設定 SharePoint 文件庫的自訂範本

設定 SharePoint 文件庫的自訂範本

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當您建立SharePoint文件庫時,您可以設定預設檔案類型],開啟 [建立新的檔案時 (例如,您可以設定 PowerPoint 檔案以開啟預設檔案類型)。您也可以自訂的文件庫的預設檔案範本。例如,您可以使用自訂的頁首和頁尾或其他自訂的功能,建立 Word 範本,並讓該文件庫的預設範本。接著,當您或您的使用者建立新的檔案時,它會在開啟適當的程式,使用您自訂的功能。

附註: 您必須擁有完全控制權限的文件庫設定範本。

當您建立文件庫設定為預設的檔案類型

請遵循此程序來設定檔案類型,以適當的程式中開啟的空白檔案。

  1. 瀏覽至您想要用來建立文件庫的網站。

  2. 按一下 [設定 齒輪形狀設定] 按鈕 ,然後按一下 [新增應用程式

  3. 選擇 [文件庫]。

  4. 按一下 [進階選項]

  5. 新增名稱、 選擇性描述、 版本設定,以及若適用,您想要接收電子郵件的文件庫。

  6. 從 [文件範本] 下拉式清單中選取的預設應用程式的檔案格式和版本。

    選取範本

  7. 按一下 [建立]。

自訂文件庫的預設範本

若要自訂預設範本中使用此程序。有兩種方法您可以變更預設範本:

  • 如果您的文件或表單庫有預設檔案範本屬於相容於SharePoint程式,您可以編輯預設範本。

  • 若是屬於其他程式,則無法直接編輯預設範本,但是您可以將新的範本檔案複製到文件庫的 [表單] 資料夾,藉此指定自訂範本。

編輯預設檔案範本

  1. 瀏覽至文件庫所在的網站。

  2. 在SharePoint伺服器,請在功能區中按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定]。

    SharePoint Online,請按一下 [設定 齒輪形狀設定] 按鈕 ,,然後按一下 [文件庫設定

  3. 在 [一般設定] 下,按一下 [進階設定]。

    按一下 [進階的設定,從 [設定] 視窗
  4. [文件範本] 區段中,按一下 [範本 URL] 欄位底下的 [編輯範本]。 接著會發生下列其中一種情況:

    如果您的網站的一部分的 Office 365 訂閱,然後在此時,您可能會要求您輸入您的 Office 365 訂閱的使用者名稱和密碼。

    • 文件庫   範本會與SharePoint相容,這是與目前範本的檔案類型相關聯的應用程式中開啟。例如,如果預設範本是 Word 範本,或在 Excel 工作表的預設範本時,隨即會開啟 Excel,便會開啟 Word。

    • 表單庫   範本會開啟SharePoint的相容程式中的 XML 型表單設計程式,例如 InfoPath 或 XML 編輯器。

      編輯範本
      編輯預設文件庫範本

    附註: 如果網站使用者已填寫了以原始範本為基礎的表單,請考慮範本的變更對那些表單的影響。 例如,新增使用者必須填寫的欄位,可能會造成尚未新增該欄位之前已填寫的原始表單出現錯誤。

  5. 進行您要的變更,然後儲存範本。SharePoint Online,請使用新的檔案名稱來儲存範本。關閉如果您不再需要的程式開啟,或切換到您的網站。

    附註: SharePoint Online,自訂範本必須於預設的不同的檔案名稱。若要將檔案儲存至新的檔案名稱的 [表單] 資料夾中使用用戶端的 [另存新檔] 功能。例如,word,不要使用預設檔案名稱template.dotx

  6. 視表單設計程式而定,您可能需要從程式中將範本重新發佈至您網站上的文件庫。

  7. 在網站的 [文件庫進階設定] 或 [表單庫進階設定] 頁面底端,按一下 [確定]

