料不儲存在使用者的電腦上。

若要設定表單範本,讓使用者填寫表單,只有當自己的電腦已連線至網路,請完成下列步驟。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [表單選項]。

  2. 在 [類別] 清單的 [表單選項] 對話方塊中,按一下 [離線]。

  3. 離線,清除 [允許使用者填寫如果資料是無法使用此表單] 核取方塊。

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