封存或備份信箱

設定自動封存

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如果您不想花時間手動清理您的信箱,可以設定 [自動封存],讓 Outlook 為您完成這項工作。方法就在這裡。

設定自動封存

您的 Outlook 收件匣可能很快就會塞滿電子郵件,像是新郵件、回覆和轉寄。等您回過神來,可能發現已經有數千封郵件了。將您要保留的較舊項目移動到封存,以掌握 Outlook 收件匣及其資料夾。使用 [自動封存] 來自動執行此工作。

您可以變更 [自動封存] 執行的頻率、儲存封存項目的位置,以及 Outlook 保留項目多久後會進行封存。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [自動封存] 底下,按一下 [自動封存設定]。

  3. 按一下 [每 X 天自動封存] 方塊,然後指定執行 [自動封存] 的頻率。

  4. 選擇您想要的任何其他選項,例如讓 Outlook 刪除舊項目,而不是封存舊項目。

    如果您的郵件設定檔連線到 Exchange Server,則可能無法使用 [封存] 和 [自動封存]。也有可能貴組織有覆寫 [自動封存] 的郵件保留原則。如需詳細資訊,請洽詢您的系統管理員。

想要更多資訊嗎?

手動封存較舊的項目

建議您定期移除信箱中的舊項目,

如果電子郵件帳戶有大小限制,就更需要這麼做。

您可以刪除郵件,

也可以將郵件移到個人資料夾,這些郵件會儲存在本機的 Outlook 資料檔中。

但如果您不想花時間手動清理信箱,

可以設定自動封存,讓 Outlook 為您代勞。 方法如下。

依序按一下 [檔案] 索引標籤、[選項]。

然後按 [進階]、[自動封存設定]。

自動封存與匯出到檔案很像,只是它是自動執行,

而且是利用使用期限決定封存的內容。

待會您就會看到做法了。

另外,匯出動作也會複製檔案,這些檔案會由自動封存移走,

不會待在原來的位置。

首先,請開啟自動封存,做法是核取 [每 x 天執行自動封存],並輸入一個時段。

然後決定您是否要核取 [自動封存執行前先提示]。

接下來再決定 Outlook 執行自動封存時要做什麼。

在大部分的情況下,您會核取 [刪除過期的項目],

同時務必核取 [封存或刪除舊項目]。

如果您希望能夠快速存取封存的項目,請核取 [在資料夾清單中顯示封存資料夾]。

接著是決定預設的資料夾設定,從使用期限開始。

預設值是 6 個月,也就是說,只要是 6 個月以前的信箱項目,一律都會封存。

您也可以變更該值,

並且選擇 [月]、[週] 或 [日]。

最後再選擇要將舊項目移到 Outlook 資料檔,

還是要永久刪除。

在大部分的情況下,您會選擇第一個選項,

然後按一下 [瀏覽]、尋找一個位置、

輸入封存檔的名稱,

按一下 [確定],

最後再按一下 [立即將這些設定套用到所有資料夾]。

然後按一下 [確定],再按一下 [確定]。

這樣就將預設設定套用到信箱中所有的資料夾了。

唯一沒有封存的資料夾是您的 [連絡人] 資料夾,

因為根據使用期限封存它通常沒什麼意義。

決定好通用預設設定後,您就可以修改個別資料夾的設定了。

舉例來說,假設您不想封存刪除的檔案,

請以滑鼠右鍵按一下 [刪除的郵件],然後按一下 [內容],

再按一下 [自動封存] 索引標籤。

由於我們已將預設設定套用到所有資料夾,因此這個選項也會選取 –

[使用預設設定封存此資料夾的項目]。

如果不想封存刪除的郵件,可以選取 [不要封存此資料夾的項目]。

如果您想要更多選項,也可以選取 [使用這些設定封存此資料夾]。

例如,您可以為資料夾輸入另一個使用期限。

也許您想要每個月封存刪除的項目。

最後,您可以決定 Outlook 要對封存的項目做什麼:

將它們移到預設的封存資料夾、

將它們移到另一個資料檔

(也許您想要儲存項目,但是不想跟其他項目儲存在一起),

還是要永久刪除。

我們會選擇這個選項。

請注意,這與單純不封存資料夾是不一樣的。

完成後,請按一下 [確定]。

現在是第一次執行自動封存,封存的項目會從信箱移到封存檔案,

然後以個人資料夾的形式顯示在資料夾清單中。

如果無法在公司電子郵件帳戶執行封存,請詢問 IT 管理員。

可能是公司郵件有套用保留原則。

接下來要討論的是,您可以手動啟動封存的方式。

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