設計反應工作流程狀態的表單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以設計來顯示特定資料對應至工作流程的目前狀態的 Microsoft Office InfoPath 表單。設計表單範本以使用啟動工作流程的狀態為基礎的表單中的動作的規則以執行此動作。這可以簡化的人員使用填寫表單的程序。

本文將說明如何設計費用報表表單範本會自動顯示的表單範本,根據相關聯的 「 核准 」 工作流程狀態的不同檢視。例如,開始工作流程之前,表單會顯示包含可供使用者輸入費用重複表格的費用檢視。進行中的工作流程狀態時,表單就會顯示每個類別顯示總費用的費用摘要檢視。已完成的工作流程狀態時,表單就會顯示 [已完成] 檢視,其中包含估計的補助時間的詳細資料。

若要使表單可以回應工作流程狀態,您必須在表單所在的 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站或 Windows SharePoint Services 3.0 網站上以及 InfoPath 中執行工作。您必須在 SharePoint 網站上建立工作流程和網站內容類型,並且在 InfoPath 中新增連結到表單範本的資料連線、建立規則以及發佈此表單。

附註: 本文使用的範例是將表單範本發佈為網站內容類型。您也可以將表單範本發佈到共用的網路位置,或是在將表單範本發佈到 SharePoint 網站時,建立新的文件庫。如需有關使用版面配置表格的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

在本文中

和 InfoPath 表單搭配使用工作流程簡介

相容性考量

在您開始之前

步驟 1:將核准工作流程新增至文件庫

步驟 2:新增連結至表單範本的資料連線

步驟 3:將規則新增至表單範本以顯示特定檢視

步驟 4:將表單範本發佈為網站內容類型

步驟 5:將內容類型新增至文件庫

和 InfoPath 表單搭配使用工作流程簡介

透過在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站或 Windows SharePoint Services 3.0 網站中對文件和項目施行特定的商務程序,工作流程可以協助所有人員進行文件共同作業並管理好專案工作。工作流程也可以協助組織遵行一致的商務程序,同時經由管理特定商務程序中牽涉的工作和步驟,更可改善組織效率和產能。因為這樣執行工作的人員就不必費心管理工作流程,而能專心於執行面。

您可以啟用以顯示特定資料對應至工作流程的目前狀態的 InfoPath 表單。設計表單範本以使用啟動工作流程的狀態為基礎的表單中的動作的規則以執行此動作。這可以簡化的人員使用填寫表單的程序。例如,您可以啟用工作流程的狀態是完成,因此,在表單中的資料不應該變更時,顯示唯讀檢視表單。

工作流程必須新增至 SharePoint 清單、文件庫或內容類型中,才能在 InfoPath 表單範本中使用。每個網站可用的工作流程會有些差異,而這會因網站類型以及自訂工作流程是否使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 建立而定。

本文使用「核准」工作流程說明如何和 InfoPath 表單範本搭配使用工作流程。「核准」工作流程會將儲存在文件庫中的 InfoPath 表單傳遞給有權核准的人員進行核准。根據預設,「核准」工作流程與「文件」內容類型是相關聯的,也就是說文件庫或表單庫中自動會提供此流程。

每個工作流程所定義之使用描述性的名稱,例如 [進行中的不同狀態。狀態名稱的工作流程類型而有所不同。例如,「 核准 」 工作流程,可執行Microsoft Office SharePoint Server 2007伺服器上 — 包括狀態為 [進行中取消已完成]。三態工作流程的狀態,可在Windows SharePoint Services 3.0 ,而其他工作流程使用標準的狀態,例如先前記下進行中的狀態,則可定義的文件庫或清單中,以新增工作流程的人員。雖然描述性的名稱顯示給使用者時,工作流程狀態以程式設計方式來表示的數值。若要設計反應特定工作流程狀態的表單範本,您必須知道您想要使用工作流程狀態的數值。這是因為 InfoPath 啟始動作,例如切換] 檢視中使用工作流程的數字的值。