指定自訂檔案範本

  1. 建立並儲存您的自訂範本與SharePoint相容的程式中。請記下其位置,然後切換至SharePoint。

    附註: 如果預設文件範本名稱為template.dotx以外的任何項目,預設範本中不會顯示清單或文件庫中。

  2. 瀏覽至含有您要為其指定自訂範本之文件庫的網站。

  3. 您必須使用 Internet Explorer 的此步驟。在SharePoint Online,右上方,按一下 [所有文件,然後按一下 [檔案總管] 中的檢視]。

    SharePoint 伺服器] 中,按一下功能區上的 [文件庫] 索引標籤,然後在 [連線及匯出] 群組中,按一下 [檔案總管中開啟

    重要: 如果無法開啟檔案總管],或您看到一則錯誤訊息,您可能必須將您的網站新增為您的瀏覽器設定為信任的網站。詳細資訊,請參閱在檔案總管] 或 [與 SharePoint 中的檔案總管] 檢視中開啟文件。

  4. 在檔案總管中,瀏覽以找出您建立的自訂範本。

  5. 以滑鼠右鍵按一下該檔案,再按一下捷徑功能表上的 [複製]

  6. 按一下 [上一頁] 按鈕直到返回文件庫為止,然後按一下 [表單] 資料夾加以開啟。

  7. 以滑鼠右鍵按一下資料夾視窗中的空白區域,然後按一下捷徑功能表上的 [貼上]

  8. 關閉檔案總管],並回到網站。

  9. 按一下左側的 [網站內容]。

  10. 尋找您的文件庫的內容,將游標暫留在名稱底下,按一下省略符號 (...),再按一下 [設定

    如果您沒有看到上方的命令,您可能會在 [傳統SharePoint。在此情況下,移至您的文件庫,然後在功能區,按一下 [文件庫] 索引標籤,然後文件庫設定]。

  11. [一般設定] 下,按一下 [進階設定]

  12. [文件範本] 區段中,執行下列其中一項動作:

    文件庫    在 [範本 URL] 方塊中輸入自訂範本的位址。 此位置是範本在網站上相對於網站名稱的網址。 例如,如果您的範本名稱為 Watermark.dotx,而且是新增至 [共享文件] 文件庫的 [表單] 資料夾,則應該輸入下列文字:

    共用的 Documents/Forms/Watermark.dotx

    表單庫    在 [範本 URL] 方塊中輸入您要使用之自訂範本的位址。 此位置是範本在網站上相對於網站名稱的網址。 例如,如果您的範本名稱為 Orders.xml,而且是新增至 [採購] 表單庫的 [表單] 資料夾,則應該輸入下列文字:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    附註:  如果 [文件範本] 方塊中的設定無法使用,表示管理員可能設定了多個內容類型。 若要查看是否已啟用多個內容類型,請確定是否已在 [文件範本] 區段正上方之 [內容類型] 區段中 [是否允許內容類型的管理?] 下選取 [是]。 若已選取該選項,您就必須編輯內容類型的範本。

在文件或表單庫中的檔案範本的相關資訊

以下是一些秘訣及建立和使用範本的準則。

可以或不可以儲存在 SharePoint 文件庫中的檔案類型

依您在文件庫中的檔案而定,您可能會遭遇下列其中一種情況:

檔案與SharePoint技術相容   ,為使用者建立文件庫中使用 [新增] 命令的檔案,必須建立的檔案範本與SharePoint,例如 Microsoft Office Word 相容的程式。當您在表單庫中建立新檔案時的預設程式可能與SharePoint,例如 Microsoft InfoPath XML 型表單設計程式。

