設定 [內容組合管理] 以傳送文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

[內容組合管理] 是 SharePoint 的一項功能,能自動管理某些重要的文件庫工作。如此不僅節省時間,也能協助確認文件庫受到一致的管理。

[內容組合管理] 能做些什麼?

[內容組合管理] 能自動執行下列工作:

  • 將文件路由至不同的文件庫或資料夾    事實上,[內容組合管理] 是文件的守門員。每一次上傳文件時,[內容組合管理] 使用您建立的規則以決定應把文件移動到何處。然後它將文件路由至正確的文件庫或資料夾 (可能位於不同的網站集合中)。而規則可以內容類型和中繼資料的組合為根據。

  • 上傳至暫時關閉文件庫的所有文件   您可以設定 [內容組合管理,將所有上傳文件中暫時關閉文件庫,您可以輸入中繼資料及送出程序完成位置。

  • 管理資料夾大小   您可以設定 [內容組合管理],以監視資料夾內的項目數量,並確保沒有資料夾包含多於指定數量的項目。依據預設,此限制是 2500 個項目,當到達項目數量 2501 時,[內容組合管理] 會自動建立新的資料夾,並將文件放置其中。您可以指定 [內容組合管理] 在單一資料夾內允許的項目數量。

  • 管理重複提交   當文件上傳已存在文件庫中時,您可以讓 [內容組合管理使用SharePoint版本,或變更檔案名稱,藉由新增唯一的字元。這可確保會保留現有的文件和重複項目。

  • 維護稽核記錄    [內容組合管理] 能保留文件經路由處理後,和文件一併儲存的文件稽核記錄。

啟動網站上的 [內容組合管理] 功能

您至少必須具備網站擁有人的權限,才能執行這項工作。

若要啟動網站上的 [內容組合管理] 功能

  1. 瀏覽至您要設定的網站。

  2. 按一下 [設定 設定圖示 ,然後從下拉式功能表中選擇 [網站設定]

    為SharePoint Online,按一下 [設定 設定圖示 ,按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]

  3. 在 [網站設定] 頁面 [網站動作]群組中,按一下 [管理網站功能]。

  4. 按一下 [內容組合管理] 功能名稱旁邊的 [啟動]。功能啟動時,[使用中] 字樣會出現在 [狀態] 欄內。

    內容 organzier 啟用] 按鈕

設定 [內容組合管理] 以傳送文件

附註: 您至少必須具備網站擁有人的權限,才可設定 [內容組合管理]。

  1. 瀏覽至要設定 [內容組合管理],以自動傳送文件至指定位置的網站。

  2. 按一下 [設定 設定圖示 ,然後從下拉式功能表中選擇 [網站設定]

    為SharePoint Online,按一下 [設定 設定圖示 ,按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]

  3. 按一下 [網站管理] 群組底下的 [內容組合管理設定]

    附註: 唯有已為此網站而啟動功能,才會顯示 [內容組合管理] 設定。

  4. [將使用者重新導向至「暫時擱置的文件庫」] 區段中,選取核取方塊以強制執行 [內容組合管理]。如此當使用者嘗試上傳文件時,會自動將他們重新導向到「暫時擱置的文件庫」。

  5. 若要允許將文件路由至不同網站的規則,請在 [傳送至其他網站] 區段中選取核取方塊。

  6. 選取 [資料夾分割] 區段中的 [在目標位置含有太多項目時建立子資料夾] 核取方塊,以在位置上的項目超出指定的數量時自動建立子資料夾。

    • [單一資料夾中的項目數] 方塊中,輸入資料夾所能存放的文件數上限,當超過此值時即建立新資料夾。

    • [資料夾名稱的格式] 方塊中,指定所建立之新資料夾的命名慣例。

  7. [重複送出] 區段中,選取是否要讓重複項目使用版本設定功能,或是否要自動在重複項目的檔案名稱前附加唯一的字元。

  8. 若要儲存稽核記錄或中繼資料,做為所提交之項目或文件的稽核項目,請選取 [保留內容] 區段中的核取方塊。

  9. 在 [規則管理員] 區段中,輸入是您組織中的規則管理員的使用者名稱。設定頁面的 [內容組合管理規則時,規則管理員必須具備管理網站存取權限。取得詳細資訊,請參閱建立內容組合管理規則以傳送文件

  10. 選取適當的核取方塊,自動傳送電子郵件訊息給規則管理員。在提交項目不符合規則,或有任何內容提交到 [內容組合管理] 時,[內容組合管理] 能傳送電子郵件訊息。

    附註: 必須由您的 SharePoint 或網路管理員伺服器或服務的這些核取方塊以啟用中設定電子郵件。

  11. [送出點] 部分中,輸入能傳送內容至現行網站的其他網站或電子郵件傳訊軟體的相關資訊。

    提示: 若要建立工作流程或自訂解決方案,以從電子郵件系統提交文件,可以利用此區段所提供之 Web 服務的 URL 將內容提交到網站。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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