如稍早所述,您可以讓 Microsoft Office InfoPath 表單顯示對應至工作流程目前狀態的特定資料。雖然本文說明的是如何讓費用報表表單依據其在工作流程中的狀態自動顯示特定的檢視,您也可以藉由新增其他動作以自訂您的工作流程。例如,您可以讓表單顯示包含作業指示的對話方塊訊息,而不是特定的檢視。除了「核准」工作流程之外,您可以使用三態工作流程。

附註: 如果啟用了本文所述以外的動作,您需要再執行其他步驟以協助確保表單範本能和您使用的工作流程一起正常運作。

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相容性考量

如果您計劃建立瀏覽器相容的表單範本,請記得在 Microsoft Office 填寫文件時會顯示的文件動作列和 InfoPath 表單,不會顯示在與瀏覽器相容的表單範本中 (使用者在網頁瀏覽器中填寫的)。但是,您仍然可以搭配工作流程一起使用瀏覽器表單。若要變更此類表單的工作流程狀態,工作流程參與者可以使用文件庫設定。如需有關使用 SharePoint 網站變更工作流程設定的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

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在您開始之前

執行本文中的工作之前,請確認下列事項:

  • 連絡陣列管理員,確認「核准」工作流程已安裝且已對於您要使用的 SharePoint 網站啟用。

  • 確認您至少擁有 SharePoint 網站的「設計」權限等級。此權限層次對於發佈表單範本和建立工作流程兩項作業而言是必須的。

  • 建立含有兩種或更多檢視的表單範本,並且自訂每一檢視以顯示適合各種工作流程狀態的資料類型。例如,對於您想在工作流程完成時顯示的檢視,即可將該檢視中的控制項設為唯讀。

  • 建立文件或表單庫,並且確定所建立的文件庫可允許多種內容類型。

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步驟 1:將核准工作流程新增至文件庫

雖然此範例著重於「核准」工作流程,但您也可以自行使用其他工作流程類型。如果使用的是其他工作流程類型,該工作流程類型的選項可能會與本文中所描述的不同。

  1. 開啟您想要加入工作流程的文件庫。

  2. [設定] 功能表中,按一下所開啟之文件庫類型的設定。

    例如,在文件庫中,按一下 [文件庫設定]

  3. [權限及管理] 下,按一下 [工作流程設定]

  4. 按一下 [新增工作流程]

  5. 在 [新增工作流程] 頁面的 [工作流程] 區段中,按一下 [核准]

  6. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

    1. [工作清單] 區段中,指定要用於這個工作流程的工作清單。

      附註: 

      • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

      • 如果此工作流程的工作將公開敏感或機密資料,而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開,您就應該建立新的工作清單。

      • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,您就應該建立新的工作清單。在此情況下,您可以為每個工作流程建立工作清單。

  7. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單或是建立一份新的。如果您的組織將會有許多工作流程,則可以為每一個工作流程分別建立一份歷程清單。

  8. 若要使工作流程可以手動方式啟動,請選取 [啟動選項] 區段中的 [允許此工作流程由具有編輯項目權限之已驗證的使用者手動開始] 核取方塊。

  9. 若要要求額外權限以開始工作流程,請選取 [需要管理清單權限以開始工作流程] 核取方塊。

  10. 指定其他要使用的選項,包括希望工作流程開始的時間,然後按 [下一步]

  11. 在 [自訂工作流程] 頁面上指定要使用的選項,包括工作傳遞的方式、預設的工作流程開始值以及工作流程完成的方式,然後按一下 [ 確定]

    您可以選取下列任一區段中的選項,但並不需要在所有的區段中都指定選項:

    工作流程工作

    若要

    請執行此動作

    同時指派工作給全部參與者 (平行工作流程)

    選取 [全部參與者同時 (平行)]

    每次指派工作給一位參與者,並要求前一位參與者完成工作後,下一位參與者才會收到工作 (循序工作流程)

    選取 [一次一位參與者 (循序)]

    允許工作流程參與者重新指派工作給其他人員

    選取 [重新指派工作給其他人員] 核取方塊。

    允許工作流程參與者要求變更文件或項目。此項變更必須在工作完成之前核准。

    選取 [在工作完成前要求變更] 核取方塊。

    預設工作流程起始值

    若要

    請執行此動作

    指定此工作流程所有執行個體的參與者預設清單。

    輸入當工作流程開始時,您想要包含的參與者名稱。或按一下 [核准者],然後從目錄服務選取人員和群組。

    附註: 

