設定 Office 365 檔案儲存與共用

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上次更新 2 年 4 月,2018

搭配使用商務用 OneDrive 與 Office 365 小組網站是讓貴公司儲存與共用檔案的最佳方式之一,對於員工數不多的小型企業來說格外合適。

Office 365 包含基本的小組網站供您開始使用。您可以立即開始在商務用 OneDrive 中儲存檔案,以及透過小組網站與他人在檔案上共同作業。

您可以在 Office 365 中儲存文件的位置

  • 商務用 OneDrive 是專為偶爾需要共用檔案的個人所設計。商務用 OneDrive 適合用來儲存您所擁有的檔案。

  • Office 365 小組網站適用於經常需要與他人共用檔案及共同作業的使用者。小組網站適合用來儲存具分享所有權的檔案,方便數名人員或整個小組取得檔案並進行共同作業。

您和您的員工隨時隨地皆可透過商務用 OneDrive 和小組網站存取所需內容。

圖表顯示如何使用兩種類型的儲存空間:OneDrive 或小組網站

以下是商務用 OneDrive 和 Office 365 小組網站的各個位置適合儲存哪些檔案的相關建議:

儲存位置

功能

適合儲存的檔案

商務用 OneDrive

商務用 OneDrive 的儲存空間跟您的電腦一樣安全;沒有人能夠輕易存取您所儲存的內容。

適合用來儲存您正在自行處理的業務檔案。

其他小組成員不需要經常存取或加以進行共同作業的業務檔案。

Office 365 小組網站

Office 365 小組網站就像是一個網站,但預設為不公開;只有已獲您授與存取權限的使用者才能存取。

適合用來共用檔案並進行共同作業。

所有員工都可存取並進行共同作業的共用文件。例如,在 PowerPoint 簡報上共同作業、儲存每個成員都可更新的小組計劃,或發佈會議議程。

Office 365 小組子網站

Office 365 小組子網站就像是小組網站上的獨立區段,具有獨特的外觀或專屬存取權限。

適合用來與公司外部的客戶或合作夥伴共用檔案及進行共同作業。

也很適合儲存您想要保留私人的其餘部分人員,您公司的檔案有權存取小組網站。您可以設定子網站,以便只您 (和如有需要一或兩個其他人) 可以存取的地方。

了解如何建立小組子網站

想要與公司外部人員共用的檔案。

您想要保留您的企業中其他人的私人的檔案。例如,您可能要儲存人員和以下的財務資訊。

Office 365 網站集合

在 Office 365 的網站集合完全的是您現有的小組網站。

網站集合擁有自己的地址及權限],並可用於內部或外部共同作業。

網站集合對於大型企業的用途,就如同子網站之於小型企業。具備先進專門技術並有進階安全性需求的小型企業也可考慮建立網站集合

網站集合中儲存同一個共用的檔案,即在小組網站與子網站。

步驟: 開始使用商務用 OneDrive和您的 Office 365 小組網站的檔案儲存與線上共同作業

預估所需時間:5 到 10 分鐘

貴公司內使用 Office 365 的每個人都可取得商務用 OneDrive 雲端儲存空間。請他們將只有自己需要使用的業務相關檔案儲存在這裡。例如,他們可以儲存提案草稿、會議筆記或即將要發表的成果展示演講稿。

此外,請員工務必要與您和其他同事共用自己的商務用 OneDrive 資料夾。如果員工請病假或離開公司,他們儲存在商務用 OneDrive 的檔案就會難以存取。但如果將商務用 OneDrive 資料夾設為共用,您就能隨時視需要存取資料夾的內容。

以下是每位小組成員取得商務用 OneDrive 儲存空間及共用資料夾的方式。

Office 365 首頁

  1. 請移至office.com登入,並使用您的使用者名稱和密碼登入。

  2. 在 [ Office 365首頁] 頁面中,選擇 [ OneDrive]。

  3. 如果商務用 OneDrive 中已有 [與所有人共用] 資料夾,請直接開啟。在商務用 OneDrive 中,小組成員必須將自己的業務相關文件儲存在這個資料夾。選擇 [共用],然後移至下一個步驟。

    或者,如果您還沒有這個資料夾中,選擇 [新增> 資料夾,並將其命名為 [與所有人共用

    以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後選取 [共用]。

    Office 365 共用資料夾

  4. 傳送連結資訊,leave與連結的任何人都可以檢視及編輯的預設選項。

    輸入名稱或電子郵件地址的小組成員針對您要有權存取該資料夾,並新增訊息。您可以包含您自己的電子郵件地址,以取得將會傳送給您授與存取權的電子郵件複本至。

    Office 365 傳送連結到資料夾。

  5. 當您完成輸入傳送連結資訊,選擇 [傳送。電子郵件會立即傳送給您邀請。

    Office 365 傳送連結] 對話方塊

  6. 以下是電子郵件的外觀時傳送出去。包括開啟連結至您與所有人共用] 資料夾,讓他們可以存取它。

    Office 365 傳送連結電子郵件

預估所需時間:5 到 10 分鐘

Office 365 包含基本小組網站,並提供一些功能以協助您開始使用。只有貴公司的人員可存取這個內部網站。

以下是使用小組網站的方法:

  1. 登入Office 365並移至小組網站使用 URL https://<your 公司名稱 >。 sharepoint.com。例如: https://contoso.sharepoint.com

  2. 您會看到 [首頁] 頁面,針對您的小組使用的預設標題的內部網站< 您的公司名稱 > 小組網站。此頁面包含:

    • 可提供相關功能以協助您自訂小組網站的磚。

    • 頁面左側有可連至小組網站其他區域的連結。

    • 供您儲存檔案以及與其他小組成員共用檔案的文件庫。

Office 365 小組網站首頁

預估所需時間:頭幾個檔案需要 20 到 30 分鐘

為協助您迅速開始儲存及共用檔案,小組網站附有一個檔案儲存位置。這個位置稱為 [文件庫],意思就是「文件的資料庫」。

以下是將檔案新增步驟:

  1. 在您的小組網站首頁上,選擇 [文件從左側導覽功能表。這會將您帶往您的文件庫

    Office 365 小組網站-選擇文件

  2. 時您仍Office 365登入,請從工作列或其他位置開啟 Windows檔案總管] 。移至您要上傳至您的小組網站的檔案。

    Office 365 上傳的檔案總管檔案

  3. 選取您要上傳至您的小組網站的檔案,然後將其拖曳至文件庫

    Office 365 SharePoint 文件庫-拖放功能

  4. 當您完成時,檔案會儲存在您的小組網站和您的電腦。

    Office 365 SharePoint 文件庫上傳的檔案

  5. 您可以從電腦中刪除這些檔案。在下一個步驟中 (步驟 4:將線上檔案與您的電腦同步處理),您將會在電腦上建立新的檔案儲存位置。

    如果您要上傳大量或大型檔案到小組網站,請前往上傳大型或大量檔案至文件庫參閱相關提示。

    如果您需要更多儲存空間,請參閱變更您訂閱的儲存空間

預估所需時間:頭幾個檔案需要 20 到 30 分鐘

您已經有您的小組網站上的檔案,您可以將其設定為與您的 PC 或 mac 同步處理如此一來,您就可以使用來自您的 PC 或 Mac 的檔案,而不是使用 Microsoft Edge、 Chrome、 或另一個瀏覽器。也很實用當您需要取得檔案,您無法連線至網際網路的情況下您電腦上同步處理檔案的版本。

將檔案設定為與電腦同步後,只要連線至網際網路,系統每 10 分鐘就會執行一次同步處理。

以下說明如何將小組網站上的檔案與您的電腦同步處理:

  1. 在您的小組網站首頁上,選擇 [文件從導覽功能表。這會帶您到您文件庫

    提示: 同步處理您的小組網站上的檔案,當您正在同步處理的網站上,而非整個網站的每個檔案文件庫。

    Office 365 SharePoint 小組網站-選擇文件

  2. 在 SharePoint 中,選擇 [同步處理進行同步處理的所有檔案。或選取您要同步處理個別檔案。

    Office 365 SharePoint 的同步處理檔案

  3. 如果提示您切換應用程式,請選擇 []。(商務用 OneDrive是進行同步處理程序)。

    Office 365 切換應用程式的提示
  4. 如果您再收到安全性提示,請選擇 [儲存格內允許]。如果您收到輸入Office 365認證的提示,請輸入您Office 365的使用者識別碼,然後您的密碼。

  5. 同步處理您的檔案到此電腦的提示時,選擇 [下一步]。

    Office 365 SharePoint 的同步處理檔案提示
  6. 同步處理完成時,您可以看到您電腦上您的小組資料夾中的檔案。小的綠色核取記號之檔案旁會指出它是最新狀態,並已同步處理小組網站上的檔案。

    Office 365 SharePoint 同步處理-Windows 檔案總管

  7. 在電腦上,移至您的小組資料夾並開啟檔案以測試同步處理。進行變更,然後再選擇 [儲存

    如果您已連線至網際網路,您可能會看到通知,指出您的小組網站上所儲存的檔案。您也會同時儲存至您的電腦。如果您收到 「 上傳失敗 」 的訊息,請再試一次。有時候會有不一致的網際網路連線可以中斷儲存。

    恭喜!您已為貴組織完成檔案儲存與線上共同作業的設定。

檔案儲存與共用的最佳做法

  • 小型非營利組織:建立 Office 365 小組網站來儲存共用文件,藉此集中擺放及封存資訊。這樣一來,您的資訊就不會在更換主管這類人事變動過程中遺失。建立私人的 Office 365 小組子網站來儲存人事與財務文件等檔案,讓其他小組成員無法存取。

  • 獨資企業:使用商務用 OneDrive 來儲存自己的檔案,並視情況與客戶共用檔案。

  • 合夥經營:如果您是與他人合夥經營,您還是可以使用商務用 OneDrive,但必須與其他擁有者直接共用彼此的檔案。

  • 需要讓外部客戶或合作夥伴存取檔案的公司:使用 Office 365 小組子網站來儲存及共用專屬於特定客戶的文件。由於只有特定客戶擁有子網站的存取權,且客戶只能存取指定的子網站,因此您不需擔心某個客戶會意外存取專屬於另一個客戶的資訊。

當您將檔案儲存在商務用 OneDrive 中,除非您將檔案與他人共用,否則只有您可以存取該檔案。當您共用檔案時,您可以選擇要與個別人員共用,還是要與所有人共用。您也可以在 OneDrive 建立用於各種不同用途的個別資料夾,例如公用、個人或針對個別專案。每個資料夾都可以與不同的人員或群組共用,或不與任何人共用。

如需有關共用的詳細資訊,另請參閱在商務用 OneDrive 共用檔案和資料夾

若要查看您的商務用 OneDrive 中剩餘多少儲存空間,請參閱管理商務用 OneDrive 儲存空間

雖然您可以上傳幾乎任何格式的檔案,但有兩個原因可能會讓某些檔案無法上傳:安全性以及檔案名稱中含有無效字元。商務用 OneDrive 安全性原則會封鎖特定檔案類型和一小組字元。如需有關不允許哪些檔案格式和無效字元的詳細資訊,請參閱商務用 OneDrive 中的無效檔案字元和檔案類型

後續步驟

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