設定時間與工作進度核准

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您決定要在您的組織中使用時程表時,您應該花一些時間思考時程表核准的運作方式。

如何在我的組織中設定核准?

在您導入 Project Web App 並設定核准之前,建議您回頭思考一下各項事務在您組織中的現行運作方式,以及您所想要的未來運作方式。 以下是一些您在制定正式核准程序之前應該嘗試回答的問題。

您是否真的需要制定核准程序?

雖然設定好各項組織事務,以便管理員核准小組成員所執行的工作看似非常合理,但仍建議您花一些時間討論您是否真的需要制定正式的核准程序。 您需要透過核准程序來達成什麼目標? 如果您組織的薪資結構與時程表中所輸入的工時息息相關,則需要制定時程表。 但如果您管理的專案完全獨立於財務系統之外,則您可能不太需要在小組成員完成工作,與套用至專案計劃的工作之間,增設額外步驟。

附註: 您不需要針對每個人設定核准者!    如果您不需要安排特定人員來核准人員的工作時數,以套用工作時數至專案計劃,則不需要設定核准者。 只要將小組成員設為他或她自己的核准者即可。 事實上,當您新增新的人員時,Project Web App 會自動以上述方式設定,因此您實際上完全不必執行任何動作。 這是最簡單的情況!

誰負責核准時間?

當小組成員在您組織內工作時,誰應負責核准該工作所花費的時間? 是專案經理? 還是核薪人員? 或許是兩者。 若要以最符合組織實際運作方式的方式設定 Project Web App,您需要找到合適的人員來核准組織中的實際工作時間。

有時候,會有一個以上的人員需要核准時程表。 舉例來說,資源經理和核薪人員可能都需要核准工作。 如果這是您組織的情況,您可以設定一系列的核准者,類似這樣:

小組成員

百勝   

百勝是小組成員,而家貞是他的時程表管理員。

百勝填寫他的時程表並提交給家貞。

專案經理

家貞   

家貞是小組負責人,而書成是她的時程表管理員。

家貞核准百勝的時程表,然後時程表會自動提交給書成以供核准。

薪資專員

書成   

書成負責核發薪資,同時也是他自己的時程表管理員。

書成核准百勝的時程表,百勝輸入的時數會套用至對應的專案計劃。

只有 [時程表管理員] 頁面列出的這些人員可以核准時程表。

若要新增某人為核准者

  1. 選擇 [設定] 設定圖示 > [PWA 設定]

  2. [時間與任務管理] 底下選擇 [時程表管理員]

    時程表管理員
  3. 選擇 [管理員] > [新增管理員]

    新增管理員
  4. 選擇要新增為核准者的人員,然後選擇 [確定]

如何在 Project Web App 中設定某人的時程表核准者?    您可以在資源中心設定人員的 [時程表管理員]。

誰負責核准任務進度?

請記住,任務進度與時間不同,即使兩者都是在小組成員的時程表進行追蹤。 有時候,負責核准任務進度的人員與負責核准時間的人員不同。 例如,您可能需要核薪部門的人員核准工作時數 (時間),但您可能不需要該人員核准已經完成的工作百分比 (任務進度)。 相反地,您可能需要小組負責人核准任務完成之前的剩餘工作量 (任務進度) 更新,但您可能不需要該負責人核准實際的工作時數 (時間)。 在 Project Web App 中,專案經理一律需要核准任務進度,然後進度才能套用至專案計劃。

如何在 Project Web App 中設定某人的任務進度核准者?   與核准時間非常相似,您可以針對任務進度設定一系列的核准者。您只需要在資源中心設定每位人員的 [預設工作分派擁有者] 即可。

還有哪些選項?

有幾個其他選項可能適用於您組織中的核准作業。 您可以前往 [設定] 設定圖示 > [PWA 設定] 來設定這兩個選項。 您可以在此處的 [時程表設定與預設值] 底下找到部分設定。

時程表設定與預設值

管理員可以逐列核准時程表嗎?

如果您想要管理員能夠核准個別的時程表列,請在 [任務狀態管理員核准] 下的 [時程表原則] 區段中,選擇 [啟用]。您也可以選擇 [在核准時程表之前需先核准時程表列]。當您完成變更時,按一下 [儲存]。

如果您只想要管理員核准整份時程表,請選擇 [停用]

小組成員可以變更首先核准他或她時程表的人員嗎?

如果您不想讓小組成員變更首位核准時程表的人員,請在 [核准傳閱] 下,選取 [固定核准傳閱] 核取方塊。當您完成變更時,按一下 [儲存]。

如果您同意小組成員變更第一個核准者,請清除此核取方塊。 小組成員所設定的第一個核准者核准時程表之後,時程表的一般核准流程隨即啟動。

小組成員可以選擇他們想要的任何人作為第一個核准者嗎?    否,他們只能從 [時程表管理員] 頁面上所新增的人員清單中進行選擇。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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