    • 請使用分號分隔各名稱。

    • 如果您將此工作流程設定為循序工作流程,請依照工作指派的順序加入工作流程參與者的名稱。

    將單一工作指派給群組,而不是將個別工作指派給群組的每位成員。

    選取 [指派單一工作給輸入的每個群組 (不要展開群組)] 核取方塊。

    允許開始此工作流程的人員變更或新增參與者。

    選取 [當此工作流程開始後,允許變更參與者清單] 核取方塊。

    指定與每項工作一起顯示的預設訊息

    在文字方塊中輸入訊息或指示。

    指定平行工作流程的到期日

    [工作期限為 (平行)] 下輸入日期。

    指定循序工作流程參與者必須完成工作流程工作的時限

    [給每位人員下列時間完成他們的工作 (循序)] 下輸入數字,然後選取 [天][星期] 做為時間的增量。

    指定當工作流程開始時應該收到提醒 (非工作指派) 的人員清單

    [通知其他人員] 下,輸入要通知的人員名稱。或按一下 [副本] 並從目錄服務選取人員和群組。

    附註: 請使用分號分隔各名稱。

    完成工作流程

    若要

    請執行此動作

    指定當特定數目的參與者完成其工作時,會完成平行工作流程

    選取 [下列工作數目完成時] 核取方塊,然後輸入數字。

    指定當文件或項目被拒絕時,工作流程就算完成。

    選取 [文件被拒絕] 核取方塊。

    指定當文件或項目變更時,會完成工作流程

    選取 [文件被變更] 核取方塊。

    工作流程完成後的活動

    若要

    請執行此動作

    在工作流程完成之後更新文件或項目的核准狀態

    選取 [更新核准狀態 (使用此工作流程以控制內容核准)] 核取方塊。

    附註: 

    • 如果您使用的是「核准」工作流程管理文件庫的內容核准作業,並且也在 [新增工作流程 ] 頁面上選取了 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊,則此核取方塊會是預設選取的。

    • 如果您因不想讓此工作流程成為文件庫的預設內容核准工作流程,而未在 [新增工作流程 ] 頁面上選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊,您可以選取此核取方塊讓此工作流程成為特定使用者可手動開始的次要內容核准工作流程。

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步驟 2:新增連結至表單範本的資料連線

下列程序會說明如何新增次要資料連線,且此連線能查詢您在步驟 1 中所新增之工作流程的工作流程狀態。此次要資料連線會提供可讓表單中之規則根據工作流程狀態切換檢視的資料。

  1. 在 InfoPath 中的 [工具] 功能表按一下 [資料連線]

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 按一下 [資料連線精靈] 」中的 [建立新連線至],然後按一下 [接收資料],再按一下 [下一步]

  4. 在精靈的下一頁,按一下 [SharePoint 文件庫或清單],然後按 [下一步]

  5. 在精靈的下一頁,輸入 SharePoint 網站的 URL。

  6. [選取清單或程式庫] 清單中,按一下在步驟 1 中新增「核准」工作流程之文件庫的名稱,然後按 [下一步]

  7. 在精靈的下一頁的 [欄位選取] 清單中,選取與工作流程名稱相符之欄位名稱旁的核取方塊。

    欄位名稱可能不會與工作流程名稱完全相符。如果欄位名稱是不是以底線或字母,而是以特殊字元開頭的,則工作流程名稱在清單中會經過自訂。

  8. 選取 [僅包含使用中表單的資料] 核取方塊,然後按 [下一步]

  9. 清除 [在表單範本中儲存資料複本] 核取方塊,然後按 [下一步]

  10. 在精靈的下一頁的 [請輸入此資料連線的名稱] 方塊,輸入次要資料連線的描述性名稱。此名稱會出現在 [資料來源] 工作窗格的 [資料來源] 清單中。

  11. 若要在使用者每次開啟表單時自動執行查詢,請選取 [開啟表單時自動擷取資料] 核取方塊。

  12. 在精靈的最後一頁中,按一下 [完成]