其他程式檔案    針對大部分其他程式,您還是可以儲存及管理文件庫中的檔案。 但不能從文件庫直接建立檔案,而是在程式中建立檔案,稍後再上傳至文件庫。

封鎖的程式檔案   基於安全性理由,某些程式檔案類型,例如.exe 會封鎖,無法儲存在文件庫。如需詳細資訊,請參閱的無法新增至清單或文件庫的檔案類型

使用檔案範本的兩種文件庫

使用範本的兩種文件庫分別是文件庫和表單庫。

文件庫    您可以使用文件庫來儲存與管理許多不同的檔案類型,包括文件、試算表、簡報、文字檔及其他類型的檔案。 文件庫通常是網站中最常用的位置,您可以與團隊成員在其中建立、收集、更新及管理檔案,並與業務或企業內的其他同事進行共用。 您可以將文件庫當成一般用途的檔案存放庫,或是將它用於特定用途, 例如,行銷團隊可以擁有其專屬的文件庫來儲存規劃資料、新聞稿及出版物。

表單庫    表單庫提供一種簡單的方法,讓您共用及追蹤用來收集資訊的 XML 型表單。 例如您可以為部門的費用報表表單建立一個表單庫。 費用報表表單範本會儲存成表單庫中的預設檔案範本。 每當有人建立費用報表時,便會將範本開啟為空白表單,其中包含費用報表的版面配置、欄位及計算方式。 當該名使用者填寫完表單時,費用報表資料 (而且僅有此資料) 會以 XML 檔案格式儲存在表單庫。 將資料與表單分離,可更容易由其他系統單獨處理每份費用報表、合併資料或是將報表匯出以進一步處理與分析。

檔案範本在文件庫中的儲存位置

如果文件庫或表單庫有預設檔案範本,該範本會儲存在文件庫的 [表單] 資料夾內。

若要查看含有文件庫檔案範本的 [表單] 資料夾的檔案總管] 中開啟文件庫。

儲存範本的 [表單] 資料夾

根據預設,文件庫擁有的檔案範本,稱為template.dotx,但如果您需要您可以變更此檔案。若要指定不同的範本,您需要建立與SharePoint,例如 Word 相容的程式中,然後將其儲存到文件庫的 [表單] 資料夾。然後,您也可以從 [文件庫,您可以指定自訂範本的地址。

表單庫預設即帶有名為 template.xml 的預留位置檔案,您必須以自己建立的表單範本加以取代。

建立表單庫的檔案範本

若要建立或自訂表單庫中的範本,您可以使用相容於SharePoint,例如 InfoPath XML 型表單設計程式。可使用的表單設計程式的其他優點。例如,當您使用 InfoPath,您可以執行下列動作:

  • 直接從 InfoPath 建立表單庫和範本。

  • 容易編輯並將表單範本重新發佈至表單庫。

  • 將若干表單範本中已建立的個別 XML 型資料檔案合併,以進一步處理。

  • 將 XML 資料的欄位升級成為表單庫中的表單庫欄。

當使用者建立表單時,它會與使用者的用戶端電腦上的SharePoint相容的表單編輯程式中的預設中開啟。如果不相容的程式已安裝,可以瀏覽器中開啟表單,如果它設計用來在瀏覽器中開啟。如果您想,您可以指定瀏覽器中開啟,為了永遠在瀏覽器中開啟表單。您可以變更瀏覽器中開啟文件的文件庫進階設定] 中的預設行為。

移至 [設定] > [文件庫設定]
在 SharePoint online 中,按一下 [設定],然後按一下 [文件庫設定

在 SharePoint online 中,按一下 [設定],然後按一下 [文件庫設定

在功能區上的 [清單設定
在 SharePoint server 中,按一下 [在功能區中的 [文件庫] 索引標籤上的 [文件庫設定

在 SharePoint server 中,按一下 [在功能區中的 [文件庫] 索引標籤上的 [文件庫設定

按一下 [進階的設定,從 [設定] 視窗

文件庫的設定

SharePoint 文件庫 [進階設定] 頁面的螢幕擷取畫面

[在瀏覽器中開啟文件] 設定

使用內容類型設定文件庫或表單庫範本

如果已啟用多個內容類型範本中所指定的這些內容類型,文件庫使用的範本所指定的內容類型,並不的預設檔案範本。在此情況下,如果您想要自訂的範本文件庫,您必須變更的內容類型。如需有關內容類型的詳細資訊,請參閱內容類型與內容類型發佈簡介

