設定文件庫以要求取出檔案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要控制文件共同作業的其中一個方法是以要求取出檔案,特別是在多個使用者有權存取的文件庫。如果需要取出的文件庫,其他人無法覆寫。不過,您可以執行防止其他人查看最新變更,或變更自己的風險。如果其他人共同使用文件需要相當重要,檔案會在存回快速。

附註:  如果人員打算在文件庫中共同撰寫文件,那麼請不要將文件庫設定為要求取出。當要求取出的功能開啟時,人員無法同時處理文件。

要求取出的檔案進行編輯

附註: 只有具備「完整控制」或「設計」權限的人員,才能設定文件庫以要求取出檔案。

  1. 移至您要使用的文件庫。

  2. 按一下 [設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將其連線至雲端文件庫設定]。

    如果您沒有看到這些功能表項目,按一下功能區上的 [文件庫,然後按一下

    設定] 群組中的文件庫設定

  3. 在 [設定] 頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  4. 在 [要求取出] 區段底下需要先進行編輯取出的文件?,按一下 []。

  5. 按一下 [確定] 儲存變更並返回 [文件庫設定] 頁面。

如果您進行此動作...

就會發生這種情況…

在文件庫中建立或新增檔案

檔案會先取出給您。您必須將它存回文件庫後,其他人才能查看及處理該文件。

開啟檔案進行編輯

當您按一下 [編輯] 時,檔案會自動取出給您。會有一個訊息方塊告知您,您即將取出檔案並讓您有機會在本機草稿資料夾中進行編輯。

之後取出,含綠色、 向箭號,表示的檔案現在已取出涵蓋檔案圖示。沒有任何人可以變更該檔案,並沒有任何人可以看到您的變更,而您已取出。

變更檔案相關資訊 (摘要資訊)

如果檔案還沒有取出給您,您必須先取出後才能變更其摘要資訊,例如標題、作者名稱、到期日、字數等。您的變更要等到您將檔案存回後才會生效。

嘗試開啟已取出給別人的檔案

[取出][存回] 選項均無法使用。您無法取出別人已取出的檔案。如果您嘗試這麼做,會出現一則訊息告知您,檔案已由他人取出。

不過,您可以將滑鼠指標暫留在檔案圖示上,查看誰擁有該檔案。取出檔案的人員名稱會顯示在工具提示上。然後,如果您急需檔案,可以連絡該人員,要求存回檔案。

存回檔案

系統會提示您對所做的變更輸入註解。如果文件庫有追蹤版本,您的註解會成為版本記錄的一部分。如果同時追蹤主要和次要版本,則會提示您選擇要存回哪一種版本。請參閱本文的請參閱一節,瞭解版本設定的詳細資訊。

長期取出檔案

當您取出檔案時,所有人都無法查看您的變更或編輯該檔案。雖然這在您進行變更時很有幫助,但也可能妨礙其他人執行獲指派的工作。將檔案取出後盡快存回,不但是良好的業務常規,也是一種基本禮貌。在某些情況下,系統管理員可能必須強制存回檔案。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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