  13. [資料連線] 對話方塊中按一下 [關閉]

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步驟 3:將規則新增至表單範本以顯示特定檢視

當您設計表單範本時,您可以使用規則來自動顯示的對話方塊,設定欄位的值、 查詢或送出表單資料至資料連線、 切換檢視,或開啟或關閉某些事件和條件來回應表單。事件可以包含變更特定欄位或群組在資料來源中,按一下按鈕、 插入重複區段或重複表格,或開啟的列或送出表單。計算、 XPath 運算式,而且使用者角色,可以包含條件。欄位的值是空白的是還是指定的範圍內、 等於值的另一個欄位,或第一句是包含特定字元,也可以包含條件。

在此範例中,您將建立規則以根據工作流程狀態切換檢視。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [表單選項]。

  2. 按一下 [類別] 清單中的 [開啟和儲存]

  3. 按一下 [開啟行為] 底下的 [規則]

  4. [開啟表單的規則] 對話方塊中,按一下 [新增]

  5. [名稱] 方塊中輸入規則的名稱。

    例如,輸入 [切換檢視]

  6. 若要指定執行規則的條件,按一下 [設定條件]

  7. [此條件為 true 時套用規則] 下的第一個方塊,按一下 [選取欄位或群組]

  8. [資料來源] 清單中,按一下您在步驟 2 中新增之次要資料連線的名稱,然後按一下 [確定]

  9. 按一下對應至工作流程狀態的欄位名稱。

    您可能需要將視窗中的資料夾展開,直到看到所要的欄位為止。

  10. [條件] 對話方塊的第二個清單中,按一下 [等於]

  11. 在第三個清單中,按一下 [輸入數字],然後輸入對應至工作流程狀態的數字。

    例如,對於工作流程完成時所顯示的檢視,輸入 5

    核准工作流程中工作流程狀態的數值

    狀態

    數值

    進行中

    2

    已完成

    5

    已取消

    15

    核准

    16

    已拒絕

    17

    附註: 

    • 這些狀態數值在其他工作流程中可能有所不同。

    • 在 InfoPath 中的工作流程狀態值是唯讀的。這表示您無法設計一份表單,可以讓使用者藉由在表單上的控制項手動輸入一個值,進而變更工作流程狀態。

  12. 按一下 [確定]

  13. [規則] 對話方塊中,按一下 [新增動作]

  14. [動作] 下面,按一下 [切換檢視]

  15. [檢視] 下面,按一下當工作流程狀態符合此條件的狀態時,您想要顯示之檢視的名稱,然後按一下 [確定]

    例如,如果您在步驟 11 輸入 2,請按一下當工作流程狀態等於 [進行中] 時,您想要顯示之檢視的名稱。

  16. [規則] 對話方塊中,按一下 [確定]

  17. 重複步驟 4 到 16 建立其他規則,在工作流程的每個階段切換適當的檢視。

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步驟 4:將表單範本發佈為網站內容類型

在發佈表單範本時,您可以將其發佈至文件庫,或發佈為網站內容類型,這樣在網站集合間的多個文件庫中都可以使用此範本。因為您已建立文件庫並指派了工作流程,所以必須將表單範本發佈為內容類型。稍後您可以將表單範本的網站內容類型與您建立的文件庫進行關聯。

當您在將表單範本發佈至 SharePoint 時,除了將表單範本發佈為網站內容類型之外,您還可以將表單範本發佈至共用的網路位置或建立新的文件庫。如需有關發佈表單範本的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊中,瀏覽至您要儲存的表單範本,然後再按一下 [儲存的位置。

  3. 若要開啟 [設計檢查] 工作窗格,請按一下 [工具] 功能表上的 [設計檢查]。

  4. 如果 [設計檢查] 工作窗格中有列示錯誤,請先修正錯誤,然後按一下 [重新整理] 以判斷錯誤是否仍存在。

  5. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

  6. 在 [發佈精靈] 中,按一下 [至 SharePoint 伺服器 (使用或不使用 InfoPath Forms Services 皆可)],然後按一下 [下一步]。