在建立文件庫或表單庫時,設定預設檔案範本

  1. 瀏覽至您要建立文件庫的網站。

  2. 按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下 [建立]

    附註:  網站的外觀及導覽可做大幅修改。 如果您找不到某個選項 (例如命令、按鈕或連結),請連絡管理員。

  3. [文件庫] 底下,按一下 [文件庫][表單庫]

  4. [名稱] 方塊中,鍵入投影片庫的名稱。庫名是必要的項目。

    名稱會出現在圖片庫頂端,成為圖片庫頁面位址的一部分,同時也會出現在協助使用者尋找並開啟圖片庫的導覽元素中。

  5. 請在 [描述] 方塊中鍵入文件庫用途的描述。您可以選擇是否要輸入。

    描述會顯示在頁面頂端的文件庫,文件庫的名稱的下方。如果您打算以啟用電子郵件接收內容的文件庫,您可以加入文件庫的電子郵件地址描述,讓其他人可以輕鬆地找到它。

  6. 若要對文件庫新增 [快速啟動] 連結,請確認已選取 [導覽] 區段中的 [是]

  7. 如果想在檔案每次存入文件庫時都同時建立該檔案的某個版本或備份複本,請在 [文件版本歷程記錄] 區段底下,按一下 [是]

  8. [文件範本] 區段中,執行下列其中一項動作:

    文件庫    指定要使用另存為範本文件庫中的新檔案的檔案類型。下列檔案類型是預設可用的項目:

    • Microsoft Word 97-2003 文件

    • Microsoft Excel 97-2003 試算表

    • Microsoft PowerPoint 97-2003 簡報

    • Microsoft Word 文件

    • Microsoft Excel 試算表

    • Microsoft PowerPoint 簡報

    • Microsoft OneNote 2010 筆記本

    • Microsoft SharePoint Designer 網頁

    • 基本頁面

    • 網頁組件頁面

      表單庫    選取您要指定為文件庫中的所有表單之類型的表單範本。

  9. 按一下 [建立]

變更文件庫或表單庫的預設檔案範本

有兩種方式可讓您變更預設範本:

  • 如果您的文件庫或表單庫擁有的預設檔案範本屬於 SharePoint 2010 的相容程式,那麼您就可以編輯預設範本。

  • 若是屬於其他程式,則無法直接編輯預設範本,但是您可以將新的範本檔案複製到文件庫的 [表單] 資料夾,藉此指定自訂範本。

編輯預設檔案範本

  1. 瀏覽至含有您要為其編輯預設範本之文件庫的網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的文件庫名稱,或按一下 [網站動作] 後按一下 [檢視所有網站內容],然後再按一下適當文件庫區段中的文件庫名稱。

    附註: 網站的外觀及導覽可做大幅修改。 如果您找不到某個選項 (例如命令、按鈕或連結),請連絡管理員。

  3. 在功能區的 [文件庫工具] 區段底下,按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [設定] 群組中的 [文件庫設定]

  4. [一般設定] 下,按一下 [進階設定]

  5. [文件範本] 區段中,按一下 [範本 URL] 方塊底下的 [編輯範本]。接著會發生下列其中一種情況:

    文件庫    範本會開啟在應用程式的相容於 SharePoint 2010,而這是與目前範本的檔案類型關聯。例如,如果預設範本是 Word 範本,或在 Excel 工作表的預設範本時,隨即會開啟 Excel 2010,隨即會開啟 Word 2010。

    表單庫    範本會開啟程式與 SharePoint 2010,或 XML 型表單設計程式,例如 InfoPath 2010 或 XML 編輯器。

    附註: 如果網站使用者已填寫了以原始範本為基礎的表單,請考慮範本的變更對那些表單的影響。 例如,新增使用者必須填寫的欄位,可能會造成尚未新增該欄位之前已填寫的原始表單出現錯誤。

