設定 Lync 會議

使用 Outlook 2013 或 Outlook Web App 來安排 Lync 會議。

您可以使用 Outlook 2013 或 Outlook Web App,採取類似 Outlook 安排一般會議的方式來安排 Lync 會議。當您新增 Lync 會議時,您的會議邀請會自動新增一個加入線上會議所用的連結。如果您的帳戶已設定用於撥入會議,會議邀請就會包含撥入資訊 (電話號碼與會議識別碼)。

提示: 如需設定 Lync 會議的互動式指南,包括疑難排解提示,請參閱排程與準備 Lync 會議

如果您不是使用 Outlook 程式 (或 Windows),則可以使用 Lync Web Scheduler 來設定新會議。在 https://sched.lync.com 中存取,或前往 Lync Web Scheduler 以深入了解。

使用 Outlook 2013 安排 Lync 會議

若要安排 Lync 會議,必須向使用 Lync Server 的組織索取登入位址與密碼。

若要了解如何使用 Outlook 2013 來安排 Lync 2013 會議,請觀看這段影片,或依照本節所述的步驟進行。

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使用 Outlook 2013 設定 Lync 會議   

  1. 開啟 Outlook 並移至行事曆。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [Lync 會議] 功能區上,按一下 [新增 Lync 會議]。

    附註: 如果您的電腦上已安裝 Lync,卻沒有看到 [新增 Lync 會議] 按鈕,請依照 Outlook 2013 功能區沒有顯示 Lync 會議控制項一文中的步驟來解決問題。

  3. 依照您的一般做法設定會議,亦即:

    • 在 [收件者] 方塊中,輸入您要邀請之每個人員的電子郵件地址,並以分號分隔。

    • 在 [主旨] 方塊中,輸入會議的名稱。

    • 如果有親自參加的出席者,請在 [會議] 索引標籤的 [選項] 功能區中,按一下 [會議室尋找工具],然後在 [位置] 方塊中輸入會議地點,例如會議室。

      Outlook 2013 的 [會議室尋找工具] 按鈕

    • 選取開始時間和結束時間。

      附註: 

      • 如果您要找出適合所有人的時間,請在 [會議] 索引標籤的 [顯示] 功能區中,按一下 [排程小幫手]。

      • Outlook 2013 的 [排程小幫手] 按鈕。

  4. 在會議區域中,輸入議程。請注意,不要變更任何 Lync 會議資訊。

    重要: 

    • 使用預設選項排程會議 (就像我們剛才所做的) 適合小型的內部會議,例如只有幾名同事參加的非正式會議。若您的會議有來自公司外部的人員,或是您要排定大型活動,請在傳送邀請前變更會議選項,以更符合會議需求。在 [會議] 索引標籤的 [Lync 會議] 功能區中,在會議邀請按一下 [會議選項],然後選取適當的選項。

    • Outlook 2013 中的 [會議選項] 按鈕

    • 關於有哪些可用選項以及何時選擇這些選項的詳細資訊,請參閱設定 Lync 會議的選項

  5. (選用) 在 [會議] 索引標籤的 [顯示] 群組上,按一下 [排程小幫手],找出最佳的會議時間。

  6. 接著只要再檢查資訊,然後按一下 [傳送],就大功告成了。

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使用 Outlook Web App 設定線上會議

若要在 Outlook Web App 建立 Lync 會議邀請,必須:

使用 Outlook Web App 設定線上會議   

  1. 在 Office 365 入口網站執行下列其中一項操作:

    • 若要根據日期來設定會議,請按一下 [行事曆] 索引標籤、選取該日期,然後再按一下左上角的 [新事件]。

    • 若要根據您想邀請的人來設定會議,請按一下 [人員] 索引標籤,再按一下連絡人清單中的連絡人或群組,最後在那個人或群組的名稱底下,按一下 [排程會議]。

      Outlook Web App 中的 [排程會議] 按鈕

      提示: 如果您收到快顯封鎖程式傳來的一則訊息,詢問您是否要允許這個動作,請選取 [永遠允許]。

      提示: 若要新增連絡人或群組,請在 [人員] 索引標籤的左上角按一下 [新增],再按一下 [建立連絡人],然後輸入要求的資訊;或者按一下 [建立群組]、輸入群組名稱,再按一下 [成員] 文字方塊,然後輸入您要新增的人員電子郵件地址。輸入時,畫面會出現 [搜尋連絡人與目錄] 連結,為您提供建議;如果看到連絡人的名稱,請按一下該名稱。使用者新增完畢之後,請按一下 [儲存]。

  2. 在會議視窗中間的訊息區上方,按一下 [線上會議]。 Outlook Web App 線上會議

    撥號詳細資料 (例如 [加入線上會議] 連結) 就會出現在訊息區。 如果您的帳戶已設定電話撥入式會議,您也會看到 [尋找當地電話號碼] 連結。

    附註: 如果您沒有看到 [線上會議] 連結,可能是下列其中一個原因所導致:

  3. 按照平常的方式來設定會議,亦即為事件命名、新增或移除出席者、選擇開始時間和時間長度等等。如果需要親自出席,請在 [位置] 輸入會議的地點 (例如會議室),或者按一下 [新增會議室],協助您尋找會議室。

    提示: 如果您要找出適合所有人的時間,請按一下會議視窗頂端的 [排程小幫手]。

    提示: 

    • 如果您要檢視下列人員的設定,請按一下訊息區正上方的 [線上會議設定]:有權存取線上會議的人、必須等您允許才能參加會議的人,以及可以在會議中發表簡報的人。

    • Outlook Web App 中的 [線上會議設定] 按鈕

  4. (選用) 您可以在會議區域中輸入議程。請小心不要變更任何線上會議資訊。

  5. (選用) 如果您要在議程附上圖片或附件,請在會議視窗頂端按一下 [其他動作] 圖示 (…)、按一下 [插入],然後再按一下 [附件或 OneDrive 檔案] 或 [內嵌圖片]。

    Outlook Web App 中的 [其他動作] 按鈕

  6. 在會議視窗頂端,按一下 [傳送]。

頁面頂端​​

使用 Lync 2013 召開臨時會議

如果您要討論的主題需要立即引起其他人注意,可以使用 Lync 快速開始臨時會議。請參閱啟動臨時 Lync 會議。

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