  7. 在 [輸入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入您要發佈表單範本,SharePoint 網站的位置,然後再按 [下一步

  8. 若要允許使用者使用網頁瀏覽器填寫此表單,請在精靈的下一頁選取 [啟用此表單供使用瀏覽器進行填寫] 核取方塊。

  9. 按一下 [網站內容類型 (進階)],然後按 [下一步]

  10. 在精靈的下一頁,按一下 [建立新內容類型]

  11. [內容類型根據] 清單中按一下 [表單],然後按 [下一步]

  12. 在精靈的下一頁,輸入新內容類型的名稱和描述,然後按 [下一步]

  13. 在精靈的下一頁的 [輸入表單範本的位置及檔案名稱] 方塊中,輸入 SharePoint 網站的位置,然後按一下 [瀏覽]

  14. [瀏覽] 對話方塊中,瀏覽至您要將表單範本發佈為網站內容類型的伺服器位置。然後在 [檔案名稱] 方塊中輸入表單範本的名稱,並按一下 [儲存]

  15. [下一步]

  16. 在表單範本中,選擇要在文件庫預設檢視中顯示為欄的欄位。

    作法

    1. 按一下 [新增]

    2. 選取您想要在文件庫中,以欄的方式新增的欄位,然後執行下列其中一項 ︰

      • 在 [欄名稱] 方塊中輸入欄的名稱。

      • 網站欄群組清單中選取網站欄,選取 [欄名稱] 清單中的名稱,然後按一下[確定]

        如果您選取資料顯示在文件庫中的重複欄位時,您可以定義要如何顯示文件庫中的欄位,按一下 [函數] 清單中的值。您可以選擇是否要顯示的欄位,最後一個值] 欄位中或計數的所有欄位的項目中的第一個值或是否要合併的所有值。

    3. 按一下 [確定]

  17. [下一步]

  18. 在精靈的下一頁,確認顯示的資訊是否正確,然後按一下 [發佈]。

  19. 按一下 [關閉],然後確認表單範本是否為 SharePoint 網站上的內容類型。

    作法

    1. 在網頁瀏覽器中開啟 SharePoint 網站。

    2. 在網站右上角的 [網站動作] 功能表中,按一下 [網站設定]。

    3. 在 [網站設定]] 底下按一下 [網站內容類型

      網站內容類型] 庫中的InfoPath 內容類型] 下,應該會列出您的表單範本。

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步驟 5:將內容類型新增至文件庫

內容類型,讓組織整理、 管理及更有效率地處理多個網站集合的內容。定義的特定類型的文件內容類型,來組織可以確保每個群組的內容更有效地管理。您可以設定清單或文件庫包含多個項目類型] 或 [文件類型的項目新增至清單或文件庫的內容類型。

附註: 若要將內容類型新增至清單或文件庫,您至少需要具備該清單或文件庫的「設計」權限層次。

在您開始之前,請確認文件庫的設定允許多種內容類型。

允許多種內容類型

  1. [設定] 功能表上,按一下 [文件庫設定]

  2. 按一下 [一般設定] 下的 [進階設定]

  3. [內容類型] 區段中,選取 [是] 以允許多種內容類型,然後按一下 [確定]

  1. 如果清單或文件庫尚未開啟,請按一下 [快速啟動] 上的名稱。

    附註: 如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

  2. [設定] 功能表上,按一下 [文件庫設定]

  3. [內容類型] 下,按一下 [從現有的網站內容類型新增]

  4. [選取內容類型] 區段中的 [從下列位置選取網站內容類型] 清單中,選取您要從其中進行選取的網站內容類型群組。

  5. [可用的網站內容類型] 清單中,按一下您要的內容類型,然後按一下 [新增] 將選取的內容類型移至 [要新增的內容類型] 清單中。

  6. 若要新增其他的內容類型,請重複步驟 4 和 5,然後按一下 [確定]

現在,當使用者在此文件庫中建立新的表單時,表單的檢視將會依據工作流程狀態而顯示。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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