  6. 進行您想要的變更,然後儲存範本。 如果不必再使用程式,請關閉程式,或切換到網站。

  7. 視表單設計程式而定,您可能需要從程式中將範本重新發佈至您網站上的文件庫。

  8. 在您的網站中,按一下 [文件庫進階設定] 或 [表單庫進階設定] 頁面底部的 [確定]

指定自訂檔案範本

  1. 在 SharePoint 2010 的相容程式中建立並儲存您的自訂範本。記下其位置,然後切換至 SharePoint 2010。

  2. 瀏覽至含有您要為其指定自訂範本之文件庫的網站。

  3. 按一下 [快速啟動] 上的文件庫名稱,或按一下 [網站動作] 後按一下 [檢視所有網站內容],然後再按一下適當文件庫區段中的文件庫名稱。

    附註: 網站的外觀及導覽可做大幅修改。 如果您找不到某個選項 (例如命令、按鈕或連結),請連絡管理員。

  4. 按一下功能區的 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [連線及匯出] 群組中的 [在檔案總管中開啟]

  5. 在 [Windows 檔案總管] 中,瀏覽以找出您建立的自訂範本。

  6. 以滑鼠右鍵按一下該檔案,再按一下捷徑功能表上的 [複製]

  7. 按一下 [上一頁] 按鈕直到返回文件庫為止,然後按一下 [表單] 資料夾加以開啟。

  8. 以滑鼠右鍵按一下資料夾視窗中的空白區域,然後按一下捷徑功能表上的 [貼上]

  9. 關閉 [Windows 檔案總管] 並回到網站上的文件庫。

  10. 按一下 [設定] 功能表上的 [文件庫設定]

  11. [一般設定] 下,按一下 [進階設定]

  12. [文件範本] 區段中,執行下列其中一項動作:

    文件庫    在 [範本 URL ] 方塊中輸入您的自訂範本的地址。位置是範本的在相對於網站名稱的網站上的網址。例如,如果您的範本稱為 Watermark.dotx,並將其新增至 [共用文件,文件庫中的 [表單] 資料夾您想要輸入以下資料:

    共用的 Documents/Forms/Watermark.dotx

    表單庫    輸入您想要使用 [範本 URL ] 方塊中的自訂範本的地址。位置是範本的在相對於網站名稱的網站上的網址。例如,如果您的範本稱為 Orders.xml,並將其新增至 [購買表單庫的 [表單] 資料夾,您可以輸入以下資料:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    附註:  如果 [文件範本] 方塊中的設定無法使用,表示管理員可能設定了多個內容類型。 若要查看是否已啟用多個內容類型,請確定是否已在 [文件範本] 區段正上方之 [內容類型] 區段中 [是否允許內容類型的管理?] 下選取 [是]。 若已選取該選項,您就必須編輯內容類型的範本。

瞭解文件庫或表單庫中的檔案範本

當您建立的文件或表單庫時,您可以設定的文件庫的預設檔案範本。如果有人在文件庫中建立新檔案,則會在適當的程式中開啟預設範本。例如在文件庫中,您可以設定 Word 2010 範本。如果有人的文件庫中建立新檔案,在 Word 中開啟範本。

如果要指定其他設定或提供會顯示在所有新檔案中的預設內容,例如行銷活動提案的大綱或頁尾的正式免責聲明,您也可以將此資訊加入範本之中。

可以或不可以儲存在 SharePoint 文件庫中的檔案類型

依您在文件庫中的檔案而定,您可能會遭遇下列其中一種情況:

與 SharePoint 技術相容的檔案    為使用者建立文件庫中使用 [新增] 命令的檔案,必須從與 SharePoint 2010,例如 Word 2010 的相容程式建立的檔案範本。當您在表單庫中建立新檔案時的預設程式可能與 SharePoint 2010,例如Microsoft InfoPath 2010相容 XML 型表單設計程式。

其他程式檔案    大部分的其他程式中,您仍然可以儲存並管理文件庫中的檔案。但,而不是直接建立的文件庫的檔案,可以建立您的程式中的檔案,然後將其新增至文件庫更新版本。

封鎖的程式檔案    基於安全性理由,某些程式檔案類型,例如.exe 會封鎖,無法儲存在文件庫。

如需進一步瞭解封鎖的檔案類型,請見<請參閱>節。

使用檔案範本的兩種文件庫

使用範本的兩種文件庫分別是文件庫和表單庫。

文件庫    您可以使用文件庫來儲存和管理許多不同的檔案類型,包括文件、 試算表、 簡報、 文字檔案,以及其他類型的檔案。在文件庫,通常會在其中您可以建立、 收集、 更新,請與小組成員管理檔案並與其他同事共用您的企業內的網站上最常用的位置。您可以使用文件庫,以一般檔案存放庫。或用於特殊目的的文件庫,例如行銷小組可能會有自己文件庫規劃教材,新聞稿出版物。

表單庫    表單庫提供簡單的方法,讓您可以共用及追蹤以 XML 為基礎的表單,用來收集資訊。例如,您可以建立您的部門費用報表表單的表單庫。費用報表表單範本儲存為表單庫中的預設檔案範本。每當有人建立費用報表,他們會開啟範本為空白的表單,其中包含版面配置、 欄位和計算的費用報表。當某人填寫表單時,費用報表資料 (和只有的資料) 會儲存為表單庫中的 XML 檔案。從表單分隔資料,就能輕鬆每個費用報表處理分別其他系統、 合併資料,或將其匯出進一步處理和分析。

檔案範本在文件庫中的儲存位置

如果文件庫或表單庫有預設檔案範本,該範本會儲存在文件庫的 [表單] 資料夾內。

若要查看包含文件庫檔案範本的 [表單] 資料夾的 Windows 檔案總管中開啟文件庫。

文件庫中的 [表單] 資料夾內容

根據預設,文件庫擁有的檔案範本,稱為 template.dotx,但如果您需要您可以變更此檔案。若要指定不同的範本,您需要建立與 SharePoint 2010,例如 Word 2010 的相容程式中,然後將其儲存到文件庫的 [表單] 資料夾。然後,您也可以從 [文件庫,您可以指定自訂範本的地址。

表單庫預設即帶有名為 template.xml 的預留位置檔案,您必須以自己建立的表單範本加以取代。

建立表單庫的檔案範本

若要建立或自訂表單庫中的範本,您可以使用與 SharePoint 2010,例如 InfoPath 2010 的相容 XML 型表單設計程式。可使用的表單設計程式的其他優點。例如,當您使用的 InfoPath 2010,您可以執行下列動作:

  • 直接從 InfoPath 建立表單庫和範本。

  • 容易編輯並將表單範本重新發佈至表單庫。

  • 將若干表單範本中已建立的個別 XML 型資料檔案合併,以進一步處理。

  • 將 XML 資料的欄位升級成為表單庫中的表單庫欄。

使用者建立表單時,它會依預設在使用者用戶端電腦上相容於 SharePoint 2010 的表單編輯程式中開啟。如果未安裝相容的程式,而且表單的設計可在瀏覽器中開啟,則可在瀏覽器中開啟。您可以視需要指定具有此設計的表單一律在瀏覽器中開啟。您可以在文件庫的進階設定中變更 [在瀏覽器中開啟文件] 設定中的預設行為。

使用內容類型設定文件庫或表單庫範本

如果已啟用多個內容類型,而且那些內容類型都指定了範本,則文件庫會使用內容類型指定的範本,而非預設的檔案範本。 在此情況下,若要自訂文件庫的範本,必須變更內容類型。

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